Cómo dar a las reuniones de su equipo una actualización de la situación
Son las tres de la tarde. La cafeína está haciendo efecto en tu café de la tarde, pero no puedes evitar la sensación de temor mientras te arrastras a la reunión semanal de tu equipo. Sabes que va a durar para siempre mientras que simultáneamente no logras nada. Te preguntas: «¿Tiene que ser así?»
No, amigo mío, no es así. Las reuniones recientemente han tenido una mala reputación. Declaraciones generales como «todas las reuniones son malas» sirven al mismo propósito que esos titulares de los tabloides que prometen «la mejor dieta de todos los tiempos» mientras se niegan a reconocer que cualquier dieta es una moda pasajera. Lo común es que ambas no son intrínsecamente malas: el problema radica en la ejecución.
Dirigiendo un equipo distribuido en Trello, entiendo que las reuniones de equipo son cruciales para asegurarnos de que estamos en sincronía y ejecutando los proyectos. Llegar a la estructura correcta ha sido un viaje, y estoy aquí para enseñarles todos mis secretos:
Paso 1: Suelta el zumbido
Tic, tac. Tick, tock. Ahí vas de nuevo, mirando el reloj. Si quieres evitar la catástrofe de un encuentro sin final a la vista, asegúrate de que cada uno tenga una estructura.
Podría parecer obvio, pero un estudio reciente mostró que sorprendentemente, más del 63% de las reuniones no tienen una agenda planificada. ¡Eso es un gigantesco no-no! Cuando la gente entra en una reunión necesita saber que hay un principio, un medio y un final. No es un final abierto, y todo el mundo entiende lo que se debe lograr en el tiempo asignado.
En mi equipo, tenemos una lista designada en una pizarra de Trello titulada «Para Discutir». Durante cada reunión, revisamos las tarjetas de esta lista y las movemos a su lugar apropiado, ya sea una lista «En progreso», o «A continuación» para proyectos que queremos hacer más tarde, o simplemente archivamos la tarjeta si el tema fue discutido y no tiene más puntos de acción.
A veces esta reunión dura diez minutos, y a veces dura toda la hora asignada. De cualquier manera está bien. Tenemos el tiempo asignado para este propósito, y si terminamos antes todos están felices de tener tiempo extra para volver a lo que están trabajando.
Todos en el equipo entienden que esta es la estructura, y entran en la reunión preparados. ¡Eficiencia en su máxima expresión!
Paso 2: Seguir al líder (rotativo)
Estás en una reunión y… silencio. Miras a tu alrededor. Nadie sabe qué hacer a continuación, o cómo seguir adelante. Todo el mundo está esperando que alguien tome la delantera. Yo llamo a eso #Fail.
Escúchame: Cada reunión debe tener un líder. El trabajo de esta persona es mantener las cosas en movimiento, y potencialmente hacer una o dos bromas para que las transiciones sean más suaves (la mía suele provocar un giro de ojos).
No tener un líder designado resulta en una ayuda colmada de difusión de responsabilidad, o gente esperando silenciosamente que alguien más tome el liderazgo. ¿Le suena familiar?
El proceso que mi equipo ha desarrollado es designar un líder de la reunión con antelación en una tarjeta. La tarjeta está etiquetada como «Líder de la reunión» y tiene la cara de la persona en ella. De nuevo, no es ciencia espacial.
Rotamos a quien dirige la reunión porque seamos honestos, nadie quiere oír a la misma persona hablar una y otra vez. Esto también le da a todos en el equipo un sentido de propiedad de la reunión.
Para evitar confusiones, hacemos que el líder de la reunión actual designe al líder de la próxima reunión al final, cambiando sus caras en la tarjeta.
Paso 3: Adoptar un enfoque democrático pero darwinista
Al entrar en una reunión, mi equipo ya sabe que el orden del día está en la columna «Para discutir» (cubierta en el paso 1). Pero, ¿cómo llegan esas cartas?
La regla es que cualquiera del equipo puede añadir una tarjeta a la lista de «Para Discutir» en nuestra junta directiva en cualquier momento. A menudo, las tarjetas se añaden con una breve descripción, y cualquier tema que necesite ser discutido se resuelve con comentarios en la tarjeta antes de que nos reunamos.
Aquí hay muchas victorias: los miembros del equipo se sienten involucrados porque sus temas se expresan y se discuten, y el equipo gana porque este enfoque asegura que sólo los temas importantes lleguen a una reunión. Es verdaderamente darwinista: los asuntos que pueden ser resueltos fuera de la reunión son, y sólo los más fuertes, los más importantes son discutidos.
Paso 4: Nombrar un escriba
Acabas de volver de vacaciones y han pasado cosas importantes mientras estabas fuera. ¡El horror! ¿Cómo te vas a quedar atrapado?
La verdad es que las reuniones tienen que ocurrir incluso si alguien está enfermo o de vacaciones. Eso no significa que esos encantadores vacacionistas (o pobres enfermos) tengan que perderse.
Para combatir este problema, a mi equipo se le ocurrió la idea de que un escribano (normalmente el líder de la reunión) tome notas directamente en las tarjetas. Así que si alguien tiene que faltar a una reunión, pueden saber exactamente lo que pasó sin tener que molestar a alguien más.
También ponemos nuestra pizarra a disposición de la empresa para que cualquiera pueda entrar y ver lo que el equipo de marketing discutió esta semana y contribuir directamente en las tarjetas. Promover la transparencia de la compañía es siempre algo bueno… ¿tengo razón?
Crédito extra
Bada bing, bada boom. Ahí está tu flujo de trabajo seguro para las reuniones de estado efectivas. No más dormir, mirar a los ojos, o perder el tiempo. Para obtener crédito extra, optimiza este flujo de trabajo para tu propio equipo. Tenga en cuenta que procesos como estos nunca deben ser estáticos; estamos mejorando constantemente nuestra estructura de reuniones a medida que intentamos diferentes cosas. Algunas se pegan, y otras no.
Lo más importante es que los miembros del equipo se sientan involucrados, apoyados y que su tiempo se utilice de manera efectiva. Y en una época en la que todo el mundo podría utilizar un poco más de tiempo, esto es un beneficio para todos.
Aquí hay un ejemplo de tablero de trello basado en el flujo de trabajo de la reunión descrito en este post.
