Cómo los autónomos pueden mejorar la colaboración de los clientes con Trello

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Cuando descubrí Trello, había estado buscando activamente un sistema de gestión de proyectos que funcionara para mí. Soy soltero, escritor independiente y creador de sitios de WordPress, así que me encantó descubrir una herramienta que funcionara con mis múltiples personalidades de negocios.

Sin embargo, también necesitaba un sistema para usar con los clientes que administro y con los que colaboro cuando construyen sus sitios en WordPress. Resultó ser difícil porque mis clientes de WordPress son en su mayoría personas no técnicas. Algunos de ellos apenas pueden manejar el correo electrónico. Otros no tienen problemas con la tecnología y prefieren que alguien más les cree su sitio, y la mayoría están en el medio de alguna parte.

Si alguna vez has hecho algún trabajo de diseño con clientes, sabes que algunos de ellos tienen una visión clara de lo que quieren, y otros… bueno, digamos que no.

BT (Antes de Trello), descubrí un flujo de trabajo con mis clientes de WordPress que comenzó con hacerles llenar un cuestionario detallado. Teóricamente, proporcionaría todo lo que necesitaba saber para construir su sitio para ellos. Y para algunos… los que tenían una visión clara… funcionó de maravilla.

Para otros, sin embargo, la comunicación se degradó rápidamente en una espiral de muerte de correos electrónicos confusos y contradictorios.

¿Cómo, me preguntaba, podría usar a Trello para colaborar con los clientes?

El experimento

Recibí una solicitud para armar un sitio de WordPress para un estudio de arte. El cliente no era el dueño del estudio, sino otro escritor independiente, Rod, que había conseguido el sitio web como parte del proyecto. Intercambiamos varios correos electrónicos, y luego me preguntó si alguna vez había usado un programa de gestión de proyectos para proyectos en equipo.

«¡Ajá!», pensé. «El conejillo de indias perfecto».

Sugerí a Trello, y nos fuimos corriendo.

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Primero, creé dos listas de cosas por hacer, una para mí y otra para Rod. La mía incluía todos los pasos normales para instalar WordPress y configurar el sitio. Inicialmente, la lista de Rod incluía elementos como, «Entrar en WordPress y cambiar la contraseña», «Proporcionar imágenes JPG o PNG para usar en el sitio», «Designar iconos personalizados para la página de inicio», y «Crear una versión de la imagen del logo sobre un fondo transparente».

Para hacer el tablero visualmente interesante y relevante, usé una de las pinturas del artista como fondo.

Rod se dio cuenta rápidamente, aunque al principio a menudo actualizaba o añadía una tarjeta en Trello y también enviaba por correo electrónico la misma información. Poco a poco, sin embargo, los correos electrónicos disminuyeron y todas nuestras conversaciones tuvieron lugar en Trello.

Desde entonces, he trabajado en dos proyectos más con Rod y Trello ha estado involucrado desde el principio.

En cada uno de los dos proyectos posteriores, creé una lista al principio llamada Actualizaciones de estado . Esa lista, que contenía sólo una tarjeta, se convirtió en la conversación de fondo del proyecto. Todavía comentamos las tarjetas individuales, pero a ésta se le añadieron preguntas y respuestas generales, pensamientos, sugerencias y carga de archivos. Esto proporcionó un historial, así como un único repositorio para los archivos adjuntos.

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Ahora, Rod preferiría que toda la comunicación fuera por teléfono o en persona. Así es como se mueve. Sin embargo, ha llegado a apreciar las formas en que Trello puede hacer un proyecto más fácil. Aquí están algunos de sus aspectos favoritos de Trello:

  1. Tener un tablero separado para cada proyecto
  2. La capacidad de moverse fácilmente entre los proyectos usando el menú de Tableros en la parte superior
  3. La capacidad de mover fácilmente las tareas de «hacer» a «hecho»
  4. La capacidad de mantener una conversación en curso que «funciona como un canal de comunicación por correo electrónico dedicado entre los participantes». ¿Qué te parece?
  5. Notificaciones por correo electrónico. «Esta característica elimina el problema de tener que abrir Trello una y otra vez a lo largo del día para comprobar y volver a comprobar cualquier actividad del proyecto. ¡Excelente idea!»
  6. Los adjuntos. Le gusta que puedas «subir una vez al tablón de Trello en lugar de buscar las direcciones de correo electrónico individuales de los miembros de tu equipo».
  7. Los archivos adjuntos pueden venir de múltiples fuentes como Dropbox, Google Drive, tu ordenador, OneDrive o Box.

Lecciones aprendidas

Cuando empecé a trabajar con clientes de WordPress, me llevó un poco de tiempo crear los sistemas que tengo para trabajar con ellos. Después de un tiempo, pude hacer una lista de las preguntas y preocupaciones más comunes, y abordarlas de manera proactiva. Creé listas de verificación para asegurarme de que tenía toda la información y los materiales que necesitaría para construir el sitio del cliente.

Presentar a los clientes a Trello no es diferente. Naturalmente, su sistema de colaboración con sus clientes dependerá de:

  • El tipo de trabajo que están haciendo juntos
  • Qué tan dispuestos están tus clientes a aprender algo nuevo

Antes de entrar con los dos pies y añadir todos tus clientes a Trello, crea uno o dos tableros de colaboración de los que puedas aprender, para ver qué funciona para tus clientes.

Para estas incursiones iniciales, es una buena idea elegir al cliente con cuidado. Elija a alguien con quien tenga una buena relación, y que no tenga miedo de aprender nuevas herramientas y tecnología.

Entonces introduce a Trello un paso a la vez. Si eres como yo y «tienes» a Trello de inmediato, recuerda que eso no será cierto para todos.

Piensa en ello en términos de hacer un proceso de embarque sin problemas. ¿Qué puedes hacer para que la experiencia inicial del cliente con Trello sea fácil y cómoda?

El momento «Aha»

Si has hecho un buen trabajo, te sorprenderás un día cuando tu cliente haga lo que Rod acaba de hacerme. Desapareció de la actual junta del proyecto Trello por un tiempo, así que me contacté por correo electrónico para ver qué estaba pasando.

Respondió para hacerme saber que había pasado una mala racha, y se preguntó si podíamos programar una llamada telefónica.

«Hazme saber qué hora te conviene en la tabla de Trello», pidió.

Una señal segura de que tus esfuerzos están funcionando. Un trabajo bien hecho.

Echa un vistazo a un ejemplo de tablero de trello basado en el flujo de trabajo de Susanna:

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Se encuentran más tableros de muestra en la Página de Inspiración de Trello

El freelance es más fluido cuando todas las aplicaciones y herramientas que utilizas funcionan juntas en un espacio central. Aprende cómo Trello Business Class puede potenciar tu potencial con las integraciones de Google Drive, Evernote y las videoconferencias, entre otras.

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