Los tiempos difíciles son una prueba de estrés para toda la organización. 

Ya sea una fusión, una ronda de despidos o una pandemia, la incertidumbre tiene el don de revelar las fortalezas y debilidades de todos. Y, le guste o no, descubrirá las verdaderas habilidades de comunicación de su equipo cuando la gente se enfrente al caos.

Si su equipo está peleando, la productividad está disminuyendo o el estado de ánimo ya está ahí, es hora de evaluar el estilo de comunicación de cada miembro. Una vez que conozca sus preferencias y tendencias para intercambiar información, podrá aprender a comunicarse mejor y definir el mejor curso de acción.

Pero primero, debe comprender la importancia de los estilos de comunicación y la sobrecomunicación dentro de la empresa (en un sentido positivo) en tiempos difíciles.

Por qué la comunicación excesiva es esencial durante una crisis

Cuando la vida en el trabajo parece inestable, los empleados buscarán más información en busca de mayor certeza. Desafortunadamente, cuando hay adversidad, muchas empresas tienden a comunicarse menos por temor a decir algo incorrecto.

Sin embargo, esto genera ansiedad entre los empleados. En 1991, investigadores de la Universidad de Carolina del Sur y la Universidad de Rutgers pusieron a prueba esta premisa en un estudio en el que participaron dos empresas en proceso de fusión.

En el experimento, los empleados de una de las empresas recibieron una carta del CEO notificando la fusión, además de un documento llamado «pronóstico realista de la fusión», que detalla cómo afectaría a todos, incluida información sobre despidos, promociones y cambios en los salarios. Además, los empleados de esta empresa tuvieron acceso a newsletters, un call center y frecuentes reuniones con la gerencia sobre el proceso.

Sin embargo, en la empresa de control, la información compartida fue la menor posible, como tradicionalmente ocurre. Estos empleados no recibieron ningún apoyo o información adicional más allá de la carta del CEO notificando que se llevaría a cabo la fusión.

Y cuál fue el resultado? Si bien los empleados de ambas empresas experimentaron una creciente incertidumbre desde el anuncio de la fusión, cuando se compartió el documento de «pronóstico realista de fusión», la incertidumbre dejó de crecer para los empleados que recibieron más información, lo que no sucedió con que trabajaba en la empresa de control. Al final, los empleados más informados vieron los niveles de confianza, honestidad y cuidado aumentar más que en el período anterior al anuncio, mientras que en la empresa de control continuaron cayendo.

Cuando las cosas se ponen difíciles, los empleados necesitan líderes que tomen la iniciativa y hablen sobre la situación.. Durante su mandato como CEO de Skillshare, Michael Karnjanaprokorn compartió mucha información para alcanzar una alineación, siguiendo la mentalidad de que «las sorpresas son parte de la vida».

«Es imposible vivir en un mundo sin sorpresas o malas noticias», escribe Karnjanaprakorn . «Ya sean buenas o malas noticias, no espere hasta el último minuto para compartirlas».

Entonces, en caso de duda, comuníquese más de lo necesario. Ahora, dé un paso más y aprenda sobre los diversos estilos de comunicación interpersonal para comenzar a compartir información y opiniones con los miembros de su equipo de una manera empática y efectiva.

Los 4 estilos de comunicación y cómo verlos en tu equipo

Puede aprender qué estilos de comunicación existen en su equipo y cómo administrarlos una vez que sepa lo que está buscando. Entonces, aprendamos sobre los cuatro estilos de comunicación de la psicología, cómo identificarlos y qué hacer para garantizar que sus empleados tengan éxito.

1. Estilo de comunicación pasiva

A los comunicadores pasivos les resulta difícil expresar sus necesidades y luchar por sus creencias. Estas personas dudan en tomar la iniciativa porque quieren evitar conflictos. Para sus compañeros de trabajo, los comunicadores pasivos parecen relajados o incluso tímidos.

Señales de comunicación pasiva

• Silencio . Si hay compañeros de equipo que nunca hablan de lo que están pensando, especialmente durante reuniones importantes, esa persona puede ser un comunicador pasivo.
• Aquiescencia. Esté atento a cualquier miembro del equipo que exprese su opinión, pero que cambie tan pronto como alguien presente una posición opuesta. Por ejemplo, un comunicador pasivo puede hacer una sugerencia. Pero una vez que te desafían, puedes decir algo como «oh, entonces olvídalo» o «para mí, lo que decidas está bien».

Cómo gestionar comunicadores pasivos

• Habla con ellos individualmente. ¡Los uno a uno son el sueño de los comunicadores pasivos! Dado que es menos probable que digan lo que piensan en un grupo, estos empleados se sienten más cómodos abriéndose y saben cómo expresarse mejor en conversaciones privadas.
• Ofrezca diversas formas de comunicación. Ofrezca a los comunicadores pasivos diferentes formas de expresar sus sentimientos y preocupaciones. En lugar de hablar con ellos durante una reunión, por ejemplo, envíe un correo electrónico.
• Ayúdelos a sentirse psicológicamente seguros en el trabajo. LALa seguridad psicológica crea una atmósfera en la que todos, especialmente los comunicadores pasivos, se sienten cómodos al expresarse. Ella le hace saber a su equipo que no enfrentará consecuencias negativas por dar una opinión de manera respetuosa, independientemente de cuán impopular sea esa opinión.

2. Estilo de comunicación agresivo

En el lado opuesto de este espectro se encuentran los comunicadores agresivos, que a menudo expresan sus opiniones de una manera sencilla y directa. Por lo general, son oradores seguros y los miembros del equipo que hablan más durante las reuniones. No son tímidos para expresar sus ideas sobre un tema.

Aunque parece una buena dosis de confianza, probablemente sepa que está interactuando con un comunicador agresivo cuando tiende a temer las interacciones con él o siente que tiene que pisar huevos cuando está hablando.

Signos de estilo comunicativo agresivo

• Sea el primero en responder una pregunta, a menudo interrumpiendo a alguien que estaba hablando.
• Persistencia y dominación durante una conversación.
• Tono de voz antagónico.
• Habla mucho más que otros durante las reuniones.
• No prestes atención a los sentimientos y opiniones de los demás y luego expresa tu propia idea.
• Desafía las opiniones de los demás sin consideración.

Cómo manejar comunicadores agresivos

• Establece e impone límites. Los comunicadores agresivos pueden tener dificultades para respetar los límites. Por lo tanto, los gerentes deben establecer qué se puede y qué no se puede hacer. Por ejemplo, si un comunicador agresivo interrumpe a alguien durante una reunión, usted, como gerente, debe intervenir y decir «[Nombre de la persona] no ha terminado de hablar, así que espere la conclusión y luego le daremos tiempo para hablar. hablar también «.
• Bríndeles un espacio seguro y saludable para que expresen su enojo. Cuando está bajo presión, es más probable que la gente dramatice. Agregue a eso una crisis global y tendrá un plato lleno de irritación.

El psicólogo Dr. Sanam Hafeez dice en el periódico  que,

«Al mismo tiempo que vemos coraje y amabilidad, también vemos personas que actúan de manera agresiva, ofensiva e inapropiada, tanto en persona como en línea».

A veces, la gente solo necesita desahogarse. En lugar de permitir que los empleados expresen sus frustraciones con sus colegas mediante una comunicación agresiva, tenga una conversación individual con cada uno de ellos para resolver los problemas con usted o alguien de su confianza.

3. Estilo de comunicación pasivo-agresivo

En lugar de ser directos, los comunicadores pasivo-agresivos encuentran formas indirectas de expresar su descontento. Pueden parecer geniales para algunos, pero antipáticos para otros. Esto se debe a que cuando surge un conflicto entre un comunicador pasivo-agresivo y otra persona, el pasivo-agresivo evitará resolver el problema directamente.

Mientras tanto, pueden descargar sus problemas en alguien que no esté involucrado en el conflicto.

Señales de comunicación pasivo-agresivas

• Indiferencia: estas personas pueden parecer cálidas y amigables con todos, excepto con aquellos con quienes están en conflicto.
• El tono de voz expresa descontento, aunque sus palabras son amables.
• Suspiran, pero no resuelven verbalmente su descontento.
• Hablan con un miembro del equipo sobre un conflicto con otro miembro del equipo, pero sin resolver el problema directamente.
• Demuestran contradicción entre sus palabras y acciones, lenguaje corporal, tono de voz o expresiones faciales. Los comunicadores pasivo-agresivos pueden decir una cosa, pero actuar de manera diferente.

Cómo gestionar comunicadores pasivo-agresivos

• Mantenga la calma. Como explica la trabajadora social con licencia Signe Whitson de Psychology Today , los empleados pasivo-agresivos intentan que otras personas expresen un enojo que ellos mismos no pueden expresar.

  Whitson afirma que:

La mejor estrategia para tratar con un colega pasivo-agresivo es comprender esta dinámica y tomar la decisión consciente de mantener la calma y ser profesional independientemente de lo que diga o diga «.

• Redirigir. Si siente que su compañero de equipo se está desahogando con usted sobre alguien que lo ha molestado, una gran pregunta que debe hacerse es «¿Alguna vez ha hablado de esto con [nombre de la persona]?» A menudo, con comunicadores pasivo-agresivos, la respuesta será «no». Aquí es donde puede alentarlos a discutir el tema con las partes involucradas. Por ejemplo, puedes decir «Si yo fuera tú, hablaría de ello con [el nombre de la persona], para que sepa cómo te sientes. Apuesto a que no tiene idea de que eso te molesta».
• Modelo de asertividad. Por otro lado, si descubres que un compañero te está evitando o haciendo comentarios sarcásticos, puede ser un comunicador pasivo-agresivo. Depende de usted acercarse a él y preguntarle si le gustaría hablar.

