Cómo asegurar su flujo de trabajo de Trello usando la configuración de privacidad

How to secure your privacy settings in Trello

En el espíritu de la flexibilidad infinita, incluso la configuración de privacidad de Trello puede ser ajustada para transformar y asegurar instantáneamente tu tabla dependiendo de tu flujo de trabajo único.

Cada tabla de Trello tiene tres configuraciones de privacidad:

  • Soldado
  • Equipo Visible
  • Público

Dependiendo de cómo uses tu tabla, cada uno de estos ajustes puede ser útil por diferentes razones. Veamos cómo puedes ajustar tus configuraciones y controlar tu privacidad.

Cómo seleccionar y ajustar la configuración de privacidad en Trello

Al crear un nuevo tablero en Trello, hay dos posibles configuraciones de privacidad predeterminadas dentro de la aplicación. Si estás creando un foro personal que no está alojado dentro de un equipo, entonces la configuración predeterminada del foro es Privada, y sólo tú y cualquiera que agregues al foro puede verlo.

Si estás creando un tablero que está alojado dentro de un Equipo, entonces la configuración por defecto es Equipo Visible. Un equipo en Trello, por cierto, es una agrupación de tableros de Trello y gente a menudo asociada con una compañía, departamento, o incluso tu familia.

Estas son las opciones de privacidad según la configuración del tablero:

  • Si un tablero es el Equipo Visible significa que cualquier miembro de ese equipo puede ver, unirse y editar las tarjetas.
  • Si una junta es privada, sólo los miembros de esa junta específica pueden verla.
  • Si una tabla es pública, cualquiera con el enlace a la tabla puede verla .

Cuando estás creando el tablero, éste muestra cuál será la configuración predeterminada, y tienes la posibilidad de cambiarla haciendo clic en el enlace «Cambiar»:

Change Trello board privacy settings

En el ejemplo anterior, debido a que hay un equipo asociado a este tablero (el Equipo de Taco), el tablero por defecto es el Equipo Visible. Puedes cambiar la visibilidad allí mismo, o después de que se cree el tablero:

Siempre hay un icono y un texto en la parte superior izquierda de su tablero que indica la configuración de privacidad del tablero. Puedes hacer clic en él y cambiar la configuración en cualquier momento.

Tutorial on Trello privacy settings

Cuándo usar qué configuración de privacidad

Cada una de las tres configuraciones de privacidad de la tabla de Trello te permite hacer cosas muy diferentes con tu tabla de Trello. Aquí hay algunas formas populares de usar cada opción.

Configuración del tablero: Privado

Poner tu pizarra en Privada significa que es la más segura y sólo las personas añadidas a la pizarra pueden acceder a ella.

Típicamente, usted quiere predeterminar a Privado para proteger su información y flujos de trabajo en Trello. Estos son un par de flujos de trabajo populares para los tableros de Privado:

  • Gerente 1:1s: Es común que los gerentes tengan reuniones permanentes con sus informes directos una vez a la semana, o tal vez sólo una vez al mes. Tener una pizarra privada con temas de la agenda para discutir con los demás es una gran manera de mantener los temas confidenciales, pero también es fácil de consultar más tarde.
     

    Tomar notas o pegar enlaces relacionados con cada tema del programa en la tarjeta puede ser un lugar útil para guardar esta información para más adelante. Si los empleados quieren discutir un tema o explorar el avance de su carrera, estas discusiones se mantienen en privado.

     

    Los tableros privados de Trello 1:1 son convenientes porque los miembros pueden añadir tarjetas cuando se les ocurra, no necesariamente en el momento de la reunión. Otra buena práctica es añadir una lista de «Necesidades de seguimiento» para más actualizaciones en la próxima reunión. El renombrado diseñador de fuentes Jonathan Hoefler usa este flujo de trabajo con sus informes directos.

Trello private board setting

  • Personal To Dos: Si sólo estás usando una pizarra para llevar un registro de tus tareas personales, hacerlo privado puede ser agradable para que te sientas libre de vincular todos tus feos primeros borradores, escritos privados, o adjuntar un Evernote a la tarjeta para capturar esas corrientes de conciencia.

Configuración del tablero: Equipo Visible

Para reiterar, un equipo Trello es un grupo de miembros que tienen acceso a una agrupación de tablas Trello que se alojan en ese equipo.

Trello team visible board setting

Cuando te registras en Trello.com, puedes ver los tableros a los que perteneces agrupados por su equipo. Junto al nombre del equipo, también puedes cambiar a todos los tableros visibles del equipo, ver a todos los miembros del equipo y ver la configuración del equipo.

