Cómo convertirse en un maestro de la gestión de proyectos con Trello
Como director de proyecto, usas muchos sombreros y haces malabares con demasiadas pelotas en el aire. Podrías considerarte un bufón moderno. Pero a veces la profundidad y el peso de tus responsabilidades no son algo de lo que reírse. Construir un proyecto de la A a la Z requiere que lo hagas:
- Gestionar una carga de información
- Seguimiento de los estados de las tareas
- Incorporar a los interesados adecuados en cada fase para que los cuellos de botella no inhiban el progreso
Básicamente, tienes que asegurarte de que los proyectos avancen con un mínimo de hipo, todo ello manteniendo una sonrisa en tu cara.
Así que si te apetece tirarte del pelo, puedes abstenerte (y con suerte evitar un desagradable dolor de cabeza). Con un fuerte proceso de gestión de proyectos y la ayuda de algunos potentes Power-Ups, podrás montar un espectáculo que no pasará desapercibido.
Las cuatro fases de la gestión del proyecto
Antes de que nos sumerjamos en los procesos y herramientas que puedes usar para convertirte en una potencia del PM, volvamos a lo básico. Tanto si está desarrollando un nuevo producto, rediseñando el sitio web de su empresa, o planificando la salida anual para su equipo, su proyecto pasará por las mismas cuatro fases: planificación, construcción, implementación y cierre. Aquí hay una rápida visión general de lo que implica el trabajo en cada fase.
1. Planificación
La fase de planificación es exactamente lo que asumiría, el paso en el que se traza el proyecto. En esta fase, sus actividades clave incluirán la realización de investigaciones para determinar los objetivos y requisitos del proyecto, la identificación de los interesados, la definición de los objetivos del proyecto, la determinación del alcance y los recursos y el trazado de las principales tareas. Esta es una de las fases más importantes, ya que es necesario combinar muchas expectativas y requisitos del proyecto en un plan coherente.
2. Build Up
Ahora que tienes los planos, es hora de empezar a construir el proyecto. Antes de que puedas empezar, sin embargo, necesitas reunir a tu equipo y darles una clara dirección en cuanto a horarios, presupuesto, recursos, expectativas y requisitos. Una excelente manera de comenzar cualquier proyecto sin problemas es organizar una reunión inicial para explicar el plan del proyecto, revisar los procesos y responder a cualquier pregunta de su equipo.
3. Aplicación
La fase de implementación es donde ocurre la magia. Es la fase de acción, cuando el trabajo se hace realmente. Es cuando el plan del proyecto se dispara en todos los cilindros. Es crucial para usted, como director del proyecto, supervisar las tareas, los plazos y el presupuesto, informar de los progresos y mantener una comunicación abierta con todas las partes interesadas en el proyecto.
4. Cierre
¡Ta-da! Puedes limpiarte las manos y dar por terminado el día en este punto. Pero no tan rápido. Aunque la fase de cierre marca el final de un proyecto, todavía tienes algo de trabajo por delante. La fase de cierre es el momento de evaluar el rendimiento del proyecto y discutir las áreas en las que el equipo se excedió y las áreas en las que podrías mejorar en el futuro.
Los proyectos más exitosos implican una variedad de toma de decisiones en varios puntos de la hoja de ruta. Trello le da a usted y a su equipo una visión clara del estado, progreso y éxito de los proyectos. Y los Power-Ups traen nuevas perspectivas a una junta para tomar las decisiones correctas. No sólo eso, te ayudan a trabajar en todas las juntas, lo que fomenta la colaboración entre los equipos.
Apliquemos este enfoque por fases de la gestión de proyectos a un robusto flujo de trabajo de Trello:
Poniendo tus patos en una fila: La fase de planificación
¿Cómo pasas de una pizarra en blanco a un poderoso flujo de trabajo? Todo comienza con un plan. En la fase de planificación del proyecto, realizarás la investigación, establecerás los objetivos y requisitos, y ampliarás tus recursos y tareas principales.
Trello te ayudará a ti y a tu equipo a seguir fácilmente los planes, tareas y progresos del proyecto. Por supuesto, puedes usar el clásico flujo de trabajo «Tareas», «Hacer» y «Hecho», pero no te da un proceso robusto o flexibilidad para poner todos tus patos en fila.
