Cómo aprender a concentrarse: una guía interna de Trello para la productividad personal

Cómo aprender a concentrarse: una guía interna de Trello para la productividad personal

En 2011, Justin Gallagher y Bobby Grace co-crearon un prototipo de aplicación web que ofrecía una perspectiva visual de en qué trabajaba la gente. Esta aplicación se convirtió en Trello. Aquí está la historia de cómo Justin lo usa actualmente.


Si eres como yo, tienes miles de cosas que hacer en el trabajo y en casa. Lo que es peor, todas estas tareas , citas, proyectos y cosas para recordar se guardan y archivan en diferentes aplicaciones y servicios: correos electrónicos, calendarios, chats, pestañas del navegador, tableros de Trello, notas, recordatorios y más.

Perdí la cuenta de cuantas veces yo:

  • Me distrajo respondiendo un correo electrónico o un chat en lugar de trabajar en un proyecto de alto impacto.
  • Finalmente me senté a trabajar en ese importante proyecto y me di cuenta de que tenía una reunión en 10 minutos.
  • Llegué a casa al final del día sin acordarme de hacer una cita con el dentista, enviar un mensaje al nuevo empleado o llamar a alguien de la familia para desearle un feliz cumpleaños.

Tener todo listo

Después de leer Trabajar limpio: el poder transformador de mise-en-place para organizar tu vida, tu trabajo y tu mente , me di cuenta de que necesitaba tener todo en un solo lugar para aprovechar al máximo mi tiempo y asegurar que las cosas importantes no se me escaparan de las manos. Si no ha leído el libro, mise-en-place es una frase francesa utilizada por los jefes que (mucho) más o menos significa «todo en su lugar». El libro entra en varios detalles y tiene cientos de historias que ayudan a explicar los principios, pero intentaré traer un breve resumen aquí.

La esencia del mise-en-place es que antes de empezar a cocinar se preparan todos los ingredientes (limpios, cortados, pelados, rallados, medidos, etc.) y se separa el equipo (ollas, sartenes, cucharas, cuchillos, etc.) . Esto le permite al chef identificar los ingredientes o el equipo que faltan con anticipación, comenzar preparaciones complejas en el momento adecuado sin retrasar la comida y agruparlos para que la preparación se lleve a cabo de manera eficiente y sin desorden. Pero también va más allá. Algunas personas dicen que es un estado de ánimo o un estilo de vida. De todos modos, estoy lejos de mi especialidad aquí, pero el libro muestra cómo aplicar esos mismos principios dentro y fuera de la cocina.

Estaba convencido de que si pudiera ver mis reuniones, proyectos, ideas y tareas todos juntos, podría aprender a concentrarme y planificar mejor mis días. Soy un poco parcial aquí, pero los aspectos visuales y espaciales de las pinturas y tarjetas de Trello me parecieron la solución perfecta.

Configuración y priorización de cuadros

Antes de entrar en cómo organizo realmente todos mis proyectos en la pizarra, hablemos de la estructura básica. Así es como se ve mi pintura (los detalles cambiaron, obviamente):

Estas listas hablan por sí mismas, pero hablemos de ellas rápidamente:

Hoy

Vivo entre los árboles en el norte del estado de Nueva York y tomo el tren hasta la ciudad la mayoría de los días. Paso de 10 a 15 minutos cada mañana planificando el día en la lista de Hoy. Muevo las tarjetas de una lista a otra entre Mañana (Mañana), Pronto (Pronto), Esperando (Esperando) y Bandeja de entrada (Bandeja de entrada). Primero, tomo cada tarjeta que representa una reunión y la ordeno, desde la primera hasta la última. Son fáciles de identificar y clasificar porque el nombre de la tarjeta tiene una “R:” al principio y también una fecha de vencimiento que representa la hora de la reunión. A continuación, miro el tiempo que tengo reuniones externas y organizo los proyectos en función de su importancia y si se ajustan al tiempo disponible.

mañana

Bastante obvio aquí. Esta lista tiene las cosas que no encajarán en la lista de hoy, pero deberían hacerse pronto. Las tarjetas que representan los eventos del calendario aparecen automáticamente en la lista 24 horas antes de la hora, por lo que puedo comenzar a ver el mañana tomando forma como el día de hoy. Explicaré cómo sucede ya.

Esta semana

No sucederá ni hoy ni mañana, pero me gustaría tener esas tarjetas antes de fin de semana. A medida que avanza la semana, esa lista debería hacerse cada vez más pequeña. Si no es así, me pregunto si no estoy priorizando y controlando mal las tareas que aparecen inesperadamente.

Esperando

Cosas que deben suceder eventualmente, pero aún no las he programado.

Bandeja de entrada (bandeja de entrada)

Aquí es donde quedan las cartas antes de que tenga la oportunidad de encajar en las listas. Muchas de las tarjetas de esta lista se generan automáticamente por correo electrónico o chat.