Aquí hay algunos casos de uso común para los escenarios de Team Visible:

  • Directorio de Empleados para la Incorporación: Un directorio de Quién es Quién es esencialmente un directorio digital de empleados que es visual y accesible. Cuando los nuevos empleados se incorporan al equipo pueden relacionar fácilmente los nombres con las caras, y aprender un poco más sobre sus nuevos compañeros de equipo haciendo clic en su tarjeta. Además es emocionante para los nuevos empleados cuando es el momento de hacer el suyo propio.

    Estos tableros están configurados en Equipo Visible para que cualquier persona de la empresa pueda acceder a esta información. Es una gran manera de evitar esa situación embarazosa en la que has hablado con alguien docenas de veces en la sala de descanso para que te sientas incómodo preguntando su nombre de nuevo. Sólo tienes que tirar de la pizarra y ya puedes empezar!

     

    Echa un vistazo a esta guía fácil de seguir sobre cómo configurar una tabla de Trello de Quién es Quién.

  • OKRs y Planificación de Objetivos: A pesar de la incapacidad de ver el futuro, los OKRs y otros marcos de trabajo para establecer metas son importantes para al menos intentar delinear sus planes para el futuro.
     

    Los equipos suelen fijar objetivos para el trimestre o el año. Estos objetivos deben ser accesibles a los demás miembros del equipo porque no son planes individuales; a menudo son tareas de todo el equipo que requieren la colaboración de varios miembros.

     

    Estos objetivos deben ser fáciles de consultar no sólo por los miembros del equipo, sino también por los administradores y otros interesados de nivel superior para poder ver qué es lo que los equipos están priorizando. Hacer visibles estos tableros Equipo significa que nadie necesita molestar a alguien en el chat para obtener actualizaciones de estado; todo lo que tienen que hacer es revisar el tablero de trello.

     

    Aquí hay una plantilla para crear una tabla de OKR Trello.

    okr_trelloboard_screenshot-1.jpg

    Configuración del tablero: Público

    Los tableros públicos son extremadamente útiles para casos de uso muy específicos.

    Recuerde: estos son tableros que CUALQUIERA con el enlace puede ver, aunque no estén en su empresa. Dado que son enlaces públicos, pueden incluso aparecer en los resultados de las búsquedas.

    Sólo los miembros del Consejo Público pueden mover o editar las tarjetas, pero los no miembros e incluso las personas que no se han registrado en Trello pueden ver todas las tarjetas y los reversos de las mismas. Así que te preguntarás, ¿por qué alguien querría un consejo público si puede compartirlo con su equipo?

    Aquí está el porqué:

    • Hojas de ruta públicas: Las grandes empresas como Slack y Twitter (y Trello!) a menudo necesitan una forma pública de comunicar a sus usuarios lo que pueden esperar ver de la empresa en marcha.
       

      Las hojas de ruta públicas pueden incluir nuevas actualizaciones de características o cambios en el funcionamiento del producto. Estas son útiles tanto para los usuarios como para los desarrolladores externos para saber qué esperar. Algunas compañías incluso habilitan el Voting Power-Up para permitir a los usuarios subir las características que les gustaría ver. También tiene la capacidad de permitir comentarios en las tarjetas, como es común en el tablero público de Trello de Buffer.

       

      Twitter publicó su plataforma API en una pizarra pública de Trello como una señal para los desarrolladores de API sobre qué características se están priorizando y cuáles se están desaprobando.

      Trello public board setting

      • Recursos y plantillas : La gente que quiera albergar una gran cantidad de recursos y compartirlos ampliamente puede hacerlo con un tablero público de Trello. Esto es a menudo útil para los educadores en línea o incluso para la gente que demuestra su caso de uso específico de Trello con un tablero de muestra.
         

        Muchos blogueros y expertos en productividad utilizan los tableros públicos como una forma de albergar enlaces y recursos que les gustaría compartir con sus audiencias. El entrenador ágil Philip Rogers usa un tablero de Trello establecido en Public para compartir sus pasos retrospectivos y ejercicios.

         

        Para ver más tableros públicos, mira la Galería de Plantillas de Trello. Estos tableros nos permiten compartir miles de excelentes tableros de muestra que puedes copiar y personalizar para hacer los tuyos propios.

      Conoce las opciones – Asegura tus tablas de trello y flujos de trabajo

      Así que ahí lo tienes. Cada una de las tres configuraciones de privacidad de Trello -Privada, Equipo Visible y Pública- permiten algunos flujos de trabajo y casos de uso drásticamente diferentes.

      Las tablas de Trello son infinitamente flexibles, así que es fácil diseñar una que funcione para tus necesidades y las de tu equipo. Sólo recuerda tomarte el tiempo para asegurar la información privada y personal antes de empezar a trabajar.

      Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en junio de 2017, pero hemos añadido un montón de información nueva.

¡Haz clic para puntuar esta entrada!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Lo más reciente en TodoTrello: