1 + 1 = 3 o Cómo Trello hace fácil la videoconferencia Zoom

Zoom et Trello

Trabajo a distancia: vino a instalarse en la vida de todos sin avisar. Sin embargo, para que esta transformación se produzca en las mejores condiciones, es preferible rodearse de buenas herramientas de teletrabajo que le hagan la vida más fácil. Y si todavía se está adaptando a trabajar a distancia, es posible que no esté aprovechando al máximo el software que tiene a su disposición.

Aunque muchas herramientas (como Trello!) facilitan el trabajo diario de los equipos remotos, es raro que las utilicemos al máximo de su capacidad porque no estamos familiarizados con sus características. El Zoom, por ejemplo, es una herramienta de conferencia en línea que ayuda a las familias, los amigos y los equipos profesionales a mantenerse conectados, mientras que el Trello ayuda a esas mismas personas a trabajar de manera eficiente. Y las dos herramientas pueden ser usadas en sinergia.

Aquí hay un resumen de cómo usar Trello y Zoom fácilmente con su equipo remoto.

Lejos de los ojos, cerca del corazón

Quien dice «nuevo trabajador a distancia», dice «nuevo estilo de comunicación». Cuando trabajas en las instalaciones de la empresa, ajustas tu comunicación a las circunstancias. En el teletrabajo… es lo mismo.

communication longue distance

Y a cada tipo de comunicación corresponde una herramienta apropiada:

Comunicación rápida : si tienes una pregunta simple que requiere una respuesta corta, usa una herramienta de chat. Este es el medio de comunicación apropiado para conversaciones rápidas y respuestas rápidas. También son muy buenos para charlar (más sobre esto más adelante).

Actualizaciones de estado: si quieres saber el progreso de una determinada tarea, ve directamente al mapa de Trello relacionado y comunícate directamente. Esto también le facilitará el seguimiento de sus intercambios y la consulta posterior. Si uno de los miembros de una junta de Trello necesita entender cierta información, puede añadir comentarios o ver las preguntas/respuestas previamente añadidas al mapa.

Y quizás lo más importante:

Comunicación larga o sensible: si tiene una pregunta delicada y complicada, o si necesita hablar de un tema sensible, no lo dude: haga una videoconferencia, en Zoom por ejemplo. Aunque charlar puede ser más rápido, hay muchos matices que se pierden en la escritura.

Cuando no pueden ver su cara y leer sus señales faciales y no verbales, sus empleados pueden no entender completamente su mensaje. Por lo tanto, es muy importante establecer una comunicación más completa a través del «cara a cara».

Cómo sacar el máximo provecho de Trello y Zoom

Un buen ejemplo de uso es la tabla de Reunión semanal .

tableau pour équipes en remote

Crear una tabla a partir de una plantilla Hay una lista para cada reunión semanal. Se copia una lista modelo para cada semana y la lista recién creada se renombra con la fecha de la nueva reunión.

En el momento de la reunión, cuando todos los participantes se reúnen para una videoconferencia de Zoom, la persona que organizó la reunión repasa los mapas de la lista para discutirlos.

  • Cualquiera puede añadir una tarjeta a lo largo de la semana, lo que es un excelente proceso asincrónico para sus reuniones remotas. Esto elimina la necesidad de esperar a que los participantes recuerden de qué querían hablar.
  • Utilice tarjetas recurrentes en su plantilla de lista para felicitar a los miembros del equipo y discutir los contratiempos de manera transparente.

Otra forma de usar Zoom y Trello juntos es usar el tablero de reuniones en línea de Trello (arriba) para ir más allá y hacer construcción de equipos a distancia. Esta función se utiliza a menudo para reuniones más grandes, como las reuniones generales de las empresas, y luego se aprovecha la función de dividir la sala de reuniones en subgrupos.

En general, toda la compañía se reúne una vez al mes en una reunión del ayuntamiento para discusiones a gran escala. Este es el momento ideal para entender en qué están trabajando los otros equipos y para escuchar a la dirección sobre los objetivos macro de la empresa. Como se espera que todos en la empresa asistan, también es un excelente momento para la formación de equipos.

Los últimos 15 minutos de esas reuniones se reservan para las reuniones de comités más pequeños. El anfitrión de la reunión de Zoom tiene la opción de dividir la reunión en grupos más pequeños. Los grupos se generan de forma aleatoria, por lo que es muy probable que acabes en un grupo de personas con las que no sueles trabajar estrechamente. Los grupos utilizan los 15 minutos para discutir la vida, los pasatiempos, la familia o la reconstrucción del mundo.

tableau pour papoter

Crear una matriz a partir de una plantilla

Una vez terminada la reunión, haz una captura de pantalla de tu grupo y publícala en un mapa en la pizarra del Team Building, bajo la lista de la reunión de la semana. Añade un comentario sobre lo que has hablado.

Es agradable porque todos en la tabla de Trello pueden desplazarse por el flujo de actividades para identificar intereses comunes. Por ejemplo, puede ver que dos personas de un grupo diferente han hecho recientemente el viaje que usted está planeando para sus próximas vacaciones. ¡Eso es! Consejos y trucos para que su viaje sea inolvidable.

Consejos profesionales: Etiquetas de zoom

Si estás empezando a interactuar con tus colegas en el Zoom, aquí tienes algunos consejos:

  • Hardware: se necesitarán auriculares o cascos. Esto mejorará la calidad de sus llamadas.
  • Discusión: si es posible, mantén la cámara y el micrófono encendidos todo el tiempo. Esto hace que la reunión sea más interactiva y más cercana a una reunión cara a cara. Por supuesto, puede apagar el sonido si hay ruido de fondo, ya que esto puede distraer a sus colegas. Sin embargo, este consejo no es adecuado para reuniones con muchos participantes.
  • Conectando por teléfono : puede utilizar su teléfono móvil para marcar el número de teléfono de la reunión, como una clásica llamada de conferencia, pero como la calidad es menor, debe evitarse en la medida de lo posible.
  • Conectividad : si su conexión a Internet no es estable, intente desactivar la cámara. Esto puede disminuir la latencia. De lo contrario, use su computadora con el cable de Internet conectado.
  • Chat: No todos se sienten cómodos hablando en voz alta en una videoconferencia de Zoom. El uso del chat puede ser una gran manera de hacer un comentario o una pregunta. No es grosero escribir un mensaje mientras alguien está hablando. Si un colega hace una presentación, podría ser interesante designar a uno de los participantes como responsable de manejar el chat y las preguntas.
  • Cuentas : Una cuenta gratuita de Zoom ofrece un número ilimitado de participantes en una conferencia web, pero el tiempo máximo es de 40 minutos. Un temporizador de cuenta regresiva se configura durante los últimos minutos, así que se le notificará cuando la conferencia esté a punto de terminar.

Para todo lo relacionado con el teletrabajo, hemos reunido los consejos de este artículo + muchos otros en una guía práctica (¡y gratuita!). Tráelo aquí:

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Espero que este curso intensivo de Zoom + Trello le ayude a implementar el teletrabajo en su empresa.

Al principio, esta nueva forma de comunicación puede parecer artificial, pero con un poco de práctica descubrirá que el trabajo a distancia puede realizarse sin problemas, manteniendo el seguimiento de la conversación y las decisiones tomadas, y haciendo que la videoconferencia sea tan fácil de usar como una discusión informal durante un descanso de la fika.

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