Cómo las listas de control entrenan a tu cerebro para ser más productivo y orientado a objetivos

checklists help accomplish goals

¿Hay algo más satisfactorio que completar una larga lista de tareas pendientes? El simple hecho de tachar los elementos de tu lista de tareas es una sensación de felicidad.

Tanto si eres de tipo A como de tipo Z, todos necesitamos listas de control para hacer un seguimiento de nuestros muchos proyectos profesionales y de pasión, especialmente cuando implican varias piezas móviles y varios miembros del equipo.

Si crees que eres el único que se siente realizado y satisfecho después de marcar la última casilla de la lista, ¡piénsalo otra vez! Nuestro equipo en Mainstreethost usa las listas de Trello para seguir el progreso de los proyectos a corto y largo plazo. Nos emocionamos mucho cuando ese pequeño icono verde aparece en la tarjeta del proyecto porque significa que hemos terminado todos los elementos de nuestra larga lista y el proyecto está hecho!

Cumplir con las tareas y completar las metas es más que un motivo de celebración. Hay una razón por la que nos entusiasma esta sensación de éxito. Exploremos estos simples, pero poderosos motivadores psicológicos.

Trello checklists on a card can be easily created, with items checked off in one click

Estableciendo metas inteligentes, de tamaño de mordida

Las grandes metas son importantes. Le dan a usted y a su equipo algo por lo que trabajar. Pero los pequeños objetivos también son importantes. Una vez que se ha establecido un plan general («Trabajemos para aumentar el tráfico en el blog de nuestro sitio web», por ejemplo), es hora de establecer tareas pequeñas y alcanzables para todos. Estos se llaman objetivos «SMART», y se definen como:

  • S pecificas
  • M facilitable
  • A ttainable
  • R ealista
  • T ime-bound

Usa tus objetivos inteligentes como una luz guía para organizar listas y tareas. Las listas de control deben estar compuestas por pequeñas tareas procesables que se sientan realizables para los individuos y equipos que trabajan para completarlas.

Los objetivos pequeños también son inherentemente a corto plazo, lo que es beneficioso cuando se trata de realizar grandes tareas. Los objetivos más grandes suelen llevar algún tiempo: tienden a ser complicados, desafiantes y requieren paciencia. Es común que las personas se frustren cuando el proceso toma más tiempo del que esperaban, lo cual es una gran razón por la que las personas se rinden a mitad del proyecto.

Dividir tus proyectos en trozos más pequeños, del tamaño de un bocado, te ayuda a mantenerte motivado y positivo durante todo el proceso.

Entonces, ¿qué está pasando en nuestros cerebros?

Dopamina, eso es.

Dopamine is triggered in the human brain when we accomplish small goals. Checklists help trigger dopamine by tracking those small successes.

La motivación es el elemento esencial e irremplazable del éxito. Cuando no estamos motivados, fracasamos. ¿No hemos sentido todos ese bajón en la mitad de la tarea?

Cuando experimentamos incluso pequeñas cantidades de éxito, nuestros cerebros liberan dopamina, que está conectada a los sentimientos de placer, aprendizaje y motivación . Cuando sentimos los efectos de la dopamina, estamos ansiosos por repetir las acciones que dieron lugar a ese éxito en primer lugar. Los neurocientíficos se refieren a esto como «aprendizaje autodirigido».

Cuando estamos positivamente motivados para hacer algo, aprendemos a tomar esa misma acción para recibir el mismo sentimiento. Por eso el logro de pequeños objetivos es una forma tan efectiva de mantenerse motivado durante los proyectos y procesos a largo plazo.

Al marcar los elementos de una lista de control se liberan pequeñas cantidades de dopamina que luego nos alimentan para seguir marcando más elementos, es decir, ¡hacer más! Levanten la mano si alguna vez han escrito una tarea sólo para marcarla inmediatamente… ♂

Pero los elementos de la lista de control tienen que ser tareas reales y sustanciales para ser eficaces en el cumplimiento de la lista de tareas o para acercarse a la fecha de finalización del proyecto.

