6 consejos para una implementación exitosa del teletrabajo en su empresa
Aviso a los que se están quedando atrás: el teletrabajo ha llegado a la empresa, está ganando terreno poco a poco, y sus empleados están más contentos por ello. Cualquiera que sea el alcance de su aplicación (desde unos pocos días al mes hasta la gestión de todo un equipo distribuido a distancia), la implantación del teletrabajo en la empresa debe seguir unos cuantos principios para que funcione bien.
En Trello, todo comenzó con un pequeño equipo en una oficina de Nueva York. En 2013, comenzamos a implementar el teletrabajo en la empresa y 4 años más tarde, el número de trabajadores a distancia ha superado ampliamente el número de personas que trabajan en la sede de la empresa y hoy en día afecta al 65% de los empleados.
Para responder a tal transformación del lugar de trabajo de los empleados tuvimos que adaptarnos: cómo (y cuándo) trabajamos, dónde, pero también cómo nos comunicamos, y (¡muy importante!), cómo mantenemos nuestros lazos sociales a distancia.
Esto ha llevado a profundos cambios en la forma de trabajar en nuestra sede de Nueva York para integrar a nuestros empleados de forma remota.
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Si quieres implementar el teletrabajo en tu empresa o ya lo estás haciendo, pero te enfrentas a retos a medida que los equipos crecen, aquí tienes algunos consejos probados para que los empleados que trabajan a distancia no se sientan tan… distantes.
Regla número 1: el individuo es más importante que la máquina
¿Cuál es el pegamento que mantiene unido a un equipo distribuido de teletrabajadores? Empatía. Sea cual sea la situación, todo parte del principio de prestar atención a los colegas distantes y demostrar empatía: ya sea con respecto a su experiencia profesional, sus sentimientos sobre su integración (o falta de integración), o su contexto personal.
Hay muchas razones por las que la gente puede querer vivir en una ciudad diferente a la que trabaja. A veces por el trabajo de su cónyuge para no estar alejado de su familia, o por las limitaciones que implica la ubicación de la oficina (por ejemplo, olvidarse de la casa y el gran jardín para ir a vivir a Nueva York).
«Nueva York no es para todos. Hay que saber la diferencia entre no poder soportar la cantidad de basura en las calles en el verano en la ciudad de Nueva York y las habilidades profesionales que son útiles para el éxito del equipo y la compañía. «
– Emily Chapman, Gerente de Cuentas Técnicas, NYC (antes teletrabajador en Atlanta, GA)
«Nueva York no es para todos. Hay que saber la diferencia entre no poder soportar la cantidad de basura en las calles en el verano en la ciudad de Nueva York y las habilidades profesionales que son útiles para el éxito del equipo y la compañía. « Un consejo para ayudarle a establecer el teletrabajo en su empresa: si trabaja fuera de la oficina, intente trabajar desde casa durante unos días para entender mejor por lo que han pasado sus colegas y cómo es un día típico.
Comprenderá mejor los posibles problemas de comunicación y su contexto. Además, no más atascos de tráfico de camino al y del trabajo. ¡Sí!
La demostración de empatía en el trabajo tiene otro beneficio: es una cualidad que le ayudará a mejorar su éxito en el desarrollo de nuevos productos. Si no es capaz de entender la situación de su colega, ¿cómo puede entender las dificultades de sus clientes para utilizar su producto? Escuchar la opinión de los usuarios es fundamental para crear un producto eficaz y establecer las prioridades correctas en la hoja de ruta del producto, y la empatía es la base de este proceso.
Regla número 2: Evitar reuniones sorpresa
Este consejo se aplica a todas las empresas, no sólo a las que desean implementar (o ya han implementado) el teletrabajo. Caminar por la empresa hasta la oficina de tu colega con la firme intención de tomar decisiones importantes es un gran error de comunicación:
- Una vez que la discusión termine, te olvidarás de todo. Las decisiones (y sus fundamentos) no están documentadas ni son accesibles, por lo que presentan un gran riesgo de ser olvidadas por completo.
- Este tipo de entrevista sorpresa es particularmente perjudicial para la productividad de su empleado, que perderá su concentración mientras se hunde en los mares oscuros de la multitarea.
Tomemos el ejemplo de un equipo de tres personas, una de las cuales está trabajando a distancia. Si las dos personas de la empresa aprovechan la oportunidad de tomar decisiones entre ellas y luego simplemente las comunican a su colega, éste no sólo no tiene la oportunidad de participar en la discusión antes de que se llegue a un consenso, sino que también se sentirá excluido. Y él, de hecho, está excluido.
Por supuesto, no podemos prescindir de los encuentros sorpresa (¡eso es normal!). La clave para que funcione bien con la implementación del teletrabajo en la empresa es la accesibilidad. Si necesita una puesta a punto rápida, opte por la videoconferencia o utilice una sala de chat pública donde todos puedan participar.
