¿Cómo administrar mejor su correo electrónico?
No es exagerado decir que me apasiona cómo gestionar mi correo electrónico de una forma cada vez más optimizada ( mi camiseta no me deja mentir ).
Esta obsesión probablemente comenzó en 2011, cuando trabajaba como asistente virtual y tuve experiencias horribles con las bandejas de entrada de mis clientes. O quizás fue en 2004, cuando me gradué de la universidad. En ese momento, envié varios correos electrónicos solicitando puestos vacantes, mientras trataba de mantenerlos organizados de alguna manera.
No es exagerado decir que me apasiona cómo gestionar mi correo electrónico de una forma cada vez más optimizada. ( Mi camisa no me deja mentir )
Esta obsesión probablemente comenzó en 2011, cuando trabajaba como asistente virtual y tuve experiencias horribles con las bandejas de entrada de mis clientes. O quizás fue en 2004, cuando me gradué de la universidad. En ese momento, envié varios correos electrónicos solicitando puestos vacantes, mientras trataba de mantenerlos organizados de alguna manera.
De todos modos, mi enfoque pasó de la organización de la bandeja de entrada a la consultora nerd y profesional de marketing por correo electrónico.
Hoy trabajo con mis clientes abordando todo lo que involucra el correo electrónico: desde la estrategia hasta la segmentación, desde la redacción publicitaria hasta la experiencia del consumidor, desde la recomendación hasta la retención. Y ser parte de las dos caras de la moneda del envío de correos electrónicos solo ha fortalecido mi decisión de hacer del mundo un lugar mejor, una bandeja de entrada a la vez.
Sin embargo, necesito ser honesto contigo. Sufro de un caso grave de sentimientos de introversión de “déjame en paz” mezclados con “no quiero quedarme fuera de nada”. Y esa batalla surgió en mi bandeja de entrada de una manera muy significativa.
Me suscribí a todos los boletines y permití que la avalancha de correos electrónicos que llegaban cada hora perturbara mi mente, mi escritura y mi espíritu.
Mi bandeja de entrada me dejaba caer todos los días, a pesar de saber que era posible resolver mi problema con unos simples pasos.
Me tomó un tiempo descubrir exactamente lo que necesitaba para evitar que detuviera mi vida.
Ya no siento la necesidad de complacer a los demás por correo electrónico, y hay días en que trato un nuevo correo electrónico en mi bandeja de entrada como si fuera una tarjeta de cumpleaños de un viejo amigo con el que perdí el contacto (incluso cuando el correo electrónico está vendiendo algo) .
Me di cuenta de que varias personas también odiaban sus bandejas de entrada.
Una vez espié la computadora de una amiga durante un evento y vi que tenía 10.631 correos electrónicos no leídos.
Casi se me cae la taza.
Tuve que contenerme de trabajar en su bandeja de entrada en ese momento.
Luego, como regalo para este amigo y para ti, describí mi método en tres lecciones fáciles de entender.
¡De nada!
Sin embargo, antes de profundizar en los detalles, aquí hay una advertencia:
Nada es permanente. Repite conmigo: nada es permanente.
Todo lo que configure y experimente en este proceso se puede eliminar, revertir o eliminar. Sin embargo, no se puede arreglar algo haciendo las mismas cosas una y otra vez.
Entonces, aunque estas técnicas parecen nuevas y aterradoras, (“¿Qué pasa si me equivoco?” “¿Qué pasa si no puedo encontrar nada más?” “¿Cómo voy a saber que está funcionando?”), Pensando que todo esto es normal.
Recuerde que no se puede arreglar algo sin tomar medidas y que estamos juntos en esto.
Listo? OK vamos.
Lección 1: Los 3 principios de cómo administrar correos electrónicos
Como todo en la vida, tenemos que empezar por el principio.
¿Vas a construir una casa? Por lo tanto, debe sentar las bases antes de construir las paredes. ¿Administrará mejor su correo electrónico? Por lo tanto, también debe sentar las bases con el método EOF:
- Adelante
- Organizar en carpetas
- Filtrar
Detallaremos cada uno de estos principios a continuación.
Reenviar o «una bandeja de entrada para administrar todo»
En este punto de su vida profesional (y / o personal), es posible que tenga más de una bandeja de entrada.
