Cómo dirigir un equipo de trabajo: 3 maneras de hacerlo con Trello Business Class

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Eres un gerente extraordinario. Tienes un equipo productivo y un plan claro para que todos hagan un trabajo aún mejor más rápido. Es hora de llevar tu productividad al siguiente nivel actualizando a la versión Business Class de Trello.

No es sólo una charla. Se trata de aprovechar al máximo tu inversión con las poderosas características de Trello para manejar tu equipo de trabajo. Si se ha cambiado recientemente a la clase de negocios Trello o está considerando hacerlo, aquí hay algunos enfoques estratégicos que podrían ayudarle a manejar mejor su equipo.

Diseña la estructura de tu equipo Trello

Con Trello, trabajar en perspectiva te permite seguir las tablas y proyectos que son más importantes para tu equipo. Los equipos Trello son el centro de las características de la versión Business Class. De hecho, incluso tendrás que crear un primer equipo antes de actualizar a esta versión. Luego, invitarás a tantos colegas como necesites en tu equipo Trello (puedes encontrar estas instrucciones y muchas más en nuestra guía de introducción a Trello)

En esta etapa, le hará un gran servicio a su equipo al pensar en cómo organizará sus pinturas y proyectos. Pronto tendrás tantos cuadros que tendrás que organizarlos en un orden claro e intuitivo para ahorrar tiempo y energía en la búsqueda de los que necesitas.

Podrás tener una visión general de tus pinturas en la página de tu equipo. Aquí es donde usted resolverá cómo organizar sus pinturas para que los miembros de su equipo puedan encontrarlas tan fácilmente como sea posible. Esto también le permitirá ver de un vistazo lo ocupadas que están sus mesas. Tendrás la posibilidad de gestionar clasificaciones personalizadas a través de colecciones.

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Las colecciones pueden organizarse por departamento o por grupo de empleados que trabajan en juntas compartidas.

Reproducir el organigrama de su empresa en colecciones es una buena manera de hacer que la agrupación de las mesas sea intuitiva para los miembros de su equipo.

También se pueden asociar tablas con múltiples colecciones, lo que significa que los proyectos compartidos o las tablas de seguimiento de objetivos entre los departamentos de Marketing y Diseño, o entre los departamentos de Ventas y Jurídico, pueden ser ordenados por cada uno de ellos.

También puede organizar sus colecciones de tablas por tipo de proyecto, como por ejemplo Aplicaciones Android o Reclutamiento.

Consejo : Puedes incluso decidir una convención de nombres para usar en las matrices principales. Por ejemplo, muchos de nuestros tableros de marketing empiezan con «Marketing: [Nombre]», para que los puedas detectar inmediatamente.

Considere la seguridad

Al decidir cómo gestionar su equipo de trabajo, uno de los aspectos importantes es pensar en los privilegios de administrador y los niveles de acceso que desea establecer para los miembros de su empresa, así como para las personas externas. Por ejemplo, tal vez desee dar acceso de sólo lectura a personas ajenas a su equipo, o limitar los derechos de invitación y la visibilidad de la mesa para que nadie invite a los contactos equivocados por error.

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Por último, puede que tenga que designar administradores para gestionar la configuración de la privacidad y hacer cumplir la eliminación de los antiguos empleados de su equipo Trello. Lo bueno de la clase ejecutiva es que puedes deshabilitar a los antiguos miembros de todas tus mesas (¡con un solo clic!) sin perder su historial de trabajo. También puede asignar sus tableros o tareas a otra persona, de modo que no se interrumpa el flujo de trabajo.

Tomarse un tiempo por adelantado para decidir cómo manejar tu equipo de trabajo Trello te ahorrará muchos dolores de cabeza más adelante, cuando tengas que lidiar con cientos de juntas y miembros.

Plan para usar Power-Ups para flujos de trabajo específicos

Una de las mejores, si no la más importante, características de la Clase Ejecutiva es que puedes integrar todas tus herramientas favoritas usando Power-Ups. De hecho, tener que cambiar de entorno de una tarea a otra es una de las principales fuentes de contraproducencia, y cambiar de un software a otro para completar una tarea está garantizado para perder el enfoque.

Puedes ver la lista de todos los potenciadores aquí (o incluso crear los tuyos propios).

Piense en todas esas ocasiones en su flujo de trabajo actual en las que se ve frenado por la necesidad de información adicional o la necesidad de hacer algo más, y piense en las formas en que su equipo de trabajo debería utilizar los Power-Ups para evitar todos esos obstáculos:

  • Evita perder el impulso : Puedes, para cada tarjeta dependiendo de tus necesidades, activar un recordatorio «Recuérdame esta tarjeta en una hora» para que Slack te advierta que tienes una tarea que completar, sin riesgo de que la información se ahogue en un canal ocupado de Slack.

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  • Evitar la confusión en las reuniones : habilitar Google Hangout Power-Ups, appear.in o join.me para tener un enlace permanente a las reuniones adjunto a las tablas correspondientes, de manera que todos los miembros del equipo de trabajo sepan dónde se celebran las reuniones.
  • Ahorra un valioso tiempo de búsqueda : Los potenciadores como Package Tracker, Github y Zendesk se actualizan en tiempo real y permiten ver rápidamente los últimos cambios.

Y mientras usted puede ver los beneficios de adoptar estos nuevos flujos de trabajo, a otros les puede resultar más difícil acostumbrarse a ellos. Por eso nos gusta tener una tarjeta de «Cómo usar esta pizarra» en cada pizarra para guiar a los miembros en el flujo de trabajo y las mejores prácticas.

Proporcionar un fácil acceso a los documentos de referencia e instrucciones directamente en Trello es precisamente lo que le ahorra tener que cambiar de entorno.

Haciendo que Trello sea intuitivo para su equipo

Hasta que estés listo para pasar a la clase de negocios, vale la pena pensar en el proceso de acompañamiento de los miembros. Después de todo, es una inversión que haces en la gestión de tu equipo y querrás sacarle el máximo provecho. Aquí hay tres áreas principales que anticipar para ayudarte a poner en marcha a Trello:

  • Educación: Tenemos un montón de webinars bajo demanda que podéis hacer que vuestros equipos vean (preferiblemente con cookies). También puedes organizar una comida o una sesión educativa para enseñar a otros cómo sacar lo mejor de Trello. A muchas personas también les gusta usar Trello para su calendario personal, lo que puede ser un buen punto de partida para presentar la herramienta a nuevos usuarios.

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  • Creatividad: La clase de negocios da a cada miembro la libertad creativa de pegar pegatinas a las tarjetas y listas o de integrar GIFs. ¡Todo el mundo debería poder divertirse mientras trabaja! Sin embargo, el aspecto creativo más importante de Trello es que es una herramienta horizontal, lo que significa que los proyectos y los flujos de trabajo pueden ser diseñados de la manera que quieras. Al darle a los miembros de su equipo una página en blanco, les da la oportunidad de lograr sus objetivos de la manera más intuitiva para ellos.
  • Fácil acceso : El uso de Trello por el equipo es más fácil cuando es accesible. Las aplicaciones para Android e iOS permiten seguir trabajando en el móvil. La extensión Chrome te permite buscar tablas, crear mapas y adjuntar páginas web sin cambiar las ventanas de tu navegador. También hay un gran número de aplicaciones y extensiones de terceros que mejoran el uso de Trello para casos específicos. Haz una lista de las diferentes maneras en que tu equipo gusta de interactuar con sus herramientas de trabajo, y haz recomendaciones sobre cómo Trello encaja en su trabajo.
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