Automatización del flujo de trabajo a su servicio con el mayordomo de Trello

Despídanse de los tediosos clics y de los interminables arrastres de cartas de antaño, y saluden las automatizaciones personalizadas, las reglas, los comandos programados y mucho más! Considera a Butler como el robot-sidente de la productividad de tu equipo, permitiéndote crear un proceso perfecto para cualquier tarea o flujo de trabajo a nivel de tablero o tarjeta.

Además, Butler no requiere un grado de codificación de lujo. Las automatizaciones se crean fácilmente usando lenguaje natural, así que es como el Mad Libs de la productividad. Simplemente pasa por la ventana de construcción de comandos de Butler y selecciona lo que te gustaría que Butler hiciera, y lo hará todo por ti sin que tengas que escribir una línea de código. ¡Sin código, FTW!

Lo mejor de todo es que Butler está disponible para todos los usuarios de Trello, y Butler para Business Class y Enterprise viene con características aún más avanzadas y capacidades de automatización. Para aprender más sobre las características de Butler que vienen con tu cuenta Trello, revisa este práctico documento de ayuda.

Para añadir las potentes automatizaciones de Butler a tus tableros, simplemente haz clic en el icono de Butler en el menú del tablero y empieza a darle a tu mayordomo cosas que hacer. Ya que hay infinitas maneras de usar los superpoderes de Butler, hemos proporcionado algunos ejemplos.

Juega según las reglas (¡Confía en nosotros!)

Imagina esto: Has terminado tu último proyecto, te limpias el sudor de la frente, arrastras una tarjeta a Hecho, e *instantáneamente* los elementos restantes de la lista de control se marcan como completos, la fecha de vencimiento se marca como completa, y se te elimina de la tarjeta, todo sin que tengas que hacer nada.

Las reglas reaccionarán automáticamente a las acciones en sus tableros como por arte de magia y funcionarán en todo el tablero para todos los miembros. Además, pueden ser construidas para manejar un montón de acciones complejas y llevar un proceso automatizado a tus tableros.

Por ejemplo, si usted está en un equipo de ventas y tiene un contrato que necesita ser revisado por el departamento legal, puede establecer una regla para que cada vez que una tarjeta sea movida a la lista de «Revisión Legal», su lista de verificación del proceso de revisión legal se agregue a la tarjeta con una fecha de vencimiento por 2 días a partir de entonces, y que se asigne al abogado de su equipo.

Establecer una regla es tan simple como rellenar los campos de lo que te gustaría que ocurriera cuando una acción o un disparador específico se lleva a cabo. Por ejemplo, en mi ejemplo inicial se establecería un disparador para cuando una carta sea movida a la lista de «Hecho» por cualquiera en el tablero. A continuación, establecería las acciones que se producirían automáticamente cuando esa acción se dispara:

• Marque la fecha de vencimiento como completa

• Compruebe todos los elementos de todas las listas de control de la tarjeta

• Quita todos los miembros de la tarjeta.

Los disparadores pueden ser establecidos para una variedad de acciones, incluyendo:

• Cuando las cartas se añaden, se mueven o se archivan

• Se añaden etiquetas, anexos, miembros y votos a las tarjetas

• Las fechas de vencimiento se añaden, se marcan como completas o se incluyen en los nombres de las tarjetas

• Se toman medidas en las listas de control o se añaden listas de control a las tarjetas

• Comentarios y actualizaciones de la descripción de la tarjeta

• Cuando se introducen, actualizan, configuran, etc. los datos de los campos personalizados

Cuando se activa un disparador, algunas de las posibles acciones podrían ser:

• Mover, archivar o copiar tarjetas

• Agregar o quitar etiquetas, accesorios y más

• Fijar, cambiar o actualizar las fechas de vencimiento

• Añadir, completar o restablecer listas de control

• Incorporación, suscripción y adición/eliminación de miembros de las tarjetas

• Renombrar las tarjetas, editar las descripciones, añadir comentarios

• Modificación, adición o eliminación de datos del campo personalizado

• Clasificación de las listas según diversos criterios

• Interacción con las tarjetas relacionadas

• Envío de correos electrónicos (disponible con Business Class, Enterprise y Gold)

• Obtiene, publica y pone en URLs (disponible con Business Class, Enterprise y Gold)

• ¡Y mucho más!

