La expresión «efecto silo» puede parecer un poco inquietante al principio, como el título de una extraña película de ciencia ficción hecha en una granja. Pero, después de todo, ¿qué significa este término?

El efecto silo ocurre cuando diferentes departamentos o equipos dentro de una organización no mantienen una comunicación interna efectiva entre ellos, y como resultado la productividad se ve afectada. Un ejemplo fundamental del efecto silo es cuando dos departamentos están trabajando en iniciativas casi idénticas, pero ninguno es consciente de lo que está haciendo el otro.

A pesar de que los empleados están mejor conectados tecnológicamente que en cualquier otro momento del pasado, el efecto silo sigue siendo un problema en todo tipo de empresas. ¿No creen? Consulte estas estadísticas :

• El 39% de los empleados dentro de un grupo analizado cree que no hay suficiente colaboración entre las personas de su organización.
• El 86% de los ejecutivos y empleados entrevistados culpan a los problemas y fallas del equipo por la falta de colaboración o comunicación.
• Menos del 50% de los encuestados creía que sus organizaciones discutían los problemas de manera efectiva y sincera con sus empleados.

Distancias geográficas, espacios físicos, diferencias de gestión, problemas de seguridad, entre otros, son motivos por los que se pueden desarrollar silos en la empresa. Después de todo, los diferentes equipos a menudo se especializan en diferentes áreas, y eso es algo bueno. Un peón por cada trabajo no se convierte en un maestro en ninguno, ¿verdad?

Sin embargo, la segmentación excesiva perjudica la productividad, la rentabilidad y la cohesión entre equipos. Entonces, incluso si el efecto silo causa problemas a las empresas, deshacerse de todos los silos tampoco es la solución.

Entonces, ¿cómo podemos fomentar la colaboración entre equipos manteniendo la necesaria diferenciación de roles?

Empiece por arriba

Si bien los empleados individuales de diferentes áreas pueden no trabajar juntos en el día a día, es importante que los gerentes de estos equipos trabajen.

Las reuniones diarias (o al menos semanales) pueden ayudar a mantener a todos informados sobre las actividades de otros departamentos. Las discusiones sobre los objetivos generales de la empresa durante estas reuniones también pueden ayudar a los gerentes a decidir cuál es la mejor manera de dividir el trabajo entre los departamentos, brindando a los empleados una oportunidad única de colaborar.

A veces, pueden aparecer silos debido a diferencias de opinión entre los jefes de departamento sobre las prioridades de la empresa. Este es otro problema que puede aliviarse con reuniones abiertas y sinceras , en lugar de tener uno o dos ejecutivos que son los únicos que saben lo que realmente está sucediendo.

Reunirse, ahora mismo

Las colaboraciones creativas entre empleados con habilidades variadas es otra excelente manera de facilitar la comunicación interna a largo plazo. Brinde a los empleados la oportunidad de trabajar juntos en importantes proyectos a gran escala.

Según HR.com, identificar y satisfacer diferentes habilidades es una forma de prevenir enfoques de gestión de “talla única”. Al identificar las diferentes capacidades de sus empleados, es más fácil encontrar áreas donde dos o más personas pueden trabajar juntas para aliviar sus debilidades:

Fuente de la imagen: HR.com

Esto no solo fomentará un trabajo excelente, sino que también ayudará a crear la sensación de que todos están involucrados en la construcción de algo especial juntos, ¡y ese tipo de experiencia colectiva crea vínculos reales!

Cuando Mainstreethost , una agencia de marketing y SEO, actualizó su sitio web, utilizó esta táctica con mucho éxito. Como dice Jessica Marranco, estratega jefe de contenido del departamento de inscripciones:

“Reunirnos para rediseñar el sitio web de nuestra empresa fue muy impactante para todos los involucrados. No solo era uno de los proyectos más grandes en los que la mayoría de nosotros habíamos trabajado, sino que participamos en diferentes departamentos, nunca habíamos trabajado juntos en ningún proyecto. Con una comunicación constante a través de una junta coordinada de Trello, así como reuniones cara a cara, pudimos hacer realidad nuestra visión común. Honestamente puedo decir que cada miembro del equipo surgió con más conocimiento que cuando comenzamos el proyecto ”.

