Atención a todos los equipos: Las reuniones de pérdida de tiempo han terminado finalmente
Las reuniones son el tiempo. El tiempo es dinero. En realidad, el tiempo es más importante que el dinero. Es tu valiosa energía la que gastas una vez, y no puedes recuperarla.
No nos malinterprete. Soñar despierto, escribir poesía, meditar, recordar la letra de una canción, o esbozar una idea para un personaje de dibujos animados, todos merecen su tiempo de una manera correcta. Sólo que no en una reunión, a menos que ese fuera el propósito de esta increíblemente interesante reunión en primer lugar (¡añadidnos a esa invitación del calendario, por favor!).
Imagina salir de una reunión y sentirte con poder. Ves el panorama general y tienes una visión clara de cómo y dónde encaja tu trabajo en él. Sabes qué hacer a continuación, y también lo sabe el resto del equipo.
¿Imposible? No, en absoluto. Muchos de nosotros estamos predispuestos a pensar que las reuniones son el mal necesario del trabajo. Por lo tanto, tampoco ponemos mucho esfuerzo en hacerlas más eficientes.
Según este estudio atlético, el 50% de las reuniones se consideran improductivas. Esto significa que no tienen un resultado claro y no dan los siguientes pasos. Aunque el tiempo que se pasa juntos se considera de colaboración y productivo, no siempre es tiempo para hacer el trabajo. Este mismo estudio descubrió que las empresas de EE.UU. gastan 37.000 millones de dólares en costes salariales por reuniones innecesarias. El dinero está literalmente volando por la ventana de la oficina.
Así que si estás mirando un calendario repleto de reuniones, puede que sea el momento de poner el pie en el suelo y hacer que ese calendario sea más atractivo, sin tomar una clase o asistir a otro seminario para mejorar tus habilidades de reunión.
¡Puedes apartar esos suspiros a un lado porque la solución está aquí! (Y es fácil de arreglar.)
Un cambio de imagen de una reunión de equipo
Hemos desarrollado guías de protección de tiempo probadas y verdaderas y un tablero de trello de reuniones de equipo gratis que puedes copiar para disfrutar de un futuro feliz donde tus compañeros de trabajo participan felizmente en reuniones de equipo libres de frustraciones.
Sumerjámonos en los detalles de cómo transformar sus reuniones semanales de equipo, de una vez por todas.
Conozca su nueva tabla favorita
Antes de sentarse en la mesa de conferencias, eche un vistazo a la tabla de Reuniones Semanales de Equipo. Lo primero es lo primero: ¿Ve esa lista titulada «Plantilla de Reuniones»? ⬇️ Adelante y copien esa lista mientras se preparan para su próxima reunión.
Si tiende a prepararse para las reuniones unos minutos antes de que empiece, bueno, eso puede necesitar cambiar. Una reunión de equipo exitosa requiere unos pocos días de preparación para darle a su equipo tiempo para prepararse también. Aquí en Trello, tenemos reuniones de equipo semanales y quincenales y nos gusta recordarles a todos los involucrados que empiecen a agregar tarjetas que se discutirán 4 o 5 días hábiles antes de la reunión.
Normalmente comunicamos esto a través de un chat o configuramos recordatorios para todo el mundo. Una vez que se ha compartido la lista de reuniones, cualquiera es libre de añadir tarjetas a la lista siempre que el tema a discutir afecte al menos a una cuarta parte de nuestro equipo.
Ponga tarjetas debajo del marcador de posición «Discutir durante la próxima reunión» para los temas a discutir en su próxima reunión. Haz que tu equipo se añada a cada uno para que haya una asociación visual entre los temas de discusión y la propiedad.
¿Qué tipo de tarjetas de reunión tienen sentido para una reunión de equipo?
Tal vez quieras mencionar que has enviado algo nuevo. ¿Por qué no proporcionar un resumen de las experiencias y aprendizajes clave a los otros miembros del equipo y asegurarse de incluir también los errores?
Añade imágenes, archivos y listas de control a tus tarjetas de reunión para proporcionar más contexto y aumentar la participación con antelación.
¿Quieres que otros miembros del equipo te den su opinión sobre algo en lo que estás trabajando? Aunque pidas la retroalimentación o las ideas de forma asincrónica, utilizar el tiempo de la reunión para dar un contexto puede ser extremadamente útil.
