Todos tienen lo mismo las 24 horas del día.

A pesar de que trabajamos la misma cantidad de tiempo, ¿por qué algunas personas parecen haber encontrado el secreto de cómo mantener el equilibrio entre la vida y el trabajo, mientras que otras permanecen exhaustas y presionadas por una lista de tareas que simplemente crece (y nunca termina)?

La respuesta es la gestión del tiempo y la productividad .

La forma en que maneja la organización del trabajo y la administración del tiempo en las empresas puede marcar la diferencia entre estar siempre en la carrera (y no terminar nada) o hacer todo lo que quiera en su trabajo y en su vida, y aún tener tiempo libre. para hacer lo que quieras.

Pero, ¿cómo asegurarse de conocer las técnicas correctas de administración del tiempo, aquellas que no solo aumentan su productividad, sino que le permiten invertir su tiempo y energía en las áreas de su vida y trabajo que le brindan el mayor significado, propósito y ¿alegría? Solo pensar en todo parece sofocante, pero afortunadamente existen algunas estrategias de gestión del tiempo y la productividad que puedes implementar en tu día a día para tener más organización y estructura en tu agenda y lista de tareas pendientes.

Hablamos con la experta en productividad Tonya Dalton, fundadora de inkWELL Press Productivity Co. , presentadora del podcast Productivity Paradox y autora de The Joy of Missing Out , que reúne técnicas de gestión del tiempo, incluidas estrategias tangibles que puede utilizar para mejora tu trabajo (¡y tu vida!), además de aprovechar al máximo tus 24 horas.

¿Qué es la gestión del tiempo?

El término «gestión del tiempo» es una palabra de moda en el mundo de la productividad. Pero antes de sumergirnos en cómo vamos a utilizar las técnicas de gestión del tiempo para lograr los objetivos, es importante comprender en profundidad qué es la gestión del tiempo y cómo debe definirse.

La gestión del tiempo y la productividad no se trata solo de hacer más – es tomar las riendas de su tiempo para que pueda concentrarse en lo que tiene más sentido para usted.

«La gestión del tiempo y la productividad consiste en vivir el momento presente en lugar de pasar de una tarea a otra, tachando 1000 cosas de su lista de tareas diarias», dice Dalton. «Es detenerte y preguntarte: ¿es esta una tarea que tengo que hacer? ¿Es realmente importante? La idea es hacer espacio para que no te llenes todos los días y, en cambio, dejar ese espacio, tú realmente puede disfrutar el trabajo «.

Entonces, dar una definición, administración del tiempo y productividad es tener el control de sus tareas diarias para que sepa lo que tiene que hacer (y, lo que es más importante, lo que no tiene que hacer), cuándo hacerlo y por cuánto tiempo. tomará. Cuando tiene esa sensación de control, también tiene tiempo para perseguir lo que es significativo para usted, tanto dentro como fuera del trabajo.

¿Y qué puedes hacer para lograr esa sensación de control? Necesitas las estrategias adecuadas.

Las técnicas de administración del tiempo son acciones pequeñas y sostenibles para tener control sobre su cronograma y para garantizar que su tiempo se invierta en proyectos que sean más significativos, valiosos y gratificantes.

Aprendamos algunas técnicas de administración del tiempo que puede utilizar para comenzar a recuperar el control de su tiempo (y, en consecuencia, de su vida).

Haz una encuesta sobre el uso del tiempo

Levante la mano si alguna vez se fue a dormir pensando «¡El tiempo ha volado hoy!»

«Muchas veces dejamos que el día nos lleve a donde él quiera … varias veces, en el frenético ritmo de la vida cotidiana, perdemos la noción de cómo estamos usando nuestro tiempo», dice Dalton.

Pero no puede recuperar el control de su tiempo si no sabe a dónde va, por eso es tan importante hacer una encuesta de uso del tiempo.

La técnica de la encuesta de uso del tiempo le dará una idea clara de cómo está gastando sus horas y, más que eso, cómo las está desperdiciando.

¿Y cómo funciona esta encuesta de uso del tiempo en la práctica?

Puede utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo (como Toggl oCosecha), para realizar un seguimiento de cómo utiliza el tiempo durante una semana. El secreto de esta técnica es tener la mayor especificidad y detalle posible.

