5 reglas para trabajar cuando se maneja un equipo remoto alrededor del mundo

Esta entrada de blog forma parte de la serie de charlas de Trello Day Replay, impartidas por miembros del equipo de Trello, Google y Typeform sobre las diferentes maneras en que están usando Trello para ser más efectivos en la vida y el trabajo. Para más inspiración, echa un vistazo al resto de las charlas aquí .

El trabajo a distancia no es una moda pasajera: Es el futuro. También es el presente para mí. Como la primera contratación de Trello, he visto a mi equipo crecer de una a más de 15 personas trabajando a distancia en los EE.UU., Canadá, Brasil y España.

En cualquier ambiente, ser gerente es difícil, pero creo que el trabajo a distancia hace que la gestión de un equipo sea más intencional y orientada a los resultados. Realmente, la forma en que debería ser.

Hago todas las cosas normales de gerente: Contratación, revisiones de rendimiento, establecimiento de objetivos, revisiones semanales y más. La única diferencia es que todo se hace a distancia. Entonces, ¿cómo dirigimos una empresa con miembros del equipo en todo el mundo?

Estas son las cinco reglas fundamentales para trabajar cuando se maneja un equipo remoto que hemos usado con éxito en Trello todos estos años:

1. Trabajar desde casa no es un trabajo remoto

Cuando las empresas dicen que han «probado el trabajo a distancia» y «no funcionó» para ellos, suele ser una variación de permitir un horario de trabajo flexible para los trabajadores, o darles la opción de trabajar desde casa en algún momento de la semana. Esto da como resultado que se pase algún tiempo en una oficina y otro tiempo trabajando desde casa, con un equipo que hace lo mismo.

Esta configuración no refleja un escenario remoto a tiempo completo por dos razones:

  • Para empezar, los individuos no están preparados para tener éxito. Por ejemplo, los empleados que sólo ocasionalmente trabajan desde casa no tienen una oficina en casa optimizada para el trabajo a distancia, porque ¿por qué lo harían?
  • Ahora la compañía tiene una situación en la que algunas personas están físicamente presentes y otras no, sin una buena disposición para los trabajadores remotos. Los oficinistas usan sus días de «trabajo desde casa» cuando sus hijos se enferman o cuando les entregan los muebles. Con el tiempo, «trabajo desde casa» se convierte en sinónimo de «estoy lavando mi ropa y viendo Netflix».

La realidad para los trabajadores remotos no incluye horas de juerga en la última temporada de Chef´s Table y en realidad pinta un cuadro diferente: los trabajadores remotos son más productivos y más felices, según muchos informes.

2. Necesitas la configuración correcta para el éxito remoto

remote team desk setup

Una oficina dedicada: No esperarías que un oficinista hiciera su trabajo sin un escritorio, salas de conferencias y cualquier otra herramienta que necesite para ser efectivo. Lo mismo es cierto para los empleados remotos: Los mandos a distancia a tiempo completo no deberían funcionar principalmente desde sofás, cocinas, o cafeterías con internet irregular. Los trabajadores remotos necesitan un escritorio, un equipo completo y una oficina con una puerta que se cierre. Si la expectativa es que estos sean provistos por una compañía en una oficina, entonces también deberían ser parte de una oficina remota.

Internet fiable: Los trabajadores remotos también necesitan una Internet rápida y confiable. La unión del equipo no puede ocurrir cuando sólo se puede oír o entender cada tercera palabra debido a una mala conexión! La conectividad a Internet puede limitar dónde se puede contratar, pero en la economía digital de hoy en día, es una necesidad.

Cuidado de niños: Cualquiera que tenga hijos sabe que el cuidado de niños es otro trabajo de tiempo completo. Al igual que no te parecería bien llevar a tu hijo al trabajo todos los días en una oficina física, no deberías esperar hacer lo mismo en un entorno de trabajo remoto.

La inversión en un buen sistema de trabajo a distancia subraya la diferencia entre el trabajo a distancia a tiempo completo y el trabajo desde casa. También demuestra que el trabajo a distancia a tiempo completo no es particularmente adecuado para el estilo de vida nómada digital a largo plazo. Mientras que trabajar en una piscina es el sueño que se vende a los trabajadores remotos, la realidad es que si se necesita internet o se necesita estar en reuniones, ¡la piscina no es un lugar de trabajo atractivo para la productividad!

Los mandos a tiempo completo no deberían funcionar principalmente desde los sofás, cocinas o cafeterías con internet irregular. Los trabajadores remotos necesitan un escritorio, un equipo completo y una oficina con una puerta que se cierre.

3. Hacer tiempo para el tiempo de la cara

offsite trello board

El hecho de que estés alejado no significa que nunca pases tiempo con tus compañeros de trabajo en persona. Mi equipo se ve casi todos los días en reuniones de video, y pasamos tiempo en persona en las oficinas de la compañía. Aquí hay dos formas divertidas y efectivas de conseguir más tiempo cara a cara con tu equipo remoto:

  • Escalar a Video: Siempre que algo toma más de 30 segundos para explicarlo en el chat, animo a los miembros del equipo a saltar a una reunión de Zoom. El chat es un canal de comunicación increíble, pero carece de elementos humanos fundamentales como el lenguaje corporal y el tono. Por eso es más fácil y rápido hablar con un humano cara a cara para resolver muchos problemas y responder a las preguntas.
  • Plan Offsites : Las empresas que están ahorrando toneladas de dinero en espacio de oficina deberían reservar algunos de esos ahorros para la formación de equipos en persona. Para Trello, eso significa un equipo anual fuera de las instalaciones que llamamos Trello Together, y también significa subequipos más pequeños fuera de las instalaciones durante todo el año. El objetivo de estos eventos es que los compañeros de trabajo se conozcan entre sí como seres humanos y construyan relaciones, de modo que cuando regresen a sus oficinas en casa, todavía sientan todas las cálidas borlas y la buena voluntad que hacen que el trabajo en equipo sea más que transaccional. ¿No está seguro de por dónde empezar? Aquí hay algunos consejos para empezar a planificar su primera salida.

En última instancia, lo que estamos tratando de asegurar con todo el tiempo de la cara es asegurarnos de que los compañeros de trabajo están reconociendo la humanidad de los demás y fomentando relaciones que son mucho más profundas que los intercambios transaccionales sobre las listas de tareas.

4. Optimizar las reuniones

Las reuniones tienen mala reputación, pero eso es sólo porque a menudo carecen de estructura y propósito. En entornos remotos, las reuniones tienen que ser más intencionadas (no se puede arrastrar a algunas personas a una sala de conferencias al azar), lo que facilita la implementación de algún proceso que mejore la calidad de la reunión.

remote team video call

En primer lugar, todas las reuniones deben ser a distancia. Los asistentes deberían recibir llamadas individualmente desde sus escritorios en lugar de en grupos a través de las salas de conferencias para que los asistentes remotos no sean caras flotantes gigantes en una pared. ¡Es casi imposible escuchar las conversaciones en una sala cuando se depende de un micrófono entre 10 personas! A continuación, asegúrate de que la reunión tiene un propósito o una agenda establecida. A menudo utilizamos un tablero de trello donde los miembros del equipo pueden añadir temas de la agenda para las reuniones regulares. Finalmente, todas las reuniones deben tener un «líder de la reunión» designado cuyo trabajo es mantener las cosas en el camino y avanzar. Aquí están algunos de mis consejos para optimizar las reuniones.

5. Contrata a gente inteligente. Hazlo. Repite.

Al final del día, ya sea en una oficina tradicional o en una oficina en casa, sentado en una cafetería o trabajando en un escritorio de pie, los objetivos de todos son hacer un gran trabajo y cumplir o superar los objetivos de la empresa. Contratando a las personas adecuadas y estableciéndolas para tener éxito, su trabajo es sentarse y dejar que la gente haga el trabajo.

La cultura remota se presta bien a una cultura orientada a los resultados: La política de la oficina toma un asiento trasero a la gente. En lugar de demostrar su valor manteniéndose a la última en la oficina, los empleados muestran sus contribuciones a través del gran trabajo que están realizando.

Todas las reuniones deben ser a distancia. Los asistentes deben recibir llamadas individualmente desde sus escritorios en lugar de en grupos a través de las salas de conferencias para que los asistentes remotos no sean caras flotantes gigantes en una pared. ¡Es casi imposible escuchar las conversaciones en una sala cuando se depende de un micrófono entre 10 personas!

El trabajo a distancia es una gran ventaja competitiva para mi equipo. Podemos contratar sin limitaciones geográficas estrictas, podemos centrarnos en nuestros objetivos, y podemos celebrar los logros. Podemos hacer todo esto porque tenemos la estructura para ayudarnos a mantenernos felices, alineados y productivos.

stella_round ¿El secreto para dirigir un exitoso equipo de #trabajo a distancia? Contratar gente inteligente. Consigue S%*! hecho. Repite. @startupstella

¿Quieres más inspiración de los usuarios de Trello y los miembros del equipo? Esta entrada del blog es parte de la serie Trello Day Replay. Echa un vistazo a más charlas aquí.

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