¿Tiene la sensación de que siempre está persiguiendo sus tareas? Independientemente de su nivel de productividad, ¿nunca podrá avanzar? A veces, ¿le gustaría que el día tuviera 30 horas o más? Y claro, ¿te identificas con este hámster aquí corriendo en la rueda de la jaula?

Si solo respondió afirmativamente a una de estas preguntas, estos 3 consejos sobre cómo administrar su tiempo son para usted.

La buena noticia es que hay esperanza fuera de la jaula y estoy aquí para ayudarte a encontrarla.

A continuación, aprenderá:

• La razón científica por la que siempre tienes la sensación de llegar tarde

• El secreto contradictorio de cómo administrar el tiempo

• Tácticas para adoptar un pensamiento más estratégico

• Estrategias para tener más periodos de trabajo profundo  (trabajo concentrado)

1. La falta de tiempo es una construcción social

La falta de tiempo, la sensación de que no hay suficientes horas en el día o suficientes días en la semana, no es nada nuevo. Y, si siente eso, sepa que no es solo usted.

Una investigación reciente de Gallup sobre la falta de tiempo encontró que casi la mitad de los ciudadanos estadounidenses dicen que no tienen suficiente tiempo para hacer lo que deben hacer. Y si tiene un trabajo, es probable que lo sienta aún más: el 61% de los ciudadanos estadounidenses que trabajan informan que les falta tiempo.

Durante décadas, los investigadores han tratado de comprender por qué tenemos esta sensación de falta de tiempo, particularmente en una era de inteligencia artificial , asistentes virtuales y fácil acceso a la tecnología de automatización.

Un informe de la revista The Economist sugiere que la falta de tiempo existe no por las altas expectativas de resultados, sino por la construcción social que hemos creado con respecto al tiempo.

“Desde que el reloj se utilizó por primera vez para sincronizar el trabajo en el siglo XVIII, el tiempo se ha entendido en relación con el dinero. Dado que las horas se cuantifican financieramente, la gente está más preocupada por malgastar, ahorrar o utilizar el tiempo para obtener ganancias. Cuando la economía crece y los ingresos aumentan, el tiempo de todos se vuelve más valioso. Y cuanto más valioso se vuelve algo, más escaso parece «.

En otras palabras, el tiempo es dinero. Con eso en mente, debíamos ser extremadamente cuidadosos sobre cómo y dónde gastamos nuestro tiempo. Sin embargo, para muchos de nosotros, este no es el caso.

Un estudio reciente sobre la productividad en el trabajo informó que los trabajadores cuyo trabajo requiere un alto nivel de habilidades analíticas pasan una sorprendente cantidad de tiempo distrayéndose.

¿Y quiénes son los mayores culpables? Slack y otras aplicaciones de mensajería similares, seguidas del correo electrónico. El estudio encontró que revisamos estas herramientas de comunicación cada 6 minutos, en promedio. Como consecuencia de esta interrupción y otras, el 40% de estos trabajadores no pueden trabajar concentrados ni siquiera durante 30 minutos directos en una jornada laboral normal.

Dios …

Realmente, con este consejo sobre cómo administrar el tiempo, se hace más fácil entender que nuestras actitudes carecen de conciencia en nuestra rutina de trabajo.

2. El secreto para correr antes de tiempo

Entonces, este es el escenario. Muchos de nosotros no sabemos cómo administrar el tiempo a diario y sentimos que no tenemos suficiente tiempo. Sin embargo, gastamos ese tiempo «limitado» que tenemos de manera ineficaz. Y por fácil que sea culpar a la tecnología y la cultura que llamamos “siempre activa”, este desafío de encontrar el equilibrio entre la vida personal y profesional no es nuevo. En el 49 a.C., Séneca observó un conflicto similar en Acerca de la brevedad de la vida :

«La vida que recibimos no es corta, pero la hacemos así, no la extrañamos, pero la desperdiciamos». – Séneca

El secreto para una productividad sostenible, tiempo de sobra y una vida feliz y gratificante es no eliminar Slack o pasar más tiempo en el trabajo. No es aprender a hacer malabares. Es simple: equilibrio. Este es un consejo esencial sobre cómo administrar su tiempo.