Cuando cambié el dominio de mi sitio web a valgeisler.com, tenía otras cuatro direcciones de correo electrónico además de mi nueva dirección de correo electrónico. Dios.
Sabía que no quería revisar cuatro direcciones de correo electrónico cada vez que quería revisar mis correos electrónicos, así que tenía que decidir dos cosas:
- ¿Quería separar mi correo electrónico personal de mi correo electrónico profesional?
- ¿Quería revisar mi bandeja de entrada en solo unos minutos?
Mi respuesta fue «sí» a las preguntas.
Si desea separar su correo electrónico personal de su correo electrónico profesional, puede tener varias direcciones de correo electrónico en cada una de estas categorías y aún necesita reenviar sus correos electrónicos a otra parte. Ese fue mi caso y quizás el tuyo también.
Entonces, el Paso 1 es poner todos los correos electrónicos similares en una bandeja de entrada todo el tiempo. Esto significa que si tiene varias direcciones de correo electrónico relacionadas con el trabajo, las cosas serán mucho más fáciles si las agrupa en una sola bandeja de entrada.
Puede hacer lo mismo si tiene varias direcciones de correo electrónico personales. Una pestaña para gestionar todas las demás. Una bandeja de entrada. Y todo esto es posible habilitando su configuración para Reenvío de correos electrónicos.
Dado que Gmail tiene más de mil millones de clientes, usted, como yo, probablemente use Gmail. Si este es el caso, puede configurar el reenvío de correos electrónicos como este:
En la cuenta de correo electrónico que desea reenviar a otro lugar, haga clic en el ícono de ajustes y vaya a Configuración. Allí, haga clic en «Reenvío y POP / IMAP» y agregue la dirección de correo electrónico a la que desea reenviar. Cuando confirme, verá algunas opciones, como elegir mantener una copia en su bandeja de entrada o eliminarla.
¿Utiliza otra plataforma de correo electrónico como iOS, Outlook o Yahoo?
Aquí están las instrucciones para iOS (desplácese hacia abajo para avanzar automáticamente). Aquí están las instrucciones para reenviar en Outlook y aquí para Yahoo .
Ahora que ha consolidado sus bandejas de entrada, es hora de habilitar el modo de organización avanzada para administrar su correo electrónico con filtros y carpetas.
Los filtros y las carpetas son tus amigos
Hay dos formas de administrar su bandeja de entrada.
Forma # 1: Deje que todo llegue a la carpeta principal de la bandeja de entrada y observe cómo la lista de correos electrónicos no leídos crece hasta el final del día.
Forma # 2: Organice los correos electrónicos entrantes para distribuirlos en diferentes carpetas, que puede monitorear cuando se sienta cómodo, y observe cómo llegan pocos correos electrónicos a la bandeja de entrada principal.
¿Adivina qué camino elegí? (Pista: no fue el # 1.)
Poner filtros para que sus correos electrónicos caigan en diferentes carpetas es, de hecho, un cambio de juego. Por lo tanto, no me sorprenderá que dedique tiempo a asimilar este consejo. Nuevamente, estoy compartiendo ejemplos de Gmail, pero esto también se puede hacer con otros servicios de correo electrónico.
Los filtros son útiles para organizar automáticamente todos los correos electrónicos entrantes en carpetas. Son los guardianes de tu tiempo, tu atención y son muy poderosos.
Puede configurar un filtro manualmente (es posible que haya notado la pestaña «Filtros y direcciones bloqueados» cuando ingresó a Configuración) o puede crear sus filtros cuando los correos electrónicos lleguen a su bandeja de entrada.
Por ejemplo, utilizo Slack para la mayor parte de la comunicación con mis clientes, pero todavía recibo algunos correos electrónicos. En lugar de permitir que esos correos electrónicos me distraigan mientras reviso mi bandeja de entrada, los filtro por la dirección de correo electrónico de mi cliente. Por lo tanto, se mueven automáticamente a una carpeta, que verificaré en el momento en que me separe para seguir el proyecto de este cliente.
Puede configurar un filtro por dirección de correo electrónico, asunto u otros criterios:
Las carpetas son el destino de los filtros y puede ser muy detallado con ellas.
