Cómo dominar los flujos de trabajo de múltiples tableros con Trello y la automatización de Butler
¡Es un pájaro! ¡Es un avión! Es… ¿Butler?
Para aquellos que no lo sepan, Butler trae una poderosa automatización del flujo de trabajo a Trello – no se requieren habilidades de codificación o kriptonita. Butler permite a los equipos aumentar la productividad y eliminar la sobrecarga mental creando reglas, comandos y botones que pueden realizar casi cualquier tarea que se te presente.
➡️For una inmersión profunda en lo básico de Butler, mira esta entrada de blog y este webinar gratuito a petición.
En esta entrada del blog, comparto las muchas maneras en que puedes usar a Butler para crear flujos de trabajo más eficientes entre múltiples tableros de Trello cuando trabajas entre departamentos dentro de un equipo.
La vida sin mayordomo Automatización
Es bastante común que los diferentes departamentos tengan sus propias formas de trabajar en Trello, y la creación de una junta para cada flujo de trabajo distinto es importante para proporcionar esa claridad y perspectiva personalizada necesaria para las tareas específicas de cada equipo.
Sin embargo, el trabajo interdepartamental suele dar lugar a diferentes procesos que deben fusionarse en un solo flujo de trabajo. Para mantener a todos contentos como almejas, se deben hacer algunos compromisos, lo que suele dar lugar a la creación de una nueva junta de tareas interfuncionales (añadiendo otro lugar que los empleados deben comprobar regularmente). O el equipo se basa en procesos muy manuales para hacer el trabajo. Esto deja a todos susceptibles de errores fáciles de evitar, como las tareas que caen en las grietas entre los tableros.
Por suerte, Butler puede resolver ambos problemas automatizando los procesos y permitiendo que la gente trabaje en la junta de su departamento.
Es bastante simple de configurar y luego te das cuenta de que toda esta magia de automatización es literalmente la definición de automágicamente: Puedes estar seguro de que ninguna tarea o información se quedará entre las grietas.
Nota: Aunque Butler hace un gran trabajo automatizando un flujo de trabajo bidireccional para la gestión de tarjetas en múltiples tableros, no está pensado para una sincronización de tarjetas en profundidad. Si usted está buscando sincronizar tarjetas en tableros separados, yo recomendaría el Mirror Power-Up de Unito que fue construido para la duplicación de tarjetas en tableros separados (Nota adicional: Unito es un proveedor tercero que ofrece paquetes de suscripción pagados para este Power-Up).
La situación
En este ejemplo, voy a utilizar departamentos ficticios de Ventas y Jurídico que trabajan juntos en la revisión de contratos para cerrar acuerdos para mostrar el poder de la automatización de Butler. Los conceptos aquí pueden ser aplicados a cualquier flujo de trabajo bidireccional, ya sea que Marketing solicite activos de Diseño o el equipo de soporte comparta informes de errores con Ingeniería.
El departamento de ventas utiliza Trello como un CRM ligero para rastrear el estado de los tratos de la empresa y crear visibilidad dentro del resto de la organización. Lo más importante es que colaboran con el departamento legal cuando se trata de las revisiones de contratos necesarias para cerrar un trato.
Históricamente, los miembros de Legal han sido asignados a las tarjetas cuando son movidos a la lista de «Revisión de Contratos» en la junta de CRM, pero recientemente esto ha estado causando problemas para Legal en torno a la gestión de recursos.
Legal quiere asegurarse de que todo el trabajo que están haciendo está organizado en una sola junta, de manera que tengan una perspectiva del trabajo que se está haciendo ahora, y de las necesidades actuales y futuras del equipo. Claro, las tarjetas podrían ser creadas manualmente o copiadas de la junta de CRM, pero eso introduce el riesgo de error e invita a la posibilidad de un fallo en el proceso.
La solución: ¡Butler al rescate!
Naturalmente, hay una solución para este dilema. Y, no, no es el típico superhéroe. ¡¿Nos atrevemos a decir que es aún mejor?! Butler está cargado de poderosas características para automatizar tus flujos de trabajo y procesos dentro de tus tablas de Trello.
Veamos cómo se pueden crear unas cuantas reglas en Butler para que ambos equipos puedan colaborar mejor juntos y al mismo tiempo seguir trabajando en sus formas únicas y diferentes.
Las Reglas de Butler son automatizaciones que se activan por una acción designada en un tablero, como mover una carta a una lista determinada o marcar una fecha de vencimiento completa. Cuando se activa, la regla ejecutará una serie de acciones. Las reglas son muy buenas porque se aplican a todo el tablero y pueden hacer cumplir un proceso.
Primero, definamos el proceso para poder construir el conjunto de reglas adecuadas en Butler:
- Ventas tiene un contrato listo para ser revisado.
- Ventas crea una solicitud para Legal en su junta.
- El departamento legal revisa el contrato.
- Legal completa la revisión e informa a Ventas en su junta.
¡Ahora, vamos a automatizarlo!
En el tablero de ventas, voy a crear una regla con un disparador establecido para «cuando una tarjeta se mueve en la lista ´Revisión de Contrato Legal´» las siguientes acciones ocurrirán:
- Se debe pagar en 5 días hábiles
- Publicar comentario «Este contrato está listo para ser revisado».
- Copie la tarjeta al principio de la lista «Solicitudes entrantes» a bordo del «Equipo legal»
- Enlaza las cartas entre sí
Ahora, cada vez que una tarjeta se mueve a la lista de «Revisión de contratos legales» en el tablero de ventas, la solicitud se agrega automáticamente al tablero legal incluyendo toda la información necesaria y los anexos de la tarjeta copiada. Además, la vinculación de las tarjetas facilita que los miembros del equipo salten entre los tableros si lo necesitan e incluso que publiquen automáticamente las actualizaciones entre las tarjetas.
En el Tablero Legal, voy a crear una Regla con un disparador fijado en «cuando una carta se mueve a la lista ´Hecho´» se producirán las siguientes acciones:
- Marque la fecha de vencimiento como completa
- Publicar comentario «La revisión legal está completa».
- Encuentra la última tarjeta enlazada en los anexos
- Publicar comentario «La revisión legal está completa».
- Marque la fecha de vencimiento como completa
Nota: Si quieres que las acciones se produzcan en una carta vinculada, primero selecciona «Buscar la carta ___ vinculada en los adjuntos» en la pestaña Cartas Vinculadas de la sección Añadir Otra Acción de Butler, y luego cualquier acción añadida después tendrá lugar en la carta vinculada.
Esto cierra el círculo con el equipo de ventas, e incluso ahorra a su equipo unos pocos clics marcando la fecha de vencimiento completa en la tarjeta enlazada del tablón de ventas y publicando el comentario, que notificará a cualquiera que vea esa tarjeta.
Al juntar estas dos reglas, ahora pueden ver cómo he automatizado todo el proceso. Lo mejor de todo es que nadie de Ventas o Jurídico tiene que dejar sus tableros para manejar y organizar su trabajo.
Ahora, algunos de ustedes podrían estar diciendo, «Esto es genial, pero no quiero que todo se automatice con todas las tarjetas en el tablero!»
Eso está bien, especialmente en los tableros donde cada carta no representa la misma unidad de trabajo como el tablero legal mostrado arriba.
En ese caso, considera la posibilidad de crear «Botones de Cartas» en lugar de Reglas en Butler. Un Botón de Cartas puede ser configurado como nuestra regla anterior, pero requiere que una persona presione el botón, por lo que la automatización puede ser ejecutada caso por caso, en lugar de automáticamente para cada carta.
Construir mejores flujos de trabajo con Butler
Como puedes ver, Butler es una forma poderosa pero simple de manejar el trabajo en diferentes juntas y departamentos. Como Butler está disponible para todos los usuarios de Trello, recomiendo encarecidamente configurarlo hoy para mejorar el proceso y la productividad de su equipo.
Y, si quieres aún más capacidades de Butler, actualiza tu equipo a la clase de negocios aquí.
