4 consejos de Trello (+1 bono): ¡Un gran paso para el usuario!
Trello te ayuda a organizarte para trabajar eficientemente con tablas efectivas en abundancia. Sin embargo, hay diferentes maneras de potenciar la forma en que usas Trello para obtener más fluidez y claridad, ya sea que estés organizando proyectos en tu vida profesional o en tu vida personal.
Aquí hay cuatro maneras ( y un consejo extra) de mantener tu Trello limpio y ultra-organizado, incluso cuando tu cabeza está bajo el agua (en tu gran piscina de proyectos en curso). Porque, en palabras de Stéphane Plaza, una inversión relevante realizada ahora dará sus frutos en un futuro próximo. ¿Listo para convertir tu Trello en un cuartel general de la organización? 3, 2, 1… ¡vamos!
1. Separe sus cuadros personales de los cuadros profesionales de Trello
Dado que es posible asociar varios correos electrónicos a una misma cuenta Trello, algunos miembros han vinculado su dirección de correo electrónico comercial y su dirección de correo electrónico personal a una misma cuenta Trello. Sin embargo, mezclar la vida laboral y personal se ha convertido en una práctica que generalmente no se fomenta ni es segura, como hemos visto en los últimos años. Por ejemplo, sería una lástima que su junta de planificación de bodas se encontrara en medio del proyecto de rediseño del sitio web de su empresa!
Si su empresa tiene una suscripción a Trello Business Class o Enterprise, también cuenta con medidas de seguridad mejoradas que le permiten administrar la configuración de las cuentas creadas con sus direcciones de correo electrónico corporativas. Así que tener sus direcciones de correo electrónico personales y de negocios vinculadas a la misma cuenta de Trello no hace fácil separar la vida personal y la de negocios.
¿Qué diferencia hay en la práctica? A partir del 1 de junio de 2020, debes elegir una sola dirección de correo electrónico para asociarla a tu cuenta de Trello + Atlassian. ¡Es rápido y fácil de montar! Y nada más cambia en cuanto al uso de Trello.
Confirmar tu dirección de correo electrónico en Atlassian te da un bonus extra: si usas otras herramientas Atlassian como Jira o Confluence, ahora tendrás una cuenta única para acceder. En Trello, usamos Confluence para organizar nuestro contenido y documentos, y luego los conectamos a nuestros tableros usando el Confluence Power-Up. Si no utiliza otras herramientas de Atlassian, pero le gustaría probarlas, Atlassian ahora también ofrece versiones gratuitas!
Si utiliza Trello para proyectos profesionales y personales, le recomendamos que tenga una cuenta Trello separada para cada uno y que guarde los cuadros personales en su cuenta personal.
Esto reduce el riesgo de perder el acceso a su contenido personal si, por ejemplo, cambia de empleador. El riesgo de perder el acceso es muy bajo, pero no quiere que un antiguo empleador tenga acceso a sus cuadros personales simplemente porque una antigua dirección de correo electrónico de la empresa sigue adjunta a su cuenta.
Crear una nueva cuenta de Trello no lleva mucho tiempo y asegura que tus tableros de Trello se mantengan perfectamente organizados y fáciles de usar. Siga esta guía para aprender a transferir pinturas a otra cuenta de Trello.
Para facilitar el cambio entre las cuentas Trello de negocios y personales, hemos añadido la posibilidad de cambiar de cuenta en las aplicaciones móviles Trello (para que no tengas que entrar y salir cada vez). También estamos desarrollando un cambio de cuenta más robusto para el móvil y la web, que será lanzado pronto!
2. Diga sus notificaciones: «¿Quién es el jefe?»
Las alertas aparecen de todas partes, y a veces es difícil saber de qué dispositivo o aplicación proceden esas notificaciones. Tómese unos minutos para establecer sus preferencias en el panel de Notificaciones de Trello para domar sus notificaciones de actividad en su panel.
En el panel de notificación de Trello, en la esquina superior derecha de su mesa (busque la pequeña campana roja), puede por ejemplo :
- Gestione las notificaciones cuando quiera: márquelas como leídas o no leídas y vuelva a ellas más tarde, dependiendo de lo que quiera guardar para más tarde. Puede seleccionar «Filtrar por notificación no leída» para volver a ello más tarde.
- Ajustar los plazos y marcar las tarjetas como completadas sin tener que mostrar las tarjetas.
