Cómo las herramientas para autónomos pueden mejorar la colaboración con los clientes

Cómo las herramientas para autónomos pueden mejorar la colaboración con los clientes

Cuando descubrí Trello, estaba buscando una herramienta de gestión de proyectos que funcionara para mí. Soy un emprendedor individual, escritor autónomo y creador de sitios de WordPress, por lo que me encantó descubrir esta herramienta, que trabaja con mis múltiples personalidades profesionales.

Sin embargo, también necesito otras herramientas para trabajar como autónomo, en este caso, un sistema que pueda usar con los clientes con los que colaboro y que administro, cuando estoy construyendo sus sitios de WordPress.

Esto resultó ser difícil, porque mis clientes de WordPress son, en la mayoría de los casos, personas sin conocimientos técnicos. Algunos de ellos apenas pueden enviar un correo electrónico. Otros se sienten cómodos con la tecnología, pero prefieren subcontratar la construcción de sus sitios web, y el resto se encuentra entre estos dos extremos.

Si has realizado algún tipo de trabajo de diseño con clientes, sabes que algunos de ellos tienen una visión muy clara de lo que quieren, y otros … bueno, digamos que no.

Antes de Trello, había encontrado una manera de trabajar con mis clientes de WordPress que comencé con ellos completando un cuestionario detallado. Teóricamente, podría obtener toda la información necesaria para crear su sitio web. Y para algunos, aquellos que tenían una visión clara, funcionó a la perfección.

Pero para otros, la comunicación se degradaba rápidamente en una espiral interminable de correos electrónicos confusos y contradictorios.

Entonces, me preguntaba cómo podría usar Trello para colaborar con clientes, creando un marco que se convertiría en una de las mejores herramientas para que los autónomos ejecuten sus proyectos con clientes .

Cómo un tablero de Trello se convirtió en una de las mejores herramientas para trabajar independientemente

Experiencia

Recibí una solicitud para crear un sitio de WordPress para un estudio artístico. El cliente no era el propietario del estudio, sino otro escritor independiente, Rod, que había conseguido que el sitio funcionara como parte del proyecto. Intercambiamos muchos correos electrónicos y luego me preguntó si ya había utilizado un programa de gestión de proyectos en equipo.

«¡Ajá!», Pensé. «El conejillo de indias perfecto».

Sugerí Trello y luego nos ensuciamos las manos para crear mejores herramientas para que los autónomos logren una mayor colaboración con los clientes.

Primero, creé dos listas de tareas, una para mí y otra para Rod. La mía incluía todos mis pasos normales para instalar WordPress y crear el sitio. Al principio, la lista de Rod incluía elementos como «conectarse a WordPress y cambiar su contraseña», «proporcionar imágenes en PNG o JPG para usar en el sitio web», «mostrar iconos personalizados para la página de inicio» y «crear una versión de la imagen de logo sobre un fondo transparente «.

Para hacer la pintura más interesante y visualmente relevante, utilicé una pintura del artista como fondo.

Rod aprendió rápido, aunque al principio actualizó una tarjeta en Trello y también me envió la información por correo electrónico. Poco a poco, los correos electrónicos fueron disminuyendo y todas las conversaciones se estaban llevando a cabo en Trello.

Desde entonces, trabajé en otros dos proyectos con Rod y usamos Trello desde el principio.

En cada uno de los dos proyectos posteriores, creé una lista al principio llamada Actualizaciones . Esa lista, que contenía una sola tarjeta, se convirtió en el centro de nuestras conversaciones sobre el proyecto. Seguimos comentando sobre tarjetas individuales, pero a esa tarjeta se agregaron preguntas y respuestas generales, pensamientos y sugerencias, y cargas de archivos. Por lo tanto, pudimos crear un historial al mismo tiempo que un depósito de todos los archivos.

Rod hubiera preferido que toda la comunicación se hiciera por teléfono o en persona. El es asi. Sin embargo, comenzó a apreciar los aspectos prácticos de Trello. Hice una lista de algunas de las características de Trello que más le gustan.

Ventajas de utilizar tableros Trello como herramientas para autónomos:

  1. Tenga un marco separado para cada proyecto.
  2. La capacidad de moverse fácilmente entre proyectos usando el menú de marco en la parte superior de la página.
  3. La capacidad de cambiar fácilmente las tareas de «por hacer» a «hecho»
  4. La capacidad de tener una conversación continua que «funciona como un canal dedicado para las comunicaciones por correo electrónico entre los participantes». ¡Solo mira!
  5. Notificaciónes de Correo Electrónico. “Esta funcionalidad elimina el problema de tener que abrir Trello cada media hora para buscar actualizaciones. ¡Gran idea!»
  6. Le gusta poder «cargar solo en el tablero de Trello en lugar de buscar los correos electrónicos de los miembros del equipo».
  7. Los archivos adjuntos pueden provenir de varios lugares como Dropbox, Google Drive, su computadora, OneDrive o Box.

Lecciones aprendidas

Cuando comencé a trabajar con clientes de WordPress, me tomó un tiempo crear los sistemas que uso actualmente para trabajar con ellos. Después de un tiempo, pude enumerar las preguntas e inquietudes más frecuentes y resolverlas de manera más activa. Creé listas de verificación para asegurarme de que tenía toda la información y los materiales necesarios para construir el sitio web del cliente.

Presentar Trello a los clientes no es diferente. Naturalmente, su sistema de colaboración con el cliente dependerá de:

  • El tipo de trabajo que harán juntos
  • Cuánto están dispuestos sus clientes a aprender cosas nuevas

Antes de sumergirse y agregar a todos sus clientes a Trello, cree uno o dos tableros colaborativos de los que pueda aprender para ver qué funciona para sus clientes.

Para esas primeras incursiones, es una buena idea elegir al cliente con cuidado. Elija a alguien con quien tenga una buena relación y que no tenga miedo de aprender a utilizar nuevas herramientas y nuevas tecnologías.

Luego, presenta Trello paso a paso. Si eres como yo y «dibujaste» a Trello de inmediato, recuerda que no será el caso para todos.

Piense en ello en términos de hacer que el proceso de integración sea fluido. ¿Qué puede hacer para que la experiencia inicial de su cliente con Trello sea fácil y cómoda?

El momento «¡Ajá!»

Si hizo un buen trabajo, es posible que se sorprenda gratamente un día cuando su cliente haga lo que Rod acaba de hacer por mí. Desapareció por un tiempo del tablero de Trello del proyecto, así que fui tras él por correo electrónico para entender qué había sucedido.

Él respondió que estaba pasando por un momento difícil y preguntó si podíamos hacer una llamada.

«Dime qué hora es mejor para ti en el tablero de Trello», preguntó.

Una indicación segura de que sus esfuerzos están dando sus frutos. Felicidades.

Trabajar como autónomo e integrarse con los clientes es más fácil cuando todas las aplicaciones y herramientas que utiliza funcionan juntas en un espacio central. Esté al tanto de cómo Trello Business Class puede aumentar su potencial con integraciones con Google Drive, Evernote y videoconferencia, entre otros.

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