Por ejemplo, mantengo una colección de correos electrónicos con detalles sobre cómo realicé la incorporación de nuevos clientes en el pasado, por lo que tengo una carpeta principal llamada «Correos electrónicos de incorporación» y luego carpetas individuales para cada empresa que configuré cuando llegaron a mi casilla. de entrada.
El sistema de filtros y carpetas es algo muy individual, y puede llevar un tiempo encontrar lo que mejor funcione para usted. Sin embargo, diré esto: cuando comienzas a usar filtros y carpetas, no puedes parar. Trae tanta paz.
¿No crees que es hora de gestionar mejor tu correo electrónico y volver a enamorarte de tu bandeja de entrada?
Lección 2: Eliminar el exceso
Para esta lección, dejemos la parte táctica para hablar sobre el tema principal que lo trajo aquí.
¿Sabía que el usuario de correo electrónico promedio recibe 88 correos electrónicos por día, pero envía solo 34? Y este es solo el promedio mundial, por lo que sus números personales pueden ser más altos o más bajos que ese promedio.
A veces recibo docenas de correos electrónicos y solo envío uno o dos. ¡No es de extrañar que podamos sentirnos abrumados por nuestras bandejas de entrada!
¿Recuerdas que dije que soy introvertido, pero todavía sufrí mucho por FOMO (miedo a perder algo)?
Bueno, para ser honesto, es un desafío al que todavía me enfrento. Sin embargo, el plan que detallaré a continuación me ayudó mucho, y sé que también te aliviará.
Aquí está su plan de acción:
Paso 1: Cree un filtro de «Boletín» y mueva todas sus suscripciones a esa carpeta recién creada.
Paso 2: Decide cuánto de tu día, semana o mes quieres dedicar a leer el contenido de otras personas (en lugar de crear el tuyo propio).
Este paso es esencial y significativo para mí: cuando mueves todas tus suscripciones actuales a una carpeta, empiezas a ver exactamente a cuántas listas de correo te has suscrito. Y en serio, incluso si nadie está mirando, puede ser una pena.
Cuando hice esto por primera vez, ¡estaba suscrito a más de 80 listas de correo ! Si todas estas listas me enviaron solo un correo electrónico a la semana y el promedio que tardé en leer los correos electrónicos fue de cuatro minutos cada una, eso significa que pasé 320 minutos leyendo el contenido de otras personas cada semana.
Esto es más de 5 horas, querida. Cinco. Horas.
¿Sabes cuánto contenido puedes crear en 5 horas? ¿Qué tipo de ofertas pagas puedes crear? O, mejor aún, ¿cuánto tiempo en familia o personal podría incluir en la agenda?
Ahora, sé que soy un especialista en marketing por correo electrónico que te alerta sobre la cantidad de contenido que estás consumiendo de otras personas. Y sé que esto es perjudicial para mi propio negocio, ya que también puede afectarme a mí …
Sí, debe darse de baja de parte de ese contenido. Controle usted mismo.
Elija de 3 a 5 personas de las que realmente desee aprender con regularidad y cancele la suscripción del resto. Puede turnarse después. ¡Funciona!
Busque el enlace para cancelar la suscripción al final del correo electrónico y haga clic en él. Haz esto y no te arrepientas.
Mira, todo el mundo tiene algo bueno que ofrecer al mundo.
Y es probable que se haya suscrito a estas listas de correo porque tenían algo que deseaba. Algo que puedas absorber, usar y aplicar. ¡Y esto es genial!
Sin embargo, solo usted puede proteger su tiempo y energía, y el exceso de contenido en su bandeja de entrada lo consume más rápido de lo que cree.
Entonces llegó el momento de rendirse.
Paso 3: este es el paso final. En las próximas semanas, cada vez que aparezca un correo electrónico en el que se registró en su bandeja de entrada, vuelva al Paso 2 y decida si desea conservarlo usted mismo o deshacerse de él.
Si decide seguir recibiendo estos correos electrónicos, cree un filtro para ellos. En la práctica, esto es lo que sucede en la bandeja de entrada de Gmail:
¡Eso es! Considere esta lección como su autorización oficial para ceder algunas cosas.
