Cómo identificar cuando es el momento de un nuevo flujo de trabajo, según la ciencia

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Intentar un nuevo flujo de trabajo puede ser tan tumultuoso como arriesgarse a un nuevo trabajo. Hay un período de novedad y emoción, seguido por, «Espera, tal vez esto no es tan perfecto como pensé», y luego el temido, «Como que extraño mi viejo trabajo, ¿me equivoqué?»

En este punto, puedes volver a la forma en que estaban las cosas, o seguir adelante con la nueva oportunidad. Pero recuerde: Usted estaba descontento con el viejo proceso por una razón. Si sigues adelante, puede que te conviertas en esa potencia de productividad con la que siempre has soñado (porque eso es lo que todo el mundo sueña, ¿verdad?). El cambio siempre lleva tiempo.

Para aprender cómo llegar a esa eficiencia felizmente para siempre, vamos a sumergirnos en la ciencia de la adaptación a un nuevo flujo de trabajo.

¿Cómo sabes cuándo es el momento de cambiar?

La ciencia argumenta que aunque los procesos funcionen moderadamente bien, una nueva rutina seguirá beneficiándote. Cambiar los procesos en realidad te anima a pensar de forma más creativa, ya que te acercas a una tarea con un marco de trabajo completamente diferente en mente.

Lo que sucede cuando adaptas nuevos flujos de trabajo es que estás ejercitando tu neuroplasticidad, o la habilidad de tu cerebro para formar nuevas conexiones entre diferentes áreas de pensamiento. Las investigaciones han demostrado que la neuroplasticidad puede mejorarse hasta la edad adulta, pero requiere dejar de lado las tareas mundanas o rutinarias en favor de nuevos desafíos.

Así que, aunque creas que lo estás haciendo bien, vale la pena intentar algo nuevo por el bien de tu cerebro.

jump in or take it slow

Para saltar, o tomarlo con calma?

Hay un par de formas de probar algo nuevo: Puedes hacer el enfoque de «hundirse o nadar», como si estuvieras buceando en una piscina, o puedes hacer el enfoque de «poco a poco», como si estuvieras metiéndote en un jacuzzi.

La APQC, la principal autoridad mundial en materia de prácticas comerciales óptimas, denomina a estos enfoques «reingeniería» y «sobrepago», respectivamente.

El enfoque «No automatizar, obliterar»

La reingeniería exige cambiar el flujo de trabajo existente por su reemplazo. En otras palabras, un día estás usando tu método original, al día siguiente te sumerges en el nuevo proceso. Según la APQC, las empresas que adoptaron este enfoque informaron de las quejas iniciales de algunos empleados que se resistían al cambio, pero con el tiempo descubrieron que los cambios radicales significaban una adopción más integral.

El enfoque «Tómalo con calma»

El sobrepago, por otra parte, requiere que se utilicen ambos métodos a la vez. Digamos que normalmente manejas tu tiempo con la técnica Pomodoro, pero ahora pasas al GTD. En lugar de cambiar inmediatamente el cronómetro por un cuaderno, anotarías todas las tareas que necesitas para bajar (à la GTD), y luego las afrontarías en sprints cronometrados (à la Pomodoro).

¿Qué enfoque es mejor? Bueno, como siempre, depende. La investigación muestra que nuestro cerebro construye la comprensión con el tiempo: a medida que continuamos aprendiendo sobre un tema, nuestro cerebro almacena esos recuerdos en nuevas neuronas y fortalece el vínculo entre las neuronas existentes.

Con eso en mente, usa el enfoque de superposición cuando asumas un flujo de trabajo extremadamente diferente o complejo; te permitirá ajustar de forma lenta pero segura hasta que de repente, todo haga clic. Pero para cambios relativamente pequeños, el método de reingeniería es óptimo, porque no necesitará tanto tiempo para entrenar su cerebro.

El mito de los «21 días» de la formación del hábito

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Has oído que toma aproximadamente tres semanas para formar un hábito. Así que, cuando alcanzas la marca de los 21 días y tu nuevo proceso aún se siente extraño e ineficiente, decides terminar el experimento y volver a tu flujo de trabajo anterior.

Tiene sentido, excepto que la regla de los 21 días de formación de hábitos es tan real como el Sasquatch.

Según un estudio realizado en el University College de Londres, se tarda un promedio de 66 días en adquirir un nuevo comportamiento (y en efecto, anular el anterior). Sin embargo, esta estadística de «66 días» también es ligeramente engañosa.

Como el psicólogo Jeremy Dean señala en su libro «Haciendo Hábitos, Rompiendo Hábitos»: Why We Do Things, Why We Don´t, and How to Make Any Change Stick», los participantes tomaron cantidades de tiempo muy diferentes para formar nuevos hábitos dependiendo de cuáles eran esos hábitos. Las personas que hicieron pequeños cambios tardaron menos de 20 días en adaptarse, mientras que los que hicieron grandes cambios necesitaron hasta 254 días.

Pero no teman, no es necesario asignar ocho meses y medio a los procesos de conmutación.

«Las primeras repeticiones produjeron los mayores beneficios para establecer un hábito», escribe Dean. «A medida que pasaba el tiempo, esas ganancias eran menores. Es como tratar de correr por una colina que empieza empinada y se nivela lentamente.»

En otras palabras, la primera parte es la más difícil. Si enfocas tu energía en pasar el período de ajuste, deberías ser bueno.

Cómo aliviar los dolores crecientes

Aunque ese período de ajuste siempre será algo difícil, hay un par de cosas que puedes hacer para facilitarlo.

Primero, escribe el nuevo proceso. Tener los pasos concretos listados delante de ti reducirá la posibilidad de que te saltes un paso o cometas un error; además, los científicos han descubierto que el simple hecho de tener un plan hace más fácil centrarse en el trabajo en sí. Cuanto más complejo sea el nuevo flujo de trabajo, más detallado debe ser su plan.

Segundo, recuerda por qué estás cambiando. Brad Power, un investigador en innovación de procesos, explica: «El dolor del cambio debe ser menor que el dolor de no cambiar. Por lo tanto, el dolor de no cambiar debe ser claro».

Tal vez estás cansado de estar encadenado a tu bandeja de entrada, así que decides probar el «batching». Todos los días, de 8 a 9 de la mañana y de 5 a 6 de la noche, respondes a los correos electrónicos. Pero estás constantemente luchando contra la necesidad de revisar tus mensajes, así que, siguiendo el consejo de Power, piensas en lo ineficiente que es responder a los mensajes todo el día. Esta «nota para uno mismo» te da la motivación que necesitas para seguir con tu nuevo método.

Incluso con este conocimiento, definitivamente no está garantizado que cada nuevo flujo de trabajo o proceso que implemente sea perfecto. Después de todo, la mayoría de nosotros necesitamos salir con varias personas antes de encontrar a la indicada. Pero al menos las etapas iniciales serán mucho más suaves.

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