3 maneras de abordar el establecimiento de objetivos como un equipo (y realmente disfrutar del proceso)

Cuando un triatlón comienza con la etapa de natación de la carrera, todos los atletas se lanzan al agua a la vez, removiendo la arena y los sedimentos hasta que el océano es una versión desordenada y marrón de su antiguo yo claro. Vadear en las aguas de la portería en equipo a menudo se siente de la misma manera, con prisa y turbiedad.

Aunque es impresionante para el deporte, el enfoque de Nike podría no ser el mejor para establecer los objetivos del equipo. Fuente

Para algunas personas en los equipos, la fijación de objetivos y el seguimiento incluso se convierte en un terror parecido al de una caja de pájaros. Mirar hacia el futuro hacia un punto final establecido es arriesgado (e incluso puede parecer imposible), así que van a tientas de costa a costa, sintiendo que el espacio seguro que señala que su lucha actual ha terminado.

Establecer y trabajar hacia un objetivo no debería ser como cualquiera de estos dos escenarios. El objetivo de establecer objetivos claros es despejar el camino e identificar los marcadores de éxito que construyan el propósito y planifiquen lo que el trabajo más importa. Deberían servir para motivar y centrar los esfuerzos del equipo para que las distracciones se mantengan al mínimo y se pueda permitir que todos contribuyan lo mejor posible.

¿Es posible poner fin a los dolorosos e inútiles ejercicios de fijación de objetivos y a los requisitos de seguimiento de la pérdida de tiempo? Creemos que sí, y creemos que empieza con tres hechos fundamentales sobre cómo un equipo se acerca a la fijación de objetivos juntos:

1. Hazlo colaborativo .
2. Haz que sea fácil de actualizar .
3. Hazlo tuyo .

No creemos que haya una forma prescrita de establecer y seguir objetivos que sea finalmente superior a todos los demás (¡por eso tenemos el número 3!). Sin embargo, estas tres reglas son clave para hacer un esfuerzo de equipo en el que todos tienen un interés en los resultados y obtienen valor y motivación individual al seguir el progreso hacia los objetivos comunes.

También hemos creado un flujo de trabajo Trello que puedes copiar y personalizar para incorporar fácilmente estos principios en tu próximo proceso de fijación de objetivos. Así que explora cómo configurar tu equipo para que esté motivado por objetivos claros y rastreables que te ayuden a sentirte productivo y realizado cada día.

Aclárate: Lo que las metas hacen por tu equipo

Establecer y seguir los objetivos puede ser arduo porque la actividad puede parecer un mandato de arriba hacia abajo. Es algo que tiene que hacerse para mostrar a los superiores que el trabajo está realmente sucediendo. Pero hay mucho más que eso!

Aquí hay algunos factores de motivación para empezar, para que todos puedan entrar en el espíritu de establecimiento de objetivos del equipo:

• Un objetivo es el resultado final, pero siguiendo el progreso hacia ese objetivo es donde reside el verdadero valor del trabajo en equipo. Seguir el progreso incremental y los logros que llegan en cada etapa de trabajo en un proyecto mantiene la motivación y el impulso, especialmente cuando la meta final está a meses de distancia. Al marcar metas más pequeñas se activa el centro de recompensa en el cerebro y se libera la dopamina. Cuando esto se convierte en una experiencia colectiva a través de un proceso de seguimiento compartido, todo el equipo se beneficia al sentirse bien con el progreso.
• Los objetivos que se comparten entre el equipo y la organización más grande son la señal oficial de lo que el equipo está trabajando. Mantienen las prioridades claras, y más provechosamente, se pueden usar para establecer límites sobre qué decir «no» cuando llegan esas peticiones de distracción.
• Establecer y seguir objetivos es una actividad que hace que la gente se sienta más como un equipo cuando se le sigue regularmente. Según un estudio de investigación conjunta de The Energy Project y Harvard Business Review, aquellos que pudieron priorizar eficazmente su trabajo informaron estar un 48% más comprometidos y un 89% más propensos a permanecer con su equipo actual.

Construir una estación central para la fijación de objetivos

Ahora es el momento de crear un espacio donde los objetivos puedan ser definidos y puestos en una herramienta de seguimiento fácil y transparente. Copia este tablero de muestra de Team Goal Setting Central para empezar, y personaliza las siguientes partes para que se ajusten a las necesidades únicas de tu equipo:

Cree primero una lista de «Empiece aquí» o «Recursos» para albergar todos los documentos de planificación de objetivos, notas de lluvia de ideas, consejos, presentaciones o cualquier otra cosa a la que tienda a hacer referencia con frecuencia. Los horarios de las reuniones y las respuestas a las preguntas más comunes son cosas geniales para mantener aquí, de modo que su equipo esté informado en todo momento.

