5 consejos para superar las dificultades de la gestión remota
Dirigir un equipo a distancia ciertamente tiene su cuota de desafíos: puede que tengas que dirigir a personas de diferentes países, zonas horarias, culturas y orígenes. Además, puede que no puedas ir físicamente a su oficina para saber dónde están. Así que puedes ser llevado a hacer demasiado, inconscientemente. Esto ayuda a compensar nuestra ansiedad relacionada con la falta de control de este tipo de situación.
La necesidad de acompañar el avance de los trabajos y los escollos y dificultades de la comunicación a distancia suelen llevar al gestor a uno de los riesgos de la gestión a distancia: la microgestión. Puede que no hayas tenido los rasgos de un «fanático del control» hasta ahora, pero cuando no hay una comunicación interna remota efectiva, fácilmente terminas con una sobreabundancia de «cheques», sin siquiera darte cuenta.
Como gerente, es tu responsabilidad crear una buena relación de trabajo con todos y mantener un clima saludable en el corazón de tu equipo. Pero si caes en las trampas de la administración remota, obtendrás lo contrario: compañeros de equipo infelices y un ambiente de trabajo tóxico.
A continuación se presentan algunas estrategias de buenas prácticas de gestión a distancia.
Deje la puerta abierta
Si sus empleados son reacios a hacer preguntas o pedir ayuda, los problemas probablemente nunca se resolverán. Para cuando te das cuenta de un problema, el efecto de bola de nieve puede haber comenzado ya, y es tiempo de crisis. Para evitarlo, pensará: «Necesito microgestionar mejor mi equipo para darles más margen, no son capaces de tomar decisiones importantes por sí mismos».
Cuando la gente de tu equipo no te hace preguntas o no comparte sus problemas, es una mala señal. Considere que se ha levantado una bandera roja para su relación de gerente-empleado. Esto puede indicar que usted no es tan accesible como le gustaría ser. Esto podría deberse a diferencias de zona horaria, diferencias culturales o problemas personales. Pero cualquiera que sea la razón, la solución no es involucrarse más en el proyecto o pedir constantes informes de progreso.
En lugar de ello, concéntrese en crear un entorno que fomente altos niveles de confianza, colaboración y transparencia. Así es como se hace:
- No dejes mensajes sin contestar: asegúrate de que las notificaciones estén habilitadas o comunica tu horario y disponibilidad.
- Solicite una retroalimentación regular: organice reuniones individuales de retroalimentación o distribuya encuestas anónimas usando el Typeform.
- Ponga a sus colegas a gusto: tenga un canal de discusión separado para conversaciones informales. Pregúntales cómo les fue el fin de semana y si vieron alguna buena película / fueron a ver algún concierto genial, etc.
- Aprender más sobre su cultura y mostrar preocupación cuando se abren a su punto de vista, por muy diferente que sea.
- Identifica la personalidad de cada uno de tus compañeros y ajusta tu enfoque en consecuencia. Por ejemplo, puedes preguntarles si están dispuestos a compartir su puntuación de MBTI.
- Asegúrate de emitir y ver mensajes, correos electrónicos e incluso Slack Label para evitar la mala comunicación en el lugar de trabajo.
- Utilice un instrumento de planificación para organizar reuniones eficaces y, si necesita reprogramarlas, asegúrese de avisar con antelación.
- Sea consistente en el manejo de las expectativas de los demás. Diga lo que va a hacer y haga lo que diga.
- No olvides celebrar tus logros con tus empleados, ya sea el cierre de un nuevo contrato, la finalización de un proyecto o el logro de tus objetivos.
- Anime regularmente a sus empleados: envíeles GIFs divertidos, agradézcales en las reuniones, publique fotos de los «empleados del mes» en los canales de su equipo, etc.
Para todo lo relacionado con el teletrabajo, hemos reunido los consejos de este artículo + muchos otros en una guía práctica (¡y gratuita!). Tráelo aquí:
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No escuches tu lado obsesivo y metódico
Es esencial poner en marcha métodos y procesos para asegurar que todo el equipo trabaje eficientemente, especialmente un equipo de teletrabajo desde el extremo donde la comunicación es asíncrona.
