Cinco errores comunes en la organización de proyectos (con sus soluciones… y analogías de alimentos)
Con algunos consejos y herramientas, tú y tu equipo pueden evitar estos cinco grandes errores y finalmente aparecer como el manager profesional que eres. 
Con algunos consejos y herramientas, tú y tu equipo pueden evitar estos cinco grandes errores y finalmente aparecer como el manager profesional que eres.
Organizar un proyecto complejo no es un paseo por el parque. Para tener éxito, los directores de proyectos deben comprender los compromisos de los miembros del equipo y las partes interesadas, los objetivos y desafíos, los presupuestos, la comunicación dentro del equipo y los inevitables obstáculos que obligarán a su equipo a ser flexible. Debes saber que aunque no seas un gestor de proyectos profesional, es más que probable que tengas que asumir este papel de alguna manera.
La capacidad de hacer malabarismos con estos aspectos siempre cambiantes no está reservada a los directores de proyectos por profesión, pero siempre es útil conocer las estrategias internas para organizar con éxito los proyectos. Con algunos consejos y herramientas, usted y su equipo pueden evitar estos cinco grandes errores y finalmente aparecer como el gerente profesional que es.
Para abrirle el apetito a estas lecciones, abordamos estos errores como si estuviéramos haciendo un proyecto de festival gastronómico de verano. ¡Coge un sándwich y vámonos !
1. No tener un proyecto claramente definido
La primera tarea que un gerente debe abordar es definir claramente el proyecto. La falta de definición de sus elementos principales (desafíos, objetivos, resultados, análisis de éxito) es nada más y nada menos que una receta de desastre para su trabajo en equipo.
Trabajar en equipo para identificar los resultados esperados del proyecto. Defina los objetivos que su equipo tiene en común y asegúrese de que están en línea con su misión como organización de proyectos. Al hacerlo, puedes dividir este objetivo en subobjetivos más pequeños y concretos. Establezca una línea de tiempo para lograr sus hitos y objetivos principales. Esto le dará a su equipo la orientación que necesitan para tener éxito.
Tomemos el ejemplo de un festival gastronómico (¿a quién no le gusta comer más que su parte de deliciosa comida callejera?). Digamos que estás a cargo de organizar el primer festival anual de comida en tu ciudad. ¿Por dónde empezarás?
En primer lugar, definir el objetivo de este festival: permitir a los habitantes descubrir fácilmente, de manera social y divertida, los restaurantes de su barrio, así como crear un sentido de comunidad en torno a la cultura culinaria de Lyon. Por supuesto, en un evento de este tamaño, hay muchos desafíos que enfrentar como alquileres, permisos, puestos, clima que no se puede predecir, y muchos más. Tantas cosas que hay que tener en cuenta y a las que hay que estar preparado para adaptarse.
También es importante establecer una forma de medir el éxito desde el principio y una visión del resultado ideal. En nuestro sabroso caso, la cantidad de entradas vendidas y el número de vendedores participantes sería un buen indicador del éxito del evento. El resultado ideal sería un día soleado con muchos participantes comiendo felizmente en las calles del viejo Lyon.
2. No lograr que los interesados participen
Uno de los errores más costosos que se pueden cometer en la organización de un proyecto es no proporcionar el personal y los líderes de equipo necesarios. De hecho, el 33% de los proyectos fracasan porque los gerentes no están involucrados. Según el proverbio, «sólo hace falta una oveja negra para estropear un rebaño» y, de hecho, una persona importante puede hacer fracasar los mejores planes.
Para que un equipo funcione al más alto nivel, cada uno de sus miembros debe sumergirse realmente en su visión y proceso. El responsable de la organización del proyecto debe asegurarse de que cada miembro del equipo se sienta lo más involucrado posible.
Además, el apoyo del personal directivo superior es crucial para el éxito del proyecto. Un buen organizador de proyectos se comunica claramente y ayuda a cada interesado a comprender el proyecto y la importancia de su función.
No parece complicado tener a todo el mundo involucrado en un festival sobre buena comida, pero no puedes darlo por sentado hasta que estés seguro. Necesitan el compromiso, no sólo de los restaurantes y las personas que trabajan para que esto suceda, sino también de los comités y el personal municipal para obtener las aprobaciones y los lugares de reserva.
La participación de los interesados en el proceso de planificación y la posibilidad de que expresen sus opiniones es una de las mejores maneras de alentarlos a participar. Ya sea en un jardín público o en un barrio, hay que conseguir el acuerdo de mucha gente antes de que la fiesta pueda empezar.
3. Deriva de la lente
Lo más probable es que ya te hayas enfrentado a la deriva de la meta, aunque no fueras realmente consciente de ello en ese momento. La deriva del objetivo es cuando los objetivos de un proyecto cambian una vez que el proyecto ha comenzado. Estos son cambios sutiles que hacen que los proyectos lleven mucho más tiempo del que originalmente se había previsto para ser completados y entregados.
Se trata de un escenario clásico: un proyecto inicialmente previsto para ser llevado a cabo en varias etapas se vuelve más complejo con el tiempo. Su equipo a menudo se verá obligado a hacer este trabajo extra sin compensación y, en el peor de los casos, sin que se espere siquiera que ajuste la línea de tiempo.
La buena noticia es que si se controla adecuadamente el progreso de un proyecto, se puede evitar la deriva de la meta. Las personas responsables de organizar un proyecto deben ser cuidadosas al definir las tareas a realizar antes de que el trabajo comience. Sin embargo, con el tiempo los objetivos pueden cambiar y es responsabilidad del director del proyecto vigilar que no se salgan de los límites, o ajustarlos si es necesario. Es importante revisar los objetivos, mantener la información organizada y ajustarse al presupuesto.