«Evitar las conversaciones individuales no sólo nos permite intercambiar con más honestidad, sino sobre todo involucrar a los empleados a distancia y darnos todos los elementos importantes que necesitamos para tomar las mejores decisiones a nivel personal y profesional».
– Ryan Sorensen, Jefe del Equipo de Crecimiento, Trello, Los Angeles, CA
«Evitar las conversaciones individuales no sólo nos permite intercambiar con más honestidad, sino sobre todo involucrar a los empleados a distancia y darnos todos los elementos importantes que necesitamos para tomar las mejores decisiones a nivel personal y profesional». Si lees estas pocas líneas y te encuentras pensando «Eso es raro», o «Ir a la oficina de mi colega para hacer una pregunta es lo que siempre he hecho», entonces todavía tienes un largo camino por recorrer antes de implementar el teletrabajo en tu empresa. Intenta seguir este método. Dese a usted y a su equipo la oportunidad de crecer. ¡Incluso puede que sus colegas aprecien no ser molestados constantemente!
Regla número 3: si una persona está en una videoconferencia, entonces todos los demás también lo están.
Si su solución a la regla número 2 es decir: «No hay problema. Hacemos la reunión en la sala de conferencias y mostramos las conferencias de los teletrabajadores en la pantalla grande», estás en un gran problema.
Cuando varias personas están sentadas alrededor de una mesa, cada una puede analizar e interpretar el comportamiento no verbal de las demás y visualizar cuando alguien está a punto de hablar. Este tipo de micro-interacción es crucial para una comunicación fluida durante la reunión. Los colaboradores remotos cuyos rostros aparecen grandes en la pantalla no pueden distinguir claramente los individuos presentes en la sala de reuniones.
Algunas dificultades:
- Si los trabajadores a distancia desean plantear un problema o hacer una pregunta, no es fácil para ellos entrometerse delicadamente en la conversación.
- Si sucede algo gracioso que hace reír a los presentes, los que están a la distancia se sienten excluidos.
- Es difícil para ellos escuchar a los que hablan en voz baja.
- En caso de latencia de vídeo, la experiencia de los colaboradores en la videoconferencia será diferente de la experiencia de los que están físicamente presentes.
Los empleados remotos gastarán más energía acompañando la reunión, lo que reduce su capacidad de contribuir.
– Dan Lew, Desarrollador de Android, Minneapolis, MN
«Forzar a todos a usar su propio PC para participar en las reuniones (incluso cuando varios colegas están juntos) permite que todos se alojen en la misma habitación. De lo contrario, se tendería a seguir hablando entre sí, excluyendo a los que trabajan a distancia « Cuando todos se sientan en sus escritorios para participar en la videoconferencia, se restablece el equilibrio. Todo el mundo puede ver el rostro de los demás con claridad, y la distribución del discurso es más equitativa. Por supuesto, al principio no seguimos todas estas prácticas.
La primera vez, los empleados de la sede de Trello encontraron extraño sentarse frente a sus PCs para participar en una reunión de la empresa. Ahora, no podemos imaginar que sería de otra manera. Las reuniones son mucho más interesantes cuando todos reciben el mismo tratamiento.
Regla número 4: La comunicación es asincrónica. Acostúmbrate.
La implantación del teletrabajo en la empresa puede llevar eventualmente a la necesidad de gestionar un equipo de trabajo distribuido en diferentes zonas horarias. Por ejemplo, el equipo de marketing de Trello está dividido entre Los Ángeles, Chicago, Houston, Boston, Nueva York, Río de Janeiro, São Paulo, Barcelona, Tokio y Canadá. Se trata de 5 países situados en 5 zonas horarias diferentes. Y lo creas o no, somos un equipo muy unido que lleva a cabo sus proyectos hasta el final. Y eso significa tener en cuenta el hecho de que algunos están trabajando duro mientras que otros duermen tranquilamente.
Una de las nuevas reglas impuestas por el teletrabajo es que no es posible tomar decisiones de última hora. Si necesitas información para tomar una decisión, asegúrate de anticiparte a tu proyecto con suficiente antelación para tener todo lo que necesitas cuando lo necesites. No puedes confiar en tus compañeros de trabajo al minuto porque pueden estar en la cama mientras trabajas.
¿Te preocupa que esto aumente tu carga de trabajo? Por el contrario, la comunicación asincrónica es más eficiente. Las reuniones se programan con antelación, normalmente en un día y hora fijos en los que se pone todo sobre la mesa con todo el equipo. Esto pone fin a esas reuniones de mesa de esquina que excluyen a los trabajadores remotos mientras interrumpen a sus colegas en su concentración.
«La implantación del teletrabajo en la empresa requiere la valorización del trabajo realizado por encima de todo. Se confía en que la gente trabaje en un ambiente óptimo y en el mejor momento para dar lo mejor de sí».
– Stella Garber, Jefe de Marketing de Productos, Trello, Chicago, IL
Regla número 5: la máquina de café ya no es un instrumento de vinculación social
Por supuesto, compartir el mismo local es necesariamente sinónimo de reuniones y discusiones amistosas alrededor de la máquina de café o en la cocina, para hablar de su último fin de semana.