Honestamente, es asombroso simplemente escarbar y ver lo que Butler puede hacer para abordar casi cualquier petición que le envíes.

Ejemplo de casos de uso de reglas

• Obtén una visión general del trabajo de tu equipo haciendo todas las tablas en un solo lugar. Por ejemplo, establece una regla en cada uno de los tableros de tu equipo para hacer una copia de cada tarjeta que se mueva a la lista de Hecho de un tablero al tablero de visión general del equipo.

• Cuando se crea una tarjeta en una lista de «cosas por hacer», agregue la lista de «pasos» para no perder el ritmo.

• Cuando alguien es añadido a una tarjeta, haga que Butler fije automágicamente la fecha de vencimiento en cinco días hábiles en el futuro y publique comentarios como, «Yo me encargo». ¡Vaya un jugador de equipo!

• Cuando introduzca un nombre de tarjeta que termine con una fecha, establezca que la tarjeta debe ser pagada en esa fecha. Perfecto para cuando envíes tarjetas por correo electrónico a tu pizarra.

• Cuando alguien complete la lista «Pasos de la Fase 1», mueva la tarjeta a la lista «Fase 2» y añada la lista «Pasos de la Fase 2». Como dicen, el proceso hace la perfección.

Construyendo botones para una mejor forma de trabajar

Butler también te permite crear automatizaciones personalizadas para las cartas y tableros que se ejecutan con un solo clic. Los botones de las cartas se encargan de las tareas del nivel de la carta, y aparecen en el reverso de la misma. Los botones de tablero, por otro lado, aparecen en la parte superior del tablero y realizan tareas en todo el tablero.

Lo que es realmente emocionante es que puedes crear botones que pueden realizar múltiples operaciones con un solo clic.

Por ejemplo, un botón de tarjeta, cuando se hace clic en él, podría mover esa tarjeta a una lista específica, añadir una fecha de vencimiento para dos días en el futuro, añadir un miembro de la junta y aplicar una etiqueta específica. O bien, un botón del tablero podría mover cada tarjeta con una fecha de vencimiento vencida a una lista específica y clasificarlas por etiqueta.

Además, Butler es un jugador de equipo, lo que significa que los botones de la tarjeta y el tablero creados por cualquiera en el tablero pueden ser utilizados por todos. Esto mantiene a todo el equipo en la misma página cuando se crea un proceso alrededor de las acciones, ya sea para notificar a la siguiente persona en un flujo de trabajo, o para priorizar las tareas de la semana.

Para crear botones personalizados, comience por seleccionar si desea crear un botón de tarjeta o un botón de tablero y póngale un nombre. Luego, crear una tarea es tan simple como recorrer y añadir las acciones que quieres que ocurran y rellenar los detalles, como qué lista o etiqueta.

Las acciones del botón de la tarjeta pueden incluir cualquiera o todas las siguientes:

• Mover o archivar una tarjeta

• Añadir/quitar etiquetas y fechas de vencimiento

• Marcando las fechas de vencimiento completas

• Comprobar/descomprobar los elementos de la lista de comprobación, añadir listas de comprobación a las tarjetas y restablecer las listas de comprobación

• Incorporación, suscripción y adición/eliminación de miembros de las tarjetas

• Añadir comentarios, renombrar tarjetas y modificar las descripciones de las tarjetas

Las acciones del botón de la tabla pueden incluir:

• Creación de nuevas fichas con descripciones en listas especificadas

• Crear, archivar y organizar listas

• Mover y archivar las tarjetas en una lista

• Clasificar las cartas en una lista por fecha, nombre, votos, campos personalizados, etiquetas y tiempo en la lista

Ejemplo de casos de uso de botones

• ¿Listo para ir a trabajar? Crea un botón de tarjeta para iniciar una tarea que mueva la tarjeta a la lista «En progreso» y te agregue a la tarjeta con una fecha de vencimiento.

