Cómo aumentar la productividad (sobre la marcha) con micro tareas

Cómo aumentar la productividad (sobre la marcha) con micro tareas

Ve lento. Un paso de cada vez. Grano a grano la gallina llena su panza.

¿Has escuchado estas expresiones? Por supuesto que sí, dividir los proyectos en partes más pequeñas es una premisa que está muy presente en los procesos de gestión de proyectos .

Aquí en Trello, nos gusta llamarlo una » micro tarea «. ¿Crees que acabamos de inventar esa palabra? Lo hiciste bien.

La micro tarea es importante

Creemos que el término “micro tarea” engloba perfectamente la esencia de este concepto. Es mucho más fácil ( y menos aterrador ) concentrarse en dar un paso a la vez, en lugar de paralizarse cuando ve el maratón completo que todavía tiene por delante .

“Dividir las tareas en partes más pequeñas nos ayuda a ver las tareas más grandes como más viables y reduce nuestra tendencia a postergar o aplazar las tareas simplemente sin saber por dónde empezar”, explica Melissa Gratias, Ph.D., coach y oradora sobre organización y productividad en el trabajo.

Tiene sentido, ¿no? Pero, hay un detalle: ¿alguna vez te has parado a preguntarte por qué esta táctica funciona tanto? En última instancia, haces básicamente la misma cantidad de trabajo. Entonces, ¿por qué encontramos esta estrategia de “un paso a la vez” tan útil?

Dividir las tareas en partes más pequeñas nos ayuda a ver las tareas más grandes como más viables y reduce nuestra propensión a postergar o aplazar las tareas simplemente sin saber por dónde empezar.

– Melissa Gratias, Ph.D., coach y ponente sobre organización y productividad en el trabajo.

 Fuimos tras la ciencia y la psicología para identificar las razones por las que preferimos matar a los “leones” un golpe a la vez.

1. Tu cerebro es limitado (¡ no te ofendas! )

«La memoria humana es defectuosa y limitada», dice el Dr. Gratias. «Todos sabemos eso. No podemos recordar todo «.

Aunque los límites de la memoria son diferentes para cada persona, estudios recientes muestran que la capacidad promedio de nuestra memoria de trabajo ( que se usa para tareas de nuestra mente ) es de solo 3 a 5 elementos. Cualquier cosa más que eso está en peligro de  ser borrada de su cerebro .

“Si dependemos de nuestra memoria, nos detendremos en cada paso de la tarea y pensaremos, ‘¿Qué tengo que hacer ahora? ‘”, Explica el Dr. Gratias. «Estas paradas son oportunidades para distraerse, desviarse o dar un paso en falso».

En otras palabras, dividir un gran proyecto en micro tareas nos ayuda a identificar fácilmente cuál debería ser el siguiente paso.

Esto me lleva a otra observación importante: este proceso no debería ocurrir mentalmente ( porque, si ya lo has olvidado, tu memoria no es la mejor ).

Estos pasos individuales deben escribirse físicamente en su lista de tareas o en una lista de verificación en una tarjeta de Trello, por ejemplo; por cierto, ¿ ya conoce la psicología de la lista de verificación ?

Puede utilizar la lista como guía para su proyecto cuando no recuerde el siguiente paso.

2. Tienes más organización y productividad con objetivos específicos

Tienes un gran proyecto a tus espaldas; por ejemplo, estás encabezando el lanzamiento de un sitio web completamente nuevo para tu empresa.

De un vistazo, su objetivo parece simple: preparar el sitio. Sin embargo, en realidad, este objetivo es demasiado vago. ¿Qué define “estar listo”? ¿Cuándo debe estar en línea el sitio? ¿Cómo vas a hacer que eso suceda? No hay una dirección clara en el objetivo de «preparar el sitio».

Esa es exactamente la razón por la que la especificidad es uno de los elementos principales de la teoría del establecimiento de metas , desarrollada por el psicólogo Edwin Locke a fines de la década de 1960.

En un artículo publicado en la Oxford Research Encyclopedia of Psychology sobre esta teoría, el autor y profesor de Efectividad Organizacional, Gary Latham, cita 4 razones principales por las que los objetivos específicos son tan poderosos:

  1. Los objetivos específicos nos obligan a decidir alcanzarlos y, como resultado, excluir todo lo que sea irrelevante. Esto aumenta nuestra organización del tiempo al estar enfocados, además de mejorar nuestro sentido de propósito.

  2. Del mismo modo, los objetivos específicos fomentan el esfuerzo , que es otra base de la motivación.

  3. Los objetivos específicos nos inspiran a ser más persistentes cuando entendemos con más claridad qué es el éxito.

  4. Las metas específicas de inmediato hacen que nuestra mente vaya mil veces por hora pensando en las estrategias necesarias para lograrlas.

