Archivar sus documentos y deshacerse del contraproducente desorden digital

Hace algún tiempo, muchos archivos estaban dispersos en el escritorio digital de mi ordenador, lo que facilitaba la búsqueda de los archivos que más utilizaba. Al menos eso pensaba. Aunque tenía que cumplir con plazos muy ajustados, me di cuenta de que encontrar este archivo vital entre el desorden de mi escritorio virtual era un trabajo tedioso. ¿Pero no es una oficina virtual sólo para poner carpetas y archivos en ella?

Bueno, en realidad, no. Mi enfoque de la investigación y la gestión de archivos estaba obstaculizando mi capacidad de trabajo. Por supuesto, sólo tomó unos momentos para analizar visualmente los archivos, especialmente los que había memorizado. Un día, simplemente me quedé sin espacio. Necesitaba una nueva forma de archivar mis documentos. ¿Pero cuál?

El método de archivo de documentos: Escritorio Cero

El método de Escritorio cero funciona como la famosa Bandeja de entrada cero: aporta una sorprendente sensación de orden. Deshacerse del desorden es un soplo de píxeles frescos. Recuperar espacios de trabajo preciosos me hace sentir mejor organizado y en control. Mantengo mis archivos y carpetas organizadas para ayudarme a encontrar rápidamente lo que necesito, cuando lo necesito.

Resulta que esto va más allá de la simple organización de archivos. Los estudios muestran que las personas que trabajan en entornos laborales menos abarrotados son más felices y más productivas. Establecer un método de archivo de documentos para Desktop Zero también me ayudó cuando a menudo daba presentaciones a los clientes. Con el logo de la compañía como imagen de escritorio virtual, un escritorio libre de desorden ayudó a mi audiencia a centrarse en lo que yo estaba presentando (y yo, escondiéndome detrás de las escenas de mi trabajo).

No es para todos. A algunas personas les gusta encontrar estos importantes archivos donde los dejaron: en lugares convenientes, siempre visibles (incluso detrás de las ventanas). El espíritu del cero de escritorio es más importante que la realización de las carpetas.

Cómo funciona

Durante varias semanas, tuve dificultades para elegir un método de archivar mis documentos. En un momento dado, me dije a mí mismo, voy a empezar de cero. Y aunque la técnica específica requería trabajo, para mi sorpresa, funcionó. Aquí está cómo:

1. Crea una carpeta en tu escritorio llamada «Archivo del escritorio».
2. Mueva todo lo que hay en su escritorio virtual a la carpeta «Archivo del escritorio».
3. En los próximos cinco días probablemente encontrarás que necesitas algunos de estos archivos. Cuando lo hagas, vuelve a ponerlos en el escritorio.
4. Después de cinco días, organice lo que queda de la carpeta «Archivo de la oficina» en la carpeta que usted elija.

Repita el procedimiento cada vez que su oficina empiece a parecer demasiado abarrotada para su comodidad.

Estrategias para organizar estos otros archivos

Entonces, ¿qué haces con los archivos que quedan en la carpeta «Archivo de la oficina»? Si no son lo suficientemente importantes para su uso semanal, archívelos. ¿Pero dónde?

Organizar por cliente

Si trabajas para una empresa con clientes (externos o internos), una estrategia obvia y fácil de organizar tu trabajo es crear un archivo por cliente. Dentro de esta carpeta, crear carpetas por proyecto. Y, como guinda del pastel, dentro de cada carpeta de proyecto, sugiero crear una carpeta de versión.

Las modificaciones y los cambios ocurren todo el tiempo. Los proyectos se actualizan. Los sitios web y los folletos se rediseñan y actualizan. La capacidad de empezar de cero mientras se revisa un trabajo antiguo es esencial para hacer avanzar un proyecto.

• Cliente -; Proyecto -; Versión -; (Archivos)

Organizar por tipo

Si su cuenta de usuario contiene carpetas para películas, imágenes, documentos, etc., le aconsejo que las use. ¿Necesitas un gráfico? ¿Necesitas un video? Sabrás dónde buscar.

• Imágenes —- Espacio y Astronomía —- (archivos)
• Documentos – …; Banca – …; (archivos)
• Películas – …; Horror – …; (archivos)

Organizar por fecha

Si no tiene tiempo para otro enfoque, intente clasificar sus archivos por fecha. Para ello, utilice el método de archivado en cero de la carpeta del escritorio, pero cree una nueva carpeta «Archivo del escritorio» con una fecha, por ejemplo. «Archivos 2016-01-01» y «Archivos 2016-01-07», etc.

Esto puede parecer menos útil, pero lleva menos tiempo que pensar en dónde encaja cada archivo en el universo de su sistema de organización.

Organizar por temas

Hoy en día, muchos de nosotros tenemos múltiples papeles en el mismo trabajo: escritor, codificador, presentador, diseñador, gerente y mentor, por nombrar algunos. Como puedes adivinar, deberías intentar crear una carpeta para cada uno, subdividida en proyectos con fechas. Por ejemplo:

• Tutoriales – Desktop Zero, Enero 2016 – (archivos)
• Vídeos – …; Onboarding Appli, febrero 2016 – … (archivos)
• Correo – , Boletín, Marzo 2016 – , (archivos)

Organizar por objetivo

¿Qué estás tratando de hacer? ¿Con qué fin? Recuerde cuál es la visión general de su trabajo (o de su vida personal) clasificando los archivos en carpetas de objetivos como :

• Folleto, mayo de 2016
• Soporte de TI – …; Analítica – …; Junta, junio de 2016
• Mejorando la comunicación —-; Conjunto de herramientas para el nivel C —-; Presentación trimestral, julio de 2016
• Salud – , Vacaciones – , Tahoe, Agosto 2016

Usando software para ayudarte

Deja que los ordenadores se encarguen del trabajo duro. Son buenos en eso, cuando están configurados correctamente.

Avellana

Hazel de Noodlesoft es una excelente herramienta para mantener su oficina virtual ordenada. Por ejemplo, cualquier archivo «añadido hoy» se mueve a una carpeta llamada DT2. Utilice esta carpeta para clasificar los archivos por tipo y fecha. A continuación, organice los archivos DT2 periódicamente como se ha descrito anteriormente.

Palabras clave

Usando la idea de la Tabla del Calendario Editorial de Trello, crea etiquetas como «Activo», «Pendiente» y «Registrado» para la mayoría de tus archivos de proyecto. Por ejemplo, una búsqueda rápida en el sistema de archivos «Activo» muestra todo lo que tiene bajo esa etiqueta.

Avanzando

Han pasado años desde que sentí por primera vez la necesidad de eliminar, o al menos manejar, el desorden de mi oficina virtual. Y no ha costado tanto esfuerzo como temía para mantener las cosas en orden. No sentí la falta de tener archivos a mi alcance porque se mantuvieron organizados con los archivos asociados.

Este método de archivado de carpetas de Escritorio Cero puede no funcionar para todos, y le sugiero que explore sus propias soluciones. Puede que te sorprenda el aumento de productividad, o una dosis de salud mental que ni siquiera sabías que habías perdido.

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