3 Lecciones de un gurú del correo electrónico para domar el caos de la bandeja de entrada
No es exagerado decir que estoy ridículamente obsesionado con el correo electrónico. (Tengo la camiseta para probarlo.) La obsesión probablemente comenzó en 2011 cuando era una asistente virtual que conseguía el, ejem , horripilante, mirar en los buzones de mis clientes. O tal vez fue en 2004 cuando me gradué de la universidad y envié un correo electrónico tras otro solicitando trabajos y tuve que encontrar alguna manera de mantenerme organizado.
De cualquier manera, mi enfoque ha crecido de la Organización de la Bandeja de Entrada a la completa en el Email Marketing Geek y Consultor Profesional. Hoy en día trabajo con mis clientes en todo lo relacionado con el correo electrónico: desde la estrategia hasta la segmentación, desde la redacción hasta la experiencia del cliente, desde las referencias hasta la retención. Y estar en ambas caras de la moneda del correo electrónico sólo ha fortalecido mi resolución de hacer del mundo un lugar mejor, una bandeja de entrada a la vez.
Pero tengo que ser honesto con usted. Tengo una cantidad igual de «déjame en paz la introversión» cuidadosamente equilibrada contra un caso importante de «no quiero perderme nada». Y esa batalla apareció en mi bandeja de entrada de una manera importante. Me suscribí a cada boletín y dejé que su aluvión de horas se infiltrara en mi mente, mi escritura y mi espíritu.
Mi buzón de entrada me golpeaba a diario, sabiendo que podía arreglar mi problema con unos simples pasos.
Me llevó un tiempo descubrir exactamente lo que necesitaba para dejar de dejar que gobernara mi vida. Ya no siento la necesidad de complacer a otras personas a través del correo electrónico, e incluso hay días en los que recibo un nuevo correo electrónico en mi bandeja de entrada como si fuera una tarjeta de cumpleaños de un amigo perdido hace tiempo (incluso cuando termina siendo un argumento de venta).
Me di cuenta de que muchos otros también odiaban sus buzones. Una vez miré por encima del hombro de una amiga en un evento y vi que tenía 10.631 correos electrónicos sin leer. Casi se me cae la bebida. Me costó todo lo que tenía para no ir a su bandeja de entrada inmediatamente y poner este plan en marcha para ella.
Así que como regalo para ese amigo, y para ti, puse mi plan en tres lecciones fáciles de digerir. De nada.
Pero antes de sumergirnos, una advertencia:
Nada es permanente. Repite después de mí: nada es permanente. Cualquier cosa que usted establezca e intente a través de este proceso siempre puede ser borrado, revertido o eliminado. Pero no puedes arreglar algo que no funciona intentando las mismas cosas una y otra vez.
Así que mientras estas técnicas pueden parecer nuevas y aterradoras («¿Qué pasa si lo hago mal?») «¿Y si no puedo encontrar nada de nuevo?» «¿Cómo sabré si funciona?»), eso es normal.
Así que recuerda que no puedes arreglar nada sin hacer nada y estamos todos juntos en esto.
¿Listo? Bien. Hagamos esto.
Con todo, hay que empezar por el principio. ¿Construir una casa? Necesitas unos cimientos en su sitio antes de levantar esas paredes. ¿Construir una mejor bandeja de entrada? Sucede que esto también tiene que ver con los cimientos. Y estos cimientos vienen en la forma de las 3 Fs:
- Reenvío
- Carpetas
- Filtros
Desempaquemos cada lección.
Reenvío, o, una bandeja de entrada para gobernarlos a todos
En este punto de su vida profesional (y/o personal), puede que tenga más de un buzón de entrada. Cuando cambié mi dominio a valgeisler.com, tenía otras cuatro direcciones de correo electrónico encima de mi nueva dirección de correo electrónico. Vaya.
Sabía que no quería revisar cuatro direcciones de correo electrónico cada vez que quería revisar un correo electrónico. Así que había dos cosas que necesitaba decidir:
- ¿Quería mantener mis correos electrónicos personales y profesionales separados?
