Aprenda la «Regla de los cinco» para administrar mejor a su equipo

Aprenda la «Regla de los cinco» para administrar mejor a su equipo

Cuando el jefe viene a pedir informes de progreso, su reflexión probablemente sea hacer una lista enorme de todos los proyectos muy importantes e interesantes que está planeando.

Pero seamos realistas: incluso si estas tareas no están completamente inventadas, no son una representación exacta de cómo realmente gastas tu tiempo. Es natural que desee demostrar que su trabajo es valioso para la empresa. Pero pregúntele a cualquier gerente y le dirá que no quedará impresionado por la magnitud de sus «prioridades».

Como dice Michael Pryor, director ejecutivo de Trello, “No tienes que demostrarme que estás ocupado. Sé que estás ocupado ”. El argumento es un sentimiento clásico de calidad antes que cantidad: si estás haciendo miles de tareas , ¿realmente estás terminando alguna de ellas?

Piénselo: en lugar de hacer un informe que parezca una lista de la compra de tareas que requieren solo una fracción de su atención, limite su lista de tareas a solo cinco cosas.

El dilema del gerente

Joel Spolsky, cofundador de Trello, supervisó a un equipo de 10 personas en su empresa de software Fog Creek. Podía ver todos los elementos asignados a cada persona, pero no podía ver en qué estaba trabajando cada persona en un momento dado.

“No es lo mismo una lista de mil tareas individuales donde cada uno hará 25 de ellas que saber lo que hace cada uno”, explica Joel.

El otro dilema es si los elementos que los empleados están priorizando son los mismos que Joel, como gerente, cree que deberían priorizar. «Creo que muchas veces la gente está trabajando en una larga lista de pequeñas cosas y ni siquiera sabe cuáles son las prioridades de la empresa», dice.

Cuando analizó el asunto, vio que era común que sus empleados confundieran las metas a corto y largo plazo y las prioridades urgentes con elementos superficiales, sin explicar realmente en qué estaban trabajando. La mayoría de estas tareas no estaban directamente en primer plano y no reflejaban el trabajo que se estaba realizando.

El concepto de las 5 cosas

En ese momento, Joel ya estaba jugando a Fog Creek y StackExchange al mismo tiempo, y llegó al punto en el que necesitaba una herramienta para comprender rápidamente qué estaba pasando en sus empresas y en qué trabajaba la gente.

Conceptualmente, esta se convirtió en la idea de las «5 cosas»: entendió que lo que realmente le gustaría escuchar de su equipo era una lista de 5 cosas:

  • Dos tareas en las que estaban trabajando actualmente
  • Dos planearon trabajar en
  • Uno que se podría esperar que se hiciera, pero que no estaba siendo priorizado.

Entonces, solo tenía cinco artículos por persona para verificar. Si hace los cálculos, eso significa 50 elementos en total, lo que es mucho más fácil de digerir. Como gerente, obtuvo una perspectiva clara de lo que estaba sucediendo, y este proceso ayudó a sus empleados a priorizar su trabajo y lograr algo.

Así que quedan dos

El cerebro solo puede absorber y procesar una cantidad limitada de información a la vez. Un concepto en el que coinciden todas las metodologías de productividad es que ser productivo significa mantenerse enfocado.

Enumerar dos tareas ayuda a profundizar en los puntos más específicos de una iniciativa para un día o una semana determinados. «Pueden alternar entre dos grandes proyectos, pero si creen que están trabajando en tres cosas, probablemente una de ellas no se esté haciendo muy profundamente», insiste Joel.

Esto guiará a los gerentes y colegas a lo que su cerebro está resolviendo actualmente. Esto evitará que hagan preguntas no relacionadas con su enfoque actual.

Tener dos cosas también puede ayudarte a cambiar de una a otra si te quedas atascado o te aburres con una de ellas. Algo más de dos tareas y puede estar ansioso por demasiadas opciones, con el riesgo de no saber por dónde empezar.

Mirando hacia el futuro

Enumerar las dos cosas en las que trabajará después de terminar su tarea actual es una forma de crear una hoja de ruta realista de su trabajo. Esto le ayudará a usted ya otros a evaluar lo que vendrá y actuar en consecuencia.

Por ejemplo, si usted es un programador y ha marcado en su lista que la próxima semana comenzará a desarrollar una nueva y sorprendente funcionalidad, entonces el equipo de marketing sabe que puede comenzar a planificar materiales promocionales.

Digamos que eres parte de un gran equipo legal que está revisando contratos, y que marcas en tu lista los dos documentos que planeas hacer a continuación. Esto facilita el trabajo de sus asesores para preparar los materiales, permitiendo a sus colegas saber qué documentos ya tiene a cargo y dejarle saber a su supervisor qué contratos están a punto de completarse.

O tal vez eres un administrador de contenido que hace tu calendario editorial y tus editores de fotos necesitan saber qué gráficos de qué artículos deben retocarse. Todo lo que necesita hacer es echar un vistazo a su lista de prioridades.

Deshazte del exceso de tareas

Enumerar una tarea que no planeas hacer por ahora, pero que la gente espera que hagas, es una forma clara de mostrarle al equipo lo que no se va a hacer. Puede ser por muchas razones: falta de tiempo, interés o simplemente porque te diste cuenta de que no era una buena idea.

«Puede ser ‘nunca se hará porque es inútil’ o puede ser ‘nunca se hará porque no tengo tiempo'», explica Joel.

Sin embargo, lo más importante es que ayudará a las personas a comprender por qué este artículo o esta función no se implementarán pronto. Cuando las expectativas se encuentran con la realidad, es más satisfactorio para todos.

La evolución más allá de las «5 cosas»

La idea detrás de las “5 cosas” se convirtió en una forma para que Joel y su equipo exploraran conceptualmente nuevas formas de administrar equipos .

Lo que encontraron es que «5 cosas» es solo una idea de cómo hacer esto; la idea más general es poder ver y actualizar de forma visual y flexible las tareas y sus prioridades (¿está empezando a reconocer?).

Inevitablemente, el equipo de Joel, reconociendo la necesidad de una solución más clara y robusta para la gestión de tareas, desarrolló una pequeña herramienta llamada Trello. Se ha convertido en una manera fácil para que los gerentes coordinen responsabilidades de la manera que consideren más eficiente, y ha ayudado a brindar una perspectiva más amplia sobre el estado de todas y cada una de las iniciativas del equipo.

Hoy en día, hay cientos de flujos de trabajo en Trello y tableros para gerentes y (lo más importante) fondos divertidos. Fue muy fácil adaptar las juntas para trabajar con cualquier estilo de liderazgo .

Joel es actualmente cofundador y gerente de 3 empresas exitosas, y es el primero en decir que un tablero de Trello se puede modificar para adaptarse a todo tipo de soluciones para su negocio, independientemente de cómo administre su equipo.

Si te gusta el concepto de “5 cosas”, aquí tienes un Ejemplo de Tablero de Trello que se adapta a este estilo de gestión:

Eche un vistazo a nuestro Tablero de muestra con este flujo de trabajo. ¿Cuáles son tus 5 cosas? Dinos en los comentarios.

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