Usted gana puntos extra si usa esas horas recién liberadas para hacer algo positivo , para usted, su negocio o su familia.
Lección 3: OHIO
Levante la mano si usa su bandeja de entrada como lista de tareas pendientes.
No se preocupe, nadie está mirando. Puedes llegar alto.
Yo también hice eso hasta hace poco. Marqué el correo electrónico como no leído, abrí correos electrónicos y decidí si estaba listo para tomar medidas.
Por lo general, me encogía cuando miraba mi bandeja de entrada. Ella estaba controlando mi vida, porque yo le estaba dando permiso.
Entonces, esta lección es para que recupere el control que se merece.
Ahora, puede tener la expectativa de que, en este punto del texto, estaré publicitando Trello pesado. No voy a hacer eso.
Eso es porque la solución para administrar mejor su correo electrónico no es un sistema . No existe una organización, una configuración extensa o un equipo de soporte para resolver este problema por usted.
La solución a sus problemas con la bandeja de entrada está en la fórmula OHIO.
No es el estado de Ohio ( no importa lo parcial que sea, después de todo, ¡ahí es donde vivo!) . El acrónimo OHIO significa: Manéjelo solo una vez (en portugués, “Revuelva solo una vez”).
Y es sólo este «sistema» lo que necesita cuando se trata de administrar su correo electrónico y listas de tareas pendientes. Funciona así:
- Reserve tiempo en su calendario para revisar su correo electrónico.
- Haga todas las demás cosas que tenga que hacer durante todo el día hasta ese momento.
- Espere.
- Ahora ha llegado el momento. Ve a revisar tu correo electrónico.
- Abra el primer correo electrónico que vea.
- Léelo.
- Haz una de estas tres cosas:
- Responder
- Eliminar
- Colóquelo en su administrador de tareas (correcto, ahora sugeriré reenviar el correo electrónico a su tablero en Trello )
- Archive el correo electrónico (si aún no lo ha eliminado).
- Lea el siguiente correo electrónico.
- Haga una de las tres cosas anteriores nuevamente.
- Lavar, enjuagar, repetir.
Desplácese por cada correo electrónico solo una vez.
No marque el correo electrónico como «no leído» y vuelva más tarde. No posponga la respuesta al correo electrónico. OHIO («Solo manejarlo una vez» en inglés o «Mover solo una vez»).
Mira, es muy difícil hacer eso . Digo esto ahora porque cada fibra de tu ser querrá recurrir a tus viejos hábitos. ¡Claro que sí!
Es mucho más fácil posponer y responder más tarde. Sin embargo, cuando lees un correo electrónico, tu cerebro ya está ocupado pensando en una respuesta, decidiendo qué hacer o intentando activamente ignorarla.
En caso de que aún no esté claro: esto es un desperdicio de la capacidad y el talento de su cerebro. Necesitas tu cerebro para hacer otras cosas como ayudarte a desarrollar tu próximo proyecto, trabajar profundamente con tus clientes o enfocarte al 100% en tu familia.
Así que dale un descanso a tu cerebro y aplica OHIO a tus correos electrónicos.
Sí, tomará más tiempo al principio, pero ya ha reservado tiempo para eso en la agenda. Sí, será diferente, pero no estás aquí para seguir haciendo las mismas cosas que ya has hecho, ¿verdad?
Ponga el método OHIO a prueba durante unas semanas y vea cómo funciona.
¿Tienes miedo? ¿Ansiedad? ¿Alivio? ¡YO TAMBIÉN!
¡Eso es fácil!
Manejar tu caótico correo electrónico requiere arremangarte, tomar un poco de diligencia y poner en práctica los trucos de quienes han tenido esta experiencia. Recuerda si:
- Reenviar, filtrar y organizar en carpetas: estos 3 principios son tus amigos.
- Deshazte de lo que no necesitas.
- Revise cada correo electrónico solo una vez y continúe.
He estado usando este sistema en mi propia bandeja de entrada durante más de tres años y, sinceramente, ya no tengo miedo de abrir mi correo electrónico.
Por supuesto, estoy obsesionado con el correo electrónico, así que soy un poco parcial. Y quién sabe… tal vez ahora también desarrolles ese mismo amor por el correo electrónico.