El tablero de trello comienza con una lista de Información General que tiene información importante en fichas sobre la fecha de lanzamiento, la visión general del proyecto, las reglas sobre cómo usar el tablero, las responsabilidades de los miembros del equipo, las métricas y los indicadores clave de rendimiento (KPI), y la hoja de ruta de la empresa. La siguiente lista es Investigación de Mercado , seguida de la Bandeja de entrada . La Bandeja de entrada es para que usted, el gerente de proyecto, pueda fácilmente enviar solicitudes, preguntas y retroalimentación entrantes.
Las listas posteriores son la columna vertebral del flujo de trabajo de la gestión de proyectos: B acklog, In Progress, Blocked/Paused, Ready for Launch, y Live . Las tareas se colocan en tarjetas y los miembros del equipo que se asignan a esa tarea se añaden a la tarjeta. La tarjeta se mueve a través del flujo de trabajo a medida que se avanza en la realización de la tarea.
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G et Your Priorities In Order
Dependiendo del proyecto, probablemente tendrás un montón de cartas en el tablero. A veces, puede ser difícil para los miembros del equipo descifrar qué tareas son prioritarias. Afortunadamente, tu equipo no tendrá que hacer más conjeturas con el encendido del aire.
El potenciador del enfoque aéreo te permite priorizar tus cartas de Trello y construir mapas de ruta más efectivos. Podrás ver tus puntuaciones de prioridad (la puntuación que le das a una tarea para clasificar su nivel de prioridad) y las visualizaciones de las hojas de ruta directamente en tu tablero de Trello para que tu equipo esté alineado y concentrado.
Con la función de potencia de enfoque aéreo puedes mostrar los resultados de prioridad de enfoque aéreo en las portadas de las tarjetas Trello para que tu equipo pueda determinar lo más importante de un vistazo. También tendrás acceso rápido a una tabla de elementos, una tabla de prioridades, una tabla de Kanban y una hoja de ruta de Gantt, por lo que no tendrás que cambiar constantemente de herramienta. Esto le ayudará a usted y a su equipo a ahorrar tiempo en su próxima reunión de stand up cuando esté decidiendo en qué trabajar a continuación.
Consejos de planificación Pro
- Para crear las listas correctas en su tablero pregunte: «¿Cuáles son los diferentes pasos de nuestro proceso? ¿Qué problemas queremos resolver?» y crea las listas en base a tus respuestas.
- Crear una lista de información general con tarjetas para dar contexto a alguien que no conoce los detalles del proyecto y acaba de ser añadido a la pizarra.
- Cuando las tareas se completen, organice las fichas en listas que se basen en quién las completó. De esta forma, puede consultar fácilmente estas tarjetas y obtener información relevante sobre la carga de trabajo al preparar futuras tareas o proyectos.
Si lo construyes, vendrán: La fase de construcción
Ahora que tienes tu plan en marcha y el flujo de trabajo de Trello creado, es hora de invitar a tu equipo a la fiesta. En esta fase, reunirás a tu equipo, asignarás las tareas correctas a las partes interesadas correspondientes y crearás una línea de tiempo para el proyecto. Es un buen momento para revisar las reglas, el proceso y las expectativas de tu flujo de trabajo Trello y la junta con el equipo para que todos estén alineados en cómo hacer el trabajo de forma coherente. Puedes hacer que la bola ruede en esto agregando gente a la pizarra, asignando tarjetas a los miembros del equipo, y estableciendo plazos.
Cómo ver el panorama general con múltiples plazos
Puede resultar confuso cuando se tienen múltiples plazos y líneas de tiempo para un proyecto. Puedes combinar fácilmente las líneas de tiempo y ver tus cartas desde el tablero (¡y otros tableros!) en una carta con el BigPicture Power-Up. BigPicture muestra las cartas de Trello en forma de tareas, que pueden asignarse fácilmente en el gráfico Gantt acompañado del panel WBS (Work Breakdown Structure).
Este Power-Up te da dinámicamente una nueva perspectiva de tu proyecto al mostrar los datos seleccionados de la manera que quieres verlos. Si su equipo utiliza un modelo de cascada, pueden elegir ver todos los pasos planificados y sus plazos asociados en el módulo Estructura de desglose del trabajo. Si prefieres una tabla de Gantt y poder resaltar las dependencias, esto está a sólo un clic de distancia. Con BigPicture, usted y su equipo pueden evaluar la línea de tiempo de su proyecto de un vistazo.
Build-Up Pro Tips
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Cuando asigne tarjetas a los miembros del equipo, defina claramente lo que esto significa. ¿Es la persona el propietario, el ejecutor o la referencia de la tarjeta?
Identificar las funciones y responsabilidades antes de asignar las tarjetas ayudará a prevenir los cuellos de botella.