- ¿Quería que revisar mi bandeja de entrada me llevara sólo unos minutos?
Yo era un «sí» para ambos. Si quieres mantener tus correos electrónicos personales y profesionales separados, puedes tener varias direcciones de correo electrónico en cada una de esas categorías y descubrir que aún necesitas reenviarlas. Ese fue mi caso y puede ser el tuyo también.
Así que el paso 1 es tener todos tus correos electrónicos similares en una sola bandeja de entrada todo el tiempo. Esto significa que si tienes varias direcciones de correo electrónico relacionadas con el trabajo, te facilitarás mucho las cosas al ponerlas todas en una sola bandeja de entrada. Incluso puedes hacer lo mismo si tienes varias direcciones de correo electrónico personales. Una sola pestaña para regirlas todas. Una bandeja de entrada. Y eso es todo para habilitar la configuración de reenvío.
Dado que Gmail tiene más de mil millones de clientes, es probable que tú, como yo, seas un usuario de Gmail. Si es así, aquí tienes exactamente cómo puedes configurar el reenvío:
Desde la cuenta de correo electrónico que quieras reenviar a otro lugar, haz clic en el icono del engranaje y ve a tu Configuración. Una vez allí, haz clic en «Reenvío y POP/IMAP». Luego agrega la dirección de correo electrónico a la que quieres enviar esos correos. Una vez confirmado, tienes algunas opciones como elegir entre guardar una copia en la bandeja de entrada o eliminarla por completo.
¿Usando uno de los otros servicios de correo electrónico populares como iOS, Outlook o Yahoo? Estas son las instrucciones para iOS (desplácese hacia abajo para llegar al auto-envío). Aquí está cómo lograr el reenvío en Outlook y aquí están las instrucciones para Yahoo.
Ahora que has consolidado tus bandejas de entrada, es hora de activar el modo de organización avanzada con filtros y carpetas.
Los filtros y las carpetas son tus amigos
Hay dos maneras de ir con una bandeja de entrada.
Camino #1: Deja que todo entre en una carpeta principal de la bandeja de entrada y ver que se amontona todo el día.
Camino #2: Haz que todo el correo entrante se clasifique en carpetas etiquetadas en las que puedas registrarte cuando estés listo y que muy pocos correos lleguen a la bandeja de entrada principal.
¿Adivina cuál es el camino que elegí? (Pista: no es el #1.)
Filtrar los emails en las carpetas es un gran cambio de juego, así que no me sorprendería que pasaras un tiempo haciendo el ridículo con esto. Una vez más, estoy compartiendo ejemplos de Gmail pero esto se puede replicar fácilmente con otras bandejas de entrada de correo electrónico.
Los filtros son útiles para organizar automáticamente los correos electrónicos entrantes en carpetas. Son el guardián de tu tiempo y atención y son verdaderamente poderosos. Puedes configurar un filtro manualmente (es posible que hayas notado la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas» cuando entraste en la Configuración) o puedes construir tus filtros a medida que los correos electrónicos llegan a tu bandeja de entrada.
Por ejemplo, uso Slack para la mayoría de mis comunicaciones con los clientes, pero todavía hay algunos correos electrónicos ocasionales que llegan. En lugar de dejar que esos correos me hagan perder el tiempo si estoy revisando mi bandeja de entrada, configuro filtros basados en la dirección de correo electrónico de mi cliente para que se muevan automáticamente a una carpeta, listos y esperándome cuando tengo tiempo reservado para el proyecto de ese cliente.
Puedes construir un filtro basado en una dirección de correo electrónico, una línea de asunto o cualquier otra variable:
Las carpetas son los lugares a los que apuntan los filtros y con ellas se puede obtener un granulado. Por ejemplo, guardo un archivo de correos electrónicos para mi correo electrónico de incorporación, así que tengo una carpeta principal llamada «Correos electrónicos de incorporación» y luego carpetas individuales para cada empresa que configuro a medida que llegan a mi bandeja de entrada.