Es un comportamiento normal en un espacio de trabajo compartido con una buena atmósfera.
Pero esta no es la única manera de construir lazos sociales entre los empleados cuando algunos están teletrabajando. ¡También les encanta charlar y pasar el rato! No olvides que probablemente estén sentados frente a su computadora todo el día o en un espacio de trabajo conjunto, y su deseo de socializar es aún mayor.
Dado que la comunicación empresarial es más intencionada con la implementación del teletrabajo, puede ser interesante incluir en la agenda momentos de socialización como actividades de creación de equipos a distancia. Se puede sustituir fácilmente la contribución «socializadora» de la máquina de café planificando momentos específicos de videoconferencia cuyo propósito no será puramente profesional.
Forjar vínculos personales con tus colegas a distancia también te facilita la colaboración profesional.
La socialización también implica aplicaciones de chat como Slack. Aceptar que los empleados intercambien imágenes de sus hijos, sus vacaciones o su chat es parte del proceso de adaptación a la implantación del teletrabajo en la empresa. Los empleados también pueden crear canales de discusión sobre sus actividades, tendencias tecnológicas o acontecimientos actuales. Todas estas experiencias ayudan a unir al equipo a pesar de la distancia geográfica.
» Cuando organizamos una salida a la playa en el cuartel general de Trello, animamos a todo el mundo a tomarse un día libre para la aventura. Es posible organizar actividades sin los trabajadores remotos, siempre y cuando los incluyas de alguna manera con un poco de creatividad – es incluso beneficioso para ellos también. «
– Leah Ryder, Líder de Marketing de Contenidos, Victoria, BC
R regla número 6: elegir las herramientas adecuadas
La implantación del teletrabajo en las empresas sólo es posible gracias a los avances tecnológicos: conexiones a Internet más rápidas, mejores plataformas de videoconferencia, programas más maduros… es importante utilizar lo mejor de la tecnología con sabiduría para una estrategia que funcione.
– Lydia M, Reclutadora, NYC
«Las herramientas deben ser efectivas. Ya sea la interfaz de chat, la herramienta de videoconferencia, lo que sea necesario. Es importante asegurar que la comunicación sea efectiva a todos los niveles». La mejor manera de tratar este problema es seguir las recomendaciones de sus empleados para identificar las herramientas que consideran más adecuadas para comunicarse, apoyar su eficacia y evolucionar. Las mejores herramientas son las que ayudan a resolver los problemas de la gente.
Estas son algunas de las herramientas que hemos adoptado para implementar el teletrabajo en Trello:
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Zoom:
Una excelente herramienta de videoconferencia, quizás la piedra angular para construir una cultura de teletrabajo efectiva en la empresa. Probamos una plétora de ellos, y Zoom nos pareció la herramienta más estable sujeta a los caprichos de las conexiones de Internet.
Confluencia:
La confluencia es una herramienta que permite la difusión de información en forma de un Wiki interno. Es una forma eficaz de publicar grandes cantidades de información de todo tipo, reglamentos de empresas, documentos estratégicos o notas internas destinadas a todos los empleados. Las características útiles incluyen la capacidad de comentar, responder y dar formato al texto.
Trello:
Cuando se quiere hacer un seguimiento del progreso diario de los proyectos, tener una rápida visión general del estado de las actividades en curso, o almacenar todos los documentos importantes en un solo lugar, entra en juego Trello. La información es accesible continuamente a cualquier hora del día o de la noche, lo que resulta conveniente cuando el equipo de trabajo se distribuye a los cuatro rincones del planeta. Trello no sería tan fácil de usar si no estuviésemos comiendo comida para perros.
Holgazán:
Las conversaciones cotidianas no han desaparecido, pero ahora son digitales. El interés de la charla es poder mantener el historial de las conversaciones para las personas que están ausentes. También permite que más gente participe porque no están limitados geográficamente, incluso si estás en la cocina por ejemplo. Los rasgos «sociales» de Slack como los emojis son geniales para enriquecer la comunicación cuando la empresa implementa el teletrabajo.
«Como empresa, trabajamos para ayudar a los usuarios a ampliar su visión utilizando Trello, y el carácter internacional y distribuido de nuestros equipos que utilizan Trello diariamente es fundamental para validar si estamos avanzando en la dirección correcta, como los primeros usuarios de nuestra propia herramienta. «
– Jakub Misterka, Desarrollador de Front End, Chicago, IL
Si utiliza Trello para la gestión de proyectos, puede integrarse con Slack.
Elige el programa de videoconferencia que te parezca más fluido para usar, y el software de chat online que mejor simule una oficina real. Después de todo, la mayor parte de la comunicación tendrá lugar a través de video y chat.
Para los curiosos, esta gráfica computarizada reúne otras herramientas que utilizamos en el contexto del teletrabajo corporativo además de las cuatro mencionadas anteriormente.
Algunos consejos para el éxito del teletrabajo :
Aquí hay un resumen
