Cómo construir un rastreador de hábitos diarios en Trello (¡y alcanzar esas metas!)
Cada comienzo de un nuevo año es la oportunidad de probar algo nuevo y diferente. Es el momento perfecto para reflexionar sobre el año anterior, analizar lo que funcionó y lo que no, y hacer planes para mejorar ciertas o todas las áreas de tu vida.
A pesar de construir un flujo de trabajo ritual de revisión semanal que me mantuvo productivo, centrado y capaz de realizar todos mis proyectos, 2018 fue un año de reveses para mí… en casi todas las áreas de mi vida.
Estaba quemado, perdí mucho impulso en todas las cosas en las que había estado trabajando, y en general me sentí muy agotado. Mi cuerpo y mi mente estaban en piloto automático para trabajar en lugar de crecer como persona y alcanzar mis objetivos a largo plazo. Era como si estuviera pasando por los movimientos, y todos estos proyectos eran sólo actividades a corto plazo sin una dirección real.
Este año decidí que quería adoptar un nuevo enfoque. En lugar de enumerar los proyectos, quería construir sistemas y hábitos que me hicieran responsable de mis objetivos a lo largo del camino . En lugar de correr, quería crear pequeños hábitos sostenibles que me ayudaran a cruzar la línea de meta con más facilidad.
Encuentra el por qué
Mi objetivo nunca ha sido sólo trabajar en un montón de proyectos. Cuando pensaba en lo que realmente quería, era crecer como el tipo de persona que hacía pequeños progresos en mis metas de toda la vida cada día, semana y mes, así que era una parte de mi vida en lugar de algo que sólo hacía por hacer.
Mi plan era ver si podía convertir mis objetivos en pequeñas acciones para poder lograrlos a través de pequeños hitos. Por ejemplo, en lugar de decir «Corre un maratón» y hacer una tarjeta de Trello para eso, tendría una lista de control diaria que incluyera correr un poco todos los días.
Quería hacer que estos proyectos fueran del tamaño de un bocado para que se convirtieran en parte de mi rutina diaria, en lugar de grandes esfuerzos compartimentados como «trabajo» o esfuerzos separados guardados para mi tiempo libre fuera de mi trabajo de tiempo completo.
(No voy a mentir – también fue una forma divertida de ver si podía usar Trello de otra manera además de manejar mi carga de trabajo, pero también incorporando un aspecto de desarrollo personal en ella).
Al principio pensé que tal vez esto era un poco extremo. Pero luego investigué un poco y descubrí que crear mejores sistemas personales es en realidad una forma mucho más sostenible de progresar hacia tus objetivos. Crear hábitos y procesos que te lleven a lo que quieres es mejor que simplemente listar metas arbitrarias , sin un camino aparente. Como dice James Clear, «Si ignoras completamente tus metas y te enfocas sólo en tu sistema, ¿todavía tendrías éxito?»
Quería construir ese sistema que me permitiera decir «¡Sí!» con confianza.
Así que me fui a crear esta nueva tabla de Trello y ver si podía cumplir mi objetivo de ayudarme realmente a avanzar y no sólo ver mi vida como una serie de proyectos.
El resultado es mi tabla de Hábitos Diarios + Seguimiento de Objetivos, y estoy encantado con cómo resultó.
¿Pero cómo funciona? Me alegro de que lo preguntes.
Empieza por poner los bloques de construcción
Mi primera lista es una tabla de contenidos (TOC). Al igual que en un libro, la Tabla de Contenidos está pensada para darte una dirección de alto nivel antes de que te sumerjas en algo específico .
Uso unas cuantas tarjetas con etiquetas, emojis y todas las tapas para hacer subsecciones dentro de mi TOC. Estas subsecciones incluyen:
- Mi visión general: Cualquier palabra o tema que haya elegido para el año, además de mi grabado para poder referirme a ellos regularmente. ¿Sabías que escribir tus objetivos y leerlos regularmente te ayuda a tener más éxito?