El sistema de filtrado y de carpetas de cada uno es individual y puede que te lleve algún tiempo averiguar qué es lo mejor para ti. Pero déjame decirte: una vez que empieces a usar los filtros y las carpetas, nunca volverás atrás. Son tan poderosos, tan pacíficos. ¿Y no es hora de volver a amar tu bandeja de entrada?
Lección 2: Cortar la cruz
En este caso nos alejamos de la táctica para entrar en lo que te trajo aquí en primer lugar.
¿Sabías que el usuario medio de correo electrónico recibe 88 correos electrónicos cada día, pero sólo envía 34? Y eso es sólo el promedio mundial, así que tus números personales podrían ser mucho más altos o mucho más bajos. Sé que algunos días siento como si recibiera docenas de correos electrónicos y sólo enviara uno o dos. ¡No es de extrañar que todos nos sintamos tan agobiados por nuestros buzones!
¿Recuerdas que te dije que soy introvertido y aún así me las arreglé para tener un gran caso de FOMO? Bueno, si te soy sincero, es algo con lo que todavía tengo que luchar. Pero el plan que estoy a punto de esbozar me ha ayudado mucho y sé que también te aliviará a ti.
Aquí está su plan de acción:
Paso 1: Crea un filtro de «Boletines» y mueve todas tus suscripciones a esa carpeta recién creada.
Paso 2: Decide cuánto de tu día, semana o mes quieres pasar leyendo el contenido de otras personas (en vez de crear el tuyo propio).
Ahora este paso es crucial y fue uno grande para mí: Una vez que mueves todas tus suscripciones existentes a una carpeta, empiezas a ver exactamente a cuántas listas de correo electrónico estás suscrito. Y aunque nadie más esté mirando, puede ser un poco embarazoso.
Cuando hice esto por primera vez, tenía más de 80 listas de correo electrónico a las que estaba suscrito! Si cada una de esas listas me enviaba sólo un email a la semana, y el tiempo medio de lectura de esos emails era de cuatro minutos cada uno, eso era 320 minutos de lectura del contenido de otras personas cada semana.
Son más de 5 horas, mi amigo . Cinco. Horas.
¿Sabes cuánto contenido puedes crear en 5 horas? ¿Qué tipo de ofertas pagadas podrías construir? O, mejor aún, ¿cuánto tiempo familiar o personal perdido podrías conseguir?
Ahora, me doy cuenta de que soy un vendedor por correo electrónico que te dice que seas consciente de la cantidad de contenido que consumes de otras personas. Y sé que esto es probablemente perjudicial para mi propio negocio ya que lo que estoy a punto de contarte podría impactarme…
Pero tienes que darte de baja de algunos de esos contenidos . Devuélvelo. Escoge de 3 a 5 personas de las que realmente quieras aprender de forma regular y cancela la suscripción del resto. Siempre puedes cambiarlo más tarde. En serio! Encuentra el enlace para cancelar la suscripción en la parte inferior del correo electrónico y haz clic en él. Hazlo y no te arrepentirás de nada.
Mira, todo el mundo tiene algo grande que ofrecer a este mundo. Y probablemente te inscribiste en esas listas de correo electrónico porque tenían algo que tú querías. Algo de lo que podrías aprender, usar y poner en acción. ¡Y eso es genial! Pero solo tú puedes proteger tu tiempo y energía y el exceso de tu bandeja de entrada lo está consumiendo más rápido de lo que puedes acumular.
Así que es hora de dejarlo ir.
Paso 3: Este es el paso final. Cada vez que un nuevo correo electrónico al que te hayas suscrito a través de un formulario de suscripción aparezca en tu bandeja de entrada durante las próximas semanas, vuelve al Paso 2 y decide si quieres conservarlo o deshacerte de él. Si cae en tu pila de «guardar», crea un filtro para ese correo electrónico. Así es como se ve en acción en mi bandeja de entrada (GMail):
¡Y eso es todo! Considere esta lección como su permiso oficial para dejarla ir.
