Buscando el tiempo perdido. O cómo recoger unos minutos en el trabajo
El día estándar de 24 horas parece estar acortándose. Todos buscamos consejos de expertos o trucos milagrosos para encontrar 60 minutos extra en nuestro horario, a menudo en nuestro detrimento.
Transformar la pérdida de tiempo en ganancia de tiempo
Conocemos a todos los culpables que nos hacen perder el tiempo en el trabajo: reuniones y correos electrónicos. Pero también se subestiman las pérdidas de tiempo, como la fatiga de decisión o la repetición de la misma tarea una y otra vez. Aunque es difícil desterrar estos malos hábitos para siempre (¡especialmente la automatización!), puedes cambiar la forma en que los manejas y ver cómo puedes ahorrar tiempo en el trabajo.
Aquí están las causas de las mayores pérdidas de tiempo en el trabajo y cómo transformarlas y optimizar su tiempo de trabajo.
1. Vamos (todavía) a planear una reunión sobre este tema …
Si tiene la impresión de que su trabajo es sólo una sucesión de reuniones, no está solo.
La duración y la frecuencia de las reuniones han aumentado en los últimos 50 años, y los ejecutivos dedican en promedio casi 23 horas por semana (en comparación con menos de 10 horas en el decenio de 1960).
Y para colmo, la mayoría de estas reuniones ni siquiera son útiles. Según el Informe de Estado de Reuniones de 2019 creado por la aplicación Doodle, casi el 71% de los profesionales dicen que pierden tiempo cada semana debido a reuniones innecesarias o canceladas. Cuando las reuniones se llevan a cabo, el 43% dice que las acciones a tomar son poco claras y confusas; el 38% dice que las reuniones mal organizadas llevan a una pérdida de enfoque en los proyectos y el 31% cree que los participantes irrelevantes frenan el progreso.
Cómo optimizar su tiempo de trabajo
La próxima vez que reciba una invitación para asistir a una reunión que no sea relevante o que una rápida conversación personal sea más apropiada… suspenso … decir no . Aunque las reuniones pueden estar incrustadas en la cultura corporativa, recuerda esto: si pide una reunión, es por una buena razón. Alguien pide reunirse con usted y usted tiene el derecho de negarse si este no es el mejor método o forma de usar su tiempo de manera efectiva.
La revista de negocios de Harvard ofrece buenos ejemplos de cómo se puede rechazar educadamente una invitación a una reunión:
- «Es un tema interesante. Basándonos en nuestras prioridades para este año, no estoy seguro de que estemos listos para una conversación productiva todavía. ¿Sería posible posponer esta reunión y dejar que el grupo de trabajo avance un poco más antes de que nos reunamos? «…
- «Estoy deseando tomar algunas decisiones sobre esto. Por la descripción de la reunión, no parece que el departamento de producción estuviera involucrado. Me gustaría esperar hasta que alguien de Producción acepte unirse a nosotros. De lo contrario, no podremos tomar ninguna decisión. «
- «Basándose en la información contenida en la invitación, parece que esta reunión es puramente informativa. ¿Sería posible enviarme un resumen en lugar de una reunión? «
¿No quieres rechazar una solicitud de reunión?
En primer lugar, pruebe la regla del 20/50. La mayoría de las reuniones de 30 o 60 minutos pueden reducirse a 20 o 50 minutos. Los últimos 10 minutos de una reunión suelen ser los menos productivos: los participantes hablan de cosas que pueden no estar directamente relacionadas con el tema. Eliminando esos diez minutos, todos pueden tomar una decisión más rápidamente.
Segundo, cambiar el entorno de la reunión. Cuando la reunión tiene lugar alrededor de una mesa en una pequeña habitación, puede fácilmente volverse monótona. En su lugar, programe una reunión de pie o caminando para cambiar el ritmo y la dinámica.
2. ¡Ping! Tienes un nuevo correo electrónico
Según un análisis del Instituto Global McKinsey, el profesional medio pasa el 28% de su jornada laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos. Esto todavía representa 2h06 de mensajes perdidos y 120 recibidos por día.