Por ejemplo, digamos que tuvo citas de trabajo de 11 am a 12 am. En lugar de identificar ese momento como «trabajo», sea muy específico con lo que estaba haciendo exactamente en ese momento. ¿Pasó 15 minutos tratando de corregir un error en su sitio? 30 minutos respondiendo correos electrónicos? ¿12 minutos rodando su línea de tiempo de redes sociales? Cualquiera que sea la actividad, anótela. Grabe minuto a minuto .

Una vez que haya terminado de monitorear su tiempo durante una semana, es el momento de describir los datos (tanto Toggl como Harvest brindan informes que facilitan la visualización de su semana) y hacer un análisis completo de hacia dónde se dirige su tiempo, ya que probablemente haya formas de conseguir algo de tiempo extra, sin importar cuántas actividades esté realizando.

«Si se toma el tiempo para obtener una descripción general de cómo va su semana, puede comenzar a ver algunos espacios que pueden no estar optimizados», dice Dalton.

El secreto es buscar «chupadores de tiempo»; cosas que no le gusta hacer y que toman demasiado tiempo, o cosas que monopolizan su tiempo y le impiden hacer el trabajo más significativo.

Ahora, tenga en cuenta que los chupadores de tiempo serán diferentes para cada persona; lo que es una clara pérdida de tiempo para una persona puede ser valioso para otra. Tome el ejemplo de las redes sociales. Si pasas horas al día desplazándote por la línea de tiempo de tus redes sociales, en lugar de trabajar en tu libro, esto es una pérdida de tiempo. Pero, si está utilizando la red social para generar ideas publicitarias, contactar a la gente y publicitar sus proyectos paralelos, este es un tiempo bien empleado.

Una vez que haya identificado estos agujeros negros, elimínelos de su horario y reasigne ese tiempo a otras cosas. Si los chupadores de tiempo son innecesarios, elimínelos. Si está realizando actividades para su negocio que no le gustan, subcontrate. Si las tareas del hogar le impiden iniciar el negocio de sus sueños, contrate a alguien para que le ayude en la casa o realice estas actividades en momentos en que no esté ganando.

El secreto es la responsabilidad. Cuando utilice el sistema de encuestas, no podrá perder tiempo sin que aparezca en su revisión de cómo fue la semana.

Automatice las tareas, tanto en línea como fuera de línea

Una de las mejores técnicas de gestión del tiempo es, sin duda, la automatización de tareas. Y la automatización va más allá de lo que haces en tu computadora. «Hablo de la automatización no solo en términos de software, sino también de las cosas que hace sin conexión con regularidad», dice Dalton.

La automatización es una excelente manera de reducir el tiempo que dedica a tareas que requieren mucho tiempo y utilizar ese tiempo para un trabajo más significativo y con un propósito.

Busque oportunidades para automatizar tareas rutinarias, tanto en línea como fuera de línea. Por ejemplo, ¿hacer cola en el supermercado los sábados consume mucho tiempo durante el fin de semana? Vea si entregan sus compras en casa, o use un servicio de entrega a domicilio como Instacart , para que otra persona haga las compras por usted. ¿Responde a los mismos correos electrónicos de los clientes varias veces al día? En lugar de empezar desde cero cada vez que llega un nuevo correo electrónico a su bandeja de entrada, cree una plantilla.

El punto es que, cuanto más tiempo y tareas repetitivas consumen, más tiempo libera en su agenda y más tiempo tiene para hacer lo que realmente importa.

Tómese el tiempo para una rutina matutina energizante

La forma en que comienza su día determina el resto de su día. Por lo tanto, si comienza el día a la carrera, pasará el resto del día sintiéndose así. Pero lo contrario también es cierto. Si se toma en serio su tiempo por la mañana, tomará esa actitud durante todo el día.

«Una rutina matutina … te permite llevarte bien desde el principio», dice Dalton. «Antes de que realmente comience el día, y tal vez antes de que mucha gente se levante de la cama, ya puede dar varios pasos hacia adelante».

En lugar de saltar de la cama para responder correos electrónicos o correr a la oficina, programe el reloj para despertarse un poco más temprano y tómese un tiempo para usted. Puedes usar elsu rutina matutina para hacer lo que quiera, siempre que sea algo que le brinde más serenidad y aliento para disfrutar el día.

Incluso con su apretada agenda, Dalton se toma un tiempo para sí misma todas las mañanas, antes de despertar a sus hijos y comenzar a trabajar, y eso no es negociable. Como resultado de su rutina matutina, no solo aprendió a concentrarse y decidirse, sino que también pudo aumentar su productividad y logró un gran objetivo: terminar su primer libro.

