Cómo crear tu perfecto calendario editorial con Trello

How to use Trello as an editorial calendar

¿Alguna vez te has preguntado cómo los grandes sitios de noticias como Mashable, ReadWrite, y The Changelog mantienen sus contenidos fluyendo entre bastidores?

Noticia de última hora: Usan Trello.

Ya sea que se trate de un blog dirigido por un individuo o de un sitio enorme con muchos colaboradores, Trello sigue siendo una de las herramientas más fáciles de usar para crear estrategias, planificar, programar y publicar el contenido del blog.

En lo que no debería sorprender a nadie, usamos Trello en Trello para manejar nuestro extenso calendario editorial.

Damos la bienvenida a más de 750.000 lectores únicos a nuestro blog cada mes y colaboramos con muchas superestrellas internas y externas para producir contenidos de alta calidad cada semana.

Hay muchas partes móviles cuando se administra el calendario editorial de un blog: fechas de vencimiento, comunicación con el autor, estrategia de SEO, diseño de activos y más. Así que es de suma importancia desarrollar una estrategia clara y un flujo de trabajo para salvaguardar su calendario editorial de los simulacros de incendio y el caos.

En este artículo, les damos una mirada al interior de nuestro calendario editorial en Trello. Sigue esta guía para crear tu propio calendario editorial personalizado en unos pocos pasos sencillos, de modo que puedas llevar cualquier idea, desde un posible lanzamiento hasta una entrada de blog publicada con estilo.

El flujo de trabajo del calendario editorial de un vistazo

Trello Editorial Calendar Board

Copy The Board

Antes de entrar en detalles, revisemos el flujo de trabajo de nuestro calendario editorial.

Nuestro calendario editorial de la junta de Trello sigue un flujo de trabajo kanban. Las ideas de las entradas del blog se añaden como tarjetas a la lista de Entradas y recorren las etapas de desarrollo de izquierda a derecha en todo el tablero hasta que se publican en el blog.

Estas son las listas de la pizarra y su propósito:

  1. Información + Instrucción : Esta lista tiene varias tarjetas con información importante y cómo hacer para realizar ciertas tareas a lo largo del proceso de ed cal.
  2. Entrante : Aquí es donde las ideas y lanzamientos para los artículos son lanzados por los miembros del equipo, y están en consideración para el blog.
  3. Formación : Es la lista de espera en la que vive temporalmente un tema potencialmente aprobado porque puede necesitar más información e investigación antes de que se le asigne una fecha de vencimiento.
  4. Escritura : Esta lista muestra las entradas del blog que se están escribiendo activamente.
  5. Edición : Cuando una entrada del blog está lista para ser revisada, la tarjeta se mueve a esta lista para la primera ronda de ediciones.
  6. Ediciones finales : Aquí es donde el autor hará las ediciones finales en la entrada del blog basado en la retroalimentación en el proceso de edición.
  7. Ready To Upload : Cuando la entrada del blog esté finalizada, es hora de subirla a su sitio web o herramienta de blog. Utilizamos Hubspot para alojar el contenido de nuestro blog.
  8. Auditoría SEO : Una vez que la entrada del blog es subida, es cuando la entrada es analizada para el SEO y actualizada para clasificar altamente en línea.
  9. Programado : Esta lista identifica las entradas del blog que están programadas para ser publicadas.
  10. Publicado : ¡Felicidades! La entrada del blog está ahora en directo en las interwebs.

Ahora que entienden el flujo de trabajo de alto nivel de nuestro propio calendario de contenido, vamos a echar un vistazo más profundo al proceso y los requisitos en cada etapa del proceso.

Sumérgete en los detalles del calendario editorial

Cualquier bloguero admitirá que crear contenidos valiosos a intervalos regulares es difícil. A veces es difícil encontrar las palabras para decir… bueno, cualquier cosa. Este tipo de niebla cerebral requiere un plan organizado para responsabilizar a los escritores, centralizar y dar cuerpo a las ideas, así como mantener el contenido fluyendo a un ritmo constante.

Crear un tablero de Trello para un Calendario Editorial es una forma intuitiva y visual de almacenar, revisar y organizar el contenido.

El contenido viaja de izquierda a derecha a través de innumerables listas, siendo gradualmente empujado a través del oleoducto hasta llegar a su destino final: La lista de «Publicados». Como se ha señalado anteriormente, nuestras listas del Calendario Editorial son las siguientes, de izquierda a derecha:

Entrante

Esta lista es el comienzo del flujo de trabajo editorial de nuestro blog y donde las ideas de las entradas del blog son sometidas a consideración de nuestros freelancers y miembros del equipo. Nos gusta animar a todos los de Trello a que entren en la pizarra y envíen ideas.