Pasamos tanto tiempo pensando en los correos electrónicos entrantes que nos olvidamos de optimizar los salientes. Puede que seas un profesional de las etiquetas, las carpetas y el archivado, pero el proceso real de componer un correo electrónico es una gran pérdida de tiempo. Y, por alguna razón, cuando pensamos en automatizar nuestros procesos de trabajo, los correos electrónicos no son lo primero que nos viene a la mente.
Y ningún Outlook o reglas de archivo automático pueden compensar el tiempo que se pasa haciendo clic en «responder», escribiendo un mensaje y haciendo clic en «enviar».
Cómo ahorrar tiempo en el trabajo
Una de las formas más fáciles de ahorrar tiempo trabajando con tu bandeja de entrada es evitar responder todos los correos electrónicos innecesariamente. Por ejemplo, supongamos que intercambias correos electrónicos con un colega para resolver un problema. Ella responde a tu último e-mail diciendo: «Genial, gracias por enviar toda esta información. Me pondré en contacto contigo en un par de días después de nuestra reunión. «
La etiqueta social puede persuadirte para que sigas con otro e-mail, simplemente diciendo «Gracias» o «Gracias por mantenerme informado». Este es un caso clásico de e-mails interminables. Su respuesta no añade ningún valor y no hace avanzar la conversación. En lugar de eso, deberías haber borrado el correo electrónico o haberlo movido a una carpeta.
Si cree que debe responder a los correos electrónicos con un «Gracias», «Hasta pronto» o «Es bueno saberlo», cree plantillas de correos electrónicos y respuestas estandarizadas para no reescribir la misma respuesta cada vez.
3. La avalancha de decisiones
Tomamos cientos de pequeñas decisiones cada día, empezando el día con un traje y terminándolo con la compleja elección entre una galleta con chispas de chocolate o un brownie de postre.
En el trabajo, las decisiones triviales también se acumulan, obligando a elegir en qué tareas trabajar, cómo firmar un correo electrónico o cómo responder a la pregunta de un colega. Al final del día, en promedio, hemos tomado 35.000 decisiones!
Cuantas más decisiones tomes a lo largo del día, más difícil será cada una de ellas para tu cerebro.
Este fenómeno, llamado fatiga de decisión, fue teorizado por el psicólogo social Roy F. Baumeister. Hace que tu cerebro busque atajos. O te vuelves imprudente y actúas impulsivamente o no harás nada en absoluto. En cualquier caso, el tiempo se pierde: o bien te obligan a volver y corregir una decisión precipitada o bien pasas minutos innecesarios sopesando los pros y los contras de una decisión que finalmente pospondrás.
Cómo optimizar su tiempo de trabajo
Hay dos maneras de combatir la fatiga de la decisión: reducir el tiempo dedicado a la toma de decisiones y limitar las opciones.
La estrategia más simple es limitar el número de opciones que se deben evaluar. Por ejemplo, supongamos que se le encomienda la tarea de encontrar una nueva agencia para poner en práctica su estrategia de comercialización. No caiga en el enfoque de comparar todas las agencias a menos de 50 km de su oficina.
Este enfoque acumula la ansiedad y el estrés. E incluso si logras tomar una decisión, probablemente no estarás satisfecho con el resultado.
En su lugar, pida recomendaciones a sus colegas de confianza y compare sólo las tres agencias principales. Entonces, una vez que hayas tomado una decisión, apégate a ella.
Ganar incluso 20 segundos por decisión ya puede hacer una gran diferencia cuando hacemos cientos de elecciones cada día. La clave es practicar este enfoque con decisiones menores y avanzar lentamente hacia decisiones más importantes.
«Si estás crónicamente indeciso, construye ese músculo para tomar decisiones empezando por lo pequeño. Date 30 segundos para decidir qué vas a hacer para la cena, qué película ver, o si quieres salir esta noche. Sigue adelante con esa decisión. Hazlo de nuevo. Entonces apunta un poco más alto… Tomar decisiones pequeñas y oportunas ayudará a entrenar a tu cerebro a pensar más rápido en los problemas reales. «
4. Tareas manuales en cadena (Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+C, Ctrl+V)
Las responsabilidades de muchas personas implican trabajar con herramientas y sistemas, realizar tareas como la recopilación de datos, esperar la confirmación y compartir actualizaciones. Aunque la mayoría de la gente descubre atajos de teclado efectivos y consejos para ahorrar tiempo en el trabajo, eso no es suficiente.
