7 formas de mejorar la gestión de tareas en Trello
A pesar de toda la energía que pones en mantenerte al día en tus proyectos, los plazos siempre caen más rápido de lo que piensas, y la descripción de tu trabajo no está a la altura del trabajo que haces todos los días. Tener siempre sus tareas más importantes enfocadas no sólo es necesario para su tranquilidad, sino que también reduce los retrasos para todo el equipo y el estrés innecesario para su jefe (o el jefe de su jefe).
Para asegurarnos de que la gestión mental de las tareas a realizar se vaya abriendo camino poco a poco en la lista de tareas pendientes de la pizarra de Trello, veamos siete formas de asegurarnos de que las tareas importantes no se queden en el olvido.
Reúne todas tus cartas
Ver todos sus mapas de todas sus tablas y asignados a todos sus equipos en un solo lugar sería útil, ¿no? Bueno, es posible. Se llama «Página de mapas». Para acceder a él, haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha de Trello y selecciona «Mapas» en el menú, o añade este enlace a tus favoritos.
En la página de Cartas, las cartas asignadas (es decir, las que tienen tu avatar) pueden ser ordenadas por mesa o por fecha de vencimiento. Puedes elegir mostrar los mapas de todos tus equipos, o seleccionar un solo equipo, y filtrar por la fecha de la última modificación – modificado un día, semana, mes, año, o el período completo (ten cuidado, ya que esto podría traer el Fantasma de los Proyectos Olvidados de los Tiempos Distantes).
La gestión de sus tareas se hace aún más fácil gracias a que tiene dos formas diferentes de ver su trabajo: por mesa o por fecha de vencimiento. Si no gestiona sus tareas en la fecha prevista, podrá ver sus mapas por tabla y absorber toda la información que es importante para usted de un vistazo.
Si su trabajo está sujeto a plazos fijos y usted estipula fechas de vencimiento, al clasificar sus tarjetas de acuerdo con esta información, se mostrarán rápidamente las que están atrasadas, seguidas de las tareas que están por terminar (las más urgentes). Luego vienen las cartas que se indican como completadas en los plazos indicados (¡bravo!), seguidas de todas las cartas sin fecha de vencimiento.
¿Necesitas aumentar una tarjeta para poner las cosas en movimiento? Haz clic en el mapa, o usa el comando «Control + Clic» o «Comando + Clic» para abrirlo en una nueva pestaña del navegador. Ahora es más fácil ver y gestionar todas tus tareas: ¡ya no tienes excusa si te olvidas!
Mantente informado
A veces se quiere acompañar de cerca la gestión de una tarea específica y su progreso sin que se le asigne. Es posible que reciba notificaciones añadiéndose a un mapa, pero como resultado su «página de mapas» podría empezar a desordenarse, sin mencionar la falta de claridad sobre quién está trabajando en qué.
Por eso hay una función que permite suscribirse a las tarjetas. Haga clic en el botón «Suscribir» de una tarjeta para recibir notificaciones de cualquier acción importante realizada y estar informado en tiempo real sobre la gestión de las tareas de sus empleados o equipo. Si desea acompañar aún más tareas, puede suscribirse a listas o tablas enteras, pero tenga cuidado porque esto significa recibir una avalancha de notificaciones adicionales!
Ordena tus listas
¿Sus listas son cada vez más largas y complicadas para gestionar sus tareas, mientras que algunas de ellas desaparecen bajo la pila? Actualice todas sus tareas clasificando automáticamente cada lista por fecha de vencimiento. Simplemente haz clic en el icono del menú de listas y selecciona «Ordenar por fecha». Observa cómo las cartas caen mágicamente en cascada por la fecha de vencimiento (las cartas marcadas como completadas y las cartas sin fecha aparecen en la parte inferior). Las tarjetas están reordenadas para todos, y todos pueden ver los próximos plazos de un vistazo. ¡Esto es lo que esperas de una herramienta de gestión de tareas de colaboración!
Una nueva mirada a la gestión de las tareas futuras
Resaltar las fechas de vencimiento en una simple lista es muy útil, pero ver todas las cartas en su mesa para un rápido procesamiento no tiene precio. Activar el Calendario de Arranque para dar una nueva dimensión a la gestión de sus tareas visualizando todas las fichas de una tabla a través de un calendario semanal o mensual, independientemente de la lista a la que pertenezcan.
Y para facilitarle aún más las cosas, gestione los cambios de las fechas de vencimiento directamente en el calendario, arrastrando y soltando las tarjetas: la fecha se actualizará automáticamente y se enviará una notificación a los miembros de la tarjeta. Además, el Calendario de inicio funciona en todos los dispositivos móviles, de modo que puedes administrar las actualizaciones de tus tareas dondequiera que estés.
Q: su nuevo círculo privado
El atajo «q» permite filtrar la gestión de las tareas de las que eres responsable, las más importantes, cuando vuelas sobre una tabla de Trello. Escriba «q» en su teclado y cualquier tarjeta de la que no sea miembro desaparecerá instantáneamente de la pantalla.
Esto es útil no sólo para facilitar el análisis de una mesa llena de tareas, sino también para sus reuniones individuales con su jefe. Antes de la reunión, filtra tu tabla con el atajo «q» y luego copia/pega el enlace de la tabla en tu navegador y envíalo a tu jefe. De esta manera, podrá ver sólo sus tarjetas, es decir, la gestión de sus tareas personales, lo que facilitará su reunión (más eficiente y menos tiempo). Consejo de profesional: Si has cumplido muchas tareas, ¡te vas a dar un gusto!
Un «Power-Up» para las cartas olvidadas
Trello te facilita saber quién trabaja en qué y cómo progresan los proyectos, pero no se dice lo suficiente sobre la gestión de las tareas que no progresan. Este puede ser el caso cuando un proyecto está en pausa, una tarea que ya no es prioritaria o simplemente ignorada. Entonces puede ser difícil saber cuándo se modificó un mapa por última vez.
Power Up Card Aging («Tarjetas viejas») proporciona un efecto de «envejecimiento» visual o desvanece las tarjetas después de un período de inactividad, para que puedas manejar las tareas «descuidadas» antes de que se desmoronen. Además, puedes elegir entre dos excitantes modos para hacer obsoletas las cartas: el modo normal o el modo pirata. ¡Cuidado!
Posponer
¿No has conocido esos días en los que vas a trabajar y no puedes soportarlo más? Tal vez los lunes no son para llenar los informes de los procedimientos de prueba y necesitas enfocarte en manejar tus tareas importantes.
Por suerte, al igual que tu función favorita del dispositivo que más odias, el despertador, el Power-Up Card Snooze te permite llevar las tarjetas a una fecha más conveniente para ti.
Sólo tienes que fijar una fecha y una hora, hacer clic en el botón «Reprogramar» y Trello hará que el mapa reaparezca en tu mesa cuando estés listo. Despídase de todas esas torpezas y tenga la seguridad de que no perderá ninguna de sus tareas.