- Próximas fechas: Fechas importantes que vale la pena señalar, que podrían ser los próximos viajes u otras ocasiones especiales. Todavía las documento en mi calendario, pero es bueno ver una vista de lista de ellas, ya que normalmente hay alguna planificación extra que va en estos elementos.
- Próximos gastos: Las finanzas personales son muy importantes para mí, y es útil ver las cosas para las que necesito prepararme en el futuro, en lugar de llegar a marzo y ver de repente ese pago semestral del seguro del coche que se debe.
Puede elegir otras categorías, pero el objetivo general de esta sección es mantenerlo enfocado e inspirado con una vista de la cima de la montaña.
Mapea tus metas y proyectos
Lo sé, lo sé, dije que el objetivo de esta junta era ser más que un simple flujo de trabajo. Pero todavía tenemos que tener el flujo de trabajo ahí, porque el verdadero objetivo es acerca de crear equilibrio , no evitar los proyectos!
Mi siguiente lista se llama «Atraso», y el punto de esto es identificar los proyectos que necesito realizar. Sin embargo, estas deben ser actividades puntuales , por lo que una tarjeta recurrente nunca debe vivir aquí. (Explicaré por qué pronto.)
Para asegurarme de que no me obsesiono con los proyectos, tengo algunos límites para añadir tarjetas a esta lista. En primer lugar, mis ejemplos aquí son en realidad cosas que se pueden lograr en unas pocas horas o menos . Cada uno no es un proyecto masivo que va a requerir toneladas de esfuerzo. (Pero, ¿cómo puedo lograr esas cosas que sí requieren mucho esfuerzo? Quédate conmigo, ¡llegaré a eso!)
A continuación, no puedo añadir algo aquí cada vez que quiera. Tiene que tener algún criterio antes de entrar en la lista maestra .
1. Tiene que encajar en mis categorías de prioridad. Identifico las categorías de mis proyectos y tareas a través de etiquetas. Si algo no tiene una etiqueta, entonces no es una prioridad y no se añade a mi lista de proyectos.
2. Un proyecto o tarea tiene que ser algo que contribuya a mis objetivos anuales. Esto debe estar estrechamente alineado con mis prioridades, pero mis objetivos anuales requieren criterios más específicos.
3. Extras de emergencia. Si no encaja en esas dos categorías, ocasionalmente haré excepciones, pero mejor que sea un caso convincente. De lo contrario, se va a sentar en mi lista de ideas (esta es una simple lista al final de mi pizarra) y volveré a evaluarla más tarde.
Haciendo que la magia suceda
Cada semana, muevo cosas a mi lista de «cosas por hacer». Algunas de esas cosas provienen de mi atraso, ¡pero espera! Hay una tarjeta llamada «Enero»… ¡y una con una semana en ella! ¿De qué se trata?
Aquí es donde ocurre la magia, amigos míos.
Esta estructura de la tarjeta es la forma en la que progreso. No es a través de las cartas que arrastro a «Hecho», sino en la lista de control los elementos que me ayudan a desbaratar mis grandes metas.
En lugar de hacer un montón de tarjetas para todas las cosas que quiero hacer este año, pregunté » ¿Qué es una acción mínima que podría tomar cada día, semana y mes para ayudarme a progresar en este objetivo?»
Así es como se ve este flujo de trabajo en relación con mis metas anuales:
Hago esto para cada una de mis metas en varias secciones de mi vida, incluyendo la carrera, las finanzas, las relaciones, y los timos laterales. Luego, tomo las actividades mensuales y hago una lista de control en una tarjeta de Trello y la titulo «Lista de control mensual». Cada mes tengo una tarjeta como la de enero que me muestra todo lo que hay que hacer durante ese mes. Estas son las pequeñas acciones que me llevan a lograr mis grandes metas.
Hago lo mismo con mis acciones cada semana, y creo una tarjeta de control semanal de las cosas a realizar. ¡Casi se siente como una búsqueda del tesoro! Cuando tengo unos minutos libres, reviso la lista y veo qué puedo hacer.
