Enciende su computadora, ve rápidamente su bandeja de entrada con más de 20 correos electrónicos no leídos, se da cuenta de que tiene 5 horas de reuniones, luego va a su aplicación de chat y encuentra una gran lista de tareas de alta prioridad hacer e involucrar a otros compañeros de equipo. Y luego dices … ¿cómo voy a poder hacer todo esto hoy?

Gerencia y personalmanejar una buena cantidad de tareas todos los días. Entre lidiar con el desarrollo del proyecto, responder correos electrónicos, almorzar y omitir una videoconferencia en Zoompor otro, ¿cómo decidir qué tareas hacer primero? ¿Cómo organizar las actividades del equipo y saber en qué tareas está trabajando cada uno? ¿Cómo identificar posibles cuellos de botella si una tarea no se completa a tiempo?

La gestión de tareas para equipos va más allá de crear una simple lista de tareas pendientes y luego hacer cada una. Para priorizar tareas, gestiona tu tiempoy cumplir con los plazos, necesita un proceso infalible. Esto se denomina gestión de tareas para equipos. ¡Profundicemos en este tema!

¿Qué es la gestión de tareas para equipos?

La gestión de tareas para equipos es el proceso de priorizar una tarea, comprender los pasos de principio a fin, saber organizar las tareas del equipo, delegar subtareas y establecer plazos para garantizar que todo se haga a tiempo.

Una tarea puede ser algo tan simple como enviar un correo electrónico o algo más complejo, como crear un libro electrónico. Este último requerirá un flujo de trabajoy subtareas para completar, como escribir, editar, crear el diseño, formatearlo en un PDF, etc. La mayoría de estas tareas también pueden tener diferentes plazos y líderes de equipo.

Es por eso que a menudo es importante considerar la administración de tareas para equipos como un ejercicio grupal en lugar de individual. De esta manera, puede obtener una descripción general de su trabajo y ayudar a su equipo a cumplir con los plazos. Otro beneficio esencial de la gestión de tareas para los equipos es poder mantener una carga de trabajo equilibrada.. Con la flexibilidad de ajustar y saber delegar tareas y plazos⁠, evita que usted y sus compañeros de equipo se sientan abrumados.

Cómo administrar fácilmente las tareas del equipo

Con el trabajo de su equipo distribuido en varios proyectos diferentes y probablemente en múltiples zonas horarias, es fácil dejar de rastrear el progreso, y algunos eventos imprevistos también pueden surgir en su camino.

El uso de una herramienta de gestión de equipos te ayudará a crear un proceso transparente en el que todos sepan qué está pasando y cuál es su papel en el proceso, lo que evita obstáculos para todo el equipo y un estrés laboral innecesario para ti.

Si está buscando una forma de gestionar las tareas del equipo de forma gratuita y sencilla, aquí tiene algunas soluciones. Empezamos a usar nada menos que … ¡ Trello !

Crea un flujo de trabajo transparente

Lo primero que debe determinar es la gran y larga lista de pasos que tiene una tarea hasta que llega a la etapa ‘Terminada’. Un flujo de trabajo puede ser tan simple como «Por hacer, Hacer y listo», o algo mucho más complejo como «Recopilar ideas, escribir, editar, diseñar, programar, publicar».

¿Imagina seguir el progreso de una tarea en una cadena de correo electrónico? Multiplique estas tareas por la cantidad de proyectos y personas que administra. ¡Ahí! No es de extrañar que tu día empiece ya lleno de estrés.

Afortunadamente, existe una mejor manera de realizar un seguimiento de todas las cosas que necesita para, bueno, realizar un seguimiento. ¡Trello! Ver sus procesos en un tablero de trello es una excelente manera de mejorar la transparencia, para ver las tareas de cada miembro y dónde se completa una tarea o proyecto. Este nivel de transparencia es difícil de lograr cuando toda la comunicación está restringida a una secuencia de correos electrónicos y la información más importante está atrapada en varios documentos en su computadora.

Aquí hay 3 ejemplos de las mejores pinturas de Trello que puede ayudar a optimizar la transparencia en el trabajo en equipo y minimizar esta sensación de sobrecarga :

• Plantilla Kanban : este gráfico le ayuda a visualizar todas las tareas, limitar las tareas en progreso y maximizar la eficiencia del trabajo de su equipo.
• Pizarra OKR : Con esta plantilla de pizarra Trello , puede crear un nuevo nivel de transparencia organizacional al tener una descripción general del progreso de los proyectos y las prioridades del equipo.
• Gestión de proyectos : este marco tiene la estructura básica para crear el flujo de trabajo ideal para su equipo en tareas de proyectos grandes o pequeños.

Prioriza las tareas de tu equipo

Es hora de empezar a priorizar las tareas más importantes. ¿Pero como?

Hay algunos métodos de priorización increíbles. Todo lo que tienes que hacer es elegir el que te resulte más cómodo y empezar. Aquí hay unos ejemplos:

• matriz de eisenhower : un marco simple que le ayuda a agrupar tareas en cuatro niveles de prioridad (Importante / No importante / Urgente / No urgente).
• Matriz de priorización : una técnica que se puede utilizar tanto a nivel de equipo como de departamento para establecer prioridades en términos de qué «se debe hacer», «qué es legal hacer» y qué «no es necesario hacer». hecho ahora «.

Después de establecer el nivel de importancia para cada tarea, puede usar Etiquetasen su tablero de Trello para identificar rápidamente qué necesita una acción inmediata. ¡Incluso tiene funcionalidad daltónica!

Otra forma de establecer prioridades dentro de su tablero Trello es usar el Power-Up de Prioridad de Tarjeta . Te permite establecer prioridades y clasificar cartas según su importancia, definiendo los nombres de los niveles de prioridad. Las tarjetas con la prioridad más alta tienen un símbolo rojo en el frente de la tarjeta para que pueda ver rápidamente cuáles requieren su atención ahora .

Mantenga a todos en la misma página

Independientemente del tamaño del equipo, la colaboración es fundamental para garantizar que una tarea se complete a tiempo. La mejor práctica de colaboración probada y aprobada es garantizar que todos estén organizados y en la misma página compartiendo archivos, comentarios, notas, ideas e historial de proyectos en su tablero de Trello.

Establezca un lugar, como una lista en su tablero de Trello, con todos los recursos importantes que su equipo pueda necesitar mientras trabaja en las tareas. De esa manera, los miembros del equipo pueden aprovechar la misma base de conocimientos siempre que lo necesiten, evitando preguntas recurrentes como «¿dónde está el cronograma para este proyecto?»

Equilibrar y realizar un seguimiento de la carga de trabajo

La Harvard Business Review descubrió recientemente que los trabajadores dedican un promedio del 41% de su tiempo a concentrarse en tareas menos importantes y que podrían delegarse fácilmente en otros.

Monitorear las tareas de manera transparente dentro de un flujo de trabajo permite que todos comprendan qué tareas son más importantes o requieren más tiempo, para que los equipos puedan planificar su tiempo y cumplir con los plazos de manera más efectiva.

En Trello, los usuarios de Business Class y Enterprise pueden usar listas de verificación avanzadas para asignar miembros y fechas de entrega a los elementos de la lista de verificación, de modo que todos sepan en qué está trabajando cada persona dentro de una tarjeta. Si lo prefiere, también puede ver estas tareas de la lista de verificación en la vista Calendario o en la pestaña ‘Sus elementos’ en la pantalla de inicio de Trello.

Automatice las tareas para maximizar la productividad del equipo

No todas las tareas necesitan la interacción humana para completarse. Algunos pasos se pueden realizar con herramientas de automatización de tareas . El mayordomo es tu robot personal que organiza Trello el marco y las tareas de la forma que quieras sin que tengas que mover un dedo.

Butler permite a los equipos aumentar su productividad y eliminar la sobrecarga mental mediante reglas, comandos y botones que pueden realizar casi cualquier tarea. Aquí hay algunas tareas que puede automatizar para mejorar la eficiencia de su equipo:

• Cree tareas recurrentes como «Crear tarjeta X todos los lunes» o «Crear una nueva lista el primer día de cada mes».
• Mueva una tarjeta a la lista «Completado» o al siguiente paso cuando todos los elementos de la lista de verificación estén completos.
• Asignar un miembro a una tarjeta cuando una tarjeta se mueve a una lista específica.
• ¡Es mucho más!

¡Celebre las grandes (y pequeñas) victorias!

Ahora que se siente capaz de abordar su lista de tareas de manera más eficiente, es hora de comenzar la fiesta. Celebrar victorias pequeñas y grandes es una forma importante de realizar un seguimiento de los logros incrementales y trabajar hacia metas más ambiciosas. Un estudio de Harvard Business Review descubrió que ver pequeñas ganancias todos los días aumenta la motivación en el trabajo .

En Trello, queremos celebrar cada una de las tareas que su equipo pasa a la lista de «Listo». Roba una sonrisa de la cara de tu equipo con una explosión de confeti en la pantalla (literalmente). ¡Simplemente agregue al título de cualquier lista!

Y recuerde, la gestión de tareas para equipos consiste en priorizar las tareas, comprender el proceso de principio a fin, asignar y gestionar tareas para llegar a su etapa de finalización y celebrar el viaje.