Incoming List and Cards

Cada idea es su propia carta, y en el reverso hay una descripción de la idea potencial. Aquí es también donde se añaden una (o tres) etiquetas, para distinguir aún más el tipo de contenido que se clasifica en este artículo, ayudándonos a asegurarnos de que tenemos una colección equilibrada de temas y tipos de contenido cada mes.

✨Fun Hecho: El Calendario Editorial Trello fue uno de los primeros tableros en probar la función de etiquetas ilimitadas .

También nos parece muy útil dar pautas a los autores que quieran proponer una idea. En la tarjeta que está al principio de la lista (que permanece allí permanentemente), tenemos las siguientes instrucciones listadas para Entrantes:

Editorial Calendar Instructions

Aprovechamos el Custom Fields Power-Up para estandarizar la información que necesitamos para cada lanzamiento, incluyendo fechas de vencimiento, palabras clave para SEO, y el autor.

Formación

Cuando una tarjeta postal de un blog se mueve a esta lista, significa que está aprobada y el autor puede comenzar a investigar y escribir la entrada del blog (¡si es que no lo ha hecho ya!).

En esta etapa del proceso, exigimos una palabra clave para la entrada del blog antes de que pueda avanzar en el proceso de creación de contenidos.

Forming List and Card Example

✨ Pro Tip: ¿Recuerdas esos Campos personalizados ? Proporcionan información clave en el frente de las tarjetas sobre el autor, la palabra clave, la fecha de vencimiento, la fecha de edición y más.

Escritura

Normalmente estas tarjetas tienen un borrador de trabajo adjunto, o al menos un esquema detallado. También es muy probable que ya tengan una fecha de vencimiento, ya que programamos el contenido al menos con un mes de antelación.

Cuando se decide una fecha de entrega, es fácil visualizar el paisaje de contenido en la vista del calendario, gracias al encendido del calendario. Seleccionando «Calendario» en la parte superior derecha de nuestro tablero, podemos ver un desglose de qué tarjetas ya están programadas y en qué día. Normalmente, nuestro objetivo es programar 2 ó 3 mensajes por semana.

Screen Shot 2019-07-30 at 3.13.58 PM

Además, si el autor del post tiene alguna pregunta para nuestro equipo mientras está escribiendo, es un buen momento para utilizar la función de comentarios de la tarjeta para charlar sobre el borrador y así mantener todo en un solo lugar.

Edición

Las cartas se mueven aquí cuando es el momento de que el residente de gramática (ejem, yo) mire la pieza. Nos integramos con Google Drive para adjuntar borradores de artículos a nuestras tarjetas.

Attachment on Trello Card

Este es también el punto del proceso en el que animamos al autor a escribir varias opciones para el título del artículo y a asignar la creación de la ilustración del blog al equipo de diseño.

Uno de los elementos más importantes y sensibles al tiempo de la gestión de contenidos es asegurar que el contenido llegue a un diseñador con tiempo suficiente para que éste pueda crear los gráficos.

Esto no siempre es fácil ya que hay muchas, muchas más solicitudes de gráficos que tiempo para completarlos. Tener un lugar dedicado donde los diseñadores sean notificados de que hay un borrador o esquema listo para que lo revisen es crucial para asegurar que los gráficos estén bien pensados y complementen el texto.

En otras palabras, la comunicación clara con otros miembros del equipo involucrados en el proceso es crucial para su éxito, así que asegúrate de dar a tu equipo de diseño el tiempo suficiente para que sus jugos creativos fluyan.

✨ Pro Tip: Añade capturas de pantalla, imágenes y GIF como adjuntos a la tarjeta para ahorrar tiempo y evitar la confusión más adelante en el proceso cuando estés subiendo la entrada de tu blog en tu sistema CMS.

Edición final

Cuando la tarjeta se mueve a esta lista, el autor necesita ser notificado de que cualquier edición está lista para aceptar, y es finalizar el borrador.

Asegúrate de que todas las imágenes, las capturas de pantalla y los GIF se adjuntan a la tarjeta. Nos gusta el aspecto de nuestro calendario editorial cuando las ilustraciones del blog se fijan como la cubierta de la tarjeta. Haga que la ilustración del blog sea la portada de la tarjeta.

Listo para subir

Cuando una entrada de blog se finaliza (¡woo!), está listo para ser subido a su sitio web o CMS. En Trello, usamos Hubspot, pero puedes usar otra plataforma como WordPress o Medium.

Independientemente de la plataforma que uses, te recomendamos encarecidamente que escribas instrucciones para que tu equipo las siga al subir las entradas del blog para que se completen correctamente.

Pro Tip: Las imágenes borrosas pueden disminuir la velocidad de carga de la página e impactar en la capacidad de clasificación de la búsqueda. Antes de añadir tus imágenes a la entrada del blog, utiliza www.tinyjpg.com para comprimir su tamaño.

