Aquí está la prueba de que la disposición de la oficina no afecta a la productividad

Office layout productivity tips

Durante mucho tiempo ha habido un acalorado debate sobre qué tipo de disposición del lugar de trabajo es la mejor para la productividad: ¿Cubículos? ¿Oficina abierta? ¿En cualquier parte del mundo?

La opinión general se inclina a favor de la privacidad de una oficina cerrada. Pero otros abogan por el espíritu bullicioso de un espacio de oficina abierta. Como persona que ha hecho su parte de trabajo en todo tipo de ambientes, me propuse llegar al fondo de esta interminable saga.

En realidad, no hay mucha diferencia entre una oficina cerrada o abierta en lo que se refiere a la productividad.

Utilizando la aplicación de seguimiento de tiempo y productividad DeskTime, examiné a las personas que trabajan en tres entornos diferentes: una oficina abierta, una oficina cerrada y un cubículo. Resulta que trabajar en una oficina cerrada lleva a un 4% más de productividad que trabajar en una oficina abierta (89.3% vs. 85.8%).

Pero aquí está la sorpresa: la configuración más productiva (91,1%) del trío fue la ruina de la existencia de todo trabajador moderno, el temido cubículo.

Entonces, ¿por qué las empresas gastan cientos de miles de dólares en construir o derribar paredes de oficinas si no dan el fruto deseado de productividad? Y si queremos ser nuestros yos más productivos, ¿es la escena del cubículo de la Matriz nuestro futuro?

Scene from the Matrix walking through cubicles

Antes de sacar conclusiones, veamos más de cerca nuestras opciones.

Diseños de oficinas abiertas

Las oficinas de planta abierta han existido desde 1906 y parecen estar en todas partes. Casi el 75% de todas las oficinas en los EE.UU. están diseñadas con un plan de espacios abiertos, como los que se encuentran en las empresas de alta tecnología como Microsoft, Etsy, y otros entre ellos.

El pensamiento es que una oficina abierta crea un ambiente más colaborativo, social y energético. Es más rentable, ya que se puede apretar más personas por metro cuadrado de la zona. Y no hay necesidad de muebles y paredes adicionales, ya que las estaciones de trabajo pueden ser colocadas una contra la otra.

Sin embargo, la apertura de este tipo de oficina viene con sus desafíos:

  • Ruido excesivo con el que los empleados tienen que lidiar a diario.
  • La falta de privacidad, especialmente cuando tienes una llamada telefónica.
  • Es un campo de juego para los gérmenes y las enfermedades, ya que la gente tiene el doble de probabilidades de enfermarse en una oficina abierta.

Oficinas y cubículos cerrados

Por otro lado, tenemos la oficina cerrada donde los empleados tienen su propio espacio de trabajo individual o un área cerrada para un departamento.

Scene from New Girl where Jess suggests a strategy sesh in the cubicle

Este tipo de diseño de oficina es perfecto para actividades que requieren concentración. También puede ser personalizado de manera que los empleados se sientan cómodos y reflejen su ética. La distribución de la oficina cerrada refuerza el orden jerárquico y deja claro que cuanto mejor sea la oficina, más alto se sube en la escalera, lo que también puede funcionar como un incentivo de motivación para rendir mejor.

Claro que también hay desventajas en esta disposición. Por ejemplo:

  • La oficina cerrada es más difícil de supervisar.
  • No es la mejor opción si quieres colaborar y hacer una lluvia de ideas con el resto del equipo.
  • Es caro de mantener, y a menudo requiere más refrigeración, calefacción e iluminación artificial.

El cubículo está en algún lugar en medio de los dos. Aunque está parcialmente cerrado, proporcionando cierto grado de privacidad, no podrás cerrar la puerta en la cara de un colega molesto. Y la compañía terminará necesitando más metros cuadrados que si se usaran sólo los escritorios. Además, un estudio de 2013 encontró que los trabajadores de los cubículos tenían las mayores tasas de descontento con su configuración de trabajo.

Hay pros y contras en los tres diseños de la oficina. Pero los niveles de productividad entre ellos varían sólo en un 6 por ciento. Entonces, ¿es realmente justo decir que un diseño es mucho más productivo que los otros?

La solución: Mirando más allá del diseño

En realidad, hay mucho más en la felicidad y productividad de los empleados que la distribución de la oficina.

Claro, algunos elementos son recomendables e incluso se pueden rastrear hasta nuestra herencia evolutiva. Por ejemplo, nos gusta sentarnos de espaldas a la pared para minimizar la amenaza potencial y evitar que alguien se nos acerque sigilosamente. O disfrutamos de la vista del exterior y de la luz directa del sol que entra en la oficina porque, como antiguos cazadores-recolectores, somos más felices cuando estamos al aire libre.

Pero en lugar de pensar sólo en el diseño, es más importante ser creativo con el diseño y el ambiente del lugar de trabajo.

Aquí está cómo hacer su oficina más productiva sin gastar miles de dólares en cambiar la distribución:

  1. Presentar la obra de arte . El arte inspirará y motivará a los empleados, añadiendo personalidad al espacio. O mejor aún, dejar que los empleados hagan la decoración. Las investigaciones han encontrado que los empleados que tienen control sobre el diseño de su espacio de trabajo son hasta un 32% más productivos.

  2. Traigan los verdes. Las plantas tienen el mismo efecto en las personas que la luz natural, reducen el estrés y se dice que tienen un efecto filtrante en el aire.

  3. Si una talla no sirve para todos, crear una oficina que tenga tanto espacios abiertos como cerrados . Tener habitaciones individuales cerradas donde la gente pueda concentrarse en el trabajo profundo, así como áreas abiertas adecuadas para la discusión y la generación de ideas. Tendrás lo mejor de ambos mundos.

  4. Consigue auriculares de calidad y haz que tu equipo escuche su música favorita o incluso las bandas sonoras de los videojuegos como Halo o Legend of Zelda. Las bandas sonoras de los videojuegos están diseñadas para motivar a los jugadores, pero se las arreglan para permanecer en un segundo plano para que no sirvan de distracción. Harán lo mismo para los empleados.

  5. Incluso bloqueando aplicaciones de medios sociales y notificaciones telefónicas puede aumentar la productividad del lugar de trabajo en un 14%, mejorando el estado de ánimo y ayudando a evitar distracciones innecesarias.

No es sólo el espacio en sí mismo. También tiene mucho que ver con la sensación del espacio , o su identidad de lugar. No importa la definición, el éxito de una empresa está directamente relacionado con la satisfacción de los empleados y la forma en que percibimos nuestro lugar de trabajo.

Y en lugar de discutir qué disposición es la mejor para la productividad, también deberíamos recordar que lo que cuenta es cómo aprovechamos el espacio.

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