Saber delegar tareas es una habilidad fundamental en diferentes situaciones, tanto a nivel personal como profesional. 

La Harvard Business Review encontró que, en promedio, los profesionales dedican el 41% del tiempo a actividades de bajo impacto, que podrían delegarse fácilmente a otros. ¿Quiere una razón aún más sólida para aprender a delegar tareas ? Según ScaleTime , los CEO que delegan tareas generan un 33% más de ingresos que los que no lo hacen.

Considere este consejo de administración de tareas del escritor y profesor de Stanford Jeffrey Pfeffer : 

«Su tarea más importante como líder es enseñar a las personas cómo pensar y hacer las preguntas correctas para que las cosas no se derrumben si se toma un día libre». 

En las empresas, saber delegar tareas es fundamental para crear procesos y sistemas replicables, es decir, un pilar del trabajo en equipo. Pero aprender a realizar esta gestión de tareas no debería ser una preocupación solo de los líderes de la empresa, es una habilidad importante para todos los miembros de un equipo.

Vale la pena mencionar que, por muy bueno que sea su lugar de trabajo, nunca se sabe cuándo sale alguien. Y, como comenta Pfeffer, si alguien de su equipovaya de vacaciones, no quiere que los trabajos esenciales dejen de hacerse por eso. Con eso en mente, es necesario ser proactivo, registrar procesos y compartir conocimientos para que otros miembros del equipo puedan encargarse del trabajo cuando sea necesario.

Sin embargo, explicar las cosas que haces de forma automática no es fácil. 

Si quieres saber cómo delegar tareas de forma eficiente o cómo mejorar el trabajo en equipo, debes pensar como un profesor. Crear un repositorio de todo este conocimiento, hacerlo de fácil acceso, con contenido escrito, imágenes y videos para resolver las dudas que las personas puedan tener sobre cómo realizar una determinada actividad. 

Con eso en mente, hemos separado 5 supuestos que funcionan (mucho) cuando se trata de «cómo delegar tareas a su equipo». ¡Disfruta de estos poderosos consejos ahora!

1. Crear una base de conocimientos sobre los procesos.

Primero que nada: si vas a crear documentos que detallen los procesos recurrentes de la empresa, crea un sistema para organizar todo desde el principio.

Es decir, cree algún tipo de intranet , una red privada para su organización. 

El propósito de la intranet es proporcionar acceso a recursos y archivos importantes que pueden estar restringidos a los usuarios. Así, cuando un profesional abandona la organización, es fácil revocar el acceso a estos documentos. Una configuración adecuada de la intranet es suficiente. Con un diseño que se asemeja a un sitio web básico, la intranet debe ajustarse en diferentes niveles para cada recurso almacenado.

Otro punto importante es saber cómo hacer que esta intranet sea fácil para que los usuarios encuentren lo que buscan. Además de conectar recursos de diferentes formas, la gente te agradecerá si tu intranet tiene un motor de búsqueda interno. 

Muchas empresas utilizan Google Sites para crear esta intranet porque es gratis y fácil de configurar. Sin embargo, si su organización ya está usando Trello para otras funciones, puede tener más sentido crear un marco que funcione como su base de conocimiento de procesos. – uso de listas para niveles principales y tarjetas para subniveles.  

Copie este modelo de base de conocimientos que sirve como organización central del equipo.

Aprender a construir una base de conocimientos en Trello es una buena alternativa, ya que esta herramienta es simple y directa, bien enfocada en el contenido de ayuda. Trello nació pensando en cómo mejorar el trabajo en equipo. Por tanto, es fácil para cualquier persona aportar nuevos contenidos en el marco de la base de conocimientos y hacerlo más útil para la empresa de forma continua.

2. Cree un proceso paso a paso

Dependiendo del tipo de trabajo, puede ser útil crear documentos en varios medios para demostrar cómo realizar diferentes tareas (e incluir diferentes niveles de comprensión).

Como delegado, crear un escrito paso a paso le ayuda a pensar en los puntos específicos de cada paso del proceso. Por lo tanto, el documento será práctico para alguien que nunca antes haya realizado la tarea. Estas instrucciones escritas son especialmente buenas para consultar cuando la tarea en cuestión tiene muchos pasos y, especialmente, cuando requiere el uso de interfaces complejas.

Además de las instrucciones escritas, un recorrido en video puede agregar una nueva dimensión a las palabras. Para algunas tareas, es más eficaz mostrar a las personas cómo hacer las cosas en lugar de simplemente decirlas . Tomarse el tiempo para crear un recorrido en video sobre una tarea es especialmente útil cuando necesita demostrar cómo usar una herramienta de software específica.

Para la función básica de grabar una pantalla, puede usar Quicktime, que es gratis y viene preinstalado en computadoras Mac. Si está buscando algo un poco más sólido, Screencast-o-Matic ofrece un plan gratuito limitado y herramientas para edición en el plan de pago.

Por cierto, incluir algunas capturas de pantalla en el tutorial escrito puede ayudar mucho. Puede insertarlos en forma de comentarios o notas. Las capturas de pantalla le brindan la oportunidad de agregar sugerencias direccionales al describir cómo navegar por la interfaz de ciertas herramientas (ejemplo: «para navegar en esa parte de la herramienta, haga clic aquí [indicado con una flecha]»). Esta funcionalidad también puede resultar útil para conservar información confidencial, como los inicios de sesión de los clientes. 

Tanto Evernote como CloudApp ofrecen la funcionalidad de captura de pantalla freemium con funcionalidad de notas.

3. Anticípese a las preguntas frecuentes y los posibles errores del usuario.

Además de las instrucciones básicas para que el equipo lleve a cabo las tareas, también es importante pensar en situaciones en las que los procesos pueden salir mal.

A la hora de explicar conceptos y procedimientos, prefiere pecar por exceso. No debe asumir que alguien tiene la misma capacidad que usted para completar los espacios en blanco cuando sucede algo inesperado durante la ejecución de una tarea. 

Dé ejemplos de cómo pueden salir mal las cosas y qué hacer en esos casos. Al mismo tiempo, brindar un modelo básico de toma de decisiones para resolver problemas. Presentar situaciones comunes en las que los procesos pueden fallar como resultado de un error del usuario o problemas ya conocidos con el concepto. 

Si está creando un documento sobre procesos y ya prevé que se consultarán con frecuencia, haga una prueba con personas del equipo para recopilar algunos comentarios y hacerlo más sólido.

4. Cree una guía de incorporación para una integración rápida

Decir lo mismo una y otra vez es ineficaz y agotador. Ofrezca a los nuevos profesionales la oportunidad de autodirigir la mayor parte del proceso de integración del equipo para que pueda concentrarse en las tareas más importantes.

Crear un documento para los recién llegados a la empresa o al equipo le ayudará a reducir el tiempo invertido en integrar a las personas en la empresa.. Incluso puede crear un proceso para ayudar a estos nuevos miembros a navegar por su depósito de documentos de proceso.

Para los procesos que se consultarán con frecuencia, cree un archivo PDF de 1 página que sirva como hoja de ruta para el aprendizaje. Esta hoja de ruta debe incluir enlaces directos a documentos importantes. También puede contener una lista de videos para ver, formularios para completar, herramientas para descargar y registrarse, explicaciones de las políticas de la organización.

También puede organizar este proceso copiando y personalizando la plantilla de Trello Integración de nuevos empleados :

5. Fomente preguntas y haga preguntas

Alentar al personal a hacer preguntas y responder de manera amigable lo ayudará a aumentar la productividad en el lugar de trabajo . Incluso si al principio parece que está invirtiendo mucho tiempo y energía para ayudarlos.  

Y esta es la razón: 

No quieres que alguien realice una tarea sin una dirección y tenga un resultado desfavorable, especialmente cuando la otra opción es resolver sus dudas con anticipación, para que pueda entregar lo que realmente deseas. 

El trabajo producido sin una comprensión clara tiene un alto riesgo de repetición, desperdiciando recursos limitados de la compañía que de otra manera podrían emplearse mejor.

Para no perder demasiado tiempo respondiendo preguntas, reserve algunos momentos a la semana (o todos los días si es necesario), cuando el equipo pueda acudir a usted con cualquier pregunta. Al poner en marcha nuevos proyectos o incorporar el uso de nuevas herramientas, las sesiones de formación mensuales también pueden resultar útiles. En estas reuniones puedes crear procesos y responder preguntas en bloques.

Tu tiempo es valioso . Sin duda, puede combinar las tareas de gestión de equipos con otras tareas importantes.

6. Utilice una herramienta de gestión de proyectos para alinear expectativas y responsabilidades.

Es fácil que un sistema falle cuando las expectativas no están claras y no hay compromiso con las fechas de entrega. Asegúrese de que, cuando delegue una tarea, esté debidamente registrada en el software de gestión de proyectos al que el equipo tiene acceso. 

Puede utilizar la función de comentarios para incluir enlaces de consulta a los documentos de proceso que están disponibles en su intranet. Una buena herramienta de gestión de proyectos ofrece la función de notificaciones / recordatorios de forma integrada, para que no tenga que microgestionar los plazos.

Trello está diseñado para ser utilizado en team y ofrece acceso a todas las funciones mencionadas aquí. Úselo para crear conexiones entre su sistema de gestión de proyectos y la intranet de la empresa o también como base de conocimientos. Esto facilitará que los miembros del equipo accedan a toda la información necesaria para realizar una tarea. 

Cómo delegar tareas ✔️

Cuando se trata de delegar tareas, crear procesos replicables no es fácil. Cada persona puede hacer las cosas a su manera, por lo que es importante anticiparse a los errores y dudas que puedan surgir en el camino.

Pero al tomarse el tiempo para documentar los procesos de una manera comprensible y práctica, no tiene que explicar los mismos conceptos una y otra vez. ¡Así que acaba de automatizar la integración de nuevas personas en el equipo!

Ahora con estas 5 premisas que funcionan (mucho) y este modelo de delegación , os pasamos la pelota. ¿Ha realizado automatización de procesos en su empresa? ¿Qué tareas has delegado? ¿Cuáles vas a delegar? ¡ Envía tu opinión en @Trello !

Traducido y ubicado con amor por Milena Lumini.