Cómo el «efecto silo» está afectando a la colaboración entre equipos.
La frase «efecto silo» puede sonar un poco espeluznante al principio, como el resultado de una espeluznante película de ciencia ficción que tiene lugar en una granja. ¿Pero qué es, en realidad?
El efecto silo se produce cuando los distintos departamentos o equipos de una organización no tienen un sistema para comunicarse eficazmente entre sí, y la productividad se resiente por ello. Un ejemplo por excelencia del efecto silo es cuando dos departamentos trabajan en iniciativas prácticamente idénticas, pero ninguno de ellos es consciente de lo que hace el otro.
A pesar de que los empleados están más interconectados tecnológicamente que nunca, el efecto silo sigue siendo un problema en oficinas de todo tipo. ¿No lo crees? Mira estas estadísticas:
- El 39% de los empleados de un grupo encuestado cree que no hay suficiente colaboración entre las personas de su organización.
- El 86% de los ejecutivos y empleados encuestados culpan a la falta de colaboración o a la mala comunicación de los problemas y fallos del equipo.
- Menos del 50% de los encuestados pensaban que sus organizaciones discutían los temas con los empleados de manera efectiva y honesta.
Las distancias geográficas, los espacios físicos, las diferencias de gestión, las cuestiones de seguridad, entre otras cosas, son todas razones por las que un silo de oficina puede desarrollarse. Después de todo, los diferentes equipos suelen especializarse en diferentes áreas – y eso es algo bueno . Un Jack de todos los oficios es un maestro de ninguno, ¿verdad? Tal vez no con el silo.
Pero demasiada segmentación perjudica la productividad, la rentabilidad y la cohesión entre oficinas. Así que aunque el efecto silo causa problemas a los equipos, deshacerse de los silos por completo resultará en un caos adicional.
Entonces, ¿cómo puedes fomentar la colaboración entre equipos manteniendo la necesaria diferenciación de puestos? ¡Exploremos y encontremos el equilibrio!
¿Qué causa los silos?
Aunque los empleados individuales de las distintas áreas no trabajen juntos en el día a día, es importante que los directores de estos equipos separados lo hagan.
Las reuniones diarias o (como mínimo) semanales pueden ayudar a muchas organizaciones a mantener a todo el mundo informado de lo que otros departamentos están trabajando. Especialmente con las grandes organizaciones, las discusiones sobre los objetivos de la empresa durante estas reuniones también pueden ayudar a los directivos a decidir la mejor manera de compartir el trabajo entre los departamentos, lo que ofrece a los empleados oportunidades únicas de colaboración.
A veces los silos pueden desarrollarse por diferencias de opinión o por barreras entre los líderes de los departamentos por encima de las prioridades. Esta es otra cosa que puede ser aliviada con reuniones abiertas y honestas – en lugar de sólo uno o dos ejecutivos como las únicas personas que realmente saben lo que está sucediendo en toda la empresa.
Es un sistema que mejora enormemente la organización de la gestión a los individuos.
Juntos, ahora mismo
La colaboración creativa y significativa entre empleados con diversas habilidades es otra gran manera de facilitar la comunicación a largo plazo dentro de un silo. Dar a los empleados la oportunidad de trabajar juntos en proyectos de gran escala que importan.
Según HR.com, identificar y atender a los diferentes conjuntos de aptitudes es una forma de evitar los enfoques de gestión de «talla única». Al identificar los puntos fuertes de los diferentes empleados, es más fácil encontrar áreas en las que dos o más personas pueden trabajar juntas para mitigar las deficiencias de cada uno:
Fuente de la imagen: HR.com
Esto no sólo conducirá a un excelente trabajo, sino que también ayudará a crear la sensación de que todos los involucrados están construyendo algo especial juntos, y este tipo de experiencias compartidas forjan verdaderos lazos. También puede facilitar la gestión, gracias a la comunicación entre departamentos.
Cuando Mainstreethost, una agencia de marketing digital y SEO, actualizó su sitio web, utilizaron esta táctica con gran éxito.