¿Aprendiste algo nuevo en una conferencia a la que asististe? La transferencia de conocimientos es la clave de la innovación y algo que todos apreciarán.
Los compañeros de equipo pueden añadir comentarios, preguntas o sugerencias a las tarjetas de la reunión antes de la misma para que el propietario de la tarjeta pueda preparar su parte con antelación.
Si tienes alguna tradición o repites los procedimientos cada semana, asegúrate de dejarlos en tu lista de plantillas de reuniones para que permanezcan en la lista cada semana. Por ejemplo, pueden ser actualizaciones generales del equipo o incluso reconocer los esfuerzos del equipo! (Aquí en Trello, los llamamos «Equipo Bravos».)
¡Todo el mundo tiene un papel en la reunión!
Ok, tal vez no todos en todas las reuniones. Pero, ¿qué tal si asignas un líder de reunión rotativa o un anotador de tu equipo para mantener las cosas frescas? Así es como funcionan:
Líder de la reunión
Para cada reunión, habrá la cara de alguien en la tarjeta de «líder de la reunión». Se encargan de discutir con los asistentes de última hora (enviándoles mensajes si no están allí), dirigen la reunión, se aseguran de que todo en las tarjetas esté cubierto, nos mantienen a todos en el tema, y ponen conversaciones para las reuniones auxiliares/seguimiento si son largas.
Asigna un líder de reunión diferente de tu equipo en cada reunión para mantener las cosas frescas.
⭐️ Pro Tip: Ir en orden alfabético por el nombre de pila. Después, el líder marcará a la siguiente persona en la rotación para la reunión de la semana siguiente.
Escriba
Un escribano es alguien que toma notas resumidas durante la reunión. Añade las notas en la sección de comentarios de la tarjeta para que tu equipo pueda revisar cualquier idea, decisión o resultado más tarde.
También habrá la cara de alguien en la tarjeta de «escribano». Un voluntario, o incluso la última persona en llegar puede ser el escribano y tomar notas (que animará a todos a llegar a tiempo ). Asegúrate de que esto esté definido antes de que comience la reunión. A medida que se produzcan las conversaciones sobre las tarjetas de esta lista, el escriba añadirá comentarios que resuman la conversación.
Organizar una reunión de equipo perfecta
¡Hora de poner en marcha la reunión!
Empezar a tiempo y mantener cada tema de conversación conciso y al grano, como 2 a 5 minutos por cada artículo, ayudará a todos a mantenerse concentrados e interesados. Dejen los últimos minutos de cada punto de encuentro para discutir los siguientes pasos. Este paso debe involucrar una lista de acciones, plazos y dueños de cada tarea.
Si el tema es largo (el tiempo de todos se usa para esto), cortadlo educadamente y sugerid que lo saquéis de la reunión. Terminar a tiempo asegurará que la energía de los miembros del equipo no se agote.
Recuerde que lo ideal es que pueda pasar la reunión en 45 – 60 minutos como máximo. Una de las mayores dificultades de dirigir una reunión es tener participantes que carecen de entusiasmo o que están distraídos, y cuanto más larga sea la reunión, más probable es que esto ocurra.
Después de la reunión, arrastra la lista completa de reuniones a la sección de reuniones previas de tu tabla de Trello. Esto le ayudará a mantener un historial de todas las reuniones y facilitará el acceso a los temas que se discutieron a los miembros que no pudieron asistir.
No tengas miedo de cambiar la estructura de tu reunión en la plantilla sobre la marcha. Una vez cada trimestre más o menos, pida a los miembros de su equipo que le informen sobre la estructura de la reunión acerca de lo que funciona y lo que no. Su aportación será una fuente inestimable para mejorar con el tiempo. Con una tabla que contenga una referencia a las reuniones anteriores, de un vistazo, podrás ver cómo han evolucionado.
Por favor, ve y prueba el flujo de trabajo, ¡y dinos cómo te fue!
Para obtener una copia de nuestro flujo de trabajo de planificación de reuniones, y flujos de trabajo más productivos para ayudar a su equipo a trabajar mejor en conjunto, consulte nuestro nuevo (y gratuito) Kit de herramientas para el equipo Trello:
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