Aprende la regla de los cinco para dirigir mejores equipos.

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Cuando el jefe viene pidiendo informes de progreso, tu reacción de idiota es probablemente sacudir una enorme lista de proyectos muy importantes, muy emocionantes que tienes en marcha.

Seamos realistas: aunque estas tareas no son necesariamente una fabricación completa, tampoco es probable que sean una representación exacta de lo que realmente estás haciendo. Es natural que quieras probar que tu trabajo está aportando valor a la compañía. Pero pregúntale a cualquier gerente, y te dirá que no se impresionará por la magnitud de tus «prioridades».

Como dice Michael Pryor, CEO de Trello, «No necesitas probarme que estás ocupado. Sé que estás ocupado». El argumento es una cualidad clásica sobre el sentimiento de cantidad: si estás trabajando en un millón de tareas, ¿realmente estás haciendo alguna de ellas de manera efectiva?

Considere esto: En lugar de reportar una lista de tareas que sólo reciben una fracción de su atención, en su lugar limitó su lista de tareas a sólo 5 cosas.

El dilema del gerente

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Joel Spolsky, cofundador de Trello, supervisó un equipo en su compañía de software Fog Creek. Pudo ver todos los diferentes elementos asignados a cada persona, pero no tenía forma de saber en cuáles se estaba trabajando activamente en un momento dado.

«Una larga lista de mil tareas individuales en las que cada uno va a tomar 25 de ellas no se suma a saber en qué está trabajando cada uno», explica Joel.

El otro dilema es saber si los elementos que los empleados están priorizando están alineados con lo que Joel, como su gerente, piensa que deberían priorizar. «Creo que muchas veces la gente está trabajando en una larga lista de pequeñas cosas y tampoco sabe cuáles son las grandes prioridades de la empresa», dice.

Cuando se atrincheró vio que era común que sus empleados mezclaran objetivos a corto y largo plazo, y prioridades urgentes con asuntos superficiales, pero nunca explicando realmente en qué estaban trabajando. La mayoría de estas tareas no estaban directamente en primer plano, y no reflejaban el trabajo que se estaba haciendo.

Concepto de 5 cosas

En aquel entonces, Joel ya estaba dirigiendo Fog Creek y StackExchange al mismo tiempo, y llegó a un punto en el que necesitaba entender rápidamente lo que estaba pasando en sus empresas y en lo que la gente estaba trabajando.

Conceptualmente, esto se convirtió en la idea de las «5 cosas»: se dio cuenta de que lo que realmente quería oír de su equipo era una lista de 5 cosas:

  • Dos tareas en las que estaban trabajando actualmente.
  • Dos tareas en las que planeaban trabajar a continuación.
  • Uno en el que la gente podría esperar que estuvieran trabajando, pero que en realidad no planeaban hacer.

Entonces sólo tendría 5 artículos por persona para comprobar. Como gerente, buscaba obtener una perspectiva clara de lo que estaba sucediendo, y pensó que un proceso como este ayudaría a sus empleados a priorizar su trabajo y lograr algo realmente.

¿Por qué sólo dos a la vez?

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El cerebro sólo puede absorber y procesar una cantidad limitada de información a la vez. Un concepto en el que coinciden todas las metodologías de productividad es que ser productivo significa mantenerse centrado.

Priorizar sólo dos tareas a la vez ayuda a profundizar en los detalles de un día o una semana determinados. «Pueden alternar entre dos proyectos importantes, pero si piensan que están trabajando en tres cosas, entonces probablemente haya uno que no esté haciendo ningún trabajo importante», insiste Joel.

Identificar las dos tareas en las que está trabajando actualmente orienta a los gerentes y compañeros de trabajo sobre lo que su cerebro está tratando actualmente. Esto evitará que te hagan preguntas que no estén relacionadas con tu enfoque actual.

Tener dos cosas también puede ayudarte a cambiar de una cosa a otra si te quedas atascado o aburrido con una. Un poco más de dos y te puedes dar a ti mismo ansiedad de elección, corriendo el riesgo de no saber por dónde empezar.

Mirando hacia los próximos dos

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Hacer una lista de las dos cosas en las que trabajarás cuando termines tus tareas actuales es una forma de crear una hoja de ruta realista de tu trabajo. Le ayudará a usted y a otros a evaluar lo que viene después y a actuar en consecuencia.

Por ejemplo, si eres un desarrollador y has indicado que la semana que viene empezarás a desarrollar una nueva y asombrosa característica, entonces el equipo de marketing sabe que puede empezar a planificar materiales promocionales.

Digamos que estás en un gran equipo legal revisando contratos, y haces una lista de los dos documentos que piensas mirar a continuación. Esto facilita que tus asistentes legales preparen los materiales correctos, tus otros compañeros de equipo sepan qué contratos ya se han hablado, y tu supervisor planifique qué contratos están a punto de ser completados.

O tal vez eres un administrador de contenidos que traza tu calendario editorial, y tus editores de fotos necesitan saber qué gráficos de los artículos necesitan ser retocados. Todo lo que necesitarían hacer es revisar tu lista de prioridades.

Dejar la tarea del exceso

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Listar una tarea en la que no piensas trabajar, pero que la gente espera que trabajes, es una forma clara de hacer saber a tu equipo que no está sucediendo. Puede ser por muchas razones: falta de tiempo, interés, o simplemente porque te diste cuenta de que no era la idea correcta.

«Podría ser, ´Nunca se hará porque es algo malo´, o podría ser, ´Nunca se hará porque no tienen tiempo´», explica Joel.

Pero lo más importante es que ayudará a la gente a entender por qué este artículo o reportaje específico no saldrá pronto a la luz. Cuando las expectativas cumplen con la realidad, es más satisfactorio para todos.

La evolución más allá de las «5 cosas»

La idea detrás de las «5 cosas» se convirtió en una forma para que Joel y su equipo exploraran conceptualmente nuevas formas de manejar mejor los equipos.

De lo que se dieron cuenta es que «5 cosas» es sólo una idea de cómo hacerlo; el panorama general implicaba una forma de ver y actualizar las tareas y prioridades de forma visual y flexible (¿empieza a sonar familiar?).

Inevitablemente el equipo de Joel, reconociendo la necesidad de una solución más robusta y clara para la gestión de las tareas, desarrolló una pequeña herramienta llamada Trello. Se convirtió en una forma fácil para los gerentes de coordinar las responsabilidades de cualquier manera que consideraran conveniente, y les ayudó a obtener una mejor perspectiva sobre el estado de todos y cada una de las iniciativas de su equipo.

Hoy en día, los tableros de Trello para jefes de equipo cuentan con innumerables flujos de trabajo, estilos de gestión y (lo más importante) fondos divertidos. Es fácil adaptar los tableros para trabajar con todos los estilos de liderazgo.

Joel es ahora cofundador y gerente de 3 compañías exitosas, y se apresura a señalar que una junta de Trello puede ser hecha para satisfacer todas las formas de soluciones de negocios, sin importar como maneje su equipo.

Si te gusta el concepto de «5 cosas», aquí tienes una muestra de la tabla de Trello adaptando ese estilo de gestión:

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Echa un vistazo a nuestro tablero de trello de muestra con este flujo de trabajo. ¿Cuáles son tus 5 cosas? Dínoslo en los comentarios, Twitter o Facebook.

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