Un festival gastronómico tiene un objetivo simple: entretener con comida. Pero al devanarnos los sesos e involucrar a más gente, pueden surgir nuevas ideas, como ¿Habrá espacios para los niños? ¿Por qué no organizar conciertos para los visitantes? ¿Debería haber algo para los perros?
Lentamente pero con seguridad, los planes iniciales se desarrollan (para bien o para mal) y depende del gerente de la organización del proyecto asegurarse de que el entusiasmo no provoque que el proyecto se exceda en el calendario o en el presupuesto. Reunirse con los principales colaboradores una o dos veces por semana para revisar los objetivos, el progreso de las tareas y el presupuesto es una buena manera de asegurarse de que el proyecto se mantiene en marcha y de cambiar los límites sólo cuando sea realmente necesario.
4. La falta de comunicación regular
Los buenos equipos tienen una cosa en común: se comunican con frecuencia y de manera efectiva. De hecho, una de las críticas más comunes que los empleados tienen sobre su empresa es que carece de una comunicación efectiva.
La palabra clave aquí es trabajar eficientemente, porque no quieres sobrecomunicarte y distraer a tu equipo con demasiados e-mails e interrupciones constantes. En promedio, los empleados revisan su buzón de correo electrónico 36 veces por hora y les toma un total de 16 minutos para recuperar su concentración. ¡Es una gran pérdida de tiempo!
La mayoría de los errores en la organización de un proyecto se pueden evitar afinando la comunicación y contratando a las personas adecuadas. Esto implica tener muy claros los límites del proyecto, lo que se espera de él y los plazos, así como el papel, las responsabilidades y las expectativas de cada persona del equipo. La comunicación cara a cara es valiosa, pero el uso del chat, el vídeo u otros medios de comunicación en documentos compartidos en línea permite a los equipos remotos (o cercanos) comunicarse con la misma facilidad, permaneciendo en la misma página.
Si bien es vital comunicar información importante a su equipo, aprender a escuchar a cada orador es la parte más crítica de la comunicación para la organización del proyecto. Pasa tiempo con tu equipo, haz preguntas y haz que cada persona sienta que puede compartir sus opiniones, problemas y éxitos.
Si trabajas con gente a distancia, asegúrate de responder exactamente como lo harías en una reunión. Mostrar aprecio por el trabajo de cada colaborador. Cuanto más sientan los miembros de su equipo que son realmente parte del proyecto, más eficaces serán. Por otro lado, si sienten que su opinión no cuenta, probablemente no podrán (o no querrán) dar lo mejor de sí mismos.
La organización de un proyecto con planificación colaborativa también puede tener un efecto en la inversión, ya que las personas tienen un lugar alrededor de la mesa (de picnic). Con tantas personas diferentes involucradas, es importante contar con un lugar único y de fácil acceso para comunicar y guardar los planes, calendarios, guías o cualquier otro documento relacionado con el proyecto. Una herramienta flexible de seguimiento de proyectos puede ayudarle a visualizar sus hitos y plazos y a llevar un registro de quién hizo qué. Para documentar los detalles del evento, un software de entrada de contenido colaborativo es ideal para que todos sus colegas puedan intervenir en los programas y menús, con la certeza de que todo el mundo tiene la última versión de los documentos y evita innecesarios correos electrónicos de aclaración.
5. No se adapte
Como se ha mencionado anteriormente, es importante que supervise el marco de su proyecto a medida que evoluciona para evitar el trabajo y los costos adicionales no deseados. Sin embargo, es igualmente importante asegurar que el proyecto se lleve a cabo con flexibilidad.
Una organización flexible va de la mano de una buena comunicación y una evaluación precisa de los progresos. Cada proyecto es diferente. Y cada proyecto presentará desafíos únicos que deberán ser superados teniendo en cuenta y adaptándose. Esto no significa que los organizadores del proyecto tengan que preocuparse constantemente por lo que pueden cambiar, simplemente significa que cuando surgen nuevos problemas, deben ser transparentes con sus colaboradores y establecer un nuevo enfoque para encontrar una solución.
Recuerda esta regla: sé firme en tu visión del proyecto y flexible en tu enfoque.
Aquí hay un ejemplo práctico: su festival de comida que se suponía que tenía que tener lugar en las calles del viejo Lyon ya no puede tener lugar en este lugar porque acaba de descubrir que no podrá obtener los permisos a tiempo. No se preocupe. Como ha mantenido una comunicación abierta y accesible con las personas adecuadas, ha podido proporcionar una ubicación de respaldo que cumple con los requisitos logísticos de su evento. La nueva ubicación ofrece aún más espacio, lo que le permite reorganizar la colocación de los vendedores o incluso considerar actividades adicionales. Piensa en ello como un desafío, o simplemente otra razón para tener más andouillettes.
Ya que sabe que cualquier proyecto u organización de eventos siempre se encontrará con problemas y bloqueos, defina un plan de contingencia u opciones alternativas con su equipo para ahorrar tiempo y tranquilidad.
Concentrando grandes proyectos con menos estrés
Evitar estos cinco errores críticos es la clave para asegurar la finalización con éxito de cualquier proyecto, por complejo que sea. La mayoría de los errores se deben a la falta de comunicación y a la escasa inversión personal de los miembros del equipo. El uso de herramientas de colaboración le permite centralizar documentos y debates importantes, aportar transparencia en la comunicación y gestionar sus equipos de manera más eficiente, lo que le permite tener más éxito en la organización de sus proyectos.
Para obtener consejos adicionales, eche un vistazo a esta guía práctica para organizar proyectos para personas que no están capacitadas para hacerlo.
