6 factores de optimización de procesos para aumentar la productividad de sus equipos
Cuando se intenta hacer crecer un negocio siendo efectivo, eficiente y económicamente viable, no hay nada como construir una cultura basada en una buena gestión de procesos.
Se podría pensar que los procesos de negocios son sólo para las grandes empresas, pero eso no es cierto: soy parte del equipo de crecimiento de Hubstaff, y hemos aumentado nuestros ingresos anuales de 200.000 dólares a 2,2 millones de dólares en sólo dos años. Eso es un crecimiento de alrededor del 700%, y estamos completamente atrapados. Nuestro equipo de 30 personas, que hace un año era de sólo 15 personas, es 100% teletrabajo.
La gestión de procesos ha sido una parte integral de nuestra cultura desde el principio, y han jugado un papel importante en nuestro crecimiento. Cuando identificamos una estrategia ganadora, la documentamos para hacerla comprensible con el fin de construir y optimizar los procesos basados en estas estrategias.
Ya sabemos que la optimización de los procesos contribuye al éxito de los negocios. Pero poca gente sabe cómo implementarlas. Cuando busco en Internet nuevas ideas para implementar y mejorar los procesos, encuentro este tipo de preguntas:
Y la investigación continúa así, hasta el final…
Déjeme decirle un secreto: los procesos no son difíciles de poner en marcha. No son difíciles de aplicar. Sólo necesita saber cómo implementar los métodos de reporte correctos y sus procesos podrán funcionar eficientemente sin gastar demasiado tiempo en ellos.
¿Cómo contribuyó la optimización de los procesos a un aumento del 700% del volumen de negocios?
El valor de la implementación de los procesos se puede resumir en una frase: le ayudan a llevar su negocio en piloto automático.
Cuando supervisas un equipo, gran parte de tu tiempo lo dedicas a gestionar las tareas de los miembros de tu equipo. Se trata de una actividad que requiere mucho tiempo, lo que puede dificultar que se dedique a actividades que contribuyan al buen desarrollo de la empresa.
Ser responsable puede ser frustrante. No estás aprendiendo nada nuevo, no estás contribuyendo al éxito del negocio, tu crecimiento es lento, y puedes sentir que estás más cualificado que tu equipo para manejar las tareas en las que están trabajando. Esto puede generar un exceso de retroalimentación y comentarios y reducir el ritmo de producción. Todo el mundo sale perdiendo.
La optimización de los procesos resuelve este tipo de problemas asegurando que las tareas se organicen y se midan, garantizando que se lleven a cabo con la máxima eficiencia. Los KPIs de proceso permiten calcular el ROI de muchas tareas. No es necesario que metas la nariz en las actividades gestionadas por otros miembros del equipo porque las actualizaciones son automáticas. La gestión de los procesos empresariales mejora la flexibilidad y le permite centrarse en objetivos más importantes, como el crecimiento de su empresa.
Sin embargo, ten cuidado con dos cosas importantes:
Primero, la configuración inicial lleva tiempo . Habrá muy poco beneficio a corto plazo. Tendrás que separar una por una las tareas que vas a convertir en un proceso, lo que significa que serás menos eficiente por un tiempo. ¡Ten paciencia y pronto cosecharás las recompensas!
En segundo lugar, es esencial que sus KPIs ( Indicadores clave de rendimiento ) estén bien definidos y sus informes de actividad . Si no se mide el éxito de su gestión de procesos, todo esto es en vano.
Ahora que ya sabe qué esperar, echemos un vistazo a los seis elementos fundamentales para mejorar el rendimiento de sus procesos mediante la optimización de los mismos.
1er elemento: explicar todo en una documentación paso a paso
La optimización de los procesos requiere una documentación extremadamente detallada, al igual que el software siempre viene con la documentación del usuario (por ejemplo, help.trello.com). Cada paso del proceso debe ser documentado de manera clara y detallada.
En cada paso del proceso, pregúntese: «¿Es bueno?». Si la respuesta no es ni «sí» ni «no», entonces el paso debe ser ajustado. Este paso probablemente necesita más detalles. La respuesta nunca debe ser «tal vez» o «sí, pero…»
¿Por qué es tan crucial ser tan preciso?
No dejar espacio para malas excusas. Si un empleado no entiende parte del proceso, debe hacer preguntas inmediatamente. Y una vez que todos los pasos del proceso han sido completamente determinados, la responsabilidad de llevar a cabo esta tarea recae en él o ella. Si los pasos son confusos o si no está claro quién tiene que completar una determinada tarea, la optimización del proceso no será eficaz.
2º artículo: acelerar el agarre con soportes de entrenamiento sólidos
Los materiales de capacitación verdaderamente eficientes van más allá de lo que se especifica en el proceso. Aunque la documentación del proceso es muy detallada, siempre se pueden añadir más instrucciones. Al crear materiales de capacitación que transmiten estas instrucciones, se ahorra tiempo cuando un nuevo empleado necesita ser capacitado en el proceso.
