Con cada vez más herramientas de productividad y libros sobre cómo lograr la eficiencia en el trabajo, llega un momento en el que no sabemos qué caminos seguir.

¿Multitarea o concentración ? GTD o Pomodoro ? ¿Meditar por la mañana y correr por la tarde o al revés?

Conocer todos estos consejos de eficiencia y productividad en las empresas es muy importante. Elegir la técnica correcta, la que funcione para ti, te ayudará mucho.

Pero, ¿por qué no aprender más sobre productividad y eficiencia en empresas con las que ha demostrado haber alcanzado este nivel de gestión y puede demostrarlo con el éxito de su negocio?

Buscamos en Internet y encontramos 10 consejos para obtener eficiencia y productividad en las empresas de tres de los emprendedores brasileños más exitosos: Abílio Diniz, Luiza Helena Trajano y Jorge Paulo Lemman.

Además de los ejemplos indiscutibles a seguir, hay una gran ventaja en sus consejos: son lecciones de quienes viven la realidad brasileña y conocen los desafíos de eficiencia y productividad que enfrentamos en nuestro país.

Consejos de eficiencia y productividad en las empresas por parte de quienes entienden el tema

Planificar, delegar, saber comunicar y equilibrar la vida personal con la laboral

Después de liderar las empresas minoristas de la familia, especialmente el Grupo Pão de Açúcar, hoy Abílio Diniz preside Península, la empresa que controla BRF y Carrefour. Sin duda, es un gerente exitoso que sabe mucho sobre productividad y eficiencia empresarial.

Las enseñanzas sobre cómo logró la eficiencia y la productividad en sus empresas dan muchos objetivos, como cuenta la historia de este ejecutivo. Para empezar: piense antes de actuar, planifique todo con cuidado y luego actúe.

Ya sea que esté planificando una campaña de marketing , organizando eventos o incluso planificando sus metas para la vida , divida esto en 3 pasos:

• Diagnóstico
• Plan de ACCION
• Manos en la masa

“Antes que nada, haz un diagnóstico de lo que vas a hacer. Luego, planifique sus acciones y, solo después de eso, actúe «. – Abílio Diniz

Otro punto importante que destaca es cómo delegar tareas. No hay forma de que alguien pueda hacer todo solo. Con Trello, puede administrar su equipo y saber lo que hace cada uno. Y si tiene preguntas sobre qué acciones delegar y cuáles tomar usted mismo, use la matriz de eisenhower .

«Ponga a las personas adecuadas en los lugares adecuados y déjeles tomar las decisiones».

Saber utilizar las reuniones de manera productiva y evitar que se conviertan en un estorbo en lugar de una solución es una de las formas que este emprendedor enfatiza para quienes quieren buscar más eficiencia y productividad en las empresas.

“Reunirse es un problema. Las personas celebran reuniones porque no saben qué hacer o no saben compartir la responsabilidad si algo sale mal. Cuando tienes procesos muy simplificados, el resultado es casi ninguna reunión «.

Existe una forma ideal de realizar reuniones semanales y evitar problemas como estos:

• Tener un día y una hora fijos en la semana para las reuniones.
• Para cada reunión, un nuevo líder
• Temas de discusión previamente definidos de forma colaborativa
• Definir una persona responsable para hacer el acta de la reunión.

A continuación, le indicamos cómo hacerlo en un tablero de trello: Cómo actualizar el estado de las reuniones semanales de la empresa

Liderar es saber comunicarse correctamente. Esto aporta más eficiencia y productividad a la empresa porque reduce el reproceso , un costo emocional y financiero que debe evitarse. Mira lo que dice el emprendedor:

“El líder debe tener mucho cuidado con la forma en que se comunica. Lo ideal es decir todo muy claro y no dejar dudas sobre lo que estás pidiendo ”

Finalmente, la última enseñanza de Diniz que seleccionamos tiene mucho que ver con lo que creemos aquí en Trello:

“En la vida, tenemos muchos roles y actividades. La sabiduría es poder mantenerlos en equilibrio «.

Establecer objetivos personales y profesionales alineados , saber cuándo relajarse , utilizar la meditación y la atención plena , evitar el autosabotaje de sus objetivos personales y profesionales y centrarse en lo que es realmente importante en su vida son algunas formas de buscar ese equilibrio.

Conozca realmente a las personas con las que trabaja

La presidenta de una de las cadenas minoristas más grandes de Brasil, Luiza Helena Trajano, es una líder carismática que a menudo dice que en su empresa, las personas son lo primero.

Y sus consejos para aumentar la eficiencia y la productividad en la empresa confirman esta postura. Recomienda conocer en profundidad las mejores cualidades de los miembros de su equipo, con el fin de maximizar su potencial:

«Todo el mundo dice que es difícil liderar un equipo, tratar con personas. Mi consejo es: aprender a sacar lo mejor de ellos. Lo uso en todos los aspectos de mi vida. Cuando llega una nueva secretaria, porque los míos siempre ascienden – La dejo trabajar durante tres meses y no digo nada. No doy un presentimiento. Cuando entiendo lo que hace bien, cuando entiendo su trabajo, es cuando me presento para dar sugerencias y orientar «.

Y Luiza Helena va más allá, enfatizando la importancia no solo de conocer a las personas, sino de escucharlas y aprender de ellas:

«Siempre digo que la suma de coeficientes intelectuales es mejor que solo un coeficiente intelectual. De modo que dependo de la gente para hacer que el negocio funcione. No me considero inteligente, pero creo que puedo hacer preguntas a las personas adecuadas».

Vea un ejemplo práctico de cómo lograr un intercambio de información constante y saber quiénes son sus compañeros de trabajo utilizados por Trello: Coffee Time: cómo cultivar la cultura de la difusión del conocimiento en su empresa

Tener pocas metas y mucha concentración

Considerado el empresario más rico de Brasil, Jorge Paulo Lemann es uno de los socios de la mayor cervecería del mundo, Inbev, además de ser dueño de Burger King y B2W.

Dice que aprendió a superar desafíos y a no dejarse vencer por las derrotas cuando jugaba al tenis en campeonatos oficiales, desde los 7 años.

Su primer consejo proviene de la época en que estudiaba en Harvard y le estaba yendo muy mal en sus estudios. Luego definió una metodología de productividad que utiliza hoy en sus empresas.

“Me di cuenta de que necesitaba encontrar la manera de terminar mi curso en Harvard. Desarrollé una técnica para enfocarme en 5 puntos básicos de las asignaturas, con eso logré completar el curso. Si no fuera por las dificultades, es posible que no lo hubiera completado. Hoy mis empresas siempre tienen 5 objetivos básicos ”.

Si tiene dificultades para establecer metas y establecer algunas metas para su empresa, conozca la metodología utilizada por Google y otras grandes organizaciones en Silicon Valley: Todo sobre OKR: Cómo definir, lograr y rastrear en Trello

Pocos objetivos son más fáciles de controlar y ni usted ni su equipo se pierden con demasiada información y detalles, lo que puede desviar su atención de lo que es realmente importante. Lemann tiene un mensaje más sobre esto:

“Te recomiendo que te concentres. Tienes que elegir en algún momento. Elige en qué eres bueno y en qué te gusta, porque así podrás hacerlo bien. Todas las personas exitosas que conocí eran fanáticas del enfoque «

Ver más: Cómo aprender a concentrarse: una guía interna de Trello para la productividad personal

Finalmente, Lemann da un consejo que otros grandes emprendedores comparten con él: ¡Erre! Sin arriesgar no hay forma de innovar y progresar y, si fallas, aprende de tus errores y vuelve a hacerlo, solo que mejor:

«La cosa nunca es recta, siempre hay altibajos. Lo importante es siempre aprender de las dificultades, y ver siempre las dificultades como una oportunidad. La dificultad genera la necesidad de mejorar […] No te desanimes cuando te equivoques, sigue adelante tratando, aprenda cómo aprendí de todos estos pequeños fracasos que tuve «

Vea más sobre esto en nuestro blog: Intente fallar: repensar cómo lidiar con el rechazo puede aumentar su productividad

Solo hubo 10 enseñanzas de 3 grandes emprendedores brasileños, pero mira todo lo que pudimos aprender:

1. Diagnosticar, planificar y luego actuar
2. Saber delegar
3. Haga que las reuniones sean lo más productivas posible
4. Liderar es comunicarse bien
5. Promover el equilibrio entre la vida personal y laboral
6. Descubra todo el potencial de los miembros de su equipo
7. Aprenda a escuchar y aprender del equipo
8. No establezca más de 5 objetivos
9. Tener enfoque
10. Supere los desafíos y aprenda de ellos

¿Qué opinas de estos consejos de eficiencia y productividad en las empresas? ¿Aplica uno de estos en su vida diaria?

Como habrás podido notar, la eficiencia y productividad en las empresas es cuestión de saber organizarse con una visión clara del contexto, tener foco y objetivos definidos y comunicarte correctamente con tu equipo, de forma ágil y colaborativa.

Ciertamente, Trello es una excelente herramienta para cualquiera que quiera alcanzar estos objetivos.