A continuación, querrás meterte en las metas. Cada nombre de la lista es el objetivo en sí mismo. Manteniendo la meta como un «título» sirve para dos propósitos:

1. Mantiene la meta concisa para que sea fácil para el equipo de tomar y recordar como una estrella del norte para futuras decisiones de negocios.
2. Hace más fácil pasar del resultado final y centrarse en cambio en el proceso, que se representa como las cartas que definen cada proyecto o esfuerzo que contribuirá a alcanzar el objetivo.

Cada tarjeta debe resumir un proyecto específico o un esfuerzo de duración determinada en el que el equipo esté trabajando para alcanzar el objetivo. Establezca una fecha límite para la finalización de cada proyecto. Las personas de su equipo que trabajen en el proyecto pueden adjuntar otras tarjetas o tableros de Trello en los que se esté trabajando, así como documentos de estrategia o barajas de presentación que puedan dar a los ejecutivos o superiores el contexto que necesitan.

También hay una tarjeta en cada lista de objetivos que resume todos los interesados que participan en el logro de ese objetivo como un recordatorio visual del trabajo en equipo que se está llevando a cabo en todo el proceso.

Finalmente, los proyectos terminados y los objetivos cerrados pueden ser colocados en las listas de «Hecho» organizados por trimestre o por otro periodo de tiempo establecido, para que tengas una historia visible de todas las grandes cosas que tu equipo ha logrado! Si el tablero se llena, siempre puedes archivar las listas. Nunca se borran permanentemente, así que puedes volver a traerlas si necesitas hacer referencia a algo.

Rastrear los objetivos del equipo triunfador

Una vez que tengas una estructura para el tablero de trello que funcione para tu equipo, querrás definir cómo se va a usar el tablero para que el equipo se mantenga involucrado en la actualización y en la referencia a él regularmente.

Las actualizaciones semanales van en cada ficha de proyecto en la sección de comentarios, y pueden organizarse fácilmente en un formato de lista de viñetas:

Para que el proceso de actualización no se convierta en una tarea, los interesados en las metas deben rotar semanal o mensualmente para que el seguimiento sea un esfuerzo de equipo. La persona que hace las actualizaciones puede simplemente @ mencionar a la siguiente persona en la fila de la tarjeta para que sepan que es su turno.

Otro obstáculo puede ser asegurarse de que el equipo lea las actualizaciones y obtenga el beneficio de celebrar las victorias del equipo. Actualizar cada tarjeta de proyecto con una etiqueta que resuma el progreso es una forma rápida de hacer que el progreso general se vea de un vistazo.

Puedes incluir etiquetas como:

• ¡Conseguido!: Añade esta tarjeta a las iniciativas que termines durante el trimestre.
• Planificación: Esto indica que el proyecto acaba de empezar.
• Siguiente: Esto puede comunicar que el proyecto no ha comenzado todavía.
• En progreso: ¡Esto le hará saber a tu equipo que estás trabajando en ello!
• En camino: Tu equipo está en camino de alcanzar esta meta.
• En riesgo: Si crees que no puedes llegar a la meta, añade esta etiqueta para que sea transparente, ¡y consigue ayuda!
• Desaparecido (por ahora): Está bien perder un gol de vez en cuando. Un registro que ayudará a tu equipo a revisarlo más tarde y a intentarlo de nuevo.

Cada miembro del equipo puede decidir cómo recibir las actualizaciones en el lugar donde más fácilmente lee la información. Esto puede ser a través de notificaciones por correo electrónico o mirando el tablón para obtener notificaciones in-app en la web o en el móvil.

Trello también tiene Power-Ups que se integran con otras aplicaciones donde tu equipo se comunica más. Por ejemplo, el equipo de Trello transmite las actualizaciones semanales a los canales del equipo Slack usando el Slack Power-Up.

¡Y eso es todo! El resto debería depender de ti y de tu equipo. Puedes mover las listas, designar tarjetas para los componentes más pequeños de los proyectos o dividirlos por tipo de trabajo. Mientras tu equipo trabaje en los objetivos juntos, manteniendo el progreso transparente y actualizado, y sintiendo que el proceso les ayuda a ser más productivos, entonces tus objetivos le darán a tu equipo grandes resultados!

Para obtener una copia de nuestro flujo de trabajo de establecimiento de objetivos, y para flujos de trabajo más productivos que ayuden a su equipo a trabajar mejor juntos, vea nuestro nuevo (y gratuito) Kit de herramientas para el equipo Trello

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