Hora de embarcar: La fase de implementación
Esta es probablemente tu parte favorita de cualquier proyecto… cuando el trabajo se está haciendo. Con el plan en marcha y las tareas asignadas, el proyecto está en marcha y se mueve a través de su hermoso flujo de trabajo.
Aunque son tiempos emocionantes, también pueden ser estresantes. Es importante como director del proyecto, mantener un control sobre el progreso del proyecto y vigilar, controlar e informar sobre ese progreso. Con Trello, puede mantener la comunicación en el tablero comentando y proporcionando actualizaciones a los miembros del equipo directamente en sus respectivas tarjetas.
En esta fase, los miembros del equipo pueden utilizar fácilmente la función de arrastrar y soltar en Trello para mostrar el progreso de sus tareas y del proyecto en general. ¿Pero qué pasa con las tareas que parecen permanecer en la lista de «En progreso» durante demasiado tiempo? ¿Cómo puedes asegurarte de que los cuellos de botella no retrasen el progreso del proyecto? La respuesta es el encendido de la lista «Time in List».
La cuenta atrás está en marcha
El Encendido de la Lista de Tiempo registra automáticamente cuánto tiempo ha estado una tarjeta en una lista actual. Te da una idea de qué tareas o miembros del equipo se están convirtiendo en bloqueadores del rendimiento. Este potenciador muestra el tiempo en la parte delantera de cada tarjeta, de modo que con un rápido vistazo puedes detectar las tarjetas lentas, hacer un seguimiento del rendimiento en relación con los acuerdos de nivel de servicio y ver qué tareas deben ponerse en marcha para mantener el rumbo de la línea de tiempo.
El encendido de la lista Time in List es ideal para reuniones retrospectivas si quieres saber dónde podrías haber trabajado más eficientemente durante tu último proyecto.
Consejo de implementación profesional
- Añade etiquetas a las tarjetas para filtrar tu tarjeta cuando busques información específica. Por ejemplo, agregue una etiqueta de «Alta Prioridad» a sus tarjetas y luego filtre por esta etiqueta para ver sólo las tareas que son de alta prioridad.
Hora de cierre: La fase de cierre ⏰
¡Felicidades! Enviaste tu proyecto y tu equipo puede hacer un baile feliz colectivo por completar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto. Pero antes de que todos brinden por su éxito, todavía tienen algo de trabajo por delante. La fase de cierre es crucial para documentar el éxito y los contratiempos del proyecto y para ayudar en la planificación futura.
Puedes simplemente arrastrar todas las cartas del tablero de proyectos a la lista de «En vivo» o «Hecho», pero esto no es un proceso de cierre perfecto. Querrás asegurarte de que puedes referirte fácilmente a todas las piezas del proyecto en el futuro y revisar las victorias y las derrotas del proyecto cuando sea necesario.
Puedes usar dos Power-Ups para organizar tu plan de proyecto e informes para la próxima vez:
Automatización y planificación para el futuro
En lugar de arrastrar cada carta hasta su finalización, puedes automatizar la limpieza de tu tablero con el potenciador de Butler. Con este potenciador, puedes crear reglas, programar comandos y crear botones personalizados para realizar automáticamente acciones en tu tablero y cartas de Trello. Por ejemplo: cuando Joyce de QA añade una etiqueta verde a una carta, puedes establecer una regla en Butler para mover esta carta a hacer tan pronto como se añada la etiqueta.
Una vez que el proyecto se ha completado, es importante capturar el éxito y el rendimiento del proyecto. Puedes crear fácilmente una presentación final de diapositivas con el Slide Power-Up. Te permite convertir tu tabla de Trello en una presentación de Google Slides con un solo clic.
Closeout Pro Tips
- En su lista de información en la pizarra, añada una tarjeta para describir cómo se ve el éxito de su proyecto. Podrás referirte a ella para tu proyecto retrospectivo y comparar las expectativas con la realidad.
Procesos organizados: El mejor amigo de un director de proyecto
Los directores de proyectos son el pegamento que mantiene a los equipos unidos. Desde la planificación, la comunicación y los informes, es esencial que estén organizados y orientados a los detalles para mantener a su equipo en la dirección correcta hacia el lanzamiento.
En un momento dado, estás equilibrando una multitud de tareas, reuniones y expectativas, pero con este proceso organizado y el flujo de trabajo avanzado para la gestión de proyectos puedes asegurar el éxito a través de cada estrategia, sprint y envío.
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