Utilizamos plantillas de listas de control que se añaden automáticamente a la tarjeta gracias a unas divertidas reglas de Butler cuando se añaden a esta lista. Al subir las entradas del blog y antes de publicarlas, nos aseguramos de que todos los elementos estén marcados en la lista.

Checklist Template

Auditoría SEO

Una vez que una entrada del blog se sube a Hubspot, realizamos una revisión final de SEO antes de programar y publicar el artículo. Aquí hay algunas cosas que revisamos durante nuestra auditoría:

  • La información clave sobre el tema está claramente cubierta en el contenido, con una densidad de palabras clave apropiada.
  • Todos los subtítulos de la entrada del blog son etiquetas H2 y la palabra clave está en al menos una etiqueta H2.
  • Todas las imágenes están comprimidas y tienen un texto alternativo claro.
  • El contenido se puede escanear con imágenes, listas, espaciado y citas de bloque, y se ve bien distribuido tanto en las pantallas de escritorio como en las de los móviles.

Programado

¡Estos artículos están pulidos y listos para ser lanzados! Programe la entrada del blog de acuerdo con su calendario editorial.

Publicado

La entrada en el blog se ha publicado. La lista This se convierte en un gran depósito de la investigación, borradores, archivos y conversaciones que hay detrás de cada pieza que se publica.

Incluso puedes usar la aplicación de Trello para Slack para enviar una notificación a tu canal editorial una vez que la fecha de vencimiento se haya marcado como hecha, para que todo tu equipo sepa que el post está ahora en vivo.

Así que ahí lo tienes: una forma extremadamente directa y visual de organizar una cantidad desmesurada de contenido.

Puede haber cientos de tarjetas en un Calendario Editorial, pero tener listas dedicadas a cada fase del proceso de escritura de un blog disuade de sentirse abrumado, y evita que el contenido se pierda en la desordenada correspondencia de correo electrónico de ida y vuelta.

La vista de calendario proporciona una visión general visual de la línea de tiempo del contenido, lo que significa que cada pieza de la tubería de gestión de contenidos puede vivir enteramente en un tablero de trello.

Unas cuantas características y trucos más de Trello que añaden placer a su calendario editorial

Algunos consejos profesionales están esparcidos a lo largo de este artículo para que puedas añadir algo de emoción, e incluso facilidad, a tu calendario editorial en Trello. Aquí hay algunos trucos más de Trello para añadir a tu pizarra:

  • Crear plantillas de listas de control para una fácil referencia. Crea plantillas de listas de control para que puedas añadirlas fácilmente a tus tarjetas en ciertas etapas del proceso de edición. Todo tu equipo sabrá que cada «i» y «t» han sido cruzadas para cada post usando una lista de control para cada etapa. Guarda estas listas en una tarjeta bajo la lista de «Información» en el tablero.

  • Jazziza tu tablero con cubiertas de tarjetas. ¿Necesitas llamar la atención de alguien o sólo quieres añadir una bengala a tu tablero? Usa fundas para cartas! Simplemente añade una imagen o GIF a la tarjeta como un accesorio y ponla como cubierta.

  • Encendido de la votación para la lista de Entrantes. Facilitar el proceso de toma de decisiones al discutir qué empujar a través del oleoducto con el Encendido de la Votación. Mira a la derecha en el frente de la tarjeta qué temas le gustan más a tu equipo y empieza a escribir!

  • Cortar el desorden con los filtros. Ve a Mostrar Menú; Buscar Tarjetas; Selecciona tu nombre. Esta función de filtro sólo mostrará las tarjetas que tienes asignadas y/o en las que estás trabajando!

  • Mantente organizado y adelantado a la agenda con una reunión semanal del calendario editorial. Si trabajas en un equipo para administrar el calendario de contenido de tu blog, organiza una reunión permanente cada semana para revisar el flujo de trabajo y el calendario. Esto hará que el equipo sea responsable de revisar los lanzamientos para eliminar cualquier atasco en el proceso. Incluso si son un equipo editorial de uno, programen tiempo en su calendario cada semana para revisar el calendario, programar nuevos lanzamientos, seguimiento con los escritores, y organizar su lista de tareas para mover esas publicaciones a ser publicadas.

  • ¿Encontrar fallos en el flujo? ¡Cámbialo! Nuestro calendario editorial ha crecido y cambiado tanto como Trello a lo largo de los años. Lo mejor de todo es que podemos crear o eliminar listas fácilmente, probar diferentes etapas, añadir más listas de control, y mantenerlo en evolución para satisfacer nuestras necesidades. No importa lo que pase, nuestro equipo está en la misma página sobre lo que se está trabajando.

La capucha se retira y ahora tienes una visión interna de cómo se idean y producen las entradas de los blogs aquí en Trello. Copia la pizarra de abajo y hazte cargo de este flujo de trabajo:

Copy The Board

Nota del editor: Este artículo fue publicado originalmente en enero de 2015, pero ha sido actualizado con un montón de nueva información e ideas.

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