Puntos de bonificación si usas esas nuevas horas para algo positivo – para ti, tu negocio o tu familia.
Levanta la mano si usas tu bandeja de entrada como una lista de tareas.
No te preocupes, nadie está mirando. Levántenlas alto. Estuve contigo hasta hace poco. «Marcar como no leído», abría los correos electrónicos y luego decidía que no estaba listo para actuar, y generalmente me acobardaba cada vez que miraba mi bandeja de entrada. Verás, mi bandeja de entrada regía mi vida porque la trataba como se suponía que debía hacerlo.
Esta lección se trata de recuperar el control que tanto mereces. Ahora, aquí podría ser donde esperas que le dé a Trello un buen golpe. Pero no lo haré. Eso es porque no es un sistema que sea la solución a tu problema de la bandeja de entrada . Ninguna cantidad de organización, configuración extensiva, o escribir a un equipo de soporte al cliente va a resolverlo.
La solución a tu problema de la bandeja de entrada está en la OHIO.
No el estado (aunque lo amo tanto — ¡es donde vivo después de todo!) . OHIO significa:
Sólo
Mango
It
Una vez
Y este es el único «sistema» que necesitas cuando se trata de manejar el To Dos en tu bandeja de entrada.
Así es como funciona.
- Bloquea el tiempo de comprobación de correo electrónico en tu calendario.
- Haz todas las demás cosas que tienes que hacer todo el día hasta que llegue ese momento.
- Espere.
- Ahora es el momento. Ve a revisar tu correo electrónico.
- Abre el primer correo electrónico que veas.
- Léelo.
- Haz una de tres cosas:
- Responder a ella
- Bórralo
- Ponlo en tu administrador de tareas (ok ahora Sugeriré que lo envíes a tu tabla de Trello)
- Archiva ese correo electrónico (si no lo has borrado ya).
- Lee el siguiente.
- Haz una de esas tres cosas de nuevo.
- Lavar, enjuagar, repetir.
Sólo maneja cada correo electrónico una vez. No hay que pulsar «Marcar como no leído» y volver a él más tarde. Nada de posponer la respuesta. OHIO.
Mira, esto es realmente difícil de hacer. Te lo digo ahora porque cada fibra de tu ser va a querer recurrir a tus viejas costumbres. ¡Claro! Parece que es más fácil aplazarlo y responder más tarde. Pero déjame decirte que una vez que ese correo electrónico es leído, tu cerebro está ocupado buscando una respuesta, decidiendo qué hacer con él, o tratando activamente de ignorarlo.
En caso de que no esté claro a estas alturas: Es un desperdicio de la capacidad y el talento de tu cerebro. Necesitas ese cerebro para hacer otras cosas como ayudarte a desarrollar tu próxima oferta, trabajar profundamente con tus clientes, o centrarte en tu familia al 100%.
Así que dale a tu cerebro un pase y OHIO tus correos electrónicos. Sí, tomará más tiempo por adelantado, pero, oye, lo bloqueaste en tu calendario de todos modos. Sí, será diferente pero, ¿realmente estás leyendo esto para aprender a seguir haciendo lo mismo que siempre has hecho?
Poner a prueba la OHIO durante unas semanas y ver cómo funciona. ¿Asustado? ¿Emocionado? ¿Aliviado? Yo también.
¡Fácil como 1, 2, 3!
Manejar esa ingobernable bandeja de entrada es cuestión de un poco de esfuerzo, algo de diligencia, y aplicar los trucos de los que han llegado antes que tú. Recuerden:
- Los reenvíos, los filtros y las carpetas son tus amigos
- Deshazte de lo que realmente no necesitas
- Manéjalo una vez y sigue adelante
He tenido este sistema en mi propio buzón de entrada durante más de tres años y honestamente nunca me asusta abrir esa pestaña de correo electrónico. Por supuesto, estoy obsesionado con el correo electrónico, así que soy parcial. Y quién sabe… tal vez ahora también encuentres ese mismo amor por el correo electrónico.