Corta y daca tu lista de tareas con emoción

Puedo garantizarles que todos ustedes han experimentado la gamificación en algún momento, aunque no estén familiarizados con el término.

Es un proceso que toma tareas normales y mundanas y las convierte en actividades «divertidas» con elementos como la competencia y los sistemas de recompensa. Esta idea es utilizada por muchas industrias, campos y plataformas que pueden sorprenderte, y un ejemplo de esta idea en la práctica es una lista de verificación.

Cuando se trabaja en una lista de control, se completan acciones y tareas para recibir un tipo de recompensa. Aunque no en el sentido tradicional, un proyecto completado y una lista de control completada son ambos ejemplos de algo que nuestro cerebro vería como «recompensas».

Piensa en tu smartphone. Si tienes una aplicación de podómetro, podrías ganar una cinta dorada por completar tu meta de pasos ese día. En la misma línea de pensamiento, Trello te da un icono verde de completado cada vez que se termina una lista de control en una tarjeta.

Checklists completed in Trello show up green on the card front.

Estas recompensas pueden parecer un poco tontas o trilladas, pero nuestros cerebros responden a marcadores satisfactorios de éxito como éste, ¡y nos empujan a conseguir más por ello! Un aspecto crucial del juego, sin embargo, es que las recompensas dadas deben ser realmente ganadas. Esto no se debe a ningún sistema de honor entre colegas. Es porque la gente puede sentir cuando no han ganado realmente una recompensa, y este sentimiento hace que la recompensa parezca menos significativa.

Si las tareas de su lista de control no son desafiantes, el resultado será insatisfactorio. Desencadenar la respuesta a la dopamina requiere un esfuerzo sincero. Así que aunque dije que los objetivos pequeños son más efectivos que los grandes, deben ser lo suficientemente grandes para que experimentes al menos algún sentido de satisfacción y orgullo al completarlos. Por ejemplo, vaciar el lavavajillas todas las mañanas es un logro, pero puede que no le dé la misma sensación de satisfacción que al escribir los primeros cinco capítulos de su novela.

Listas de control para cualquier cosa y todo

La gente usa listas de control para todo tipo de cosas: empacar para las vacaciones, embarcar a un nuevo empleado, llevar un registro de las tareas asignadas, u organizar sus colecciones de estampillas. Las posibilidades son realmente infinitas. Y las listas de control pueden ser especialmente útiles en un entorno profesional cuando se trata de proyectos muy complicados y de colaboración.

Por ejemplo, nuestro equipo utiliza la función de lista de control de Trello para marcar el progreso en piezas de contenido a largo plazo como los ebooks. Con un ebook, la escritura real de la pieza es, por supuesto, muy importante. Pero, ¿qué pasa con todas las demás cosas que entran en la producción y difusión? Tenemos varias personas trabajando en varios aspectos diferentes del proyecto, y las listas de control compartidas en Trello son la forma perfecta de gestionar este flujo de trabajo.

How to use a checklist in Trello

Cada uno de estos artículos presenta sus propios y únicos obstáculos que deben ser abordados. Marcar un elemento de la lista es inmensamente satisfactorio para todos los involucrados – ¡y luego pasa al siguiente elemento!

Flujos de trabajo como este son aplicables en cualquier campo o industria. Todo lo que se necesita es una colaboración de todo el equipo y un pensamiento estratégico para poner en marcha a uno de estos chicos malos. Su equipo también debe amortiguar en algún momento una vez al mes para evaluar y analizar el progreso, así como celebrar estos éxitos.

¡Salgan y hagan algunas listas!

Entendiendo las razones psicológicas y los motivadores, el amor de nuestro equipo por el icono de la lista verde de Trello tiene mucho sentido. No sólo una lista completa significa que un proyecto largo ha terminado – significa que hemos logrado algo real y significativo. Cada elemento de la lista de control fue un desafío (grande o pequeño) que superamos.

Así que la próxima vez que te sientas increíble después de marcar todos los elementos de una lista de tareas, sabrás exactamente por qué. ¡Sigue haciendo esas listas!

Bu

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