Cómo crear más tiempo: Una estrategia para finalmente adelantarse a su lista de cosas por hacer
¿Alguna vez sientes que estás constantemente atrasado? Como si no importara lo productivo que seas, nunca lograras «salir adelante»? ¿Te encuentras deseando que hubiera más horas en el día? ¿Puedes relacionarte un poco también mucho con este hámster?
Si es así, esta estrategia es para ti. Hay esperanza para una vida fuera de la rueda, y estoy aquí para ayudarte a encontrarla.
Sigue leyendo para aprender:
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La razón científica por la que te sientes constantemente detrás
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El secreto contraintuitivo para lograr una sensación de riqueza temporal
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Tácticas para adoptar un pensamiento más estratégico
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Estrategias para un tiempo de enfoque más productivo
La hambruna del tiempo es una construcción social
La hambruna del tiempo, la sensación de que simplemente no hay suficientes horas en un día o días en una semana, no es nada nuevo. Y si sientes el crujido, no estás solo.
Un reciente estudio de Gallup sobre la hambruna del tiempo encontró que casi la mitad de los ciudadanos de EE.UU. dicen que no tienen suficiente tiempo para hacer lo que necesitan hacer. Y si tienes un empleo, es aún más probable que te sientas corto de tiempo – el 61% de los ciudadanos estadounidenses en la fuerza laboral reportaron haber experimentado la hambruna del tiempo.
Durante décadas, los investigadores han tratado de entender por qué sentimos la hambruna del tiempo, particularmente en una era de asistentes virtuales y de fácil acceso a la tecnología de automatización.
Un informe de The Economist sugiere que la pobreza de tiempo existe no debido a las crecientes expectativas en torno a la producción, sino debido a nuestras propias construcciones sociales del tiempo.
«Desde que un reloj se utilizó por primera vez para sincronizar el trabajo en el siglo XVIII, el tiempo se ha entendido en relación con el dinero. Una vez que las horas se cuantifican financieramente, la gente se preocupa más por desperdiciarlas, ahorrarlas o usarlas de manera rentable. Cuando las economías crecen y los ingresos aumentan, el tiempo de todos se vuelve más valioso. Y cuanto más valioso se vuelve algo, más escaso parece.»
En otras palabras, el tiempo es dinero. Y con eso en mente, uno pensaría que tendríamos mucho cuidado con cómo y dónde lo gastamos. Pero, para muchos de nosotros, ese no es el caso.
Un estudio reciente sobre la productividad en el lugar de trabajo encontró que los trabajadores del conocimiento (personas cuyas funciones requieren un alto nivel y habilidades analíticas) malgastan una cantidad impactante de tiempo alimentándose de distracciones.
¿Uno de los mayores culpables? Slack y aplicaciones de mensajería similares, seguidas de cerca por el correo electrónico. El estudio encontró que en promedio nos registramos con estas herramientas de comunicación cada 6 minutos. Como resultado de esta y otras interrupciones, el 40% de los trabajadores del conocimiento nunca tienen 30 minutos seguidos de tiempo de enfoque en un día de trabajo. Vaya.
El secreto para «salir adelante»
Así que hemos preparado el escenario. Muchos de nosotros sentimos que no tenemos suficiente tiempo. Pero entonces pasamos el tiempo «limitado» que tenemos de forma ineficaz. Y aunque sea fácil culpar a la tecnología y a la llamada cultura de siempre, esta lucha por encontrar el equilibrio no es nueva. En el año 49 d.C., Séneca el Joven observó un conflicto similar en Sobre la brevedad de la vida :
» La vida que recibimos no es corta, pero la hacemos así, ni nos falta, sino que la desperdiciamos. » — Séneca el Joven
El secreto de la productividad sostenible, la riqueza de tiempo y una vida feliz y gratificante es no renunciar a la holgazanería ni dedicar más horas al trabajo. Tampoco es aprender a hacer malabares. Es simple: Todo se reduce al equilibrio.
El equilibrio en este contexto significa pasar menos tiempo marcando casillas en nuestras interminables listas de tareas y más tiempo pensando estratégicamente. Significa darnos permiso (y buenas razones) para decir «no». Significa no equiparar los negocios con la productividad. Y significa hacer lo que podamos para que el tiempo de enfoque limitado que tenemos realmente cuente.
