7 consejos de expertos sobre cómo optimizar el tiempo

7 consejos de expertos sobre cómo optimizar el tiempo

Algunas personas necesitan mucho tiempo para hacer muchas cosas, otras logran grandes resultados haciendo un mejor uso de su tiempo, y hay quienes, además de alcanzar sus metas rápidamente, enseñan a otros a hacerlo.

En esta publicación, seleccionamos 7 consejos de productividad y optimización del tiempo de tres profesores de reconocidas universidades estadounidenses.

7 consejos sobre cómo optimizar el tiempo por expertos en la materia

Los primeros 5 consejos son del columnista de Harvard Business Review y profesor del MIT, Robert Pozen. Se derivan de una serie de artículos que publicó en el blog HBR.

1. Céntrese en las tareas que solo usted puede hacer para la empresa

Muchos líderes de equipo, antes de asumir estos puestos, eran excelentes ejecutores de las tareas que ahora realizan los miembros del equipo que dirigen.

Y para eso están ahí: hacer el trabajo diario y mantener el flujo de tareas en movimiento. Por lo tanto, le corresponde al líder utilizar su tiempo de la mejor manera posible con las tareas que sus subordinados no pueden hacer por él.

Si eres un excelente abogado (o ingeniero, o programador, o ejecutivo de finanzas, pase lo que pase), la fase operativa ha pasado. No hay forma de optimizar el tiempo si continúa involucrando cada tarea.

Tu empresa necesita tus habilidades para cerrar grandes contratos, negociar con profesionales de alto nivel de otras empresas, hablar con altos ejecutivos en igualdad de condiciones y coordinar estratégicamente tu equipo.

2. No te organices según el tiempo empleado, sino los resultados obtenidos

Trabajar horas enteras no es una forma inteligente de utilizar su tiempo, al contrario, es un signo de baja productividad.

Si tiene un gran proyecto por delante y necesita entregarlo en un plazo ajustado, piense en cómo optimizar el tiempo y priorizar las tareas , no en cómo completarlo por completo y sin descanso.

Organícese para ser más productivo y establezca metas basadas en los resultados obtenidos, no en las horas trabajadas.

Reunir al equipo para decir que todos trabajarán hasta tarde en las próximas dos semanas no animará a nadie. Pero decir que van a poner en marcha un proyecto innovador y estratégico para la empresa y que la presentación al directorio será en quince días, puede tener un efecto muy diferente.

3. Piense primero, luego lea o escriba

Gran parte de nuestro tiempo de trabajo se dedica a leer o escribir cosas, ya sean correos electrónicos, informes, artículos, presentaciones o incluso planificación estratégica.

Una excelente manera de optimizar su tiempo es, antes de comenzar a devorar correos electrónicos o escribir publicaciones de blog, pensar detenidamente por qué necesita leer o escribir ciertas cosas.

Dependiendo del grado de importancia, es posible que preste menos atención a algunas lecturas y escrituras y se dedique más diligentemente a las demás. Y si sabe que tendrá que volver a leer un informe u otro documento en el futuro, intente usar un resaltador para enfatizar lo que es relevante, para leer eso cuando lo vuelva a leer.

Y, por supuesto, siempre que tenga que escribir algo, piense primero en los argumentos, luego describa un esquema básico de temas y solo entonces comience a escribir.

4. Siempre tenga un plan, pero cámbielo si es necesario

Muchas personas ya organizan sus tareas para el día siguiente a última hora de la tarde, otras dedican media hora de la mañana a esto.

Independientemente de su preferencia, no sea inflexible. No hay forma de optimizar el tiempo sin revisar constantemente su lista de tareas diarias. A menudo, surgirá un evento imprevisto y tendrá que reorganizar las cosas.

Tómelo con naturalidad y ya prepare las tareas del día siguiente para compensar lo que no pudo hacer hoy, debido a los cambios de horario que aparecieron.

5. Mantenga las cosas simples

Dicen que personalidades de la talla de Barack Obama y Mark Zuckerberg siempre visten ropa prácticamente idéntica todos los días, para no molestarse en elegir combinaciones.

Mantener determinadas rutinas evita que pierdas el tiempo decidiendo tonterías, como qué desayunar, o qué maleta usar en un viaje de negocios: ¡ya ten preparada una para ello!

Y lo mismo ocurre con las rutinas y los flujos de trabajo. Sea práctico, sencillo y objetivo, evite perder el tiempo en lo que no es importante. La famosa regla KISS (Keep It Simple, Stupid), continúa, en opinión de Bob Pozen.

6. El exceso de trabajo indica falta de concentración y debilidad

Hay personas que se enorgullecen de la enorme cantidad de tareas que tienen que realizar en su empresa, pensando que eso demuestra su importancia.

De hecho, según la socióloga y profesora de la Universidad de Berkeley, Christine Carter :

“El exceso de trabajo no es un indicador de inteligencia, importancia o éxito. Llevado al extremo, es mucho más probable que sea un indicador de conformidad, impotencia o miedo ”

Cualquiera que sepa optimizar el tiempo ve el exceso de trabajo como un signo de falta de concentración y pérdida de energía, típico de quienes no saben (o no pueden) decir que no.

7. Dejar tareas importantes intencionadamente incompletas

El último de nuestros consejos de expertos sobre cómo optimizar el tiempo parece un poco extraño, pero según Adam Grand, profesor de psicología y administración en Wharton School, dejar un trabajo importante a la mitad y salir a hacer otra cosa te hará mucho mejor. hecho.

Esto se debe a que cuando tenemos una tarea incompleta en la mente, “cavilamos” sobre la idea mientras realizamos otras actividades útiles pero menos importantes.

Cuando volvemos al trabajo principal, todo parece mucho más claro y tenemos nuevas ideas para complementar lo que estábamos haciendo donde lo dejamos, con más calidad y habiendo aprovechado ese tiempo para hacer otros trabajos.

Saber optimizar el tiempo es cuestión de actitud y organización, recuerda crear reglas fáciles de seguir, evita tomar decisiones innecesarias u ocuparte con tareas que no son tuyas. Por lo tanto, según estos expertos, el tiempo correrá a su ritmo.

Consulte también nuestro blog: 5 consejos para perder menos tiempo en el control de tareas

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