Hecho

Esta es mi sala de trofeos. Todas las cosas que se han finalizado, revisado o recordado. Me gusta dejar la tabla filtrada por «*», por lo que el recuento se muestra en la parte superior de cada lista. Se siente bien ver que se han hecho cientos e incluso miles de cosas. Periódicamente, archivo todas las tarjetas en la lista Listo solo para restablecer el recuento, generalmente cuando supero las 1,000 tarjetas.

Referencias

La lista de referencias no forma parte del flujo de trabajo como el resto de las listas. En cambio, este es mi lugar para guardar inspiraciones y cosas para recordar.

A veces tengo algunas postales de blog que leo y quiero tener en cuenta en el trabajo. En otras ocasiones, es la meta mensual o anual que nos fijamos y quiero asegurarme de que se recuerde con frecuencia. De vez en cuando es solo una imagen genial como portada de la tarjeta. En general, el contenido de esta lista no cambia muy a menudo; yo diría que normalmente tiene de 3 a 6 cartas. Tan pronto como esté en el momento:

Automatización

Mi objetivo principal era tener un solo lugar para averiguar qué debo hacer a continuación. Para que esto funcione, tuve que poner todo en el tablero. Estoy canalizando aquí las próximas reuniones, correos electrónicos que necesitan ser leídos o contestados, proyectos, llamadas a realizar, ideas aleatorias, documentos para revisar y todo lo demás que necesito seguir o recordar.

Sería molesto y llevaría mucho tiempo crear tarjetas manualmente para todas estas cosas, y sé que no sería lo suficientemente disciplinado para hacer eso (al menos lo admito …) Para mantenerme encaminado, quería automatizar la mayor cantidad de importación de datos posible.

Zapier es un servicio que hace que sea muy sencillo conectar aplicaciones y automatizar flujos de trabajo. Lo usé hace un tiempo para automatizar algunos procesos , y especialmente si tenía un Zapier Power-Up en Trello, pensé que sería de gran ayuda.

Tengo automatizaciones «Zaps» para importar correos electrónicos importantes, eventos de calendario y mensajes de chat.

Así es como funciona para cada tipo de datos:

Email

Bien, aquí hay información adicional … Tengo una forma particular de administrar mis correos electrónicos. Me funciona muy bien, así que lo describiré rápidamente en caso de que tú también quieras probarlo. Pero, tal vez ya tenga un sistema que funcione para usted. Es solo un consejo más para no perderse en demasiada información y aprender a concentrarse. También puede personalizar este Zap para que se adapte mejor a la forma en que maneja sus correos electrónicos.

Accedo más a mis correos electrónicos a través de aplicaciones. Tengo Airmail 3 en mi MacBook Pro y solo uso la versión anterior del correo electrónico en iOS. Cuando uso Gmail desde el navegador, es porque estoy usando una computadora diferente a la mía por alguna razón. Configuré todas las aplicaciones básicamente de la misma manera.

Primero, para aplicaciones que admiten una bandeja de entrada unificada, siempre elijo usarla. Esto me permite ver todas mis cuentas de correo electrónico a la vez (2 cuentas comerciales y 2 cuentas personales).

A continuación, tengo una sección sin leer. Cada vez que reviso mi correo electrónico (que trato de no hacer mucho durante el día), clasifico rápidamente los mensajes no leídos (nuevamente, estoy usando la bandeja de entrada unificada, así que esto es para todos cuentas). No tengo ningún interés en etiquetar, etiquetar, archivar o clasificar mi correo electrónico de ninguna manera. Cuando hago la clasificación, prefiero dejar de lado los mensajes que necesitan más de 30 segundos de mi atención y vuelvo a ellos cuando tiene sentido (que normalmente no es la misma hora). Si recibo material de marketing que no quiero, cancelo la suscripción o lo marco como spam. Respondo rápidamente a los mensajes que necesitan una respuesta sencilla. Cualquier cosa que necesite más de 30 segundos de atención, la marco con una estrella (a veces llamada bandera) para después.

Después de eso, tengo una sección para los mensajes destacados. Nuevamente, estos son los mensajes que necesitan atención. Pueden ser correos electrónicos largos que necesito leer en profundidad, pueden tener archivos adjuntos que debo evaluar o simplemente necesitan una respuesta más cuidadosa. Intento permanecer en 10 mensajes con estrellas o menos. Ocasionalmente, terminaré superando los 25 mensajes destacados. Esto suele suceder si estoy muy ocupado con otros proyectos importantes o si acabo de regresar de vacaciones. Cuando eso sucede, reservo un período de tiempo específicamente para manejar correos electrónicos.

Finalmente, tengo una sección para todos los correos electrónicos que se han marcado como leídos. Casi nunca los miro. No me importa archivarlos. En cambio, mantengo esa sección quieta. Creo que rara vez tendré que consultar los correos electrónicos que ya he resuelto. En las pocas ocasiones en que necesito abrir un mensaje antiguo, la búsqueda funciona bien.

