Ocurrió de nuevo, a las 3 am y aún no ha terminado el proyecto de presupuesto que le prometió a su supervisor que estaría listo antes de mañana. El día voló … como un ganso canadiense que se dirige al sur para pasar el invierno.

Hay muchas razones por las que no pudo completar el proyecto a tiempo. Los correos electrónicos constantes, las notificaciones móviles interminables y las solicitudes de reuniones del equipo de emergencia son los culpables de llamar su atención en diferentes direcciones y alejarla de su trabajo más importante.

No está solo en esta guerra de atención: el usuario promedio de un teléfono inteligente pasa aproximadamente 2 horas y 15 minutos al día usando aplicaciones . ¡Eso es el equivalente a un mes al año!

Al colocar su teléfono y su correo electrónico en la función de no molestar durante unas horas al día, puede acceder a la codiciada «zona». Pero es más fácil decirlo que hacerlo, ¿no?

En lugar de lamentar la falta de tiempo, existen algunas formas de entrenar y lograr más en menos tiempo. La socióloga y experta en productividad, la Dra. Christine Carter, comparte cómo convertir el exceso de ocupación en energía productiva y creativa en su libro, The Breakeven – Cómo obtener la mayor cantidad de resultados con el menor esfuerzo.

El Dr. Carter cambia la suposición de que tenemos en mente que más trabajo equivale a una mayor productividad. Hablamos con ella para saber exactamente qué es el punto de equilibrio y cómo alcanzar nuestro mayor potencial de productividad con facilidad.

El camino hacia el punto de equilibrio

Trello: Para empezar, ¿qué es ‘The Breakeven’? ¿Cuáles son las formas de entrenar tu cerebro para llegar a esa zona, a pesar de las constantes demandas de tu tiempo?

Christine : «The Breakeven Point» es la superposición entre la mayor fuerza y ​​la mayor facilidad. Piense en ello como jugar al tenis. ‘The Breakeven Point’ es el punto de potencia ideal al que llega el jugador con la raqueta. La pelota se lanza con fuerza y ​​facilidad al otro lado de la cancha. Cuando la pelota es golpeada fuera del ‘Punto de equilibrio’, hay una sensación de tensión y resistencia. La pelota puede incluso llegar al otro lado de la red, pero requiere más esfuerzo y fuerza.

Para mí, el ‘Breakeven Point’ se siente como una atención relajada y enfocada. Estoy completamente presente en mi trabajo y mi cerebro está trabajando a su máximo potencial. Pero el ‘punto de equilibrio’ es muy difícil de lograr, especialmente si eres un perfeccionista como yo. Siempre he tenido más probabilidades de poner el máximo esfuerzo en todas las tareas, incluso en los trabajos más superficiales.

Mi cerebro ya está bien entrenado para poder trabajar profundamente y concentrado sin sentir el estrés de terminar trabajos más superficiales, como responder correos electrónicos. He llegado al punto de alcanzar mi ‘Punto de equilibrio’ todos los días porque me preparo intencionalmente para una experiencia de atención relajada y enfocada.

«‘The Breakeven Point’ es la superposición entre la mayor fuerza y ​​la mayor facilidad». – Dra. Christine Carter, Ph.D.

Explica en su libro que la «ocupación excesiva» se considera una medalla de honor, así como el precio de la admisión al éxito. Sin embargo, las tácticas para lidiar con la ocupación, como ser multitarea, nos desvían del camino. ¿Cómo puede una persona detener la sobreocupación de la ‘rueda de hámster’?

Christine : Hay una paradoja. Tan pronto como nos sentimos abrumados con nuestra «ocupación», perdemos la capacidad de administrar el tiempo, pero es en este mismo momento cuando más necesitamos administrar nuestro tiempo y nuestras prioridades.

Puede detener la rueda de la ocupación del hámster con una lista de tareas realmente eficaz. El cerebro solo puede relajarse cuando sabe exactamente cuándo hará algo. Entonces, si algo le preocupa, pero sabe cuándo lo abordará en el futuro, su cerebro lo liberará inconscientemente y evitará que interfiera con su trabajo posterior. A veces es tan simple como decirle a su cerebro cuándo va a hacer algo y cumplir con ese compromiso.

Puede que seas la persona más organizada, pero nunca completarás tus planes de acción ni alcanzarás el «punto de equilibrio» si te interrumpen. Cuando termine sus tareas, debe abordarlas una a la vez. No puede abordar uno, así que revise su correo electrónico antes de pasar a la siguiente tarea.

Para entrar en la zona, construye tu fortaleza contra las distracciones. Cierra tu correo electrónico durante buena parte del día y usa auriculares que cancelen el ruido externo. La mayoría de las personas que siguen esta estrategia pueden completar 2-3 veces más tareas de trabajo por día.

Las obligaciones y las listas de tareas a menudo se acumulan porque es difícil decir «no». ¿Cuál es la mejor forma de priorizar?

Christine : Decir «no» es una habilidad muy importante. Piense en ello como un idioma extranjero. Todos pueden aprender, pero se necesita dedicación y práctica para adquirir fluidez. Si quiere ser verdaderamente productivo, necesita hablar el idioma del «no».

La información, las obligaciones y el trabajo nos llegan rápida y furiosamente. Si no es bueno para decir ‘no’ y muerde más de lo que puede masticar, eventualmente se sentirá abrumado y terminará con un rendimiento inferior.

Utilizo algunos trucos para decir que no. Me imagino que alguien que conozco es muy importante, como mi amigo Michael Lewis, autor de Moneyball y The Big Short. Me he dado cuenta de la claridad con la que puede decir que no cuando algo no está alineado con sus prioridades.

Recibo muchas solicitudes por correo electrónico, así que cuando me siento abrumado por responder, imagino que alguien como Michael probablemente ni siquiera responda a esas solicitudes. Si algo no está de acuerdo con mis prioridades, entonces no debería sentirme culpable por decir que no o no responder.

Esta es una de las partes más importantes de hablar el idioma de no determinar sus prioridades. Recomiendo identificar 5 prioridades y luego decir no a todo lo demás que no se alinee con ellas.

Decir «no» es una habilidad muy importante. Piense en ello como un idioma extranjero. Todos pueden aprender, pero se necesita dedicación y práctica para adquirir fluidez. Si quieres ser verdaderamente productivo, necesitas hablar el idioma del no.

¿Cómo ayuda una desintoxicación digital a encontrar el ‘punto de equilibrio’? ¿Tienes una rutina sin tecnología que ha mejorado tu concentración, productividad y creatividad?

Christine : Durante el día en el trabajo, es fácil recibir interrupciones. Si necesita producir un trabajo de alta calidad, desactive todas las notificaciones y déjele saber a la gente que está concentrado en hacer el trabajo. Incluso puede reservar horas de oficina o bloques de tiempo para mostrar cuándo puede reunirse con miembros del equipo o asistir a reuniones.

Si sabe que sus compañeros de trabajo o llamadas lo interrumpirán, asigne 2 horas para completar actividades que normalmente toman una hora. De esta manera, no se sentirá frustrado por las interrupciones. Pero nunca permita interrupciones cuando acceda a su «Punto de equilibrio».

Hay innumerables beneficios de desintoxicarse de la tecnología todas las noches. Lo más importante es que duermas mejor. El sueño ayuda a mejorar la felicidad, el rendimiento y la creatividad. También encuentra más tiempo para hacer las cosas de las que se queja porque no tiene tiempo porque está ocupado. En lugar de navegar por las redes sociales antes de acostarme, paso tiempo con mi familia, leo, pinto, limpio la casa o escucho podcasts.

En general, tengo las relaciones que me importan. Más adelante en la vida, no querrá pasar más tiempo en Facebook por la noche. En cambio, deseará haber invertido más tiempo de calidad con amigos y familiares.

Pero la tecnología no es intrínsecamente mala. Es la metáfora de la raqueta. Cuando se usa estratégicamente, le ayudará a alcanzar el ‘Punto de equilibrio’.

¿Cómo se usa Trello? ¿Cómo crees que la gente puede usarlo para desarrollar micro hábitos diarios que ayuden a mejorar la concentración y la productividad con menos trabajo y energía?

Utilizo Trello de varias formas. Lo uso para planificar mi lista de tareas diarias y organizar mis pensamientos sobre el libro. En casa, uso la pizarra Trello con mi familia para ir de compras al mercado y planificar las comidas semanales.

Todos tenemos un buen control sobre cuánto tardará en completarse cada tarea. Agrupo tareas similares en «Trabajo de pensamiento» y «Elementos procesables» y establezco una fecha límite en el calendario para terminarlas. Animo a mis clientes a hacer lo mismo y a administrar su carga de trabajo configurando estas listas y tareas en tarjetas en Trello.

Cada lista es un horario para tareas agrupadas. Por ejemplo, tiene una lista de 5 a 10 minutos con elementos de acción rápida, una lista de 20 a 30 minutos para partes de un proyecto y una lista de 1 hora para trabajos que necesitan dedicar más tiempo a pensar.

Y luego, hay una lista de tareas macro. Al comienzo de cada día, animo a mis clientes a elegir qué tareas pueden completar de la lista de tareas macro y agruparlas en listas según el tiempo que tienen disponible. Por ejemplo, si tienen una hora para elementos procesables, pueden elegir 7 elementos para terminar y ponerlos en la lista durante 5 a 10 minutos. Si no terminan las tareas, no es un gran problema. Simplemente pueden mover las tarjetas a la lista de tareas macro para el día siguiente.

Al separar el tiempo para diferentes tipos de tareas y trabajos, entrenas tu cerebro para activar las partes más poderosas, alcanzando así tu ‘Punto de equilibrio’ y logrando más con mayor facilidad.

Entrena tu cerebro para alcanzar el codiciado ‘Punto de equilibrio ‘ copiando aquí su modelo de tablero Trello.

Cuéntenos: ¿Cómo va por buen camino? ¿Cuáles son las formas en que establece sus prioridades, minimiza las interrupciones y, en última instancia, tiene días productivos?