Consejo profesional : El aprendizaje puede ser más fácil con archivos multimedia. Simples capturas de pantalla o videos pueden ser preparados en unos pocos minutos pero pueden ahorrar horas de entrenamiento cuando se da la bienvenida a nuevos miembros de su equipo. Por supuesto, estos materiales de capacitación deben ser actualizados. Entreno a mucha gente en Hubstaff, y cuando veo que los aprendices frecuentemente hacen la misma pregunta, añado un nuevo video para responderla.
Invertir tiempo en la capacitación es parte de la optimización del proceso. Y siempre perderás menos tiempo que si tuvieras que entrenar a cada individuo personalmente.
Un punto importante a destacar: si quieres entrenar a alguien de manera efectiva, debes haber hecho esta tarea tú mismo. Debes realizar cada paso del proceso una, dos o incluso tres veces para identificar posibles puntos de bloqueo. Tal vez al proceso le faltan algunos pasos o hay lagunas en el seguimiento.
Conocer los entresijos y tomar medidas para corregirlos hará que su entrenamiento sea aún más rentable y le ahorrará tiempo a largo plazo, a pesar de la inversión inicial.
3er elemento: Mantener los procesos optimizados con una vigilancia regular
Como mencioné anteriormente, los procesos comerciales deben ser mensurables, por lo que es necesario establecer un sistema de seguimiento. Si no se rastrean los resultados de un proceso, se van a encontrar varios problemas, incluyendo la incapacidad de calcular el ROI (Retorno de la Inversión) de muchas actividades. La creación de un sólido sistema de informes le ahorrará perder tiempo más adelante para comprobar si la optimización del proceso está funcionando.
Veamos un ejemplo. Si estás llevando a cabo una campaña de emailing en frío, tienes que seguir tres pasos:
- Número de direcciones de correo electrónico válidas recogidas
- El número de personas contactadas
- El número de respuestas recibidas
Con estas tres sencillas medidas, puede hacerse una buena idea de la eficiencia de su proceso y de si sus empleados están mejorando, manteniendo o disminuyendo su rendimiento.
¡No exageres al elegir demasiados indicadores de rendimiento! Concéntrese en unos pocos KPIs, los que mejor representan la actividad. Tener más datos es bueno, pero cuanto más complejo sea el informe, más tiempo llevará actualizarlo y menos motivados estarán sus empleados para darle seguimiento.
El instrumento de gestión del informe de actividades debe ser accesible y completo. Puede ser tan simple como una hoja de cálculo de Google o tan complejo y completo como un tablero de administración. Sea cual sea la herramienta que elija, hágala fácil de usar y sólo incluya información relacionada con los KPI del proceso.
Si le pides a los miembros del equipo que hagan lo máximo posible, sólo obtendrás dos resultados: un agotamiento o un mal rendimiento. Los objetivos deben estar respaldados por indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos y estos KPI deben estar directamente relacionados con el rendimiento empresarial.
4º elemento: lograr la máxima productividad apuntando a objetivos
Después de usar el proceso una o dos veces, tendrá una idea del tipo de objetivos que puede alcanzar. Volviendo a una fría campaña de correo electrónico, puede que hayas descubierto que tener 30 direcciones de correo electrónico válidas al día es adecuado. Puedes usar este objetivo como punto de referencia.
Por supuesto, a medida que se optimice el proceso, los objetivos de base evolucionarán. Lo primero que hay que hacer es ajustar los objetivos de base para cada persona que utilice el proceso. Si siete personas recuperan direcciones de correo electrónico, deberías tener siete puntos de referencia diferentes.
Siga estos objetivos a medida que se establecen y hágalos evolucionar. Por ejemplo, si alguien sigue estando por debajo de su objetivo de referencia, pregúntese por qué. Puede utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo para identificar las tareas que consumen la mayor parte del tiempo de sus empleados, y establecer una métrica de productividad para verificar que están trabajando de manera eficiente.
Por otro lado, si los resultados de un miembro del equipo están consistentemente por encima de su punto de referencia, mira lo que contribuyó a este desempeño. Tal vez podría inspirarse en su metodología para revisar un paso del proceso que no fue útil o que fue mal optimizado. Sea cual sea la razón, averigüe por qué algunas personas se las arreglan para rendir mejor con el fin de optimizar sus procesos basados en sus observaciones.
Gracias a la optimización de los procesos, sus empleados serán más competentes y sus objetivos de referencia cambiarán. Manteniendo un registro detallado de los resultados y objetivos, mejorará continuamente su proceso.
Así es como usamos una simple hoja de cálculo para rastrear uno de los indicadores de una campaña de construcción de enlaces:
Y aquí están los (envidiables) resultados poco después:
5º elemento: motivar a sus empleados con responsabilidades
Repetir el mismo proceso durante semanas y meses se convierte rápidamente en algo aburrido. Incluso si la optimización de los procesos y los resultados mejoran, los miembros del equipo tendrán dificultades para mantenerse motivados en la misma tarea repetitiva.
¿Cómo mantener la motivación? En lugar de simplemente delegar tareas, delega también alguna responsabilidad. Deje que los miembros de su equipo sean responsables de sus indicadores estableciendo objetivos a alcanzar. Un objetivo motivador debe ser a la vez desafiante y alcanzable.
Este objetivo debe ser específico. Si no se ha definido claramente un objetivo numérico, los empleados caen en la trampa del «tanto como sea posible». Si les pides a los miembros del equipo que hagan lo máximo posible, sólo obtendrás dos resultados: un agotamiento o un mal rendimiento. Los objetivos deben ser apoyados por KPIs específicos y estos KPIs deben estar directamente relacionados con el desempeño de la empresa.
Mostrar a un miembro del equipo que sus esfuerzos afectarán directamente a los resultados de la empresa es muy motivador. No siempre es fácil averiguar cómo hacer esa conexión, pero se puede hacer. Si puedes medir ese esfuerzo, puedes vincularlo con el resultado final.
Otra cosa a tener en cuenta cuando se optimizan los procesos es determinar también los subobjetivos. Sus objetivos pueden ser trimestrales o anuales, y estos objetivos a largo plazo pueden perderse fácilmente de vista en favor de las preocupaciones a corto plazo. Si quieres enviar 2.000 correos electrónicos por año, divide ese objetivo en 500 por trimestre y 170 por mes. El seguimiento de sus objetivos a corto plazo es más fácil y asegura que usted está en camino de cumplir sus objetivos a largo plazo.
Estos objetivos importantes, medibles y alcanzables son también cruciales para crecer de forma pacífica. Si envías 50 e-mails de netlinking por semana, y quieres enviar 100 en dos meses, puedes hacer crecer el proceso existente. La optimización de los procesos también implica el ajuste de los objetivos y los KPI.
6º elemento: no te olvides de los check-ins.
El hecho de haber delegado tareas y responsabilidades no significa necesariamente que estés libre de culpa. Siempre debe asegurarse de que su gente utilice estas responsabilidades y el proceso para progresar. ¿Están logrando sus objetivos?
Si este es el caso, agradéceles por su duro trabajo y dales una respuesta positiva, esto es lo más importante para motivar a tus empleados. Si, por otro lado, no logran sus objetivos, entonces tienes el trabajo hecho para ti. Encuentra la razón por la que las cosas no van según lo planeado.
Tal vez se están volviendo locos o se aburren de hacer lo mismo. También es posible que el proceso no sea tan eficiente. Cualquiera que sea la razón, necesitamos averiguarlo lo antes posible. Si sólo te enteras al final del trimestre que tu equipo no está cumpliendo sus objetivos, será demasiado tarde para mejorar tus KPIs. Y eso es malo para todos.
Es necesario identificar la raíz del problema lo antes posible para hacer las correcciones necesarias. Mantener reuniones regulares para comprobar los progresos puede ayudar a descubrir los posibles problemas con suficiente antelación.
No necesitas programar una gran reunión para hacer estas comprobaciones. Sólo haz un chequeo de 15 minutos cada dos semanas para ver cómo van las cosas. Si es necesario mejorar el rendimiento, tome nota de los cambios a realizar para poder discutirlos en la próxima reunión (esta es mi plantilla). Entonces comprueba estos puntos durante tu reunión quincenal para asegurarte de que los cambios han sido implementados.
La optimización de procesos es la columna vertebral de su crecimiento
Desarrollé estos 6 elementos durante los 2 años y medio que me centré en crecer en Hubstaff. Construí muchos procesos de comercialización desde cero, incluyendo la comercialización de contenidos, la creación de vínculos, las ventas promocionales y las asociaciones de integración. La optimización de estos diferentes procesos siempre respeta estos 6 principios.
Antes de entrar en los procesos, perdía fácilmente de 30 a 40 horas a la semana dirigiendo a las personas en las que había delegado tareas. Una gran pérdida de tiempo debido a las constantes comprobaciones, las múltiples devoluciones, la gestión de las tareas y la frustración de ver que algunos proyectos no se llevan a cabo. Y mientras tanto, no podía realizar las importantes tareas que ayudarían a la empresa a crecer.
Una vez que tengo los procesos efectivos en marcha, puedo comprobar los informes de actividad en 30 minutos, celebrar reuniones quincenales en media hora y actualizar los procesos en una hora. ¡Imagina cuánto puedes hacer con el tiempo que te queda!
¡Dígame cómo le va con la aplicación de estos principios en la optimización diaria de sus procesos! Y deja un comentario sobre cómo implementas los procesos de negocios en tu empresa.
Gestiona tus procesos y tareas con Trello y registra el tiempo que ahorras usando Hubstaff.
