15 aplicaciones organizativas para una mayor eficiencia

Según los expertos, estas son las 15 aplicaciones de mayor productividad, para mantenerse activo durante todo el día; para que te animes por la mañana y dejes que tu día transcurra sin problemas.

Desplazamiento sin fin: esta es probablemente su experiencia del mundo de las aplicaciones de organización disponibles para su descarga. Desde las herramientas de seguimiento del tiempo hasta las listas de tareas, hay una abundancia de recursos para los entusiastas (o aspirantes) de la productividad. Y es bastante fácil abrumarse.

Pero puede valer la pena el esfuerzo cuando se descubre una nueva aplicación de organización que cumple con sus expectativas. Así que quería compartir mi amor por las aplicaciones de gestión del tiempo haciendo algunas sugerencias de las que uso a lo largo del día y de las que también hablo en mi canal de YouTube.

Aplicaciones para gestionar su tiempo tan pronto como salte de la cama

Normalmente, comienzo mi día con una sesión de meditación y luego miro mi lista de tareas.

Trello y Todoist son mis aplicaciones favoritas de gestión de tareas personales y gestión de proyectos. Un rápido repaso de 5 a 10 minutos al principio del día me permite identificar las tareas más importantes. Lo que me gusta de Todoist y Trello es su funcionalidad offline, que me permite trabajar offline en cualquier momento – una ganancia inesperada cuando se vive en la campiña inglesa. El enfoque visual de Trello hace que esta aplicación sea ideal para usarla en un teléfono móvil, ¡así que puedo usarla cuando estoy fuera!

Otras características como la Programación Inteligente de Todoist (que utiliza información basada en la Inteligencia Artificial) y el Archivo de Potenciación ayudan a organizar las tareas tardías que quiero hacer en la semana pero para las que necesito encontrar tiempo.

Deshacerme del correo electrónico a primera hora de la mañana es una parte importante de mi rutina diaria. Newton *viene al rescate: esta aplicación de organización reúne todos los correos electrónicos de mis clientes, lo que es perfecto para todos mis actuales roles de teletrabajo. La gama de características me permite enviar correos electrónicos con capacidad de seguimiento, lo que es ideal para comprobar si el correo electrónico ha sido leído por el destinatario.

Este plugin también permite adjuntar a Trello todas las tareas o notas relacionadas con un proyecto por ejemplo.

Organiza tu trabajo y sé eficiente todo el día

Cuando empiezo a trabajar, conocer la zona horaria de todas las personas con las que trabajo me permite organizar adecuadamente los proyectos en los que colaboro. Uso una aplicación llamada Timezone.io para vigilar esto. Trabajar con equipos en India, EE.UU. y Alemania me obliga a vigilar los horarios de trabajo en todo el mundo.

Después de una rápida comprobación de la zona horaria, puedo seguir con mi trabajo diario. A lo largo del día, utilizo una serie de recursos que recomendaría a cualquier entusiasta de la productividad con los mismos objetivos:

• Reuniones

  Aunque soy un gran usuario de Google Calendar, también utilizo un bot de Slack que me ayuda a controlar mis reuniones diarias. Cisco Spark Meeting Notes en Slack te permite obtener un mensaje directo cada mañana con una presentación de tus reuniones diarias, extrayendo datos de tu calendario. Es muy fácil de configurar y funciona muy bien para preparar el día y preparar las agendas para que sus reuniones sean productivas.

• Mantener el rumbo

  Cuando el ritmo es frenético, puede sentirse como si todos los días de la semana se fusionaran en uno solo, durante el cual no se logra nada específico. Se ha demostrado que los métodos ancestrales le ayudan a mantenerse concentrado, como la técnica Pomodoro en la que se pone un cronómetro y se trabaja durante una intensa sesión de 25 minutos seguida de un descanso de 5 minutos. ¿Pero por qué no perfeccionar esta práctica? Herramientas como FocusList le permiten configurar estos temporizadores de acuerdo con las tareas que necesita realizar. Esta simple lista de tareas y su crisol de temporizadores es una gran manera de mantenerse enfocado en la tarea y el panorama general. El bosque es otra herramienta interactiva, que es perfecta para los estudiantes por su carácter lúdico.

• Mapeo de hábitos

  Es importante poder analizar todos tus hábitos. Tanto si acabas de empezar a correr como si acabas de dejar de fumar, el seguimiento de todos estos puntos de contacto te ayudará a ser constante y a identificar los puntos débiles. Strides es una aplicación que encuentro muy útil para vigilar los hábitos o metas que necesito alcanzar.

• Puntuación

  Controlar las horas del día, especialmente en lo que se refiere al trabajo con los clientes, es algo que he estado haciendo durante unos 12 meses con gran éxito. Ser capaz de ver en qué he estado trabajando (y para quién) me ayuda a establecer el valor de mi tiempo. Horas es un gran recurso de gestión del tiempo (con iOS y aplicaciones web) para capturar fácilmente las horas que se dedican a cada proyecto. Los informes permiten comprobar cuánto tiempo pasas por proyecto y por cliente. La hora es ideal para contratistas o autónomos, pero es para cualquiera que busque registrar su tiempo.

• Organización de los documentos

  Escanear documentos suele ser doloroso. Esto a menudo resulta en una pila masiva de papel que ocupa mucho espacio. Scanbot es una herramienta que he encontrado muy útil para escanear documentos a mi Evernote y otros servicios. Un simple escaneo le permitirá capturar el documento y convertirlo en un PDF o enviar una alerta a un cuaderno Evernote Evernote .

Momentos productivos de relajación

Hay otras aplicaciones que uso para tomarme un descanso, tomarme un tiempo libre y mantenerme al día con la información importante durante mi tiempo libre y mis desplazamientos diarios:

• De vuelta a casa

  Ya sea en el almuerzo o de camino a casa, realmente aprecio tomarme unos minutos para aprender cosas nuevas. Utilizo una aplicación de podcasting, Overcast , que me ayuda a estar al día con los últimos podcasts de Start-up y bienestar. De hecho, la aplicación acelera el podcast: reduce a 5 minutos un promedio de 30 minutos. Blinkist * es otro recurso extremadamente útil para el aprendizaje rápido. La aplicación resume libros populares de no ficción y se los lee en 15 minutos o menos. Impresionante, ¿no?

• Permanecer zen

  Asegúrate de pasar un tiempo contigo mismo todos los días: ya sea por la mañana o por la tarde, este tiempo es importante para reducir el riesgo de agotamiento laboral. Una aplicación como Mindfulness proporciona sesiones de meditación para escuchar en cualquier momento y puedes seguir tu progreso con su función de estadísticas. Muchas aplicaciones de meditación guiadas y no guiadas te ayudarán a empezar. Noisli es otra forma de mantenerse relajado en el trabajo con sonidos «productivos» en ambientes como un café o un bosque, permitiéndole escuchar música sin distracciones, sin habla ni ruido de fondo, para ayudarle a mantenerse concentrado y así ser más eficaz en la vida cotidiana.

Me gusta usar todas estas aplicaciones de organización y recursos de productividad en mi día. Su conjunto puede ser diferente, pero lo más importante es comprobar regularmente cómo los utiliza en su rutina diaria para asegurarse de que siguen ayudándole a alcanzar sus objetivos. En mi caso, estas aplicaciones me ayudan a manejar mi vida de manera productiva para aprender, como aspirante a YouTuber, y como trabajador a distancia para algunos grandes inicios.

¿Cómo es su gama de aplicaciones de organización? Háganoslo saber en los comentarios de abajo.

Lo más reciente en TodoTrello: