5 sencillas reglas de mayordomo que necesitas para transformar tu juego de automatización
Recientemente, nos encontramos con Oscar Triscon, creador de Butler, en nuestra oficina de Nueva York para aprender sus cinco reglas favoritas de Butler.
Butler empezó en 2016 cuando Oscar volvió a su anterior inicio porque usaba Trello para rastrear tareas y gestionar proyectos.
«Utilizaba a Trello para hacer seguimiento de las tareas y la gestión de proyectos», dice Oscar. «Me enamoré de la flexibilidad y la facilidad de uso de Trello. Después de un tiempo, me instalé en una rutina que me funcionaba bien, y descubrí que hacía las mismas cosas una y otra vez, así que la idea de automatizar Trello surgió naturalmente».
Butler comenzó como un programa bot que podías invitar a tus tableros, escribir simples comandos de lenguaje natural, e instantáneamente el bot respondería y comenzaría a realizar acciones por ti en base a los disparadores. Por supuesto, Oscar, siendo la persona de buen carácter que es, no podía mantener a Butler bot solo para sí mismo.
«Se me ocurrió que esto podría ser útil para otras personas», dice Oscar, «así que puse un enlace a él en el subreddit de Trello. La respuesta fue bastante entusiasta, y se formó una comunidad de los primeros usuarios que empezaron a pedir más características como comandos programados. Me di cuenta de que había tocado una necesidad importante».
¡Una necesidad importante, de hecho! Butler es usado ahora por millones de usuarios de Trello en todo el mundo para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
Una breve explicación sobre Butler
Para los no iniciados, Butler es la herramienta de automatización del flujo de trabajo sin código incorporada de Trello que permite a los equipos crear fácil y rápidamente automatizaciones que ahorran tiempo y que pueden realizar casi cualquier serie de acciones en Trello.
De hecho, si abres la ventana de Butler desde el menú de tu pizarrón podrías incluso ver una serie de Consejos de Automatización pre-construidos para ti por Butler basados en acciones repetitivas en tu pizarrón. Si hay algo que puedes decir sobre Butler, es que siempre está atento para mejorar tus flujos de trabajo.
Con Butler puedes crear:
- Reglas que se activan instantáneamente por una acción establecida.
- Botones que ejecutan la acción en una carta o en todo un tablero en un solo clic.
- Comandos de fecha de vencimiento que se ejecutan en relación con fechas de vencimiento cercanas o pasadas.
- Comandos de calendario que se ejecutan a intervalos de calendario establecidos.
Cada usuario de Trello puede aprovechar el poder de Butler en sus tablas. Las cuentas gratuitas tienen una regla y un botón por tablero, mientras que las cuentas de Clase Ejecutiva y Empresa tienen reglas, botones, comandos de fecha de vencimiento y comandos de calendario casi ilimitados en sus tableros.
Bastante impresionante, ¿verdad?
Sin más preámbulos, les presento las cinco reglas del mayordomo de Oscar que les ahorrarán clics, arrastres de cartas y un montón de otros trabajos tediosos que les impedirán llegar a las cosas buenas.
5 Reglas del mayordomo para llevar la automatización a sus tableros de trello
1. Cuando está hecho, está hecho
Esto es un clásico, pero cuando mueves una carta a la lista de Hechos, quieres asegurarte de que la fecha de vencimiento está marcada como completa.
Marcando la fecha de vencimiento como completa (¡suponiendo que la tarjeta tuviera una fecha de vencimiento en primer lugar!) añade una señal visual de que la tarea se ha hecho y asegura que Trello no le enviará una notificación cuando se deba.
Por supuesto que puedes añadir todo tipo de acciones a esta regla. Por ejemplo, tal vez quieras eliminarte a ti mismo (o incluso a todos los miembros) de la tarjeta.
También puedes añadir la regla recíproca. Esto te da una forma rápida de mover una tarjeta abierta a «Hecho» marcando la fecha de vencimiento como completa:
2. Mantén tus listas ordenadas
Una buena manera de mantenerse enfocado en lo que importa es ordenar las tareas por prioridad. Butler puede ayudarte a hacer eso automáticamente:
También puede clasificar sus listas por otros criterios como las etiquetas, el valor de un campo personalizado, o incluso especificar un criterio secundario para romper los vínculos.
3. Repartir la carga (de trabajo)
Si trabajas en equipo (o quieres repartir las tareas entre los miembros de tu familia), puedes hacer que Butler añada un miembro a su vez:
Puedes reducir la lista especificando una tarjeta de la que tomar los miembros, e incluso puedes añadir aleatoriedad al orden de asignación para divertirte un poco.
4. Nunca olvides una fecha límite
Como si tuviera su propio asistente personal, Butler puede encontrar las fechas en el nombre o descripción de una tarjeta fijando la fecha de vencimiento automáticamente:
Incluso entiende expresiones como «el próximo viernes a las 10 de la mañana». (Mientras que las fechas numéricas en formatos estándar se entienden generalmente, las fechas escritas sólo funcionan en inglés por el momento).
5. Crear un bot simple y trabajar con campos personalizados
Si eres el tipo de persona que prefiere escribir cosas, el último hack de productividad podría ser crear tu propio bot que responda a comentarios que contengan un texto especial:
Fíjese en el uso de la variable {nombre de usuario}, que se sustituye automáticamente por un texto que contiene el nombre de usuario Trello de la persona que realizó la acción que desencadenó el comando.
Lleve una poderosa automatización a sus tableros con Butler
Ahí tienen 5 reglas fáciles que pueden establecer hoy a través de Butler en sus tablas de Trello. Butler tiene mucho más que ofrecer, incluyendo la creación de más reglas, botones y comandos, que pueden encargarse de las tediosas tareas de tu equipo para que la gente pueda centrarse en el trabajo más importante que más importa.
Aprende las muchas maneras de usar a Butler en este seminario web gratuito y bajo demanda:
