Cómo apoyamos la cultura remota y nos unimos a Trello

NYC Skyline

El trabajo a distancia es una palabra de moda en la tecnología y otras industrias. Cada vez más, las empresas están contratando fuera de la ubicación física de sus oficinas y adaptando las herramientas digitales para conectar y colaborar con sus empleados. Para las empresas tradicionales, el trabajo a distancia es una estructura desconocida: ¿cómo hace una empresa para reunir a personas de muchos lugares y zonas horarias en los mismos proyectos y comunicarse eficazmente? Y lo que es más importante, ¿cómo puede una compañía mantener una cultura empresarial cohesiva cuando los empleados están distribuidos en muchos lugares?

Nuestra propia coordinadora de reclutamiento, Lydia, nos da una idea de cómo cultivamos una gran cultura aquí en Trello, a pesar de tener empleados apostados por todo el mapa:

Aquí en Trello, cerca de la mitad de nosotros trabajamos desde nuestra oficina en Nueva York, con la otra mitad trabajando a distancia.

Pero dos veces al año, eso cambia. Tenemos una Semana Remota.

Mientras que los equipos individuales tienen mucho tiempo de cara al día con cada uno de los demás, también es importante hacer tiempo para reunirse como una compañía entera. Nuestra cultura ha evolucionado hasta el lugar donde están nuestros empleados en todo el mundo, pero hay algo único en que todos compartimos el mismo espacio por un tiempo.

Se ponen caras a los avatares de Slack, el primer día se llena de «_____». ¡Hola! Es tan genial verte!» a medida que la gente llega, los bagels son compartidos, y la tontería abunda, pero lo más importante es que ganamos tiempo para reenfocarnos y reconectarnos. Celebramos que hacemos grandes cosas juntos. Llegamos a conocer a gente de otros equipos, y nos sorprendemos mutuamente. Aprendemos lo divertidos que somos. Nos hacemos té unos a otros. Pasamos el rato… no sólo pasamos el rato.

Y por supuesto, podemos almorzar todos juntos, el Día del Taco nunca ha sido tan grande.

Taco Tuesday

Apenas hay suficiente guacamole.

Así es como planeamos nuestra más reciente Semana Remota:

Trenes, aviones y automóviles.

Y hoteles.

«Y un vuelo sin escalas de la tarde con servicio de coche al hotel cuando lleguemos, pero necesitamos una escala de 3 horas en Atlanta en nuestro camino de vuelta, y encontraremos un taxi de vuelta al aeropuerto nosotros mismos.»

«Además, estamos volando en el 7 th , pero sólo necesitamos un hotel a través del 6 th ya que nos quedaremos con amigos para el sábado por la noche..»

No es sorprendente que usemos a Trello en casi todos nuestros proyectos, desde la organización de la cocina hasta la orquestación de nuestro ocasional show de talentos de la compañía. En este caso, se presentó como una herramienta perfecta para la importante tarea de llevar a todo el equipo a la ciudad de Nueva York para las vacaciones. Con empleados volando desde lugares como Londres y Hawai, creamos un tablero de trello para organizar todo.

Les presentamos… Los mandos toman el control de la ciudad de Nueva York: Edición de vacaciones!

Remote Holiday Board

Empecemos con el viaje. Para cada empleado, creamos una tarjeta como esta:

Martha´s Card

Toda la información. Una tarjeta. Un clic.

¿Tenemos todo lo que necesitamos para reservar ese vuelo? Echemos un vistazo a la lista de control:

Information Needed Card

¡Parece que estamos listos!

Nuestra intención era racionalizar todo el proceso, y eliminar cualquier conjetura. ¿Por qué rastrear las confirmaciones y solicitudes de correo electrónico de 30 personas cuando puedes hacer clic en una tarjeta por empleado y tener todo lo que necesitas ahí mismo? Por eso Trello es tan poderoso. Tenemos una vista granular de todo el alcance de la planificación, y luego podemos «acercar» cada detalle de la tarjeta de un empleado.

Al finalizar los arreglos de viaje y alojamiento de cada persona, se les pasa a la lista apropiada. ¿Estaban reservando su propio vuelo? ¿Nos ocupamos de su hotel y su coche? ¡Parece que están todos bien!

Flight Lists

Y no podemos olvidarnos de las etiquetas.

Las etiquetas son maravillosas. Mirando toda la pizarra, sabemos lo que cada persona necesita de un vistazo. De nuevo, el panorama general, pero con todos los detalles.

Labels

También tenemos una pequeña lista de «Preguntas Frecuentes», una lista para los pocos que no pueden llegar (acompañada de fotos de animales tristes), y como la oficina está a plena capacidad para la semana remota, una lista para solicitar computadoras de escritorio y estaciones de trabajo de altura ajustable.

Requests

Todos juntos

Cuando llega la Semana Remota, estamos encantados de que todos lleguen a la oficina.

Los equipos aprovechan al máximo el hecho de estar en el mismo espacio. Hay reuniones, sesiones de planificación, desayunos especiales y carreras de diseño, por nombrar algunos. Para facilitar esto, programamos el uso de nuestra sala de conferencias y biblioteca.

Room Reservations Board

Pero espera, ¡hay más!

También creamos un paquete de bienvenida usando Trello!

Remote Week Welcome Packet

Incluye una guía de transporte, extensas listas de restaurantes, bares y sitios locales de nuestro hotel elegido (¡en Long Island City!). También tenemos esquemas para los grandes eventos planeados de la semana. Muchos de nuestros empleados son bastante nuevos en la ciudad de Nueva York, y esta fue nuestra forma de darles su propia guía turística de bolsillo para su estancia.

Incluso hay un enlace a nuestra junta en la sede de la ciudad de Nueva York, donde los Trellistas de Nueva York intercambian consejos entre sí.

Tips Board

Entonces, ¿cómo fue nuestra más reciente Semana Remota? Fue… Lo fue. Increíble. Pero no creas en nuestra palabra.

Compruébelo usted mismo. Naturalmente, creamos un hashtag para la semana en forma de #TrelloFC2014

Bebimos chocolate caliente, intercambiamos regalos, hicimos cosas, y tuvimos una fiesta navideña en el Museo Americano de Historia Natural, ¡con un fotomatón de gif!

Reunir a su equipo distribuido será un soplo de aire fresco para la cultura de su empresa. Escálelo para que se ajuste a sus propias necesidades, y escuche a sus empleados hablar de la experiencia durante meses después. Las ideas desarrolladas y los recuerdos hechos añadirán un valor incalculable a su organización.

En cuanto a nosotros, ¿qué nos depara nuestra semana remota de verano? No podemos decirlo todavía, pero sabemos que Trello será decisivo para que eso suceda.

Remote at Trello HQ

Nuestro intercambio de regalos de Elefante Blanco.

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