¡Badabigboom! Aquí están los «5 elementos» de la gestión del equipo según el gran jefe de Trello
Cuando tu jefe te pregunta en qué punto de tu trabajo te encuentras, tu reflejo es probablemente proporcionarle una enorme lista de proyectos muy importantes y emocionantes en los que estás trabajando actualmente.
Seamos honestos: aunque estas tareas existen, probablemente tampoco son una representación exacta de lo que haces. Es normal que quieras demostrar que tu trabajo añade valor a la empresa. Pero pregúntele a cualquier gerente, y le dirá que no se impresionará por la amplitud de sus «prioridades».
Como dice el CEO de Trello, Michael Pryor, «No tienes que demostrarme que estás ocupado. Sé que estás ocupado. «De hecho, es importante distinguir entre calidad y cantidad. Si tienes un millón de cosas que hacer, ¿las haces todas de manera eficiente?
Piénsalo: en lugar de hacer una lista exhaustiva de las tareas que no te interesan, ¿por qué no limitar tu lista a 5 elementos?
El dilema del líder
Joel Spolsky, cofundador de Trello, dirige un equipo en su empresa de software Fog Creek. Conocía cada tarea asignada a cada persona, pero no tenía idea de en qué estaban trabajando realmente en un momento dado.
«Una lista de miles de tareas individuales para ser compartidas por 25 personas no me va a ayudar a averiguar en qué está trabajando realmente la gente», dice Joel.
El otro reto es si lo que Joel ve como prioridad también es visto como prioridad por los empleados. «Creo que muy a menudo la gente trabaja en una larga lista de pequeñas cosas, pero no sabe cuáles son las principales prioridades de la empresa», dice.
Para gestionar mejor el equipo de trabajo, profundizó en el tema y se dio cuenta de que sus empleados nunca fueron muy buenos para explicar lo que realmente hacían: a menudo confundían los objetivos a corto y largo plazo con las prioridades urgentes y las tareas superficiales. La mayoría de estas tareas no eran directamente visibles y, por lo tanto, no reflejaban el trabajo que se estaba realizando.
El concepto de los 5 elementos
En ese momento, Joel ya estaba dirigiendo Fog Creek y StackExchange al mismo tiempo, y quería obtener una imagen rápida y precisa de lo que estaba pasando en sus empresas y en lo que la gente estaba trabajando.
Se le ocurrió el concepto de los «5 elementos». Se dio cuenta de que lo que realmente quería oír de su equipo era una lista de cinco cosas:
- Dos proyectos en los que estaban trabajando.
- Dos proyectos en los que planeaban trabajar a continuación.
- Un proyecto en el que la gente esperaba que trabajaran, pero que en realidad no planeaban trabajar en sí mismos.
Entonces sólo tendría que comprobar 5 artículos por persona. Como gerente que tenía que dirigir equipos de trabajo, buscaba una visión clara de lo que estaba sucediendo y pensó que ese proceso ayudaría a sus empleados a establecer las prioridades correctas en su trabajo y a lograr algo realmente.
¿Por qué sólo dos a la vez?
El cerebro sólo puede absorber y procesar realmente una cantidad limitada de información a la vez. Un concepto en el que coinciden todas las metodologías de productividad: ser productivo significa mantenerse centrado.
Dar prioridad a dos tareas a la vez ayuda a organizar mejor el día o la semana. «Pueden elegir entre dos grandes proyectos, pero si se imaginan trabajando en tres, uno probablemente será dejado de lado», insiste Joel.
Para que tus jefes y colegas sepan a qué se enfrenta tu cerebro, necesitan identificar las dos tareas en las que estás trabajando actualmente. Esto evitará que le hagan preguntas que no estén relacionadas con su objetivo actual, y les ayudará a hacer una mejor gestión del equipo.
Trabajar en dos proyectos al mismo tiempo también puede ser útil: cuando estés atascado o cansado, ¡cambia de uno a otro! Si estás trabajando en más de dos proyectos, puedes sentirte estresado porque no sabrás por dónde empezar.
Veamos los siguientes dos elementos
Para crear una hoja de ruta realista para su trabajo, haga una lista de las dos cosas en las que trabajará a continuación. Esto facilita la gestión del equipo, para que usted y sus colegas puedan evaluar mejor los próximos pasos y actuar en consecuencia.
Por ejemplo, si eres programador y has anunciado que la próxima semana empezarás a desarrollar una nueva e increíble característica, el equipo de marketing ya sabe que puede empezar a trabajar en la creación de la campaña promocional.
Supongamos que eres parte del equipo legal que revisa los contratos. Si indica los dos próximos documentos que va a examinar, le facilitará la vida a todos: sus asistentes legales pueden preparar el material apropiado; sus otros compañeros de equipo saben cuáles serán los próximos contratos; y su jefe puede programarse en torno a los contratos que están a punto de ser completados».
O quizás eres un gestor de contenidos y para gestionar bien tu equipo, te encargas de planificar el calendario editorial para que tus editores de fotos sepan qué ilustraciones de los artículos deben ser retocadas. Todo lo que tendrán que hacer es echar un vistazo a su lista de prioridades.
El resto, en las mazmorras
¿Esperan sus colegas que trabaje en un proyecto específico cuando no tiene ninguna intención de hacerlo? ¡Dilo! Puede haber varias razones para ello: falta de tiempo, falta de interés o simplemente porque te diste cuenta de que no era una buena idea.
«Podrías decir algo como este proyecto nunca verá la luz del día porque es una mala idea o este proyecto nunca verá la luz del día porque no tienen tiempo», dice Joel.
Lo más importante es que ayudará a la gente a entender por qué este artículo no estará disponible pronto. Cuando la expectativa se encuentra con la realidad, es una situación en la que todos ganan.
La ganancia real detrás de los «5 elementos»
El concepto de los «5 elementos» se ha convertido en una forma de que Joel y su equipo exploren nuevas formas de gestionar un equipo de trabajo.
Lo que entendieron es que el concepto de los «5 elementos» es sólo una idea entre otras. Lo principal es tener una visión general y actualizar visualmente y con flexibilidad las tareas y prioridades (¿eso le suena familiar?).
Conscientes de la necesidad de una solución más robusta y clara para una mejor gestión de las tareas, el equipo de Joel ha desarrollado una herramienta muy pequeña desde cero: Trello. Se ha vuelto fácil para los administradores coordinar las responsabilidades de la manera que les resulte más pertinente. Y les ha ayudado a gestionar mejor los equipos de trabajo y a tener una mejor perspectiva del progreso de cada individuo y de todas las iniciativas de su equipo.
Los tableros de Trello para líderes de equipo de hoy en día se jactan de la capacidad de satisfacer las demandas de innumerables procesos de trabajo, estilos de gestión y (lo más importante) antecedentes de diversión. Los tableros son fáciles de adaptar a cualquier estilo de gestión de equipo.
Joel es ahora cofundador y gerente de 3 compañías exitosas. Señala que es fácil crear un tablero de trello para abordar todos los temas posibles e imaginables, independientemente de las limitaciones de gestión de su equipo.
Si te gusta el concepto de «5 elementos», aquí tienes un ejemplo de una tabla de Trello que adapta este estilo de gestión:
