Cómo Hugo hace que los encuentros a distancia sean más significativos con Trello
Los equipos remotos exitosos son un grupo especial. A menudo son un equipo de individuos dedicados y adaptables que saltarán a cualquier oportunidad para hablarte de sus hackeos de productividad o de las cafeterías locales que tienen el mejor wifi (y la cerveza fría).
Sin embargo, los equipos remotos normalmente se enfrentan a desafíos que los equipos en persona no tienen, como la comunicación fluida y no estructurada.
Por ejemplo, los equipos que trabajan codo con codo en una oficina pueden girar alrededor de su silla para hacer una pregunta sobre la última campaña de marketing o el lanzamiento de un producto. Los equipos remotos necesitan ser más intencionales en su comunicación ya que cada persona está trabajando en su propia isla virtual.
Así que cuando los trabajadores remotos necesitan conectarse y colaborar en una tarea o proyecto, ¿qué hacen? Organizan una reunión.
Ya sea que su equipo esté distribuido o ubicado en otro lugar, su equipo probablemente deteste el número de reuniones que están programadas en su calendario. No hay duda de que las reuniones tienen una mala reputación, especialmente cuando no tienen una estructura clara, un plan de seguimiento, – o en retrospectiva podría haber sido sólo un correo electrónico o una actualización de Slack.
Afortunadamente, los equipos de todo el mundo están reconociendo los fallos de sus procesos de reunión y rectificándolos con Hugo, una herramienta centralizada de notas de reuniones que permite a los equipos tomar medidas en colaboración.
Las mentes maestras detrás de esta poderosa herramienta son un grupo talentoso e innovador con un don para trabajar como un equipo distribuido.
Veamos más a fondo cómo utilizan Trello para estructurar sus reuniones y gestionar su equipo ubicado en todo el mundo.
Cómo Hugo ayuda a que la comunicación prospere, una reunión a la vez
Si bien las reuniones tienen buenas intenciones, el proceso mediante el cual los equipos organizan las notas y realizan el seguimiento a menudo necesita mejorarse.
Afortunadamente, los equipos de todo el mundo están reconociendo los fallos de sus procesos de reunión y rectificándolos con Hugo, una herramienta centralizada de notas de reuniones que permite a los equipos tomar medidas en colaboración.
Los equipos remotos exitosos saben que cuando la colaboración en persona no es factible, es necesario que exista un proceso claro para que la comunicación sea fluida y la gestión de tareas sea eficaz.
Las reuniones actúan como ese lugar y tiempo dedicado para que el equipo se relacione, compare las configuraciones de la oficina en casa, comparta historias divertidas de mascotas – oh, sí, y se sincronice en proyectos importantes.
Hugo permite a los equipos ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y comunicarse mejor a través de una serie de características de la reunión, incluyendo:
✅ Guardando, compartiendo y sincronizando las ideas de las reuniones<br>
✅ Haciendo que el conocimiento de la reunión sea seguro y se pueda buscar<br>
✅ Convertir fácilmente los conocimientos de la reunión en elementos de acción<br>
✅ Integraciones con plataformas muy usadas como Salesforce, Slack y Zoom
✅ Colaboración fácil para equipos remotos
Hugo es capaz de ofrecer un producto tan asombroso porque tienen sus procesos internos reducidos a una ciencia – impulsados no por uno, sino cuatro tablas de Trello.
Cómo Hugo dirige un equipo remoto con la ayuda de Trello
Hugo ha construido un increíble equipo distribuido con una cultura basada en principios de transparencia, una idea meritocrática, toma de decisiones colectivas y un pensamiento de cliente primero. Estos principios están arraigados en sus procesos y cobran vida en varios tableros de Trello.
Junta del orden del día de la reunión
La Junta de la Agenda de la Reunión es como Hugo logra su reunión de 4 horas semanales. El equipo pasa un máximo del 10% de la semana en reuniones internas, sólo posible a través de su funcionamiento efectivo y eficiente.
El equipo de Hugo utiliza su propia herramienta para organizar las reuniones y confía en Trello para compartir y colaborar en las actualizaciones, información y seguimientos previos y posteriores a las reuniones. Esto significa que las reuniones en sí pueden ser reservadas para la discusión, el debate, y la generación de ideas – para lo que realmente son las reuniones.
Su equipo utiliza etiquetas para determinar a qué equipo pertenece una tarjeta o elemento de acción determinado y las fechas de vencimiento fomentan el seguimiento de manera oportuna.
Junta de reuniones posteriores a la muerte
La Junta de la Reunión Post-Mortem es responsable de la cultura de mejora continua de Hugo.
El equipo de Hugo puede reflexionar productivamente sobre dónde están ganando y dónde hay oportunidad de mejorar, evitando un efecto de buzón de sugerencias en el que las tomas no se producen. El lema de este tablero es: perspicacia para la acción. Así que cuando las cosas no salen según lo planeado, este tablero se utiliza como una poderosa forma para que el equipo convierta esos momentos de reflexión en un valor real.
Junta de seguimiento de decisiones
La Junta de Seguimiento de Decisiones crea una conciencia compartida entre los miembros del equipo.
El concepto fue adaptado del blog de Farnham Street basado en el éxito que tuvo el equipo de Hugo usando un diario de decisiones para alinear a todos en torno a objetivos y decisiones comunes. Esta junta hace responsable al equipo de comprometerse con las decisiones tomadas en las reuniones. También permite la colaboración interfuncional a través del conocimiento de los procesos de toma de decisiones de otros miembros del equipo.
Junta de Éxito del Cliente
La mentalidad de Hugo de «el cliente es lo primero» significa que todo el mundo debe estar en la misma página y supervisar el estado del cliente. Los gerentes de éxito de los clientes saben exactamente dónde se sienta cada cliente en su línea de servicio.
El Tablero de Éxito del Cliente de Hugo es una forma ligera y visual de mantenerse al día en el estado de las cuentas de los clientes para asegurarse de que la felicidad de los clientes sea siempre lo más importante para cada miembro del equipo.
Los potenciadores como los campos personalizados proporcionan un lugar para una información más granular y consistente en todas las cuentas. El Encendido de Calendario le da a los gerentes de servicio al cliente una forma fácil de recordar el seguimiento!
Hugo + Trello – Una integración hecha en el encuentro con el cielo
Además de los potenciadores, el equipo de Hugo también utiliza la integración Hugo/Trello, que ayuda a convertir las ideas de las reuniones y las tomas en tarjetas Trello, directamente de las notas de la reunión. Esta es otra forma en la que el equipo de Hugo es capaz de hacer un seguimiento efectivo de sus reuniones, haciéndolas menos gruñonas. Descubre la lista completa de integraciones y potenciadores Trello para hacer tus tablas aún más efectivas.
Para completar su lista de logros en lo que respecta a la comunicación y los procesos remotos, Hugo también ha publicado un libro llamado Cultura 10X, que habla de la importancia de la organización y el seguimiento, y del poder de la integración con herramientas como Trello.
Haz que una (¡o todas!) de estas plantillas de Hugo forme parte de los flujos de trabajo diarios de tu equipo distribuido y observa cómo los gemidos y gruñidos se transforman en choques virtuales.
¿Buscando otras plantillas para ayudar a inspirar a tu equipo? Echa un vistazo a docenas de otras plantillas en la galería de plantillas de la comunidad de Trello!