Según un informe titulado Automation in the Workplace, que utiliza el software de gestión del trabajo Smartsheet, más del 40% de los trabajadores encuestados dedican al menos un cuarto de la semana laboral a tareas repetitivas, al correo electrónico, a la recopilación de datos y a la introducción de datos (que es lo que más tiempo requiere).
Afecta a todo el mundo, a todos los niveles. Un informe de ServiceNow encontró que casi el 70% de los gerentes dicen que los procesos manuales les dejan menos tiempo para las iniciativas estratégicas. Y más de un tercio dice que utilizan principalmente procesos manuales en sus lugares de trabajo.
Cómo optimizar su tiempo de trabajo
En el mismo estudio de Smartsheet, casi el 60% de los trabajadores estimaron que podrían ahorrar seis o más horas por semana (¡casi un día completo de trabajo!) si se automatizaran las tareas repetitivas de su trabajo.
El trabajo de automatización solía ser intimidante. Tenías que aprender a codificar o dominar completamente un programa de ordenador para crear reglas y soluciones complejas. Hoy en día, hay un número de aplicaciones poderosas e intuitivas que permiten a cualquiera automatizar las tareas manuales.
Aquí hay algunos de ellos:
- Trello ha integrado la automatización con Butler, lo que puede ahorrarle tiempo en las tareas rutinarias de gestión de proyectos. Butler incluso le dará «recomendaciones» o sugerencias basadas en sus acciones frecuentes, para ahorrarle tiempo en el trabajo automáticamente!
- El Zapier le permite conectarse con las aplicaciones que usa todos los días. Puedes buscar tus aplicaciones favoritas (como Trello) y elegir de una lista de «Zaps» (integraciones) o crear tu propio flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes crear automáticamente mapas de Trello a partir de nuevas líneas en Google Sheets o de tus mensajes favoritos de Slack.
- El IFTTT también te permite buscar integraciones de aplicaciones ya preparadas llamadas Applets , o crear las tuyas propias. Puede elegir integraciones específicas de Trello o conectar aplicaciones como Instagram, Twitter, Salesforce, etc.
-
Para automatizar las tareas en un Mac, prueba Automator. No hay necesidad de aprender programación. En su lugar, se elige de una lista de acciones incorporadas para crear procesos de trabajo como redimensionar imágenes, cerrar todas las aplicaciones al mismo tiempo o combinar varios archivos PDF .
. - Para los usuarios de Windows, hay un programador de tareas de Windows incorporado. Esto permite crear una tarea, definir su frecuencia (diaria, semanal, mensual, etc.) y el disparador. Por ejemplo, puede automatizar las copias de seguridad en la nube o abrir los mismos programas cada vez que se conecta al ordenador.
Ahora, ¿qué hacer con todo ese tiempo que encontramos?
Felicitaciones, gracias a estos pequeños consejos, has ahorrado unas horas preciosas a la semana. Lo que hagas con ese tiempo extra es crucial.
El propósito de ahorrar tiempo es tener minutos extra para hacer un trabajo más estratégico o perseguir sus intereses y hobbies. Sin embargo, es igualmente importante reservar tiempo para no hacer nada .
Sí, lo has leído bien. Tomarse el tiempo para un «espacio en blanco» en su horario le permite ir más despacio, recargar sus baterías y recargar. La clave está en evitar la tentación de mirar el teléfono, chatear con un colega o navegar por Internet. En vez de eso, deja que tu mente divague. Siéntese en una habitación tranquila y sueñe, o salga a caminar y a pasear.
«No estoy haciendo nada con un propósito. Manfred Kets de Vries, profesor de liderazgo y cambio organizacional en Insead en París, dijo en un artículo del New York Times, «Sé que sin un descanso, no puedo ser efectivo.
Te sorprendería lo mucho que puedes lograr reduciendo tus tareas habituales en unos pocos minutos y sin hacer nada en su lugar.
¡Envíenos sus comentarios! Escríbenos en Twitter (
También lee : Creativo vs. Gerente: cómo organizar tu trabajo para aumentar tu productividad