Puede parecer un montón de tareas, pero no se siente tan desalentador cuando es sólo una pequeña línea y hay una caja que puedes marcar. (¡Es aún más satisfactorio que Trello trace una línea a través de ella cuando marque un elemento de su lista de tareas!)
Además, la mayoría de estas tareas no son desalentadoras. Dejo un poco de ambigüedad en las definiciones para tener espacio para elegir tareas más grandes o más pequeñas dependiendo de lo que esté pasando en mi vida. Pero no importa qué, aunque sea pequeño, estoy progresando hacia mis objetivos y creciendo como individuo.
Mis listas de «Hacer» y «Hecho» son sólo espacios para arrastrar las cosas para ayudarme a ordenar lo que está en progreso y lo que se ha completado para cualquier cosa fuera de esas listas. De nuevo, las cosas en esto deberían ser bastante mínimas, pero siempre habrá proyectos que surjan que no quiero (o necesito) que encajen en un plan en curso
Creando los hábitos diarios correctos
Así que te he mostrado mis tarjetas mensuales y semanales, pero también hice una lista especial para mis tarjetas diarias.
Esta lista está separada porque estas tarjetas no se archivan. En su lugar, permanecerán en esta lista para servir como un diario y algo que pueda consultar fácilmente.
Tuve esta idea de un amigo que recientemente comenzó a usar Trello. Me mostró cómo usaba Trello para manejar su diario personal. Nunca me han gustado mucho los diarios, pero me mostró cómo usa el Poder de Campos Personalizados para documentar aspectos específicos de su día y listas de verificación de las cosas que quería lograr cada día.
Me inspiré para intentarlo yo mismo, y aunque todavía no me gusta mucho hacer diarios, es una manera perfecta de animarme a crear hábitos diarios y a ser más intencional con mis pensamientos cada día. La reflexión es crucial para el progreso.
Así es como se ve una tarjeta diaria:
Aquí hay unos cuantos Power-Ups de Trello y características que sobrecargan el flujo de trabajo y el diario de mi tarjeta:
- Campos personalizados: Ver las cajas vacías me hace retorcerme, así que los campos personalizados son una gran manera de obligarme a escribir algo, aunque no me guste llevar un diario. Me estoy centrando en mi #ActitudDeGratitud este año, así que tengo dos campos personalizados en mis tarjetas: uno con una caja para escribir lo que estoy agradecido, y otro para escribir lo que estoy esperando ese día! (Nota del editor: Los Custom Fields en Trello están actualmente configurados para mostrarse en cada tarjeta del tablero donde están habilitados, y no pueden ser personalizados para mostrarse sólo en una lista o conjunto de tarjetas específicas).
Para un campo que toma números, uso el potenciador de estadísticas numéricas para sumar los números de todos esos campos en toda mi tabla… ¡seré capaz de rastrear cuánta agua he bebido a lo largo del tiempo!
- listas de control: Al igual que las listas de control mensuales y semanales, las listas de control diarias también me ayudan a mantenerme en el camino. Cada ítem representa un hábito que quiero construir, o una pequeña acción que quiero tomar hacia mis metas anuales. Para ideas sobre nuevos hábitos a probar, vea los hábitos de otros entusiastas de la productividad.
- Descripción: Utilizo la descripción de la tarjeta como un espacio abierto para escribir cualquier otra cosa sobre mi día que se me ocurra. También puede ser formateada muy bien, ya que las descripciones soportan Markdown!
Hazte responsable de alcanzar los objetivos de este año
Si está listo para progresar en sus objetivos y cumplir sus resoluciones de Año Nuevo, pruebe este proceso de responsabilidad y vea si funciona para usted.
Albert Einstein dijo una vez: «Todo debe hacerse tan simple como sea posible. Pero no más simple». Inclínate hacia la simplicidad este año, y concéntrate en crear los sistemas y hábitos adecuados para que tengas éxito.
Ya estoy viendo resultados fantásticos y se siente como una forma más sostenible de hacer las cosas. Me encantaría escuchar lo que piensas, así que comparte tus pensamientos conmigo en Twitter(@brittany_join)!