El equilibrio en este contexto significa pasar menos tiempo cruzando elementos de nuestra lista interminable de tareas diarias y más tiempo pensando estratégicamente sobre cómo administrar mejor el tiempo. Significa saber decir no en el trabajo . Significa no pensar que estar ocupado es lo mismo que tener productividad. Y significa hacer lo que podamos para que nuestro tiempo limitado de concentración realmente valga la pena.

Su viaje hacia una vida más equilibrada viene con 2 requisitos previos:

1. Comprenda y acepte que no puede «hacer todo».

2. Acepte hacer del pensamiento estratégico su máxima prioridad, siempre.

A menos que tenga que apagar un fuego real, el pensamiento estratégico es concentrarse constantemente en la tarea más importante de su lista. Recuerda que, con estrategia o no, siempre habrá más trabajo por hacer.

Tener una estrategia no solo lo ayudará a tener en mente sus mayores objetivos, sino que también lo ayudará a eliminar esa grasa de su horario al definir las formas más significativas de gastar su tiempo.

3. Autosabotaje: por qué ponemos excusas

A pesar de la importancia algo obvia del pensamiento estratégico, es muy común que se ignore.

Siempre recuerdo el poema de Charles Bukowski «Excuses» («Excuses» en portugués) cuando escucho a alguien decir que no tiene tiempo para pensar estratégicamente.

«No tengo tiempo» y «Lo haré mañana cuando tenga tiempo» son excusas que rara vez son ciertas. Tienes todo lo que necesitas ( especialmente tiempo ) para pensar estratégicamente, solo necesitas estar dispuesto a usar lo que ya tienes.

A menudo, no es falta de interés o de habilidad cuando posponemos la importante tarea de pensar estratégicamente. Es nuestro cerebro el que es propenso al autosabotaje.

Durante años, la investigación sobre el arte de la procrastinación ha sugerido que nuestras razones para procrastinar son bastante sombrías. Bueno, este consejo sobre cómo administrar el tiempo aquí no es tan obvio . Desde la década de 1970, los psicólogos del comportamiento han clasificado la procrastinación como una estrategia conductual de autosabotaje.

Las estrategias de auto-sabotaje son un método de autoconservación que usamos inconscientemente para lidiar con nuestro miedo al fracaso. Recurrimos a estas estrategias para crear obstáculos que disminuyan nuestras posibilidades de tener éxito o hacerlo bien.

Por lo tanto, tenemos una «excusa» para cualquier defecto en nuestro desempeño que no esté relacionado con nuestras propias habilidades. Por ejemplo, «Hubiera hecho este proyecto mucho mejor si hubiera comenzado antes» es una forma de culpar a las limitaciones de tiempo, en lugar de sugerir que no se desempeñó bien sin ninguna razón.

Investigaciones recientes sobre la procrastinación sugieren que es más probable que nos auto-saboteemos cuando las tareas son de alto riesgo o importantes para nuestro valor personal.

El pensamiento estratégico es definitivamente una tarea de alto riesgo. Entonces, esto puede explicar por qué es más fácil posponer esta tarea que otros proyectos que tienen un riesgo menor.

Los que postergamos el pensamiento estratégico tenemos que dejar de poner excusas tontas y rendirnos al autosabotaje, porque las consecuencias de no pensar estratégicamente son mucho más negativas que el esfuerzo por hacerlo.

A continuación, encontrará una serie de pasos que incluso los procrastinadores más prolíficos pueden tomar para hacer que el pensamiento estratégico sea menos amenazante. Con estos consejos sobre cómo administrar su tiempo, comprenderá mucho mejor cómo dominar su rutina .

Adopte un nuevo enfoque

Cualquiera puede pensar estratégicamente si tiene curiosidad y disfruta aprendiendo. Quizás otra razón por la que algunos de nosotros no estamos motivados para dedicar tiempo a pensar estratégicamente es que, a diferencia de muchos proyectos que se logran mediante tareas, la estrategia nunca termina .

Sin embargo, en lugar de afrontar la estrategia como un proyecto que intimida y amenaza su propia existencia, acepta lo que es: conocimientos acumulados en el tiempo.

La estrategia es el resultado de una acumulación de investigaciones, ideas y suposiciones. Y es raro que se formule una estrategia duradera de la noche a la mañana. Las cosas cambian. Aprendemos cosas nuevas constantemente. Y nuestras estrategias deben evolucionar con nosotros y el mundo que nos rodea. 

«La estrategia es el resultado de una acumulación de investigaciones, ideas y suposiciones». El secreto para equilibrar la estrategia y la ejecución:

Pío

@TRELLO

Luego, puede convertir la abrumadora tarea de crear una estrategia en algo más pequeño, en partes que sean más fáciles de administrar y que se puedan lograr de una vez.

En lugar de considerar la estrategia como una tarea única, considérela como una serie de preguntas. Intente responder una pregunta a la vez.

Si no está seguro de cómo comenzar, aquí hay un súper consejo sobre cómo administrar el tiempo en términos de problemas que se aplican a la mayoría de las situaciones.

• ¿Cuáles son mis mayores metas y metas a largo plazo?

• Para cada uno de estos objetivos y metas más importantes, ¿cuáles son algunos de los objetivos a mediano plazo que puedo usar como hitos en el camino?

• ¿Qué es el éxito para mí?

• ¿Qué hago que funcione bien y por qué?

• ¿Qué hago que no funciona bien y por qué?

• ¿Porque es importante?

Calendario inteligente

Aunque la investigación sobre la planificación de la agenda ha encontrado que los horarios ocupados son perjudiciales para la productividad, el pensamiento estratégico es algo que simplemente no puede dejar fuera de su calendario.

Para la mayoría de las personas, no existe una fecha de entrega recurrente o una fecha límite en el pensamiento estratégico. O, si lo hay, no es tan frecuente como debería ser el mismo acto de crear una estrategia. Por eso es tan fácil dejar esta tarea fuera de la agenda.

Entonces, tómate el tiempo para hacer esto. No solo de vez en cuando, sino con coherencia. Dedique un tiempo considerable en su agenda cada semana para el pensamiento estratégico. Y dedica ese tiempo a concentrarte en la estrategia y nada más.

Centrarse en resultados> actividades

Pase su tiempo estratégico «pensando en grande». Suelta la hoja de cálculo. Suelta las listas de tareas. Piense fuera de las celdas y las balas.

Haga la pregunta: «¿Qué quiero lograr y por qué es importante?»

Es una pregunta profunda, ¿no?

Excelente.

Además, los resultados no tienen por qué estar vinculados únicamente a objetivos profesionales. También debes pensar en algunas motivaciones personales. Esfuércese por pensar menos en las tácticas y más en los resultados.

¿Ves la diferencia entre tácticas y resultados?

Pensar en grande significa pensar en los resultados antes que en las tácticas. Una estrategia desarrollada en torno a los principales resultados es mucho más eficaz que una que se centra en el desempeño.

Las cosas cambian constantemente. Y, a veces, las tácticas que creemos que son las adecuadas para los resultados que queremos terminan siendo menos efectivas de lo esperado.

Cuando tenemos un plan con énfasis en los resultados que queremos, tenemos la flexibilidad para cambiar las tácticas que estamos usando para lograr los resultados.

Un resultado, por ejemplo, puede tener varias tácticas posibles que son efectivas:

Entonces, en lugar de pensar en términos de la tarea, piense en términos de la meta.

Cuando esté seguro de qué resultados son importantes y por qué, será más fácil determinar qué tácticas utilizar para lograrlos.

Súper consejo sobre cómo administrar tu tiempo, ¿verdad?

Alinee sus prioridades

Con sus resultados en mente y quizás algunas tácticas posibles, puede comenzar seleccionando qué proyectos deben realizarse primero. Los estudios muestran que priorizar las tareas para maximizar los resultados conduce a un mejor rendimiento y una mayor optimización del tiempo. En otras palabras, ¿mejor rendimiento y más tiempo libre? Yo quiero.

Dar prioridad a sus tareas de manera objetiva es una de las formas más fáciles y significativas de equilibrar su vida y tener más tiempo libre.

En lugar de tratar de terminar cada elemento de su lista de proyectos e ideas que solo aumentan de tamaño, la priorización requiere centrarse en lo más importante. ¿Parece fácil?

No mucho. Por mucho que sepamos que es mejor dejar de lado las tareas menos importantes, no somos muy buenos para poner esto en práctica.

«Las personas tienden a priorizar poco y tienen aversión al proceso de renunciar a tareas de baja prioridad»,

apunta a investigaciones recientes sobre cómo administrar el tiempo con diferentes enfoques.

