Durante años, los desarrolladores de software han intentado crear sistemas de organización y toma de notas digitales de manera más eficiente, pero ninguno de ellos realmente ha logrado reemplazar el viejo post-it.

La razón de esto es que ya tienes un sistema simple, visual, eficiente y funcional. Pero quizás por esa misma razón, Trello es la aplicación que puede ayudarte a deshacerte de las papillas y preservar algunos árboles.

Con etiquetas que pueden ser vistas por múltiples usuarios en computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes, esta herramienta simple y visual funciona igual que en la vida real, excepto que puede editar sus tarjetas y no tiene que llenar su basura con notas coloridas.

Trello se ha utilizado desde la gestión de ventas hasta la planificación de bodas, y todo esto nació de la simple idea de poder identificar errores en el código de una manera más eficiente.

Entonces, en lugar de compartir consejos sobre cómo usar Trello, preferimos revelar algunos de sus secretos para poder maximizar su productividad y la de Trello. Vea nuestros consejos de productividad en el trabajo:

Dale a tu equipo una referencia visual

El primero de nuestros consejos de productividad en el trabajo es bastante sencillo de entender. La gente trabaja mejor viendo cosas que con ideas abstractas, por lo que organizar tareas sin una referencia visual puede provocar la pérdida de información muy importante.

«Para mí, en una startup como Trello, no siempre se trata de qué hacer, sino de cómo priorizar las cosas que puedo hacer, porque siempre habrá una lista interminable de cosas que deben hacerse», dice Pryor.

Por ejemplo, cuando comparte un proyecto en Trello, la jerarquía y los colores de las tarjetas les dan más significado e importancia de lo que podría comunicar en un correo electrónico. Entonces, con todas las cosas en las que el equipo necesita enfocarse, la información se transmite de manera eficiente e instantánea.

Celebre las cosas que ha logrado

Se siente genial tachar una tarea de tu lista . Esa línea negra a lo largo de la tarea da una sensación de logro que es difícil de igualar en un sistema digital.

Sin embargo, con Trello, Pryor recomienda hacer una columna «Listo» y arrastrar la tarea a esa columna. “Piense en cualquier gran proyecto en el que esté trabajando; hay varias cositas ”, dice.

Uno de los mejores consejos sobre productividad laboral se puede resumir en esta frase: “Avanzar en el proyecto se trata en parte de poder ver lo que ya ha completado; ayuda a mantener la motivación «.

Trabajar con restricciones

Lo bueno de los espacios físicos como las pinturas es que el espacio es limitado, lo que significa que tienes que elegir qué es lo más importante. Servicios de anotación digital que ofrecen un espacio infinito a los usuarios, lo que puede acabar molestando a las personas.

«A menudo, la gente trata de ser más productiva poniendo todo en el sistema, voy a registrar esto, esto y aquello, y terminan creando una gran cantidad de cosas que podrían hacer y que nunca harán», dice.

«Con esta naturaleza visual de estar restringido a una gama limitada de cosas, realmente puede hacer avanzar sus proyectos, en lugar de preocuparse por la gama ilimitada de cosas que ni siquiera verá».

Deja de usar tu correo electrónico como lista de tareas pendientes

Dado que muchas de sus tareas le llegan por correo electrónico , es natural que utilice su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes. Sin embargo, esta es una forma muy ineficiente de administrar su tiempo, dice Pryor. Según él, «la bandeja de entrada es un problema porque todo tiene el mismo peso, todo ocupa una línea».

Esto significa que el correo electrónico de invitación al segundo cumpleaños del sobrino de su compañero de fútbol ocupa el mismo espacio que su revisión de desempeño trimestral, si usa su bandeja de entrada para administrar sus tareas.

Con la creciente cantidad de correos electrónicos de marketing, promociones y spam que recibimos todos los días, esto hace que su bandeja de entrada se vea más como un cajón desordenado en el que tiene que buscar sus tareas todos los días. No caiga en esa trampa, haga una lista de tareas en otro sistema.

No tengas miedo de cerrar tu puerta

El espacio de trabajo moderno se puede construir alrededor de entornos abiertos y compartidos , pero esta no es necesariamente la mejor manera de hacer las cosas.

A diferencia de muchas startups, en Trello, según Pryor, las habitaciones tienen puertas y se anima a los empleados a cerrarlas, con una pequeña nota que dice “concentrado”. (Sí, ¡incluso en la empresa que los está volviendo obsoletos pueden ser útiles!) Apagan Slack y dejan de revisar los correos electrónicos para poder concentrarse ininterrumpidamente en su trabajo.

La razón es que cada vez que entras en la sala de un programador y haces una pregunta, lo desenfocas y luego necesita tiempo para volver a concentrarse en la tarea que estaba haciendo. «Cada vez que cambia el contexto, hay un costo enorme asociado con eso», dice Pryor.

Independientemente de más consejos de productividad en el trabajo, al final, la  productividad  es una cuestión de preservar su tiempo. «Nuestro tiempo es esencialmente limitado», dice Pryor. Tu diferencial es poder racionar este escaso recurso para hacer todo lo que hay que hacer, y esta es la parte más difícil de ser productivo ”. 

¿Tiene más consejos de productividad en el trabajo que puedan ayudarlo a hacer más en menos tiempo? Comparta con nosotros en Twitter , Facebook o en los comentarios a continuación.

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