Su viaje hacia una vida más equilibrada viene con dos requisitos previos:
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Entendiendo y aceptando que no puedes «hacerlo todo».
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Acordando hacer del pensamiento estratégico su máxima prioridad en todo momento.
Aparte de quizás apagar un fuego literal, la planificación estratégica es consistentemente la tarea más importante de su cola. Recuerde esa estrategia o no, siempre habrá más trabajo por hacer. Una estrategia no sólo le ayudará a mantener en mente los objetivos de alto nivel, sino que también le ayudará a «recortar la grasa» de su horario determinando las formas más significativas de emplear su tiempo.
Autodestructivo: Por qué nos excusamos por nosotros mismos
A pesar de la obvia importancia del pensamiento estratégico, es alarmantemente común que la gente posponga la planificación estratégica.
No puedo evitar pensar en el poema de Charles Bukowski Excusas cada vez que escucho a alguien decir que no tiene tiempo para salir de la maleza y pensar estratégicamente. «No tengo tiempo» y «Lo haré mañana cuando tenga tiempo» son excusas que rara vez se basan en la verdad. Tienes todo lo que necesitas (incluyendo y especialmente el tiempo) para ser estratégico – sólo tienes que estar dispuesto a usarlo.
A menudo, no es una cuestión de desinterés o falta de habilidad lo que nos hace posponer la importante tarea del pensamiento estratégico. En realidad son nuestros propios cerebros auto-saboteadores.
Durante años, investigaciones más amplias sobre la postergación han sugerido que nuestras razones para hacerlo son bastante oscuras. Desde los años 70 los psicólogos del comportamiento han clasificado la postergación como una estrategia de auto-manipulación del comportamiento.
Las estrategias de auto-ayuda son un método de auto-preservación que usamos subconscientemente para hacer frente a nuestro miedo al fracaso. Recurrimos a estas estrategias como un medio para crear impedimentos que nos hacen menos propensos a tener éxito o a desempeñarnos bien. Al hacerlo, tenemos una «excusa» para cualquier deficiencia en nuestro desempeño que no sea atribuible a nuestras propias habilidades. Por ejemplo » Yo habría hecho un trabajo mucho mejor en este proyecto si hubiera empezado antes, » es una forma de culpar a las limitaciones de tiempo, en lugar de sugerir que este no es su mejor trabajo en general sin ninguna razón.
Investigaciones recientes sobre la postergación sugieren que es más probable que nos autosaboteemos cuando las tareas tienen mucho en juego o se consideran importantes para nuestro valor personal. La planificación estratégica es definitivamente una tarea de «alto riesgo». Eso puede explicar por qué es más fácil posponerla que los proyectos que se perciben como de menor importancia.
Quienes postergamos la planificación estratégica debemos dejar de poner excusas y de autoabastecernos, porque los resultados de no ser estratégicos son mucho más aterradores que la verdadera labor de pensar estratégicamente.
A continuación se esbozan una serie de pasos que hasta los más prolíficos postergadores pueden seguir para que el pensamiento estratégico sea menos intimidante. Con estos consejos, estarás bien encaminado hacia una forma de vida más equilibrada.
Reencuadre su enfoque
Cualquiera puede ser estratégico si es curioso y tiene ganas de aprender. Tal vez otra razón por la que algunos de nosotros luchamos por encontrar la motivación para dedicar tiempo a la estrategia es que, a diferencia de muchos proyectos basados en tareas, la estrategia nunca se hace. Pero en lugar de ver la estrategia como un gran proyecto siniestro que se cierne sobre su cabeza y amenaza su propia existencia, acéptela como lo que es: conocimiento acumulado a lo largo del tiempo.
La estrategia es el producto de la investigación, las ideas y las suposiciones acumuladas. Y rara vez una estrategia duradera se formula a sí misma de la noche a la mañana. Las cosas cambian. Constantemente aprendemos cosas nuevas. Y nuestras estrategias necesitan evolucionar con nosotros y el mundo que nos rodea.