Bien, volvamos al tablero de trello. Configuré un Zap que agrega una tarjeta a la lista de Bandeja de entrada cada vez que marco un correo electrónico con una estrella (o bandera). Tengo este prefijo «E:» para el título de la tarjeta, por lo que es fácil diferenciar los correos electrónicos de otras cosas. Extrae el asunto del correo electrónico, un enlace a Gmail, el cuerpo y los archivos adjuntos. Mira como se ve:

Reuniones

No pensé en las reuniones como tareas para mi lista de tareas hasta que cambié a ese sistema, y ​​eso fue un error. Sin una imagen holística de todo lo que tenía que hacer y, especialmente, de lo que tenía que hacer en un momento específico, era muy difícil organizar mi tiempo de manera eficiente .

Para manejar las reuniones, volví a Zapier. Configuré Zaps para crear tarjetas a partir de la lista «Mañana» para todos los eventos de mi calendario 24 horas antes de que suceda. Esto da como resultado tarjetas de reunión, comentarios 1 a 1, etc. Para que las tarjetas de reunión sean fáciles de identificar, inserto el prefijo en el título de la tarjeta «R:». A continuación se muestra una impresión de Zap para que pueda ver cómo está obteniendo el nombre del evento, la ubicación, la descripción, la hora de inicio y un enlace a la videoconferencia, si tiene uno.

Mensajes de chat

Este comenzó a funcionar cuando comenzamos a usar Slack para Trello. Me di cuenta de que la gente me enviaba preguntas e ideas, y recibí el mensaje en un momento que no podía responder. Quizás estaba hablando con alguien o en algún lugar. Desafortunadamente, los mensajes se marcaron como leídos inmediatamente y, a menudo, se olvidaron de responder a la persona. Afortunadamente, puedes destacar mensajes en Slack y utilicé esa funcionalidad para crear tarjetas en mi lista de bandeja de entrada.

Otras cosas

Hasta ahora he hablado de cómo canalicé tareas y reuniones desde otras herramientas. Por supuesto, las cosas surgen todo el tiempo y aún no están en ninguna herramienta. Para mí, lo que debería hacer era facilitar al máximo la incorporación de estas ideas, preguntas y tareas a la pizarra. Hago esto de dos formas:

Creación rápida de tarjetas para iOS a través de 3D Touch

La aplicación Trello Touch 3D para iOS muestra una opción para crear una nueva tarjeta. La tarjeta creada se asemeja al último fotograma y lista utilizados, por lo que es una manera fácil de agregar tarjetas a la lista de la Bandeja de entrada. ¡Funciona incluso cuando estoy desconectado!

 

Usa Siri

Si quiero crear una tarjeta sin escribir, uso Siri. Tengo esto configurado con un IFTTT en lugar de Zapier en este momento, porque con IFTTT es más fácil conectarse con SMS. Una vez configurado, tengo un número de teléfono asignado por IFTTT y un contacto con el nombre «Trello» en mi teléfono. Ahora puedo decir «Hola Siri, escribe a Trello …» y vas a agregar una tarjeta a mi lista de Bandeja de entrada en mi tablero. ¡Muy conveniente!

Y así es como se ve un IFTTT:

Potenciadores

Utilizo 7 Potenciadores en mi foto (!): Automatización de tareas para Zapier , calendario , tarjeta de solicitante , la tarjeta de repetición , Dropbox , Google Drive y seguimiento de pedidos .

Tareas repetitivas

Utilizo el Power-Up de tarjeta recurrente para crear tarjetas automáticamente para tareas que aparecen a intervalos periódicos. Aquí hay algunas tarjetas recurrentes que he configurado en este momento …

Siesta

A veces, a medida que pasa la semana, quedará claro que algunas tarjetas de la lista Esta semana simplemente no se harán. Cuando esto sucede, suelo usar el Power-Up of Snooze para posponer la tarjeta hasta la próxima semana.

Vista de calendario

La vista de calendario es muy buena para tener una idea de cómo van las cosas durante la semana y para la siguiente. No utilizo muchas fechas de vencimiento en las tarjetas que no son de reuniones, por lo que la mayoría de las tarjetas que aparecen son reuniones. Aún así, me resulta útil ver qué tan llenos o vacíos están mis días viéndolo de esa manera. Las fechas de vencimiento también se pueden cambiar cambiando las tarjetas entre celdas, pero es importante saber que esto no cambiará la fecha del evento en su aplicación de calendario.

Productividad personal, ¡listo!

Es eso.

Esto terminó siendo más largo de lo que esperaba. Puede parecer complicado, pero una vez organizado, no hay mucho en qué pensar excepto en revisar su gráfico. En general, este sistema me ha resultado muy útil. Si alguien decide probarlo, hacer algo similar o si tiene un sistema mejor, ¡me encantaría saber más!

 

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