Pero demasiada atención a la gestión de procesos puros puede llevar a los gerentes a no ver si un método en particular funciona realmente para su equipo. Esto a menudo lleva a los directivos a exigir más documentación, información y reuniones. Sin embargo, para comprender mejor y mejorar los procesos, suele ser mejor fomentar una mayor transparencia y responsabilidad compartida.
Cuando los empleados no son invitados a compartir sus opiniones sobre un protocolo, lo más probable es que se frustren por diversas razones:
- Sienten que su libertad creativa no es tenida en cuenta.
- No tienen la oportunidad de mostrar su capacidad de ser proactivos.
- Sienten que la dirección no confía en ellos para estructurar su propio trabajo.
- La intervención constante impide una concentración óptima.
- Demasiado tiempo dedicado a las tareas burocráticas, así que menos tiempo dedicado al trabajo en profundidad.
Echa un vistazo a este artículo de Glassdoor:
«Para hacer las cosas, tienes que ser… un riguroso en el procedimiento».
Aquí hay algunas formas de superar esta obsesión:
- Comunicar el resultado esperado con claridad: calidad, cantidad, plazo.
- Utiliza herramientas de colaboración profesional para seguir el progreso y los hitos de tu equipo sin preguntarles constantemente dónde están.
- Promover la democracia y la colaboración. Si alguien de su equipo cree que tiene una buena idea, dele la oportunidad de presentarla y tener una discusión constructiva.
- Si el cambio propuesto es relativamente menor, confíe en la capacidad de su personal y déles la autonomía necesaria para llevarlo a cabo.
- Averigüe cuánto tiempo pasan los miembros de su equipo en las tareas auxiliares, e intente reducir este tiempo lo más posible.
Saber reconocer sus puntos débiles
Imagina la falta de autonomía que puede sentir un diseñador cuando su jefe le dice constantemente qué colores usar, cuando no tiene ninguna habilidad para el diseño. O cómo se sentiría un editor si un gerente cancela su corrección gramatical porque «así suena mejor». Este tipo de comportamiento hace que casi todos se sientan asfixiados y desmotivados.
Para los equipos que trabajan a distancia, este efecto puede ser aún más grave, especialmente si la comunicación fue por escrito. Esto se debe a que, en la escritura, es difícil medir el matiz del tono y la intención. Este es uno de los riesgos de la gestión a distancia.
Aquí hay un ejemplo de un diseñador gráfico que expresa su frustración por ser microgestionado:
El primer paso para evitar caer en esta trampa de la gestión remota es identificar sus puntos débiles en términos de habilidades y áreas de conocimiento. Saber esto hará que sea más fácil para tu ego dar un paso atrás.
Nadie te pide que le des carta blanca a tu equipo todo el tiempo sin condiciones. Siempre debes tender un puente entre los objetivos más amplios que tu equipo necesita alcanzar y la forma en que tu equipo trabaja para llegar a ellos. Pero no se sienta abrumado por estar demasiado presente, por dar sugerencias y consejos no solicitados, o por hacer comentarios cuando esté claro que no tiene la experiencia necesaria en el campo. En su lugar, dé a los miembros de su equipo la libertad de completar sus tareas por sí mismos y ayúdeles a eliminar posibles impedimentos para que puedan concentrarse en su trabajo.
Esto le ayudará a desarrollar los puntos fuertes de su equipo y les permitirá trabajar con eficacia. Si aún así quieres dar tu opinión, intenta conseguir ayuda de un compañero con experiencia en el campo o pide a tus compañeros que asistan a programas de entrenamiento.
Suéltalo, pero gradualmente
Si eres nuevo en la gestión remota, puedes explicarle a tu equipo que al principio, tenderás a involucrarte más a diario. También tienes que ser claro con ellos, y decirles que con el tiempo, poco a poco levantarás el pie del pedal, una buena práctica en el manejo a distancia.
Parte de la liberación es comprender los estilos de trabajo de los miembros de su equipo, las zonas horarias en las que puede entrar en contacto con ellos y sus métodos de comunicación preferidos (chat, videollamada, Trello, etc.). Aquí hay algunos consejos más:
- Cree listas de control (por ejemplo, una lista de tareas, pasos o preguntas) para cada miembro de su equipo para evaluar su progreso.
- Aumentar regularmente los niveles de confianza de los miembros del equipo con una retrospectiva ágil.
- Dar a los miembros del equipo la autonomía para tomar sus propias decisiones.
- Crear pequeños grupos dentro del equipo y nombrar un líder para cada uno. De esta manera, puedes reducir la supervisión directa poco a poco.
- Ayudarles a establecer métodos y rutinas de trabajo. Esto asegura más consistencia, claridad y cohesión.
- Adoptar un proceso de integración claro que defina las expectativas de la comunicación a distancia para que todos sepan qué esperar, para evitar el riesgo de una mala comunicación.
Nada es perfecto
El comportamiento perfeccionista a menudo conduce a interminables hilos de discusión, revisiones y revisiones. Acumular tareas por perfeccionismo dificulta a los miembros de su equipo el cumplimiento de los plazos.
La mayoría de los gerentes perfeccionistas odian la oposición.
No es de extrañar que Monica nunca haya dirigido un equipo a distancia. 🙂
Aquí hay algunos consejos para superar el perfeccionismo:
- Si la calidad del trabajo cumple todos los criterios necesarios, no pida revisiones interminables.
- Asegúrate de dar a tus compañeros la libertad de cometer errores. El miedo a «perderse» puede sofocar la innovación.
- Limite el número de revisiones y aténgase a él.
- Antes de delegar, imagínese lo peor que podría ocurrir si la tarea no se completa a tiempo o no alcanza el nivel esperado. Entonces adapte su participación de acuerdo a la gravedad de los posibles fallos.
- Establece metas realistas para ti y tus compañeros.
- Sus comentarios deben ser guías, no una lista de verificación. En lugar de mostrar a tus compañeros de equipo cómo realizar una tarea concreta, dales una orientación más amplia.
- Cuando un miembro del equipo hace un trabajo sobresaliente, felicítelo públicamente y asegúrese de especificar exactamente lo que le gustó tanto y por qué tuvo éxito para que pueda reproducir estas características positivas la próxima vez.
Buenas prácticas de gestión : ¡Bono!
Ya ha identificado 5 buenas prácticas de gestión remota para evitar los principales escollos. Además, puede implementar los siguientes hábitos para evitar volver a caer en la microgestión:
- Ponga por escrito todo lo que quiera discutir más tarde. En lugar de molestar a tu equipo cada vez que tengas una sugerencia o algo que decir, toma nota de ello para tu próxima reunión 1:1.
- Predetermine los tiempos de verificación de reuniones y de trabajo. En lugar de hacerlo al azar, establezca un horario, informe a todos y hágalo una rutina.
- Cuando delegue una tarea, planifique con antelación para asegurarse de que la descripción de la misma sea lo suficientemente clara: cuáles son los productos a entregar, los plazos y la profundidad de trabajo prevista.
Rompiendo fronteras
Como gerente, depende de ti desarrollar tu propio estilo de liderazgo. Los hábitos de microgestión no sólo afectan a la productividad y la moral de su equipo, sino que también pueden afectar a su negocio en su conjunto.
Las empresas ofrecen teletrabajo con el objetivo de desarrollar una cultura que ofrezca a sus empleados una mayor libertad, fomente la creatividad y la innovación, y promueva la transparencia y la inclusión. La microgestión dentro de un equipo administrado a distancia está en desacuerdo con estos valores fundamentales que hacen que los entornos de trabajo remotos sean tan atractivos. ¡Confía en tu equipo y descubre lo lejos que te puede llevar el trabajo a distancia como gerente!