Nos vemos en la nube

Estamos en 2016, y se acabaron los días en los que se enviaban cientos de documentos de Word de un lado a otro en un sinfín de correos electrónicos. La mayoría de las empresas tienen una plataforma de chat que les ayuda a mantenerse en contacto con sus colegas durante el día.

Existen muchas herramientas diseñadas específicamente para facilitar la comunicación interna entre los empleados dondequiera que se encuentren. Y cuando intenta abrir líneas de comunicación entre grupos separados, la conveniencia y la eficiencia son particularmente importantes porque todos deben estar en el mismo nivel de información.

El Google Drive es un ejemplo obvio de una herramienta que cumpla con estos requisitos. La funcionalidad ‘Documentos’, por ejemplo, permite a varios usuarios editar un solo documento simultáneamente y en tiempo real.

Google Drive Google Docs tiene aplicaciones tan amplias que otras plataformas han creado extensiones específicas para que sea más fácil adjuntarlas y compartirlas en su propio software, incluido Trello.

El elemento adicional de Google Drive en Trello proporciona vistas previas y metadatos sobre el documento, incluidas las últimas actualizaciones y la fecha de creación.

En lugar de adjuntar un documento de Word después de un documento de Word con ediciones y reediciones, Trello le permite conectarse directamente a un solo documento de Google. Y solo necesita uno gracias a la funcionalidad de edición en tiempo real.

Si está buscando aún más capacidades de colaboración, Slack es otra plataforma que le permite combinar Google Docs, notificaciones de Trello y otros archivos adjuntos en un solo lugar.

Se puede decir que estos tres juntos son como una trinidad de transferencias, un polo de productividad, un racimo de comunicaciones.

La cosa es borrar las fronteras

La diferenciación entre departamentos y equipos es un hecho positivo, pero a veces puede resultar ventajoso combinar habilidades y deberes.

El escenario tecnológico ha cambiado por completo nuestras concepciones de algunos puestos de empresa. Esto significa que muchos profesionales tuvieron que salir de sus zonas de confort para adaptarse a roles que cambian con las tendencias.

Un gran ejemplo de esto es el departamento de atención al cliente tradicional. En el pasado, los representantes de servicio al cliente se comunicaban con los clientes por teléfono y luego a través de sitios web. Hoy, sin embargo, los roles de los expertos en redes sociales y los profesionales de servicios al consumidor están mezclados.

• El 67% de los estadounidenses que compran en línea utilizan las redes sociales (en la mayoría de los casos, Twitter y Facebook) con fines de atención al cliente.

Sin duda, esta tendencia ha obligado a los expertos en redes sociales a desarrollar habilidades en la relación con el cliente y viceversa. Esto también crea la necesidad de desarrollar objetivos comunes, mejores prácticas y una voz coherente entre estos dos departamentos.

No puede tener una persona al teléfono diciendo algo mientras otra persona en otro departamento está twitteando información totalmente opuesta. En situaciones como estas, la colaboración entre equipos es absolutamente crucial.

Otros departamentos que también han comenzado a aliarse sistemáticamente son: ventas y marketing ( smarketing ), diseño de producto y desarrollo web, consultoría de clientes y SEO, ¡y muchos más! Cada uno requiere un esfuerzo de colaboración para mantener a todos informados por igual.

Algunos líderes empresariales pueden pensar que algunas de las sugerencias anteriores no valen la pena el tiempo o el dinero para implementarlas, pero el costo de tener una organización segmentada, que sufre el efecto silo, es incalculable.

Si no es por otra razón, brindar una experiencia agradable e ininterrumpida para sus clientes y socios comerciales debería ser un incentivo suficiente para comenzar a unir un poco más a sus equipos.