• Empieza cada semana fresca con un botón de la pizarra para archivar la lista de «Hecho» de la semana pasada y crear una nueva lista de «Hecho».

• Añade un botón de tarjeta que automáticamente mueve la tarjeta a «Hecho», marca la fecha de vencimiento como completa y te elimina de la tarjeta. Incluso puedes configurar a Butler para que añada automáticamente un comentario que le haga saber a tu jefe lo increíble que eres.

• ¿Nunca sabes en qué trabajar después? Agregar un botón del tablero para mover una tarjeta seleccionada al azar de la lista «Por hacer» a la lista «Haciendo». No dejes que la parálisis del análisis frene tu productividad.

• Digamos que le pones una etiqueta verde a cada bicho que arreglas, para que tu equipo sepa lo que ya se ha enviado. Crea un botón en el tablero para archivar automáticamente todas esas tarjetas con etiqueta verde y así ahorrar un montón de preciosos clics.

• Conoce tu infinito atraso creando un botón para clasificar las cartas por puntos de historia del Campo Personalizado, fecha de vencimiento, votos y más para que sepas qué priorizar en el próximo sprint.

Haz que el tiempo trabaje para ti

Si tienes una cuenta de Business Class, Enterprise o trello gold, tienes la posibilidad de configurar a Butler para que trabaje en el horario que te convenga con comandos programados basados en fechas de calendario o en la fecha de vencimiento de una tarjeta.

Los comandos del calendario son excelentes para tareas recurrentes y mantenimiento regular del tablero, como mover y archivar tarjetas, ordenar listas y agregar nuevas listas a un tablero. Estos comandos se pueden configurar para que se ejecuten a horas específicas en horarios diarios, semanales, mensuales y anuales de tu elección.

Por ejemplo, en una tabla de sprint semanal podrías establecer un comando de calendario para que el comienzo de cada semana sea lo más suave posible:

• Todos los lunes a las 9 de la mañana,

• Archiva todas las cartas de la lista de la última semana

• Mueve las cartas de la lista de esta semana a la lista de la semana pasada

• Mueve todas las cartas de «Up Next to This week» y ordénalas por fecha de vencimiento.

Si Butler también se asegurara de que hubiera una cafetera lista para ti cuando entraras en la oficina. ☕️

Los comandos de fecha de vencimiento usan la fecha de vencimiento de una tarjeta como disparador y pueden ser programados para tomar una serie de acciones a medida que se acerca la fecha de vencimiento de una tarjeta, el momento de vencimiento o un período de tiempo determinado después de que la tarjeta se venza.

Establecer comandos de fecha de vencimiento es una gran manera de asegurarse de que nada importante caiga en las grietas al marcar las cartas incompletas que están atrasadas:

• El momento en que se debe entregar una tarjeta

• Mueve la tarjeta al principio de la lista

• Añade la etiqueta roja a la tarjeta

• Publicar un comentario «@card ¿Cuál es el estado de esto?»

Los comandos programados ofrecen una poderosa forma de mantener tus tableros y tarjetas organizados y mantenidos para que puedas pasar más tiempo enfocándote en las cosas más finas de la vida, como esa entrada de blog que se suponía que ibas a escribir la semana pasada y que Butler te recordó totalmente.

Butler trae el Servicio de Guantes Blancos

Por si fuera poco, lo que hace a Butler realmente un corte por encima del resto es que tan pronto como Butler se habilita en sus tablas tiene inmediatamente ideas para hacer su vida más fácil. Cuando abras el Butler, haz clic en el botón «Consejos de Automatización» y Butler automáticamente hará un rápido escaneo de tu tablero para analizar las acciones más comunes, y las sugerirá como botones recomendados que pueden ser creados con un solo clic. Habla de estar preparado para tu primer día de trabajo.

¡Así que adelante y traigan el poder de la automatización con Butler a sus tableros hoy!

¿Quieres tener una visión en profundidad de todo lo que Butler tiene que ofrecer? Mira nuestro seminario web gratuito a petición:

Trae una poderosa automatización a tus tableros con Butler

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