Por supuesto, hay muchas otras investigaciones que muestran que tendemos a hacer que las cosas funcionen con objetivos específicos. En solo un estudio con 162 estudiantes de pregrado que participaron en una prueba de coordinación motora computarizada, los investigadores encontraron una correlación entre la especificidad de la meta y el nivel de desempeño. Descubrieron que al probar la dificultad de la meta, establecer metas personales específicas daba como resultado niveles más altos de organización y productividad.
Entonces, ¿qué tiene esto que ver con el concepto de micro tareas?

Bueno, dividir un proyecto en tareas más pequeñas nos permite establecer hitos más específicos ( por ejemplo, “escribir el texto de la página de inicio al final de la semana” ) y, como resultado, continuar con motivación y coraje en la dirección correcta.

3. La retroalimentación regular lo ayuda a concentrarse en el objetivo

Los proyectos más grandes pueden llevar semanas, a veces incluso meses o años . ¿Hay algo más frustrante que invertir todo ese trabajo en una tarea, solo para descubrir mucho más tarde que vas en la dirección totalmente equivocada?

Esta es otra razón por la que dividir estas tareas en partes más pequeñas, o micro tareas , es tan crucial: tiene la oportunidad de recibir comentarios (que es otro elemento esencial de la teoría de establecimiento de objetivos) y hacer ajustes cuando sea necesario.

Es fácil ver ejemplos muy desalentadores de comentarios profesionales , particularmente cuando los comentarios son duros. Sin embargo, la ciencia demuestra que la retroalimentación de cualquier tipo, ya sea positiva o negativa , nos inspira a seguir adelante.

En un estudio de 157 participantes que participaron en un juego de ejercicios para el cerebro, encontraron que:

  • La retroalimentación negativa disminuyó la sensación de competencia, pero aún mejoró la jugabilidad.

  • La retroalimentación negativa motivó a los participantes a mejorar el desempeño a corto plazo.

  • La retroalimentación positiva generó motivación a largo plazo en los participantes.

Esto muestra que, quizás para sorpresa de muchos, los comentarios positivos y negativos ayudan a hacer ajustes y mantenerse enfocados en la tarea en cuestión. Te lo perderás si intentas lograr un objetivo completo de una sola vez.

Dividir un gran proyecto en micro tareas te permite recibir retroalimentación, corregir el rumbo y mantener la motivación y la productividad hasta que el proyecto esté terminado ”, resume el Dr. Gratias.

4. Los seres humanos odian esperar resultados

“Como seres humanos, no somos buenos para la ‘recompensa retrasada’”, dice el Dr. Gratias. «Nos gusta ver el progreso y nos gusta verlo rápido y con frecuencia».

Debe conocer la sensación de adrenalina que siente cuando puede eliminar una tarea de su lista. Pero, ¿sabe lo que está pasando en su cerebro cuando marca esa casilla o tacha ese elemento de la lista? Bueno, su cerebro libera dopamina, un neurotransmisor que está relacionado con los sentimientos de placer y motivación.

Mira qué interesante: este sentimiento trae placer, así que harás todo lo posible para repetir el éxito. Es lo que los neurocientíficos llaman “ aprendizaje autodirigido ”, y es una gran razón que justifica dividir los grandes proyectos en micro tareas.
Al dividir estas demandas a largo plazo en partes más pequeñas, allana el camino para experimentar recompensas más frecuentes (¡ mira la dosis de dopamina! ), Que te inspiran a seguir avanzando.

“Cuando sus tareas son demasiado grandes, pierde oportunidades de sentir la adrenalina”, comparte el Dr. Gratias. «Estamos alimentando nuestros propios deseos de recibir recompensas y comentarios cuando dividimos una tarea pesada en tareas más pequeñas».

¡Ha llegado el momento de dividir los proyectos en micro tareas!

Bueno, ya sabes que la productividad es personal : lo que funciona para una persona puede salir mal para otra.

Sin embargo, cuando hablamos de proyectos enormes y aterradores, el concepto de dividirlos en una lista de tareas más pequeñas es el mejor consejo que conocemos sobre cómo aumentar la productividad con calidad.

La micro tarea es la nueva lista de tareas. Descubra por qué está científicamente probado que dar “un paso a la vez” es la mejor manera de hacer más.

“Hay elementos comunes en la forma en que los seres humanos piensan y actúan”, concluye el Dr. Gratias. «Romper una gran tarea es muy útil para las personas que se sienten abrumadas o que no están progresando en sus proyectos y tareas».

¿Qué queda por hacer? Toma ese proyecto importante ( ya sabes cuál … el que has estado postergando por un tiempo … ), divídelo en micro tareas individuales, agrégalas a tu lista de tareas diarias y ensúciate las manos.

No puede «matar un león al día». Pero, al final de una semana o un mes, ¡»el pollo habrá llenado  (mucho más)  la cosecha»!


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