Como explica Jessica Marranco, estratega principal de contenidos del Departamento de Recepción:
«Reunirnos para rediseñar el sitio web de nuestra compañía fue muy impactante para todos los involucrados. No sólo la mayoría de nosotros nunca había trabajado en un proyecto de esta escala, sino que viniendo de diferentes departamentos, nunca habíamos trabajado juntos en ningún proyecto . Al comunicarnos consistentemente a través de una junta coordinada de Trello – así como al reunirnos cara a cara – fuimos capaces de dar vida a nuestra visión compartida. Puedo decir honestamente que cada miembro del equipo se fue con más conocimiento del que teníamos cuando comenzamos el proyecto».
Nos vemos en la nube
Es 2016, y ya no hay días de enviar cientos de documentos de Word de ida y vuelta a través de una interminable cadena de correo electrónico. La mayoría de las empresas tienen una plataforma de chat para ayudarles a estar conectados con sus colegas durante el día.
Hay muchas herramientas por ahí diseñadas específicamente para facilitar la comunicación entre los empleados dondequiera que estén. Y cuando se trata de abrir líneas de comunicación entre grupos separados, la conveniencia y la eficiencia son especialmente importantes porque todos tienen que estar en la misma página.
Google Drive es un ejemplo obvio de una herramienta que logra estos objetivos. La función Documentos, por ejemplo, permite a varios usuarios editar un solo documento simultáneamente y en tiempo real.
Las aplicaciones de Google Docs están tan difundidas que otras plataformas han creado extensiones personalizadas para facilitar la conexión y el uso compartido en su propio software, incluido Trello.
El Google Drive Power-Up en Trello proporciona vistas previas y metadatos sobre el documento, incluyendo actualizaciones recientes y cuándo fue creado.
En lugar de adjuntar un documento de Word tras otro con ediciones y reediciones, Trello te permite conectarte directamente a un único Google Doc. Y solo necesitas uno debido a las capacidades de edición en tiempo real.
Si buscas aún más capacidades de colaboración, ¡Slack es otra plataforma que puede realmente combinar Google Docs, notificaciones de Trello y otros archivos adjuntos en un solo lugar!
Casi se podría decir que estos tres juntos son una especie de trifecta de transferencias, una vaina de productividad, un grupo de comunicaciones…
El negocio de las líneas borrosas
La diferenciación entre departamentos y equipos es algo bueno, pero a veces también puede ser beneficioso crear una mezcla de habilidades y tareas.
El panorama tecnológico ha cambiado completamente nuestras ideas sobre ciertos roles de la compañía. Esto significa que muchos profesionales han tenido que aventurarse fuera de sus zonas de confort, ya que los roles cambian con las tendencias.
Un gran ejemplo de esto es el tradicional departamento de atención al cliente. En el pasado, los representantes del servicio de atención al cliente se comunicaban con los clientes por teléfono, y más tarde a través de las revisiones en línea. Pero hoy en día, los roles de los especialistas en medios sociales y los profesionales de servicio al cliente son bastante borrosos.
El 67% de los consumidores en línea de los Estados Unidos utilizan los medios sociales (con mayor frecuencia Twitter y Facebook) para necesidades de servicio al cliente.
Sin duda esta tendencia ha obligado a los expertos en medios sociales a desarrollar algunas habilidades de relación con los clientes y viceversa. También crea la necesidad de que estos dos departamentos desarrollen algunos objetivos comunes, mejores prácticas y una voz consistente.
No puedes tener a alguien al teléfono diciéndole a la gente una cosa, mientras otro departamento está twiteando información totalmente opuesta. En situaciones como estas, la colaboración entre equipos es una necesidad absoluta.
Otros departamentos que también han empezado a unirse sistemáticamente son: ventas y marketing (smarketing), diseño de productos y desarrollo web, consultores de clientes y SEO, ¡y muchos más! Cada uno requiere un esfuerzo de colaboración para que todos estén en la misma página.
Los líderes de las empresas podrían pensar que algunas de las sugerencias anteriores no valen el tiempo o el dinero para aplicarlas plenamente, pero el costo negativo de tener una organización segmentada y aislada es incalculable.
Por lo menos, proporcionar una experiencia agradable y fluida a los clientes, consumidores y socios comerciales debería ser suficiente motivación para empezar a reunir a sus empleados un poco más.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en marzo de 2016 pero hemos añadido un montón de nuevas ideas y pepitas de información.
