¿Cómo crear un flujo de trabajo ágil fácilmente en Trello?
Hacer las cosas no se trata sólo de lanzar un nuevo producto, marcar una lista de cosas por hacer, o incluso marcar un proyecto como «Finalizado». Hacer las cosas es todo un proceso: es una forma de pensar que implica planificación, ejecución, iteración y reflexión.
Puede haber fallos. Hay muchas piezas para ser arregladas. A veces los procesos más eficaces implican una estrecha colaboración para obtener el mejor resultado. En resumen, hacer las cosas no es una tarea fácil, al menos casi nunca.
El flujo de trabajo ágil ha sido durante mucho tiempo un método de desarrollo eficiente para que los desarrolladores codifiquen más rápido. El uso de este tipo de herramienta se extendió más tarde a los equipos no técnicos.
Lyndi Thompson es Directora de Marketing de Tableau, una herramienta de inteligencia empresarial dedicada a la visualización de datos. Trabaja con equipos interdisciplinarios para introducirlos en el mundo de la minería de datos visuales. También tiene un máster en gestión ágil de Trello.
El cuadro de Trello de Lyndi alberga cientos de mapas, más de 40 colaboradores, y listas perfectamente organizadas que dejan muy claro lo que hay que priorizar, posponer y lo que todavía es sólo una idea en el aire. Este enfoque le permite gestionar mejor su equipo, controlar una cantidad inusual de actividades e iniciativas, priorizar lo que es importante con la precisión de un relojero, en resumen, trabajar más eficientemente.
Todos tenemos que aprender cuando se trata de manejar un flujo de trabajo ágil, sin importar el equipo o el tipo de actividad comercial. Echemos un vistazo a estos consejos de Lyndi para aumentar su productividad y mejorar su flujo de trabajo ágil.
Tareas completadas primero para una mejor retrospección
En la casa de Lyndi, la columna de la izquierda es «Tareas completadas». Esto puede sorprenderte, pero ella tiene una buena intuición. De hecho, una lista de tareas completadas la motiva a pasar a la siguiente tarea.
Revisar tu lista de cosas por hacer te hace sentir bien, pero eso no es todo. También es una excelente referencia cuando tienes que presentar tu informe trimestral o anual. Por eso Lindy casi nunca archiva sus tarjetas a menos que no sean de ningún interés. Cuando se trata de informes trimestrales, no se olvida ninguna iniciativa importante. Revisando la lista de tareas completadas, sabe fácilmente qué proyectos se han completado y cuándo.
Adelante sin dar la vuelta
La segunda lista de Lyndi en su ágil flujo de trabajo es la columna » Current Sprints «, donde hay unas 5 actividades. «Sprint» es un término ágil, que indica qué tareas del proyecto están en marcha. Las listas de sprint pueden ser individuales o por equipo. Se llevan a cabo con toda la energía disponible hasta su finalización, a menos que dependan de otra tarea (cuello de botella).
Esta lista «Sprint» debe mantenerse en un tamaño razonable, para mantener el flujo de trabajo ágil y asegurar que las tareas se completen a tiempo. Agrupar estas tareas en una sola lista permite a todos ver en cualquier momento cuáles tienen prioridad.
Además del actual sprint, Lyndi utiliza una lista de «Siguientes» y «En progreso», de modo que la línea de tareas está siempre activa. Al priorizar las tareas utilizando las listas de Trello, se priorizan los proyectos y se cumplen los plazos en este ágil flujo de trabajo.
Aligera tu cerebro con listas de ideas
Las siguientes listas como «Sprint en progreso», «Próximo sprint», «Próximamente», son listas menos solicitadas para la estrategia a largo plazo, actas de reuniones, o simplemente ideas nacidas en la ducha.
Por ejemplo, la lista de «Caja de Ideas de Comercialización» incluye todas las ideas que aún no tienen una tarjeta designada.
Lyndi explica que este tipo de organización es interesante para las reuniones de «brainstorming», en las que se pide que se presenten ideas que se han considerado buenas en el pasado pero que nunca se han puesto en práctica.
En lugar de añadir nuevas tareas para estos resurgimientos de viejas ideas, Lyndi simplemente busca la tarea en la lista para obtener información relevante.
Por último, estas listas le permiten aligerar su cerebro confiando sus ideas a su ágil flujo de trabajo Trello, como señala Lyndi.
Identificar los elementos de bloqueo
No tengas miedo de la lista de «Tareas pendientes». Puede haber muchas razones por las que un proyecto puede ser suspendido, como por ejemplo la dependencia de la realización de otras tareas. En lugar de dejar que estas cartas acumulen polvo en sus respectivas listas, es mejor moverlas al área de «Tareas pendientes».
La forma más eficaz de hacer avanzar estas tareas en la organización ágil del flujo de trabajo es asignándolas en reuniones 1-1. En lugar de interrumpir el flujo de trabajo de un empleado en la oficina o en el canal Trello de Slack, guarda estos temas para la próxima reunión. La lista de «Tareas pendientes» es el lugar perfecto para guardar mientras se espera a resolver los problemas.
Lyndi también usa una lista llamada simplemente «Preguntas». Cualquier reflejo del universo puede ser puesto en una tarjeta. Cuando encuentra la respuesta, la pone en la tarjeta y la deja allí. Si es necesario, busca la pregunta más tarde y encuentra la respuesta. Es una gran biblioteca de conocimiento, y otra forma inteligente de liberar algo de espacio de memoria en el cerebro.
Manténgase Zen y aumente su equipo 
El cuadro de Lyndi Trello es colaborativo. Mantiene una política de operar de forma participativa con sus colegas, y ya ha añadido 40 colaboradores a su junta.
«Todas las actas de la reunión se graban en Trello», explica. «Puedo asociar a cualquier persona, incluyendo a los interesados que no están presentes en las reuniones, para tener acceso a las actas de la reunión». En Trello, se puede mencionar fácilmente a los miembros clave del equipo para asociarlos a una discusión, que pueden dejar en cualquier momento cuando su presencia ya no sea necesaria en el proyecto.
A pesar del crecimiento de su departamento, Lyndi añade que este gráfico compartido con su equipo sigue siendo una importante fuente de información, enlaces, plazos y contactos.
La metodología del flujo de trabajo ágil puede resumirse en «trabajar menos para producir más». Adaptar los conceptos de Agile en un gráfico de Trello es una forma rápida y visual de ganar eficiencia en el trabajo. Lyndi lo usa todos los días en sus equipos de marketing, pero son ideas que pueden aplicarse a cualquier industria.
¿Te sientes listo para aplicar estos conceptos y crear tu propio flujo de trabajo ágil? Hemos creado una tabla basada en el flujo de trabajo de Lyndi para que puedas copiarla y disfrutar de todas estas grandes ideas también:
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