6 formas tácticas de usar la tabla de Trello y las plantillas de cartas
Como una persona que pasa la mayor parte de su día de trabajo creando y gestionando procesos (y trabajando con personas que a veces siguen esos procesos y otras que a veces se desvían), es realmente útil tener una estandarización.
Imagina poder hacer que cada tarjeta de tu tabla de Trello encaje en el mismo molde y tenga toda la información que necesita. Esa es la belleza de las plantillas de Trello.
Hace unos meses, Trello anunció esta nueva característica para hacer plantillas de tarjetas y tableros, y la comunidad respondió con alegría ya que era una característica muy esperada. Antes se podía hacer una copia de la pizarra para mantener su formato (y todavía se puede) pero no era la solución perfecta, especialmente para los usuarios de Trello que trabajan en equipo y necesitan más estructura para sus procesos.
Empecé a usar la pizarra y las plantillas de tarjetas de Trello desde el momento en que la característica se cayó y estoy emocionado de compartir algunos de mis aspectos favoritos de ellos con ustedes.
Cómo perfeccionar sus procesos con plantillas Trello
Las plantillas (tanto para los tableros como para las cartas) pueden ayudar a aclarar la confusión.
Trello es una herramienta simple pero poderosa, e incluso los novatos pueden subir rápidamente a bordo y empezar a usar la herramienta con su equipo. Pero cuando se presenta a otros una nueva forma de hacer algo (ya sea la planificación de un viaje o la publicación de artículos de noticias a diario), no hay lugar para el error cuando hay una plantilla clara.
En lugar de decir «Añade una tarjeta a esta lista y rellena los detalles», puedes dirigir fácilmente a cualquier persona involucrada en un plan de proyecto a una plantilla de tarjeta Trello que especifica exactamente lo que necesitan hacer con ella y qué detalles quieres rellenar!
Por último, las plantillas ayudan a todos los usuarios a ser coherentes en un proyecto, porque todos comienzan con los mismos criterios e información, ¡así que no tienes que preocuparte de que algunas personas no sepan qué hacer una vez que llegan a una pizarra!
Olvídate de tener que escribir un SOP (procedimiento operativo estándar) para ´Cómo usar este tablero de Trello´… los usuarios sólo pueden crear un tablero a partir de una plantilla o tarjeta.
¡Es la perfección preestablecida!
6 maneras diferentes de usar las plantillas de tarjetas y tableros
Como es fácil de configurar, decidí explorar cómo puedo usar plantillas para mejorar mis tablas de Trello , y rápidamente encontré varias formas:
- Gestión de solicitudes
- Rastreo de Hábitos
- Team Sprints
- Manejo de la prisa lateral
- Organización de donación de regalos
- Gestión del oleoducto CRM
ℹ️ Una cosa a tener en cuenta es que la creación de plantillas privadas y visibles para el equipo es una característica de Trello pagada. ¡Los usuarios gratuitos siempre pueden crear plantillas públicas!
1.) Gestión de solicitudes
Una gran manera de usar Trello es para gestionar las solicitudes de otros, ya sean solicitudes de un cliente, solicitudes de características de un producto, o incluso solicitudes de otros equipos dentro de su empresa. Una pizarra Trello es un gran lugar para organizar las acciones que usted y su equipo necesitan abordar y priorizar.
Las plantillas de las cartas son la forma perfecta de mantener todas esas peticiones juntas.
Utilice la reducción para dar formato a la descripción de la tarjeta con las preguntas que quiera saber para actuar y priorizar la solicitud. Por ejemplo, puede pedir una descripción, las personas que deben participar o revisar la solicitud, y pedir al solicitante que adjunte cualquier archivo relevante.
Se han acabado los días en que tenías que enviar correos electrónicos de ida y vuelta cuando necesitabas algo. No tienes que seguir preguntando por los activos u otras preguntas de seguimiento – ¡puedes obtener todo lo que necesitas desde el principio gracias a las plantillas de tarjetas!
También puedes añadir listas de control a la tarjeta para que una vez que se haga la solicitud, tu equipo pueda ver rápidamente los siguientes pasos y marcarlos sobre la marcha. Es una forma fácil para el solicitante de poder ver el progreso.
2.) Rastreador de hábitos y diario
El año pasado escribí sobre cómo construir un rastreador de hábitos en Trello, y este año con plantillas de tarjetas, se está actualizando.
Parte de ese tablero de trello incluía una lista llamada «diario» donde creé una tarjeta diaria con campos personalizados para actualizar los metadatos sobre mi día, y utilicé una lista de control para rastrear los hábitos que logré. Funcionó muy bien, pero cada semana tenía que hacer nuevas tarjetas copiando las viejas y desmarcando las casillas y limpiando los campos personalizados.
Ahora, todo lo que tengo que hacer es construir una plantilla con los campos personalizados y los elementos de la lista de control que quiero, y puedo crear una nueva tarjeta desde cero, ¡cada semana!
Fíjate en cómo puedo actualizar los campos personalizados durante un día, y entonces en lugar de copiar esta tarjeta y borrar los valores, ahora puedo crear una nueva tarjeta que tenga todos los campos y elementos de la lista de control que necesito cuando esté listo para dominar un nuevo hábito.
Descubre cómo usar las plantillas #TrelloTemplates en una variedad de formas para aportar claridad y estructura a tus flujos de trabajo. Tuitea este @TRELLO
3.) Team Sprints
Muchos equipos utilizan Trello para hacer un seguimiento de su trabajo mediante el uso de una metodología ágil como Scrum o Kanban. Dado que Trello es una herramienta perfecta para llevar un control de todo lo que se necesita lograr y al mismo tiempo dividirlo en proyectos más pequeños, las plantillas pueden hacer esto aún más fácil.