«Tengo un podcast semanal. Tengo un negocio propio … y una familia. Tengo 1000 cosas diferentes que hacer y, sin embargo, pude escribir un libro», dice Dalton. «Y la razón por la que pude escribir un libro en solo unos meses es porque lo convertí en una parte muy intencional de mi rutina matutina».

Si no sabe cómo organizar una rutina matutina energizante, puede intentar utilizar los «Salvavidas» del libro The Morning Miracle: Descubra el método simple y eficaz que le proporcionará la vida de sus sueños antes de las 8 am, de Hal Elrod. Los salvavidas son: silencio, afirmaciones, visualizaciones, ejercicio, lectura y diario. Estos 6 hábitos exitosos te prepararán para el día– y debido a que está comenzando su día a propósito, será más fácil concentrarse en usar su tiempo a lo largo del día.

Aprenda a decir «no» cuando sea necesario

En la cultura actual, nos jactamos de aquellos que viven huyendo y aman latrabajo duro. Pero llenar cada minuto de su horario no lo ayuda a hacer más. De hecho, tener demasiadas ocupaciones puede generar un estado de alerta constante que perjudica tu salud mentaly puede causar síndrome de agotamiento. Disparo en el pie de todo aquel que quiera saber cómo mejorar el rendimiento.

«Creemos que si no tienen un horario completo, algo anda mal», dice Dalton. «En la sociedad actual, elogiamos el trabajo duro. Enorgullecemos estar huyendo … pero tener muchos trabajos no significa ser una persona productiva. No significa que seas feliz. Solo significa que estás dando vueltas en círculos todo el día, corriendo detrás de la cola misma «.

Si desea controlar el tiempo de su vuelta, necesita saber cómo decir que no en el trabajo. Si esto le resulta muy incómodo, reformular «no» puede ayudar.

Por ejemplo, suponga que tiene la oportunidad de trabajar con un nuevo cliente, pero no tiene tiempo para asumir el proyecto. En lugar de pensar en decir «no» al nuevo cliente, piense en decir «sí» al tiempo con sus hijos o mejorar el trabajo con los clientes que ya tiene.

“Nos sentimos culpables cuando decimos que no cuando surgen nuevas oportunidades, porque sentimos que solo llaman a nuestra puerta una vez … pero la verdad es que cada vez que decimos que sí a estas oportunidades, estamos diciendo que no al tiempo con nuestra familia. Estamos diciendo no a los objetivos que realmente nos hacen felices. Estamos diciendo no a nuestros proyectos paralelos «, dice Dalton. «Así que es realmente importante no solo decir ‘no’ a lo que no queremos, sino decir ‘sí’ a lo que queremos.

Decir puede que no sea incómodo al principio, pero cuanto mejor aprenda a decir «no» a las cosas que no son ideales, más tiempo tendrá para las cosas que realmente merecen su «sí».

Invierta su tiempo en las herramientas adecuadas

Hay una serie de cosas que puede hacer para realizar un seguimiento de su tiempo de vuelta, pero también hay varias herramientas (muchas gratuitas) que pueden hacer estas cosas por usted.

¿Pasas mucho tiempo viendo videos divertidos en YouTube? (¿Quién nunca?) Use Freedom , que bloquea el acceso a sitios web que consumen mucho tiempo. ¿Pasas mucho tiempo publicando contenido en diferentes redes sociales? Use una herramienta de administración de redes sociales para publicar en varias al mismo tiempo. ¿Es difícil monitorear proyectos y tareas (y está perdiendo mucho tiempo con eso)? Si juega en Trello , cree sus tableros y administre el tiempo en los proyectos en una plataforma fácil de usar, y desde cualquier lugar.

El punto es que usar las herramientas adecuadas es una de las técnicas de administración del tiempo más poderosas a su alcance. Por lo tanto, invierta algo de tiempo en organizar su arsenal de productividad (gratuito).

Utilice sabiamente las técnicas de gestión del tiempo

El día tiene solo unas pocas horas, y sin las técnicas adecuadas de administración del tiempo, puede terminar desperdiciándolas. «Lo que pasa es que cuando intentamos hacer todo, terminamos sin hacer nada», dice Dalton.

Pero con estas técnicas de administración del tiempo, puede recuperar el control de su horario y usar su tiempo intencionalmente, y aunque no tenga tiempo para todo, tendrá tiempo para todo lo que importa. Entonces, ¿qué vas a hacer con esas horas extras en tu día?

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