- Deje de seguir un mapa «hiperactivo» desde la notificación misma para evitar ser abrumado por las notificaciones.
Para un mejor uso de Trello y para aprender más acerca de cómo configurar sus preferencias de notificación de Trello, siga el tutorial aquí. Y también mira este tutorial sobre cómo gestionar las notificaciones push en tu aplicación móvil para iOS y Android.
3. Dividir un cuadro grande en varios cuadros pequeños
Probablemente empezaste con una tabla de Trello y la usaste para todas las salsas. Lo usaste al principio para gestionar proyectos, luego para catalogar información y llevar un registro de tus listas de tareas diarias. A primera vista, puede que te resulte más fácil tener una sola pizarra con toda tu información. Pero puede terminar con un tablero gigante lleno de listas interminables y perfectamente desorganizado.
¡Para trabajar más eficientemente, intente en cambio establecer un método de trabajo basado en el uso de varias tablas! Aquí hay un resumen:
Aquí está cómo hacer el mejor uso de Trello. Una vez que todas las tablas están enlazadas entre sí, permite unificar el trabajo y mantener los diferentes flujos de trabajo separados. Este práctico tutorial para gestionar tus diferentes proyectos explica con más detalle cómo configurar cada uno de estos tres flujos de trabajo, incluyendo cómo automatizar el flujo de información con Butler para que te mantengas organizado, pase lo que pase.
4. El caviar de la organización: ¡listas de control avanzadas!
Las listas de control son una de las características más populares de Trello. Enriquecen la organización de cada tarea o mapa para optimizar el uso de Trello. También tienen un efecto psicológico en nuestro cerebro, porque cada tarea que tachamos de nuestra lista nos motiva y alimenta nuestra satisfacción y bienestar (gracias a la serotonina) Si todavía no utiliza las listas de comprobación para dividir su trabajo en pasos más pequeños y manejables… entonces ya sabe lo que tiene que hacer 😉 Añadir listas de control a las tarjetas de Trello ✅
Una vez que hayas dominado las listas de control, estarás listo para el siguiente nivel: las listas de control avanzadas. Se incluyen en cada suscripción a Trello Business Class (incluida la prueba gratuita de 14 días) y permiten asignar miembros del equipo y plazos a cada elemento de la lista de control. Al crear un elemento de la lista de verificación, agregue rápidamente los miembros del equipo y las fechas límite que aparecerán en la vista de calendario, así como en la pestaña Sus tareas en la pantalla de inicio de Trello.
Si el elemento de la lista de verificación se vuelve demasiado complejo y comienza a dividirse en subtareas, es fácil convertir este elemento de la lista de verificación en un mapa. La información sobre el miembro asignado y la fecha límite se pasa a la nueva tarjeta. Lo mejor de todo es que los elementos de la lista de control con plazos aparecen en la vista de calendario. Las listas y las tarjetas son visualmente diferentes, así que sabes de qué se trata:
Aprenda más sobre las listas de control avanzadas, con testimonios de los usuarios de Trello sobre cómo utilizan esta función, mejorar su uso de Trello y trabajar de forma más eficiente.
Consejo extra: ¡Un montón de archivos!
Si tus pinturas están desorganizadas y quieres hacer borrón y cuenta nueva, no te prives. La función de «Archivo» está disponible en todos los mapas y en el tablero de Trello. El must: a diferencia de la función «Borrar», que elimina todos los rastros del mapa o de la tabla, el archivo simplemente permanece en el fondo de su cuenta (un poco como un armario secreto con contenido oculto pero al que se puede acceder en cualquier momento). Puedes reactivar cualquier mapa o tabla archivada en cualquier momento, lo que puede ser una gran manera de hacer espacio temporalmente.
Sus archivos de Trello estarán mucho más organizados que eso, pero en cualquier caso, discretamente escondidos.
Incluso puedes automatizar el proceso de reaparición de las cartas archivadas con el Power-up Card Snooze. Cuando la actives en tu tablero, puedes fijar una fecha y hora y «suspender» la tarjeta enviándola al archivo del tablero. En la fecha y hora elegidas, su tarjeta será relanzada y reaparecerá en su tablero para que usted pueda abordar… ¡de una vez por todas!
Bonito en tus zapatillas en tu Trello
Trello tiene muchas características y opciones para explorar y personalizar para satisfacer sus necesidades y deseos de eficiencia. Estos consejos ayudarán a crear una base sólida para tus futuras pinturas de Trello.