«La estrategia es el producto de la investigación, ideas y suposiciones acumuladas». El secreto para equilibrar la estrategia y la ejecución: Tuitea este @TRELLO
Así que puedes convertir la tarea algo abrumadora de construir una estrategia en piezas más pequeñas y manejables que se pueden lograr en una sola sesión. En lugar de abordar la estrategia como una tarea única y completa, piensa en ella como una serie de investigaciones. Concéntrese en responder una pregunta a la vez.
Si no está seguro de por dónde empezar con sus investigaciones, aquí tiene una serie de preguntas que se aplican a la mayoría de las situaciones.
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¿Cuáles son mis objetivos de alto nivel y mis metas a largo plazo?
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Para cada uno de estos objetivos y metas de alto nivel, ¿cuáles son algunas metas de hito a medio plazo que puedo usar como escalones?
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¿Qué me parece el éxito?
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¿Qué (de mis esfuerzos actuales) está funcionando y por qué?
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¿Qué (o mis esfuerzos actuales) no funciona y por qué?
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¿Por qué es importante?
Schedule Smart
Mientras que las investigaciones sobre programación y productividad descubrieron que los horarios abarrotados son en realidad perjudiciales para la productividad, el pensamiento estratégico es una cosa que simplemente no puede permitirse dejar fuera de su calendario.
Para la mayoría de la gente, no hay un plazo recurrente o un entregable asociado con el pensamiento estratégico. O, si lo hay, no es tan frecuente en la cadencia como debería ser el acto real de hacer una estrategia. Por eso es tan fácil dejar que esta importante tarea se deslice fuera del calendario.
Así que, programa el tiempo para ello. No sólo de vez en cuando, sino de forma consistente. Bloquea una parte del tiempo en tu calendario cada semana para el pensamiento estratégico. Y pasa este tiempo enfocándote en la estrategia y nada más.
Enfoque en los resultados; Actividades
Pasa tu tiempo estratégico «pensando en grande». Deshazte de la hoja de cálculo. Deshazte de las listas de tareas. Piensa fuera de las celdas y marca las casillas.
Pregúntate qué es lo que quieres lograr y por qué es importante. Es una pregunta cargada, ¿no? Bien. Porque los resultados no sólo tienen que estar en el contexto de los objetivos de la empresa. Necesitas pensar en algunas motivaciones personales también. Haz lo mejor que puedas para dejar de pensar en las tácticas y más en los resultados.
¿Ve la diferencia entre las tácticas y los resultados? Pensar en grande significa pensar en los resultados antes que en las tácticas. Una estrategia construida en torno a los resultados clave es mucho más efectiva que una que se centra en los resultados.
Las cosas cambian. Constantemente. Y a veces las tácticas que nosotros pensamos son las correctas para nuestros resultados deseados resultan ser menos efectivas de lo esperado. Cuando tenemos un plan que enfatiza nuestros resultados deseados, nos damos la flexibilidad de cambiar las tácticas que estamos usando para lograrlos.
Un resultado, por ejemplo, puede tener varias tácticas efectivas posibles:
Así que en lugar de pensar en un nivel de tarea, piensa en un nivel de objetivo. Una vez que tengas claro qué resultados son importantes y por qué, será más fácil determinar qué tácticas usar para lograrlos.
Ponga sus prioridades en orden
Teniendo en cuenta los resultados y quizás algunas posibles tácticas enumeradas, tienes un buen punto de partida para seleccionar los proyectos que deben ocurrir primero. Los estudios muestran que la priorización de tareas como medio para maximizar los resultados da como resultado un mejor rendimiento y un mayor ahorro de tiempo. ¿Un rendimiento de mayor calidad y más tiempo libre? Inscríbame.
La priorización de tareas despiadadas es una de las formas más fáciles y significativas de impulsar el equilibrio en tu vida y promover más tiempo de abundancia.
En lugar de tratar de eliminar cada uno de los elementos de su creciente lista de proyectos e ideas, la priorización requiere que se centre en los que más importan. Suena bastante fácil, ¿verdad?