4. Estilo de comunicación asertivo

Ahora que conoces los problemas relacionados con ser un comunicador pasivo, pasivo-agresivo o agresivo, hablemos del estilo de comunicación ideal: el asertivo.

Quien tiene un estilo comunicativo asertivo resuelve los problemas directamente y expresa sus ideas y límites manteniendo el respeto por los demás.

«Cuando eres asertivo, pide lo que necesitas, habla abiertamente sobre lo que quieres y reconoce cuando alguien se está aprovechando de ti», según la psicóloga Cristalle Sese . PsyD. «Puede abordar las cosas que hace con confianza y tener un impacto directo en su entorno».

No es de extrañar que el enunciado, entre los estilos comunicativos de la psicología, sea el que aporta mejores resultados al entorno laboral. Un estudio publicado en la revista académica Employee Relations comparó los estilos de comunicación pasiva, agresiva y asertiva de gerentes de 400 empleados.

La encuesta mostró que los empleados que trabajan con gerentes que utilizan un estilo de comunicación interpersonal asertivo se sienten más apoyados. Además, esta percepción de apoyo aumentó la satisfacción con la comunicación y la confianza en la organización, lo que a su vez redujo el absentismo y mejoró el desempeño laboral.

Señales de comunicación asertivas

• Los problemas se resuelven tan pronto como se identifican, en lugar de evitarlos y permitir que empeoren.
• Se demuestra inteligencia emocional en el trabajo , es decir, la capacidad de reconocer emociones (en uno mismo y en los demás) y afrontarlas de forma saludable.
• Sea claro y directo.
• Esté dispuesto a pedir ayuda.
• Escuchar a los demás de forma activa.
• Reconozca y valide los puntos de vista de otras personas mientras explica su propia opinión.

Por qué la comunicación es importante para equipos híbridos y remotos

Aunque el trabajo a distancia tiene muchos beneficios, una desventaja significativa es el acceso reducido a las señales visuales esenciales para la comunicación, como las expresiones faciales, el lenguaje corporal y el tono de voz. La falta de información puede provocar errores de comunicación y conflictos.

Cuando VitalSmarts entrevistó a 1,153 empleados en 2017, encontraron que aquellos que trabajaban desde casa tenían más probabilidades de informar que se sentían excluidos o rechazados por sus colegas. Los trabajadores remotos también encontraron más difícil resolver conflictos que los que trabajaban en la oficina.

Afortunadamente, hay muchas cosas que puede hacer para revertir estos efectos negativos y administrar mejor su equipo remoto. incluso:

• Realice reuniones  individuales con regularidad: tener tiempo individual, aunque sea de forma virtual, con sus colaboradores directos puede ayudarlos a sentirse vistos y escuchados. Esto le permite resolver cualquier problema directamente además de brindarles el soporte que necesitan.
• Reuniones generales: reunir a toda la organización en un solo espacio en línea puede aumentar la alineación, especialmente cuando las cosas parecen inestables o fragmentadas. Esta es su oportunidad de celebrar sus logros, ver los próximos pasos, escuchar las actualizaciones de cada departamento y conectarse como organización.
• Espacio de trabajo en línea compartido:  usar una herramienta de gestión de proyectos en línea como Trello es esencial para mantener informados a todos los miembros de su equipo sobre las tareas, el progreso del proyecto y los plazos.
• Actividades de team building:  club de lectura, concursos, noche de juegos … puedes hacerlo de forma virtual. Incluso tenemos una plantilla de tablero de trello para actividades de formación de equipos que puede utilizar para organizar estos eventos.

La comunicación excesiva durante una crisis es importante para todos los equipos, pero es especialmente importante para aquellos que no están en persona. Al implementar los procesos anteriores, puede garantizar un mejor flujo de comunicación.

Los tiempos difíciles requieren una comunicación asertiva

Ahora que conoce los estilos de comunicación que existen en el lugar de trabajo, puede comprender mejor cómo y por qué se comportan sus compañeros de equipo de una forma u otra. Sea flexible al evaluar los estilos de comunicación en el entorno laboral de los miembros de su equipo. No todo el mundo se comunica de la misma manera siempre.

Por ejemplo, un empleado que suele ser un comunicador asertivo puede volverse pasivo si está en conflicto con alguien que encuentra intimidante. Del mismo modo, un comunicador pasivo puede volverse agresivo si se encuentra bajo mucha presión.

La buena noticia es que nadie está condenado a tener un determinado estilo de comunicación para siempre. Con la identificación adecuada de los comportamientos no deseados y la orientación de la gerencia, los empleados pueden aprender a expresarse mejor.

En tiempos difíciles, los gerentes pueden brindar apoyo modelando un comportamiento asertivo, brindando paz y estabilidad a sus equipos en un momento plagado de incertidumbre.