Sin embargo, esto no quiere decir que no podamos adquirir habilidades para saber gestionar el tiempo según nuestras prioridades. En lugar de dejar las prioridades al instinto, podemos empezar a pensar como directores de proyecto y utilizar enfoques objetivos al establecer prioridades.

Como alguien que siempre ha priorizado las cosas de manera muy pobre, soy testigo de este consejo sobre cómo administrar el tiempo y el poder transformador de estos enfoques objetivos para priorizar las cosas.

Las decisiones que una vez me dejaron completamente dividido son mucho más fáciles ahora porque no necesito invertir energía emocional en ellas. Y como persona que trabaja con contenido, significa que tengo más tiempo y energía para crear cosas.

Existen algunos métodos muy objetivos que le enseñan a priorizar las cosas en el trabajo. Generalmente lo hago mejor con los siguientes 2 métodos:

1. Esfuerzo VS. Impacto (o valor frente a complejidad)

Si tengo una lista larga de proyectos y no tengo idea de cómo administrar mi tiempo y determinar cuáles hacer primero, este método es el que uso.

Me gusta porque es simple, pero versátil. Puedo usarlo como un enfoque para priorizar casi cualquier cosa, y es fácil convertirlo en un proceso más colaborativo para un equipo.

Como funciona: 

1. Comience con una lista de los proyectos o ideas que desea priorizar.

2. Para cada elemento de la lista, desarrolle una idea general de cuánto esfuerzo será necesario. Dependiendo de la complejidad de la lista, ordeno los artículos en una escala del 1 al 10 o en una escala de tamaño de camiseta (por ejemplo, PP, P, M, G, GG, etc.)

3. Después de haber determinado el esfuerzo que tomará cada elemento, utilice la misma escala para llegar a una estimación del valor o impacto que tendrá cada elemento si se completa. Esta puntuación debe asignarse en relación con el progreso potencial hacia la consecución de resultados y objetivos específicos. De lo contrario, puede agregar más puntos a los proyectos simplemente porque le “gustan”. Y eso termina con el propósito de un enfoque objetivo , ¿verdad?

4. Organice los elementos en una tabla como la siguiente.

Tomar decisiones basadas en la matriz es fácil: las iniciativas que tienen el mayor valor y el menor esfuerzo representan el uso más eficiente de su tiempo. Por otro lado, vale la pena evitar proyectos con un alto nivel de esfuerzo y un bajo nivel de impacto.

2. Compra un proyecto

Si desea un método colaborativo para priorizar las cosas, este consejo sobre cómo administrar su tiempo es extremadamente útil. Es una versión modificada del ejercicio conocido como “Comprar una característica”, utilizado por los gerentes de producto que necesitan ayuda del equipo o del cliente para decidir cuál será el próximo proyecto.

Lo he usado varias veces después de sesiones de lluvia de ideas en las que teníamos muchas ideas, pero sin saber con cuáles empezar. También he visto que este método se utiliza para que los equipos escuchen opiniones ejecutivas sobre una lista de proyectos que se están considerando para su ejecución.

Funciona así:

1. Haga una lista de ideas o proyectos que desee priorizar.

2. Establezca un «precio» para cada proyecto basado en la cantidad aproximada de esfuerzo que requiere.

3. Dé a los participantes un presupuesto ( puntos extra si puede darles un poco de dinero de Monopoly ) para usar como deseen en la lista de proyectos.

4. Calcula dónde se gastó el dinero.

Algunas personas invertirán todo el dinero en un artículo en particular del que se enamoraron, y otros pueden dividir el gasto en varios artículos.

El resultado es su lista de prioridades.

Este es el último consejo sobre cómo administrar el tiempo: di sí para equilibrar

Si tiene la sensación de que nunca tiene suficiente tiempo, no es la única persona. Pero, la verdad es esta:

Tienes todo el tiempo del mundo si sabes cómo administrar tu tiempo y usarlo bien.

En lugar de intentar hacer todo, salga de la rueda de hámster de vez en cuando y aplique estos consejos sobre cómo administrar mejor su tiempo.

Recuerde tomarse un descanso de las hojas de cálculo y las listas de tareas pendientes e invertir tiempo en el pensamiento estratégico y en el cuidado de sus prioridades.

¡Diga no solo ser una persona ocupada, sino una vida equilibrada y significativa!