No tan rápido. Aunque vemos el valor de dejar ir las tareas menos importantes, no somos buenos para poner en práctica ese concepto. «La gente tiende a no priorizar y a encontrar avergonzado el proceso de dejar las tareas de menor prioridad», dice una reciente revisión de la investigación sobre los enfoques de gestión del tiempo.
Pero eso no significa que no podamos aprender mejores habilidades de priorización. En lugar de dejar la priorización en manos de la intuición, podemos pensar como directores de producto y usar marcos de priorización objetivos.
Como prioritario crónicamente terrible, puedo atestiguar personalmente el poder de cambio de vida de los marcos de prioridades objetivas. Las decisiones que una vez me dejaron completamente desgarrado son de repente mucho más fácil porque no tengo que invertir energía emocional en ellos. Y como persona satisfecha, eso significa que me queda más tiempo y energía para crear cosas.
Hay varios métodos de priorización bastante sencillos que se pueden utilizar en el trabajo. Por lo general, soy parcial a los dos siguientes:
1. Esfuerzo versus impacto (alias Valor versus Complejidad)
Si tengo una larga lista de proyectos y no tengo idea de cómo determinar cuáles abordar primero, este es mi método de priorización. Me gusta porque es simple, pero versátil. Puedo usarlo como un marco de priorización para casi cualquier cosa, y es fácil de adaptar a un proceso de priorización colaborativo en un entorno de equipo.
Como funciona:
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Empieza con una lista de proyectos o ideas que te gustaría priorizar.
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Para cada elemento de su lista, haga una idea general de la cantidad de esfuerzo que requeriría. Dependiendo de lo compleja que sea mi lista, clasifico los artículos en una escala del 1 al 10 o con una escala de tallas de camisetas (es decir, extra pequeña, pequeña, mediana, grande, extra grande y así sucesivamente).
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Después de determinar el esfuerzo de cada artículo, utilice la misma escala para estimar la cantidad de valor o el impacto que tendrá cada artículo si está completo. Estas puntuaciones deben asignarse en función del progreso potencial hacia resultados y objetivos específicos. De lo contrario, se corre el riesgo de añadir puntuaciones de alto valor a los proyectos sólo porque «les gusta». Y eso derrota el propósito de un marco de objetivos , ¿no es así?
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Traza los elementos en un gráfico como el que se muestra a continuación.
Tomar decisiones basadas en la matriz es simple: Las iniciativas que tienen el mayor valor y el menor esfuerzo son el uso más eficiente de su tiempo. Mientras tanto, los proyectos con alto esfuerzo y bajo impacto valen la pena ser evitados.
2. Buy-a-Project
Si quieres un método de priorización colaborativo, este es increíblemente útil. En realidad es una modificación de la popular actividad de priorización «Comprar una función» utilizada por los gerentes de producto que necesitan ayuda para decidir qué construir a continuación y quieren la opinión del equipo (o del cliente).
Lo he usado unas cuantas veces después de sesiones de lluvia de ideas que nos dejaron con toneladas de ideas, pero ninguna idea de con cuál empezar. También lo he visto como un medio para que los equipos obtengan información ejecutiva en una lista de proyectos que estaban considerando.
Como funciona:
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Haz una lista de ideas o proyectos que quieras priorizar.
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Asigne un «precio» a cada proyecto basado en la cantidad aproximada de esfuerzo que requeriría.
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Dale a los participantes un presupuesto (puntos de bonificación si puedes darles un montón de dinero de Monopoly) para que lo gasten a su gusto en la lista de proyectos.
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Calcule dónde se gastó el dinero.
Algunas personas pondrán todo su dinero en un artículo en particular que les apasiona, mientras que otros pueden repartir su dinero en varios artículos. El resultado es su lista de prioridades.
El TL;DR: Diga Sí al Equilibrio
Si sientes que nunca tienes suficiente tiempo, no estás solo. Pero la verdad es que tienes todo el tiempo del mundo si eres inteligente en cómo lo pasas. En lugar de seguir intentando hacerlo todo, sal de la rueda de vez en cuando.
Recuerda liberarte de las hojas de cálculo y de las listas de tareas, y dedica tiempo a pensar estratégicamente y a priorizar cuidadosamente.
Di no a estar ocupado, y di sí a una vida equilibrada y significativa.
B