Muchos tableros de Kanban/Scrum siguen un formato similar para la planificación de cada sprint (un período de tiempo determinado en el que un equipo trabaja en tareas predeterminadas).
Puedes usar las plantillas de Trello para hacer una tabla de sprint planificada que establezca todas las listas correctas que necesites (como To Do, Doing, Done) y que tenga todos los miembros apropiados en la tabla desde el principio.
También puedes usar las plantillas de Trello para las cartas para asegurarte de que cada tarea que trabajes durante tu sprint tenga exactamente lo que necesitas. Añade instrucciones pre-modeladas, preguntas, listas de control, etiquetas y más! Si te dedicas al desarrollo de software, puedes tener varias plantillas disponibles para crear diferentes tarjetas dependiendo de si estás agregando una nueva función o corrigiendo un error.
¿Siempre necesitas que alguien firme una tarea antes de que se haga oficialmente?
Puedes hornear eso directamente en tus plantillas con el Poder de Aprobación! Sólo tienes que añadir los miembros que tendrán que firmar la tarjeta y podrás ver si la han aprobado o no.
4.) Manejo de la prisa lateral
Me gusta practicar mis habilidades, y también me gusta ganar dinero, así que he encontrado que los proyectos paralelos son una gran manera de hacer eso. Si tienes múltiples proyectos o clientes, probablemente has descubierto que todos tienen un flujo similar, sólo que con detalles diferentes.
(P.D. Esas palabras «flujo similar pero detalles diferentes» deberían ser un detonante para crear una plantilla de Trello!)
Puede crear fácilmente una plantilla de tablero para proyectos secundarios que tengan un diseño estándar en el que un cliente pueda solicitar algo (ejem – ver la sección anterior sobre el uso de plantillas para solicitudes), una lista para mostrar lo que se está trabajando actualmente y lo que se ha hecho, e incluso una lista para compartir informes y actualizaciones!
Puedo usar plantillas para crear una «Tarjeta de informe» donde cada semana muestro los detalles de la campaña de la semana anterior. Como es Trello, también puedes adjuntar fácilmente capturas de pantalla/archivos/enlaces a una tarjeta para que tu cliente pueda ver todo lo que necesita para obtener la imagen completa.
5.) Regalar
Es mejor dar que recibir, ¿verdad? ¡Si no lo crees, entonces nunca has usado a Trello para manejar tus compras!
Durante las vacaciones (o para los cumpleaños a lo largo del año) comprar regalos es mucho para estar al día. Usa las plantillas de Trello para construir un tablero para las ocasiones de regalos y lo encontrarás mucho menos estresante.
Te tenemos cubierto con una plantilla de planificación de Navidad, pero no te detengas ahí!
¿Por qué no hacer uno para todos los cumpleaños de tu vida? Crea una plantilla de tarjeta para quien quieras comprar un regalo y usa la descripción para añadir detalles sobre las ideas que tienes para la persona. Añade una lista de verificación a la plantilla para ayudarte a recordar que debes comprarla, envolverla y dársela al destinatario.
6.) Construye un CRM y encuentra una nueva carrera
Si estás en algún tipo de papel de ventas, tienes (con suerte) muchas pistas y perspectivas que debes seguir. Aunque no lo hayas pensado al principio, es fácil usar Trello como una herramienta CRM (gestión de relaciones con el cliente).
Usar plantillas de tarjetas es fácil porque cada contacto probablemente tenga un formato similar. Puedes usar una plantilla para definir una lista de cosas que necesitas hacer con cada contacto. Utiliza campos personalizados para almacenar detalles sobre cada posible cliente, como el teléfono y el correo electrónico. Puede utilizar comentarios en una tarjeta para documentar cualquier nota de las llamadas o para el seguimiento.
Al igual que las ventas, encontrar un trabajo es un poco como «venderse» a un montón de empresas. Puedes usar este mismo enfoque para manejar todas las pistas de trabajo que encuentres y hacer un seguimiento de dónde estás para cada posición.
Cómo configurar las plantillas de Trello
No sólo hay una gran cantidad de beneficios al usar las plantillas de Trello, sino que también es increíblemente fácil comenzar a usarlas.
Creando una plantilla de tarjeta de Trello:
Para crear una plantilla de tarjeta, todo lo que tienes que hacer es crear la tarjeta en el formato que quieras… ¡así abajo! Puedes configurarla con tantos o tan pocos detalles como quieras, como etiquetas, texto en la descripción, miembros e incluso una lista de verificación!
Ahora, cada vez que tú (¡o cualquier otra persona!) quiera hacer una nueva carta con el mismo formato, puedes hacerlo rápidamente haciendo clic en el icono «Crear una nueva plantilla» al final de cualquier lista.
Sólo selecciona la plantilla que quieras y luego ¡bum! La nueva tarjeta se genera y está lista para ser llenada.
¡Es realmente así de fácil (y poderoso)!
Creando una plantilla de la tabla de Trello:
Sólo tienes que configurar el tablero con tus preferencias, como nombres y orden de lista, cualquier tarjeta específica, descripciones, miembros y potenciadores. Luego salta al «Menú» del pizarrón y haz clic en «Más». Verás la opción de «Crear plantilla».
¡Ahora tú (u otros) pueden crear un tablero que esté configurado como el que tú creaste! Simplemente haz clic en el botón del banner que dice «Crear un tablero a partir de una plantilla».
